Zeitmanagement: Zeit effizienter nutzen

Zeitmanagement ist ein Thema, welches uns schon das ganze Leben begleitet und begleiten wird. Es beginnt damit, dass wir uns selber Lernpläne für die Schule und Universität erstellen, um den Lernstoff durchzubekommen und verschlimmert sich im Arbeitsleben, wo man sich tagtäglich mit den unterschiedlichsten Projekten und Aufgaben auseinander setzen muss.

Zeitmanagement betrifft aber nicht nur unser Arbeitsleben, sondern auch in unserer Freizeit müssen wir richtig planen, um nicht ungewollt in Stress zu geraten. Früher oder später muss sich also jeder von uns mit Zeitmanagement auseinandersetzten und um Ihnen dabei zu helfen, haben wir diesen Blogbeitrag verfasst.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement hilft uns dabei, unsere verfügbare Zeit effizient zu nutzen. Um das eigene Zeitmanagement zu verbessern, benötigen Sie allerdings zuerst einmal, ironischerweise, Zeit – und Durchhaltevermögen. Es gibt verschiedene Zeitmanagement Methoden, die Sie einmal konsequent anwenden sollten, um herauszufinden, ob die jeweilige Methode für Sie passend ist. Auch wenn Sie damit anfangs einiges an Zeit verbrauchen, so hilft dieses Vorgehen Ihnen später dabei, den Arbeitsprozess enorm zu beschleunigen.

Häufig hilft Ihnen auch eine Kombination mehrerer Methoden weiter. Sobald Sie Ihr Zeitmanagement beherrschen, werden Sie merken, dass Sie produktiver sind, Ihr Stress reduziert wird, Sie mehr Freizeit haben und generell Ihre Work-Life-Balance die Waage findet.

Häufige Fehler

Um zu lernen wie Sie Ihre Zeit richtig einteilen und nutzen können, sollten Sie zuerst darauf achten, dass Sie die häufigsten Fehler, die zu ungewolltem Stress und Chaos führen, vermeiden.

1. Falsche Prioritäten

Der erste Fehler ist es, seine Prioritäten falsch zu setzten. Nicht alles, was Sie sich vornehmen, ist gleich wichtig. Auch wenn man die Floskel „man muss Prioritäten setzten“ zu genüge hört, so fällt es vielen schwer, dies auch wirklich zu tun und die Prioritäten zu erkennen. Die Ivy Lee Methode ist dazu eine der bewährtesten Methoden.

2. Das Ziel fehlt

Vielen fehlt auch das „Ziel“ ihres Auftrags. Worauf möchten Sie hinaus? Definieren Sie ein Ziel bevor Sie sich mit etwas beschäftigen, um auch einen Mehrwert daraus ziehen zu können. Sollte Ihnen der Mehrwert dieser Tätigkeit fehlen, dann sollte diese auch schnell ans Ende der Prioritäten-Liste rutschen.

3. Fehlende Planung

Leider neigen wir oft dazu, auf Planung verzichten zu wollen oder diese abzukürzen, um Zeit zu sparen. Dabei ist oft das Gegenteil der Fall. Je genauer wir nämlich im Vorhinein planen, desto weniger Zeit benötigen wir im Endeffekt bei der Ausführung der Tätigkeit. Außerdem lassen sich viele Fehler durch gute Planung schnell und einfach vermeiden.

4. Chaotisches System

Sie kommen vom Einkauf einer Kaffeemaschine zurück, knüllen die Rechnung aus Gewohnheit zusammen und lassen sie in der Hosentasche verschwinden. Eine Woche später ist die Maschine kaputt und Sie möchten diese zurück bringen. Das Problem ist nur, Sie finden die Rechnung nicht mehr. Sie wühlen Sie sich durch fünf Hosen und finden stattdessen zehn Rechnungen von kleinen Einkäufen wie Müsliriegel, Milch, etc. Lernen Sie also die unwichtigen Dinge wegzuwerfen und Dinge, die Sie noch brauchen könnten, sorgfältig abzuheften. Das spart Zeit und Nerven bei einer unnötigen Suche.

5. Sie übernehmen sich

Ob im Job oder in der Freizeit, viele Menschen nehmen sich einfach zu viel vor. Das führt meist dazu, dass Aufgaben und Projekte zu kurz kommen und so nur halbherzig erledigt werden können. Dadurch, dass Sie vieles beginnen, aber nicht sinnvoll zum Abschluss bringen, vergeuden Sie wertvolle Zeit und Energie, die Sie besser hätten nutzen können.

6. Übertriebener Perfektionismus

Auch wenn Perfektionismus oftmals positiv klingt, so kann er sich einem auch sehr in den Weg stellen. Achten Sie darauf, dass Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten und sich nicht an Kleinigkeiten aufhängen, während Sie schon längst andere sinnvolle Aufgaben hätten erledigen können.

7. Prokrastination

„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf Morgen!“, diesen Spruch sollten wir uns öfter wieder ins Gedächtnis rufen. Aufgaben aufzuschieben, kostet uns nämlich wertvolle Energie und bremst uns bei anderen Erledigungen ein. Unbeliebte Aufgaben behalten wir uns nämlich dennoch die ganze Zeit im Hinterkopf und damit stressen sie uns unterbewusst. Erledigen Sie also unbeliebte Aufgaben zu Beginn des Tages, dann haben Sie mehr Energie für die restlichen Aufgaben und den Kopf frei.

8. Zu optimistische Planung

Dieser Punkt schließt sich quasi an den Punkt an, in dem ich darauf hingewiesen habe, dass man sich nicht übernehmen sollte. Viele neigen dazu, zu optimistisch zu planen und gehen davon aus, dass sie mehr Aufgaben in einem gewissen Zeitraum erledigen können, als eigentlich der Fall ist. Planen Sie also ruhig großzügig, um Aufgaben gewissenhaft erledigen zu können und nicht in unnötigen Zeitdruck zu geraten.

Zeitmanagement Methoden

Die oben genannten Fehler zu vermeiden, ist der erste Schritt zu einem guten und funktionierenden Zeitmanagement. Wie bereits erwähnt, gibt es weiters verschiedene Zeitmanagement Methoden, die Ihnen bei Ihrer Planung weiterhelfen können. Die bekanntesten sind beispielsweise:

Die Pomodoro-Technik

Das Pomodoro Prinzip ist sehr einfach und gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden. Sie eignet sich vor allem für Menschen, die alleine an einem Arbeitsschritt arbeiten, wie Studenten oder Selbstständige. Bei dieser Methode beginnen Sie damit, dass Sie alle zu erledigenden Aufgaben aufschreiben. Anschließend starten Sie einen Timer mit 25 Minuten und arbeiten während dieser Zeit an den Aufgaben. Sobald die 25 Minuten abgelaufen sind, haken Sie die erledigten Aufgaben ab und machen eine 5-Minuten Pause. Anschließend starten Sie erneut mit den 25 Minuten. Diesen Vorgang wiederholen Sie so oft, bis Sie mit Ihren Aufgaben fertig sind. Diese 25 Minuten-Abschnitte bezeichnet man als „Pomodori“. Nach vier „Pomodori“ machen Sie eine längere Pause von etwa 15-20 Minuten.

Der Vorteil dieser Methode ist es, dass Sie ein besseres Zeitgefühl bekommen und gleichzeitig Ihre Konzentrationsfähigkeit durch die begrenzten Arbeitszeiten und gezielten Pausen steigern.

Die SMART-Methode

 

TimeTrack – SMART-Methode

Die SMART-Methode ist dafür bekannt, Unternehmern dabei zu helfen, Ziele leichter umzusetzen, Prioritäten zu setzen und ihre Mitarbeiter zu motivieren. Formuliert werden die Ziele nach dem „SMART“-Prinzip, sprich die Ziele müssen: (S)pezifisch, (M)essbar, (A)ttraktiv, (R)ealistisch und (T)erminiert sein. Unkonkrete, unrealistische Ziele ohne Deadline hingegen werden nämlich keine guten Ergebnisse erzielen, weshalb Sie auf die SMART-Methode zurückgreifen sollten, um sich selber und Ihre Mitarbeiter zu motivieren.

Tipps und Tricks

Wenn Sie sich nicht gleich in eine der Methoden stürzen möchten, dann gibt es hilfreiche Tipps und Tricks, die Sie sofort anwenden können um Ihr Zeitmanagement auf das nächste Level zu bringen.

Tipp 1: To-Do-Liste

Um Aufgaben ordentlich zu organisieren, sollten Sie sich eine To-Do-Liste erstellen. Diese können Sie sowohl per Hand führen als auch am Computer schreiben. Am besten lesen sich diese Listen, wenn Sie auch sorgfältig gestaltet werden. Vorteilhaft ist, wenn Sie mehrere Spalten bilden und sich darin die Aktivität, deren Priorität, das Zeitlimit, etc. notieren. Anschließend können Sie die Liste Schritt für Schritt abarbeiten. Eine digitale Zeiterfassung kann Ihnen da schnell unter die Arme greifen. Wenn Sie genau erfassen wo Ihre Zeit hinfließt, werden Sie sich bei der Erstellung der zukünftigen To-Do Listen um einiges leichter tun.

Tipp 2: Prioritäten setzten

Um Prioritäten zu setzen, müssen Sie sich immer vor Augen führen, welche der Aufgaben am dringendsten erledigt werden muss. Beispielsweise die, deren Deadline am nächsten ist oder die den größten Umsatz bringt. Diese Aufgaben sollten Sie sich zuerst vornehmen und die anderen Punkte auf der To-Do-Liste hinten anstellen. Sobald die dringendsten Aufgaben abgearbeitet sind, können Sie sich den folgenden auch viel entspannter widmen.

Tipp 3: Zerteilen Sie die Arbeit!

Zu große Aufgaben setzten uns häufig unter Druck und wir schieben diese deshalb vor uns her. Denn wie das Sprichwort schon sagt, bei zu großen Anforderungen sehen wir oft „den Wald vor lauter Bäumen nicht“ und verzweifeln schon, bevor wir überhaupt angefangen haben. Deswegen ist es ratsam sich große Projekte in kleine Häppchen einzuteilen. So fällt es Ihnen leichter, mit der Aufgabe zu beginnen und die einzelnen kleinen Erfolge motivieren Sie umso mehr dazu, weiter zu machen. Mit dieser Strategie ist das Ziel schneller erreicht als Sie glauben!

Tipp 4: Achten Sie auf Ihren Körper!

Jeder Mensch hat einen eigenen Biorhythmus, von dem abhängt, wie und wann er am besten arbeiten kann. Bei einigen ist das früh am Morgen, während andere erst abends richtig in Gang kommen. Finden Sie also für sich heraus, wann Sie am produktivsten arbeiten können und stellen Sie sicher, dass Sie sich in diesen Zeiten ungestört den wichtigen Aufgaben widmen können. In Ihren Leistungstiefs kümmern Sie sich um Routinen und unwichtigere Aufgaben, so können sie auch diese trotzdem produktiv nutzen.

Tipp 5: Ähnlichkeiten

Wenn Sie gleichartige Aufgaben haben, sorgen Sie dafür, dass Sie diese nacheinander erledigen können. So kommen Sie in einen Flow und können schneller arbeiten. Beispielsweise zählen dazu Telefonate, E-Mails oder andere Aufgaben, die man gut in einem Block erledigen kann.

Tipp 6: Gutes Equipment

Achten Sie darauf, dass die Tools, die Sie für Ihre Aufgaben benötigen, funktionieren. Ein Drucker, der immer wieder Schwierigkeiten bereitet oder ein Computer, der sich aufhängt führt nur zu unnötigem Stress und Frustration. Kümmern Sie sich also darum, dass alles einwandfrei funktioniert, bevor Sie mit der Arbeit beginnen.

Tipp 7: Monotasking

Das Gegenteil von Multitasking. Beim Multitasking werden mehrere Aktivitäten parallel zueinander ausgeführt und das setzt uns Stress aus und führt zu Flüchtigkeitsfehlern. Konzentrieren Sie sich bestenfalls nur auf die eine Aufgabe, die gerade zu erledigen ist und machen Sie nicht mehrere Dinge nebeneinander.

Tipp 8: Zeitdiebe vermeiden

Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen und jede Art von Zeitfressern für die Zeit, in der Sie sich Ihren Aufgaben widmen. Suchen Sie sich also ein geeignetes Umfeld, in dem Sie nicht abgelenkt werden und legen Sie Ihr Handy bestenfalls ganz beiseite. Achten Sie auch darauf, dass Sie sich bei Recherchen und anderen Aktivitäten nicht im Internet verirren und Ihr Ziel aus den Augen verlieren.

Tipp 9: Nicht aufschieben

Wie bereits zuvor erwähnt, sollten Sie Aufgaben, die Ihnen schwerfallen, keinesfalls aufschieben. Erledigen Sie diese lieber gleich zu Beginn, denn wenn Sie diese geschafft haben, sind Sie weniger gestresst und können zudem mit einem Erfolgserlebnis an die nächsten Punkte der To-Do-List herangehen.

Tipp 10: Holen Sie sich Hilfe!

Der letzte Punkt ist wohl der wichtigste Punkt dieses Beitrags. Erlauben Sie sich selber, sich auch Hilfe zu holen. Sei es durch Arbeitsteilung mit Kollegen oder auch nur Unterstützung durch Nachfragen, wenn einem etwas unklar erscheint. All das spart uns Zeit und hilft uns trotzdem unser Ziel zu erreichen.

Fazit

Ergänzend zum letzten Tipp ist zu sagen: Nicht nur menschliche Kontakte können uns beim Zeitmanagement helfen! Unsere TimeTrackApp hat sich genau auf dieses Thema spezialisiert und hilft Unternehmen dabei, Ihre Zeit bewusst und effizient zu planen.  Wenn Sie nun zusätzlich zu den oben genannten Tipps noch die Hilfe unserer App in Anspruch nehmen möchten, dann holen Sie sich gerne das kostenlose 14-tägige Testprogramm!