Warum ist Projektmanagement wichtig?
In gewisser Weise ist Projektmanagement schon seit Jahren in Arbeitsprozessen implementiert, egal ob es um die Errichtung der Pyramiden in Gizeh oder die ersten NASA Operationen geht. Jedoch ist es erst eine Errungenschaft der letzten Jahre, dass dies als Teilbereich angesehen wird, der sowohl wissenschaftlich untersuchenswert, als auch im Geschäftskontext zu integrieren und investitionswert ist. Früher wurden Aufgaben schlichtweg delegiert, eine Deadline festgesetzt und ein, den Anforderungen gerecht werdender, Output erwartet. Heutzutage werden Aufgaben als Glieder eines Projektes gesehen, die in einzelne Prozessschritte unterteilt werden und derer gesamter Lebenslauf ordnungsgemäß gemanagt und überwacht wird. Dies umfasst demnach nicht nur den standardmäßigen Ablauf wie Initiierung, Planung und Projektabschluss, sondern es bedarf Zwischenschritte wie die Steuerung und die regelmäßige Kontrolle.
Natürlich ist damit ein gewisser Aufwand, sowohl im zeitlichen als auch im finanziellen Kontext, verbunden. Jedoch ist dies eine Investition die sich definitiv rentiert, denn Gründe für und Vorteile des Projektmanagements sind so zahlreich wie ihre Anwendungsbereiche. Hier möchten wir nur ein paar zentrale Gründe und Vorteile nennen, die aber vernetzt zu betrachten sind, da die hervorgerufenen Eigenschaft ineinander greifen und somit einen positiven Dominoeffekt erzielen.
1. Reduzierung des Projektaufwandes
Dadurch, dass eine konkrete Zielsetzung, eine zielführende Steuerung und eine stetige Kontrolle zentrale Teile des Projektmanagements bilden, wird besonders Acht auf den Verbrauch der Input-Ressourcen gegeben. Oder vereinfacht ausgedrückt: Man kann mit Hilfe dieser Maßnahmen, den Aufwand des Projektes auf ein Minimum zurückschrauben.
2. Schnelle Durchlaufzeiten und Gewinnsteigerung
Durch den vorweg geplanten Ablauf, wird eine ordnungsmäßige Erfüllung sehr nahe gelegt. Dies ermöglicht die bereits zuvor angesprochene Reduzierung der Projektaufwandes und demnach die Ressourcenschonung. Dies bedeutet für das Unternehmen: schnellere Erreichung des Projektabschlusses und (bzw. auch deswegen) weniger Ausgaben, deshalb eine Steigerung des Gewinnes.
3. Transparenz
Die Implementierung des Projektmanagements fördert die Übersichtlichkeit, da der Ablauf offensichtlich und nachvollziehbar dargelegt wird. Durch diese gewonnene Transparenz, wird eine Steuerung der Führungsperson, Kontrolle des Prozesses und auch verbesserte Kommunikationsbasis unter den Teamkollegen, da Klarheit über die momentane Beschäftigung herrscht, ermöglicht. Um hier den Transparenz Faktor weiter zu unterstützen, können hier bestimmte Software zur Hilfe gezogen werden.
4. Klare Zuständigkeit und Verbindlichkeit
Die klare Darlegung des Projektzieles, der unterschiedlichen Fristen und der einzelnen Prozessschritte, vereinfacht eine deutliche Rollenverteilung, die Unklarheiten aus dem Weg räumt und den Fokus auf die jeweiligen Etappen und Prioritäten erhöht. Außerdem ermöglicht eine Aufteilung der Aufgaben eine realistische Festlegung des Zeitrahmens.
5. Steigerung der Termintreue
Alle genannten Faktoren bewirken, dass das Endprodukt fristgetreu abgeschlossen und an den Kunden übergeben werden kann. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und erhöht die Chancen auf erneute Auftragsstellung.
6. Frühwarnsystem – Risikomanagement
Mittels der regelmäßig durchgeführten Kontrollen, können auftauchende Komplikationen frühzeitig erkannt werden und dadurch das Risiko eines Misserfolgs vermindert werden. Die gesteigerte Transparenz, kann sich dafür als sehr hilfreich erweisen. Hierbei bedarf es jedoch einer gut etablierten Kommunikationsbasis, damit Probleme bereits in der Entstehungsphase erkannt, angesprochen und bekämpft werden können.
7. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
Die bereits genannten Aspekte erlauben eine Optimierung des Prozesses, sodass der Input minimiert und der Output aber maximiert wird, was die Effizienz erhöht. Die gesteigerte Effizienz und Kundenzufriedenheit, ermöglicht eine bessere Positionierung am Markt und unterstützt somit die Wettbewerbsfähigkeit.
8. Motivationsfunktion
Die geschaffene Struktur und die Zielsetzung (optimalerweise nach dem SMART-Modell) erfüllen eine gewisse Motivationsfunktion, da den Teammitglieder ihre Zuständigkeiten und die von ihnen zu erledigende Zwischenschritte klar sind. Da das Projekt in kleinere Tasks untergliedert ist, wird durch das Fertigstellen von diesen Aufgaben, öfters ein Erfolgserlebnis empfunden. Diese wirken Motivationsfördernd, was sich positiv auf die Effizienz und dies sich wiederum auf die Wettbewerbsfähig auswirkt.
9. Stärkung der Teamarbeit
Übersichtliche, organisierten Strukturen stärken auch das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit im Team. Weil dies eine gewisse Transparenz der Aktivitäten unter den Kollegen schafft und Zuständigkeiten klar abgegrenzt, wird die Kommunikationsbasis im Team gestärkt. Und wie bereits zahlreiche Studien bewiesen haben ist ein gute, kollegiale Arbeitsatmosphäre der Nummer eins Motivator am Arbeitsplatz!
Kurzum: Ohne angewandtes Projektmanagement werden Teams und Kunden sich zu einem gewissen Grad selbst überlassen, was vermutlich zu in einem chaotischen und unkoordinierten Management führt. Dafür ist die Wahrscheinlichkeit für unklare Ziele, fehlende Ressourcen und unrealistische Planung deutlich erhöht. Dieses hohe Risiko resultiert oftmals in qualitativ schlechten Ergebnissen, Budgetüberschreitungen und Deadline Versäumnissen.
Projektmanagement garantiert zwar nicht immer den Erfolg, aber durch korrekte Implementierung, kann das Risiko eines Misserfolgs doch verschwindend klein werden. Das Resultat des Projektes ist ein Endprodukt, dass den Kunden zufriedenstellt und ihn eine eindeutige Kapitalrendite liefert.
