Überstunden richtig berechnen und auszahlen: Was gibt es zu beachten?

Wenn ein wichtiges Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden muss, sind Überstunden oft unvermeidbar. Ist eine Überstundenleistung zu erwarten, sollte sich der Arbeitgeber jedenfalls mit den entsprechenden Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung vertraut machen. Denn diese Verträge enthalten oft wichtige Hinweise darüber, ob Überstunden zulässig sind und wie sie zu vergüten sind. Fehlen solche Hinweise, kann sich der Arbeitgeber an den folgenden Grundregeln orientieren:

Ohne vertragliche Regelung keine Überstunden

Ein Arbeitnehmer darf maximal acht Stunden pro Tag arbeiten. Bei einer sechs-Tage-Woche ergibt sich daher eine gesamte wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche. Enthält der Vertrag keine Regelung betreffend Überstunden bzw. fehlt im Vertrag die sog. „Überstundenklausel“, kann der Arbeitnehmer grundsätzlich nicht verpflichtet werden, Überstunden zu leisten.

Nur in bestimmten Ausnahmesituationen kann ein Arbeitgeber auch ohne vertraglichen Überstundenregelung bis zu zehn Arbeitsstunden täglich anordnen. Etwa im Fall einer Naturkatastrophe oder bei einer Gefährdung des Unternehmens, beispielsweise bei einem Serverausfall oder bei mehreren Krankheitsausfällen, kann der Arbeitnehmer zu Überstunden verpflichtet werden. Ein unvorhergesehener Großauf­trag stellt hingegen keine Notsituation dar.

Es dürfen maximal bis zu 10 Arbeitsstunden pro Tag geleistet werden

Auf bis zu zehn Stunden täglich kann ein Arbeitgeber die Arbeitszeit vorübergehend erhöhen – die erhöhte Anzahl von Arbeitsstunden muss aber innerhalb von 24 Wochen oder sechs Monaten durch entsprechend kürzere Arbeitszeiten ausgeglichen werden, sodass die durchschnittliche Arbeitszeit bei maximal acht Stunden pro Tag liegt. Vorübergehend kann daher eine Überstundenarbeit von maximal zwei Stunden täglich erbracht werden.

Von Überstunden ausgenommen sind:

• Schwangere und stillende Mütter
• Jugendliche
• Schwerbehinderte Arbeitnehmer

Vergütung von Überstunden 

Hat Arbeitgeber Überstunden angeordnet bzw. weiß er von der Leistung der Überstunden, muss er diese Überstunden auch vergüten. Ein Anspruch auf die Auszahlung von Überstunden ist auch dann gegeben, wenn sich dazu keine Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag findet. Der Arbeitnehmer kann seinen Anspruch auf Auszahlung auf § 612 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) stützen, der besagt, dass „eine Vergütung dann als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.“

Der Vergütungsanspruch entfällt normalerweise nur dann, wenn vertraglich ein Freizeitausgleich für Überstunden vereinbart wurde. Wurde kein Freizeitausgleich für Überstunden vereinbart, muss der Arbeitgeber geleistete Überstunden auszahlen.

Die richtige Berechnung von Überstunden 

Für die Bezahlung von Überstunden gibt es keine gesetzliche Regelung. Findet sich auch keine vertragliche Bestimmung betreffend die Höhe der Vergütung im Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass seine Überstunden mindestens wie normale Arbeitsstunden vergütet werden. Diese Vergütung erfolgt dann entweder nach dem üblichen Stundensatz oder durch eine Division des Monatsentgelts – weil bei einem Brutto-Monatsgehalt der Stundensatz erst ermittelt werden muss.

Für Arbeitnehmer, die ein Brutto-Monatsgehalt beziehen, kann man die Berechnung der Überstundenvergütung nach folgender Formel in drei Schritten vornehmen:

1. Schritt: Sie berechnen den Stundenlohn, indem Sie das monatliche Bruttogehalt durch 4,33 (durchschnittliche monatliche Wochenanzahl) teilen. Danach teilen Sie das Ergebnis durch die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden (Formel: Bruttoentgelt : 4,33 : Wochenarbeitsstunden = Stundenlohn) .

Beispiel: Ein Arbeitnehmer bezieht ein Brutto-Monatsgehalt von EUR 3.000 Euro für eine Vollzeitbeschäftigung (40 Stunden/Woche). Der Stundenlohn beträgt: EUR 3.000 : 4,33 : 40 = EUR 17,32.

2. Schritt: Sie multiplizieren den ermittelten Stundenlohn mit der geleisteten Anzahl von Überstunden und bekommen so den Überstundenlohn, den Sie dem Arbeitnehmer auszahlen müssen. (Formel: Stundenlohn x Überstunden = Überstundenlohn)

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat im vergangenen Monat 22 Überstunden geleistet. Überstundenlohn beträgt: 17,32 Euro x 22 Stunden = EUR 381,04.

3. Schritt (branchenabhängig): Diese Summe (EUR 381,04) erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Entgelt als Überstundenlohn. Für jede Überstunde bekommt der Arbeitnehmer daher mindestens genauso viel wie für eine reguläre Arbeitsstunde. Der Arbeits-, Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung können auch vorsehen, dann neben dem Überstundenlohn auch ein Überstundenzuschlag gebührt. Branchenabhängig sind Überstundenzuschläge in Höhe von bis zu 25 Prozent üblich.

Beispiel: Gebührt dem Arbeitnehmer ein 25%-iger Überstundenzuschlag, bekommt er neben regulärer Entlohnung iHv EUR 17,32  für jede geleistete Überstunde auch einen Zuschlag iHv EUR 4,33 (EUR 17,32 x 0,25). In Summe bekommt der Arbeitgeber daher EUR 381,04 als Überstundenlohn und EUR 95,26 (EUR 4,33 x 22 Überstunden) als Überstundenzuschlag, daher insgesamt EUR 476,3 als gesamte Überstundenvergütung.

Versteuerung von Überstunden

Überstunden sind wie reguläre Arbeitsstunden zu verstreuen. Für den Mitarbeiter kann regelmäßiger Bezug von Überstundenentlohnung dazu führen, dass der Arbeitnehmer in eine höhere Steuerklasse fällt. Auch Überstundenzuschläge sind steuerpflichtig. Lediglich Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind teilweise steuerfrei.

Überstunden mit dem Gehalt abgelten

Eine Formulierung im Arbeitsvertrag, wonach „alle Überstunden mit der regulären monatlichen Entlohnung abgegolten sind“ ist unwirksam. Der Arbeitnehmer muss nämlich bereits im Vorfeld wissen, wie viele Überstunden er monatlich zu leisen hat. Auch eine Bestimmung, die regelt, dass Überstunden bis zur höchsten zulässigen gesetzlichen Arbeitszeit mit dem normalen Arbeitsentgelt abgegolten sind, ist unwirksam.

Es ist aber zulässig, den Arbeitnehmer zu einer bestimmten Anzahl von Überstunden pro Monat zu verpflichten. Diese Anzahl der Überstunden muss sich aber im Rahmen bewegen und darf nicht dazu führen, dass ein Arbeitnehmer ausgenutzt wird oder diese Regelung dann zur Unterschreitung des Mindestgehalts führt. Wird der Mindestgehalt unterschritten, gelten derartige Vereinbarungen als unzulässig.

Überstunden richtig dokumentieren

Arbeitsstunden können entweder manuell (Stundenzettel) oder digital aufgezeichnet werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für digitale Softwarelösungen, weil diese nicht nur die Arbeitszeiten automatisch erfassen, sondern können oft noch sehr viel mehr managen, sodass keine aufwendigen oder zeitraubenden bürokratischen Vorgänge entstehen. Angefallene Überstunden können auf Basis der eingetragenen Normalarbeitszeit automatisch ermittelt werden.

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