Hybrides Projektmanagement im Überblick

In der Realität der Projektarbeit geht es meist bunt zu. Die vielfältigen und komplexen Anforderungen, mit denen man sich oft konfrontiert sieht, verlangen nach spezifischeren Lösungen. Sie werden es wissen: Es gibt oft nicht die eine richtige problemlösende Methode.

Die Kombi macht’s. Der Hybrid aus vielen Methoden wird vielen Anforderungen viel eher gerecht als das ein einzelnes, isoliert betrachtetes Managementsystem oder eine Methode es könnte. Die Antwort auf viele Fragen in der Projektarbeit heißt deswegen immer öfter: Hybrides Projektmanagement. Erfahren Sie hier, was hinter diesem Management System steckt und wie sie davon profitieren können.

Was ist hybrides Projektmanagement?

Hybrides Projektmanagement ist die Kombination aus mindestens zwei Management Systemen in der Projektarbeit. Damit ist sowohl der Hybrid aus einzelnen Elementen verschiedener Management Systeme oder ganzen Management Methoden gemeint.

Das Ziel hybrider Lösung ist dabei stets, die Stärken unterschiedlicher Projektmanagement Ansätze bestmöglich für das Projekt zu nutzen. Eintönigkeit ist nicht nur langweilig, sondern weckt auch oft nicht das Potenzial, was in einem Projekt steckt. So die Hybrid-Idee. Hybride Management Systeme können sein:

Kombinationen aus…

• traditionellem & agilem Projektmanagement
• traditionellen & agilen Projektmanagement Elementen
• traditionellen & traditionellen Projektmanagement Elementen
• agilen & agilen Projektmanagement Elementen

aber auch:

• agiles & traditionelles & agiles Projektmanagement

Sie sehen schon: oft steht hybrides Projektmanagement als Synonym für die Vereinigung traditioneller mit agilen Projektmanagement Methoden. Lassen Sie uns also zum besseren Verständnis von Hybridem Projektmanagement seinen bekanntesten Vertreter ansehen.

Der Klassiker unter den Hybriden:

Die Kombination von traditionellen mit agilen Projektmanagement-Methoden

Immer mehr Projektmanager wenden sich ab von der Idee eines Projektmanagement Systems mit rein traditionellen Techniken. Sie bereichern Ihr traditionelles Projektmanagement immer häufiger um Methoden und Techniken aus dem Bereich des agilen Managements. Genau dieses Vorgehen meint Hybrides Projektmanagement. Warum ist diese Kombination immer gefragter? Was kann die Kombination aus beidem besser erzielen als das alleinstehende System? Dafür lohnt sich ein Verständnis der Grundprinzipien beider Management Systeme.

Traditionelles Projektmanagement: Die strenge Zielverfolgung

Traditionelles/ klassisches oder konventionelles Projektmanagement ist ganz klar durch seine Strenge definiert. Das Management System, das noch in den meisten großen Unternehmen vorherrscht, entstammt der Arbeitsphilosophie des 20. Jahrhunderts. Die Definition klarer Projektziele verlangte einen klaren und strengen Projektplan. Die einzelnen Schritte von Projektanfang über -Verlauf bis hin zum Projektabschluss werden im traditionellen Projektmanagement vorab genau kalkuliert. Die einzelnen Projektphasen werden traditionell nacheinander bearbeitet.

TimeTrack – die 5 Projektphasen

Schritt 1: Projektinitiierung
Schritt 2: Projektplanung
Schritt 3: Projektumsetzung
Schritt 4: Projektsteuerung
Schritt 5: Projektabschluss

Zur effizienten und erfolgreichen Zielverfolgung sieht das traditionelle Projektmanagement die Aufteilung des Projektteams in klaren, hierarchisch geordneten Rollen vor. Der Projektmitarbeiter folgt den Anweisungen und Wünschen des Projekt Management Office (PMO). Das ist dem Projektleiter untergestellt, welcher nach den Wünschen des Stakeholders das Projekt leitet. Das Management System ist gekennzeichnet durch seine systematische, strukturierte und strenge Natur. Entsprechend geregelt sind die Methoden, Techniken und Vorgehen des traditionellen Projektmanagements. Das Wasserfallmodell, was die lineare Vorgehensweise in traditionellen Projektmanagement Methoden beschreibt, ist eine davon.

Der Vorteil traditionellen Projektmanagements: Seine Struktur

Der Vorteil traditionellen Managements liegt in seiner Struktur. Um ein Ziel zu verfolgen, braucht man schließlich immer einen Plan. Ist der Plan erstmal aufgestellt, hilft er den Mitarbeitern, sich im Projektverlauf zu orientieren. Klar abgesteckte Aufgabenbereiche und definierte zeitliche Abläufe erleichtern den Mitarbeitern die Strukturierung ihrer Arbeit und erhöhen ihre Produktivität.

Durch die Dokumentation und akribische Kontrolle der Projektprozesse ist es mit traditionellen Methoden außerdem möglich, einen genauen Einblick in den Projektverlauf zu bekommen und Schieflagen aufzudecken.

Der Nachteil traditionellen Projektmanagements: Seine Starrheit

Wie gesagt: Ein strukturierter Plan ist essenziell zur Zielverfolgung. Das traditionelle Projektmanagement klammert sich aber manchmal etwas zu fest an seinen Plan. Dafür fehlt ihm die Umsicht für Veränderungen. Im Leben kommt immer alles anders als gedacht und geplant. Eine gewisse Flexibilität ist also auch in der Projektarbeit von Nöten. Was gerade noch als guter Plan zur Zielverfolgung schien kann sich schon im nächsten Moment als schwierig erweisen.

In der starren Einteilung in Projektphasen und Rollen fehlt jedoch oft die Kapazität, Schieflagen früh genug aufzudecken. Die Starrheit des Modells erlaubt kein Mitdenken für das „große Ganze“, vor allem seitens der Mitarbeiter.

Agiles Projektmanagement: Der adaptive Weg zum flexiblen Ziel

Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement ist agiles Projektmanagement vor allem durch Flexibilität gekennzeichnet. Die relativ neue Richtung des Projektmanagements ist aus den Anforderungen unserer immer schnelllebigeren Welt entstanden. So schnell wie sich der Markt verändert, verändern sich die Produkt- und Projektziele. Aus dieser Beobachtung heraus entwickelte sich in den letzten Jahrzehnten zunehmend die Idee eines Managements, was dieser Schnelllebigkeit gerecht werden kann. Die Idee eines Management Systems, das sich schnell und agil an sich verändernde Projektziele adaptieren kann. Ein Management mit agilen Methoden.

Das Buzzword „Agilität“ lässt sich weniger als einheitliche Management Strategie, sondern eher als grundlegendes Prinzip vieler agiler Ansätze verstehen. Ihnen allen gemein sind die Werte Flexibilität in der Projektarbeit und Kunden- und Teamorientierung. Die Projektplanung findet eher im großen Rahmen in detaillierten kleinen Schritten statt und bleibt adaptiv. Die Planung der Zielverfolgung wird im agilen Management als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden.

Zur Verdeutlichung eine Darstellung der Projektphasen nach der agilen Methode Scrum:

TimeTrack – die Scrum Methode

Das Projekt ist auch mit der Scrum Methode strukturiert. Doch es ist nicht linear wie die klassischen Modelle, sondern iterativ. Das Projekt wird in einzelne Phasen eingegliedert, „Sprints“, nach denen Zwischenergebnisse entstehen. Diese Sprints wiederholen sich und liefern so immer wieder neue Einsichten in den Projektstand, die den nächsten Sprint ermöglichen.

Statt bis zum Projektabschluss zu warten, werden schon die Zwischenergebnisse transparent an den Kunden weitergeleitet, sodass das Projekt Schritt für Schritt an das Ziel adaptiert werden kann, Wünsche adaptiert und das Produkt verbessert werden kann.

Entscheidend für agiles Projektmanagement ist außerdem die Agilität der Rollen. Die Rollen- und Aufgabenverteilung ist nicht so starr gegliedert wie in klassischen Modellen. Dadurch herrscht ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit aber auch Eigenverantwortung. Die Planung im groben Rahmen ermöglicht den Projektmitarbeitenden ebenfalls einen Blick auf den Stand des Projektes und erlaubt eigenmotiviertes Empowerment.

Falls Ihnen die Scrum Methode nicht genug ist, dann ist die Scrumban Methode möglicherweise die ideale Lösung für Sie!

Der Vorteil agilen Projektmanagements: Seine Flexibilität

Gegenüber der Unvorhersehbarkeit der Realität und der Schnelllebigkeit der Projektanforderungen hat agiles Projektmanagement einen klaren Vorteil: Flexibilität. Durch seine flexiblen und agilen Methoden ist es möglich, in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden eine bestmögliche Lösung zu finden. Diese Flexibilität ermächtigt Mitarbeiter außerdem zu mehr Eigenverantwortung und schärft ihre Motivation und Produktivität.

Der Nachteil agilen Projektmanagements: Seine Freiheit

Die Flexibilität und Freiheit, die agiles Projektmanagement bietet, geht mit einem hohen Maß an Verantwortung und Commitment einher. Für den Erfolg agiler Projekte müssen alle Projektbeteiligten sich zu dem Projekt und dem Prozess bekennen und sich mit ihm identifizieren. Nur, indem jedes Glied des Projekts mitdenkt und, so die Idee, aktiv und agil bleibt, ist der Erfolg solcher Projekte zu erreichen.

Hybrid traditionell und agil: Das Beste aus beiden Welten

Beide Management Systeme haben ihre Stärken und Schwächen. Warum sollte man nicht die Stärken beider nutzen? Ersetzt man die Schwächen des einen durch die Stärken des anderen, kann ein Hybrid entstehen, der die Komplexität der modernen Projekte abfangen kann.

So unterschiedlich, wie die beiden Management Systeme sind: zwischen ihnen ist keine unüberbrückbare Distanz. Hybrides Projektmanagement kann Brücken schlagen und den Weg in ein hoch effizientes und erfolgreiches Projektmanagement ebnen. Auch wenn der Trend immer mehr Richtung Agilität im Projektmanagement geht, merkt man: Die Mischung macht‘s. Sehr selten entschieden sich Unternehmen für eine rein agile Ausrichtung. Es bleibt vorzugsweise bei agilen Lösungen in einzelnen Projekten und Abteilungen. Die Unternehmen der Gegenwart sind jedoch hybride Organisationen.

Traditionell bedeutet nicht immer veraltet und agil nicht „Zukunftsmusik“ oder Uneindeutigkeit. Die Frage sollte immer sein: Wie lauten die Rahmenbedingungen und Ziele des Projekts? Je nachdem sollte sich für eine oder eben die Kombination aus mehreren Projektmanagement Methoden entschieden werden.

Hybrides Projektmanagement auf dem Vormarsch: Das inklusive Management System

„Es kommt drauf an“, sollte der Satz sein, nachdem sich für ein Management System oder Management Methoden entscheiden wird. Traditionelles Management ist mehr und mehr gezwungen, sein System von agilen Techniken würzen zu lassen. Die Realität sieht nun einmal so aus, dass im Laufe des Projektes alles anders läuft als geplant. Die Projektleitung muss Wege finden, das Projekt an die Realität anzupassen. Am besten tut sie das natürlich mit möglichst flexiblen Methoden.

Ein traditionell durchgeführtes Projekt könnte zum Beispiel einen Vorgang wie die Softwareentwicklung oder die Kommunikation agil gestalten. Es könnte ein agiles Ritual wie ein „Daily Scrum“ – der tägliche Check-In mit den Mitarbeitern übernommen werden. Es könnten aber auch einfach mehr Rücksprachen gemäß der transparenten Kommunikation in klassischen Projekten gehalten werden.

Hybrides Projektmanagement ermöglicht individuelle Problemlösungen durch die Kombination verschiedener Methoden und ist damit Branchen- und Projektübergreifend anwendbar. Alle Projekte haben verschiedene Aufgaben, denen ein Management System alleine nicht gerecht werden kann. Die Kombination verschiedener Systeme kann extrem hilfreich sein.

Scheuklappen-Denken hat dem Projektverlauf noch nie geholfen. Eine Öffnung hin zu agilen Methoden verlangt Mut, den akribischen Projektplan loszulassen. Doch Offenheit gegenüber dem Wandel ist das, was zeitgenössischen Unternehmen Erfolg bringt. Und wie gesagt: Die Frage lautet nicht „Entweder, oder..?“, sondern: „Wie kann ich von den Stärken mehrere Management Systeme profitieren?“.

Probleme im Hybriden Projektmanagement durch eine schwere Prozesskoordination

Ist die Brücke zwischen zwei Welten erst einmal gebaut, kann man von beiden gut profitieren. Die Brücke zu bauen kann wiederum ein herausfordernder Prozess sein.

Die Verantwortlichkeit der Verbindung der Systeme liegt in der Kompetenz der Projektverantwortlichen. Unterschiedliche Management Systeme zu koordinieren bedeutet immer einen Mehraufwand in der Organisation. Nur eine umfangreiche Vorabanalyse der Probleme und Anforderungen des Projektes kann den Anforderungen hybriden Projektmanagements gerecht werden. Nur so kann ihr maximales Potenzial genutzt werden.

Mit Projektmanagement Tools behalten Sie den Überblick über Ihre Management Systeme

Da es auch während des Projektverlaufes schwierig sein kann, alles im Blick zu behalten ist es wichtig, sich von einer Projektmanagement Software unterstützen zu lassen.

Die Aufteilung der Projektphasen und Rollen unterschiedet sich maßgeblich in den beiden vorgestellten Management Systemen. Dennoch weisen beide dem Prozess und der Rollenverteilung eine große Bedeutsamkeit im Projektprozess zu. Egal, welche Mischung aus traditionell und agil die richtige für ein Projekt sein mag: Der Projektstand darf nie außer Acht gelassen werden.

Die Verwendung einer Projektmanagement Software wie TimeTrack kann dabei helfen, aufseiten der Projektleitung und der Angestellten mehr Bewusstsein über den Stand des Projektes zu schaffen. Je Eigenverantwortlicher die Mitarbeiter sind, umso wichtiger ist es, ihnen ein Tool bereitzustellen, mit dem sie ihre Produktivität messen können. TimeTrack zeichnet die Arbeitsaktivität der Mitarbeiter Projektweise auf und ermöglicht ihnen so die Agilität in verschiedenen Aufgaben- und Projektbereichen. Indem der ganze Projektverlauf automatisiert aufgezeichnet wird, lassen sich jederzeit- am Ende eines Sprints oder eines ganzen Projekts- strukturierte Berichte erstellen.

TimeTrack – Berichte und Analysen

TimeTrack ist deshalb der beste Partner für Hybrides Projektmanagement. Warum sich für eins entscheiden, wenn man beides haben kann? Probieren sie ihre integrative Lösung des Hybriden Projektmanagements mit der Unterstützung von TimeTrack aus. Zum Beispiel erstmal in der zweiwöchigen Probeversion.