Lessons Learned: So ziehen Sie Nutzen aus Ihren Fehlern

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Aus Fehlern lernt man – freiwillig oder unfreiwillig. Das aus Fehlern im Projektmanagement gewonnene Wissen in die Durchführung neuer Projekte zu implementieren ist allerdings noch nicht wirklich Gang und Gäbe. Oft fehlt ein Verständnis für die Operationalisierung der gewonnen Einsichten, um in Zukunft Fehler zu vermeiden. Jedes Mal, wenn ein Budget gesprengt, oder einer Deadline nicht nachgekommen wird, leidet das Image des Unternehmens. Sich wiederholende Fehler sind ein Zeichen für sehr schlechtes Projektmanagement. Auch die Motivation der Mitarbeiter leidet darunter.

Fehler zu wiederholen ist zu vermeiden. In der Welt des Projektmanagements haben sich in letzter Zeit einige Methoden entwickelt, aus Fehlern zu lernen und die gewonnenen Erkenntnisse auch zu nutzen. Agile Projektmanagement Methoden wie Design Thinking etwa bauen sogar auf einer positiven Fehlerkultur. Sie sehen Fehler als Chance. „Gewisse Fehler macht man nur einmal“, sagt man. Ein Prozess, der das garantiert und Fehler darüber hinaus maximal für den Projekterfolg zu nutzen weiß, ist Lessons Learned. Lesen Sie hier, wie Sie mit Lessons Learned schon während der Arbeit am Projekt selbst lernen und die Wiederholung von Fehlern auf jeden Fall vermeiden.

Bedeutung Lessons Learned

Mehr als die reine Übersetzung in „gewonnene Erkenntnisse„, umfassen Lessons Learned alles Wissen und alle Erfahrungen aus der Arbeit an einem Projekt sowie die Dokumentation all dessen. Und das schon während der Durchführung des Projekts. Lessons Learned können sowohl aus positiven wie negativen Erfahrungen während des Projektverlaufs gewonnen werden. Sie umfassen sowohl Risiken als auch Verbesserungsmöglichkeiten der Projektarbeit und können sich auf das Projektmanagement und den Projektgegenstand beziehen. Der Prozess und die Methode von Lessons Learned reicht vom Einrichten des Wissensmanagements bis hin zum organisierten Verwenden der durch den Prozess gewonnenen Erfahrungswerte, die für andere nutzbar gemacht werden.

Die Merkmale einer Lesson Learned

  • Eine Lesson Learned beruht immer auf einer praktischen Erfahrung
  • Lessons Learned werden nie theoretisch abgeleitet
  • Lessons Learned haben einen hohen Nutzen
  • Der Kontext bestimmt den Wert einer Lesson Learned
  • Lessons Learned eines Projektes sind allgemein genug, um auch in anderen Kontexten einen Wert zu haben

 

Beispiele für Lessons Learned

Um zu verdeutlichen, was eine Lesson Learned alles sein kann, sollen hier ein paar Beispiele dienen.

  • Gewonnene Erkenntnisse über Risiken:

Welche Risiken birgt ein Projekt und wie groß sind ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten? Was wären ihre Konsequenzen? Wie bewältigt man sie?  Die Klärung dieser Fragen kann vor den Risiken eines kommenden Projektes schützen.

Wie effizient sind Entscheidungsprozesse von der Bühne gegangen? Wie effizient sind Ressourcen eingesetzt wurden? Welchen Beitrag leisteten Projektmanagement Softwares und Projektmanagement Methoden zur Effizienzsteigerung der Projektarbeit? Die Beobachtung der Effizienz in einem Projekt kann eine Lesson Learned für ein kommendes Projekt sein.

Schon während der Projektdurchführung Erkenntnisse gewinnen

Um aus einem Projekt Erkenntnisse für ein kommendes zu gewinnen, ist es möglich in seinem Team nach Projektabschluss einen Lessons Learned Workshop durchzuführen. Das wäre nur sehr schade. Schließlich ist es hilfreich, schon während des Projekts und vor allem am Projekt zu lernen. Gewonnene Erkenntnisse sollte man dann festhalten, wenn sie entstanden sind. Frische und lebendige Erkenntnisse sind am aussagekräftigsten und bieten das größte Lernpotenzial. Bevor ihr Eindruck verfliegt, sollten sie festgehalten und in den Lessons Learned Prozess eingegliedert werden. Die Summe der einzelnen Erfahrungen ist in der Projektarbeit diesbezüglich aussagekräftiger als das große Ganze. Die einzelnen Erfahrungen zusammen ergeben ein eindrückliches Muster, das man in kommende Projektarbeit mitnehmen kann.

Den Lessons Learned Prozess schon am Projekt durchzuführen heißt auch, die gewonnenen Erkenntnisse schon für das aktuelle Projekt nutzbar zu machen.

Praktisch heißt das folgendes. Während der Projektdurchführung werden die gewonnenen Erkenntnisse, also die Lessons Learned, in einem Erfahrungsprotokoll, dem Lessons Learned Log, fortlaufend erfasst. Wirklich systematisch werden die Erfahrungen erst nach Projektabschluss für eine Anwendung zugänglich gemacht. Wird dieses Lessons Learned Log allerdings schon während der Bearbeitung einsehbar gemacht, ist es möglich schon während des Projektes von Fehlern am Projekt zu lernen.

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Die Schritte im Lessons Learned Prozess

Erkenntnisse gewinnen und dokumentieren klingt nach einem intuitiven Prozess. Tatsächlich läuft der Lessons Learned Prozess allerdings nach einem Schema ab. Der Prozess wird in fünf grobe Schritte eingeteilt.

1. Identifizierung von Erfahrung

In dieser ersten Phase soll das Team kleine und große Gewinne und Niederlagen im Projekt bewusst wahrnehmen und erfassen. In der täglichen Projektarbeit sollen sich die einzelnen Teammitglieder also bewusste Zeit zur Reflexion über ihren Arbeitsfortschritt nehmen. Am besten planen sie diese Zeit der Reflexion in ihrem Kalender ein. Es mag einem manchmal vorkommen, als wäre am Tag nichts Besonderes passiert. Nimmt man sich aber die Zeit, nochmal in sich zu gehen und das Geschehene zu reflektieren, fallen einem doch oft ein paar Dinge auf, die man als positive oder negative Erfahrung identifizieren kann.

2. Dokumentation, Analyse und Bewertung der gesammelten Erfahrungen

Nachdem Erfahrung als solche erkannt und kurz erfasst wurde, geht es nun darum, sie zu dokumentieren und ihr einen bestimmten Wert zuzuschreiben. Solange die Erfahrung frisch ist, sollten Mitarbeiter sie zu Wort bringen. Nur so ist garantiert, dass die Erfahrung nicht in Vergessenheit gerät unter all den noch kommenden Eindrücken der Projektarbeit. Oft kommt einem ein bestimmtes Urteil über eine Situation nicht mehr valide vor, wenn es von anderen Erfahrungen überlagert wird. Im Lessons Learned Prozess ist es allerdings wichtig, alle gemachte positive oder negative Erfahrung zu dokumentieren und sie erst mal als vollwertig zu sehen. Im Kontext mit den anderen Erfahrungen können sich Lessons immer noch als mehr oder weniger wertvoll herausstellen.

Das Lessons Learned Log als zentrales Werkzeug im Prozess

Diese Dokumentation der Erfahrungen sollte in einem Lessons Learned Log passieren. Das Log ist das zentrale, säuberlich gepflegte Arbeitswerkzeug im Lessons Learned Prozess.

Unter laufender Nummerierung werden die Lessons Learned folgendermaßen dokumentiert:

  • Zeit
  • Autor des Eintrags
  • Die zuzuordnende Kategorie (Kontext dem die Erfahrung zuzuordnen ist)
  • Ereignis
  • Grund für Ereignis
  • Konsequenzen des Ereignisses
  • Reaktionen auf das Ereignis
  • Bewertung des Ereignisses
  • Lesson Learned
  • Schlagworte

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Die frisch erfassten Erfahrungen und Ereignisse lassen sich mit dieser Form der Dokumentation so frisch und unverfälscht wie möglich festhalten. In der Retrospektive der Ergebnisse der Projektarbeit lassen sich die Erfahrungen gut in einen Kontext einbetten und stehen niemals als isolierte Erfahrungen da.

3. Zugänglichmachen der dokumentierten Erfahrungswerte für potentielle Anwender

Erfahrung bringt niemandem etwas, wenn sie nicht angewendet wird. Nachdem das Lessons Learned Log die Erfahrungen systematisch erfasst hat, geht es nun darum, die Erfahrungen für kommende Projektarbeit nutzbar zu machen. Egal ob die zukünftigen Anwender der Lessons Learned das bestehende Projektteam oder ein anderes ist, sie müssen in einer leicht recherchierbaren Form zugänglich gemacht werden. Am besten passiert das, indem eine zentrale Ablage für alle Lessons Learned der gesamten Organisation besteht und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht wird. Die Datenbank kann auf verschiedenen Softwares erstellt werden. Ein Organisationsinternes Wiki, welches für das Intranet zugänglich gemacht wird ist eine mögliche Lösung.

Eine andere Form, die gemachten Erfahrungen anderen Projekten zugänglich zu machen ist, sie in regelmäßigen Lessons Learned Sessions zu kommunizieren. In Besprechungen können die dokumentierten und analysierten Erfahrungswerte am besten übermittelt werden. Auf Rückfragen und Details kann so viel besser eingegangen werden, als wenn die Lessons nur im Intranet zu finden sind.  Was lief gut? Was schlecht? Was ist verbesserungswürdig? Die Antworten lebendig erzählt zu bekommen ist eine viel authentischere Weise der Wissensvermittlung.

4. Aktive Informierung der Anwender über neue Lessons Learned

Je nach Wertigkeit der Lessons Learned ist es wichtig, aktiv ihre Anwender zu informieren. Natürlich ist es von Vorteil, möglichst vielen Anwendern eine Lesson Learned zugänglich zu machen. Das kann neben dem organisationsinternen Intranet auch auf öffentlichen Wegen passieren. Ein Credo des Lessons Learned Prozesses ist es, Erfahrungen möglichst so weit zu generalisieren, dass sie möglichst oft nutzbar sind. Je nachdem wie generalisiert eine Erfahrung ist, umso vielfältiger kann sie genutzt werden.

5. Die Anwendung der Lessons Learned

Die anschließende Anwendung der Lessons Learned in einem weiteren Projekt stellt nun gleichzeitig den Anfang wie das Ende des Prozesses dar. Die als solche identifizierten, dokumentierten, analysierten, bewerteten und vermittelten Lessons Learned dienen als Unterstützung zu einer verbesserten Projektarbeit. In ihrer Anwendung stellt sich auch heraus, wie weit sie generalisiert wurden, um für andere Anwendungsbereiche zu dienen. Das Ende des Lessons Learned Prozesses ist gewissermaßen auch sein Anfang. Erfahrungen können immer weiter verbessert, generalisiert oder spezifiziert werden und damit bessere Lessons Learned darstellen.

Fazit

Falls Sie nun denken, Der Lessons Learned Prozess sei viel zu aufwendig: Denken Sie daran, wieviel Mehraufwand ein Fehler kosten kann. Manche Fehler macht man am besten nur einmal. Der Lessons Learned Prozess hilft dabei, das auch sicherzustellen.

Die Dokumentation aller Erfahrungen, sobald man sie macht, lässt einen frischen und unverfälschten Eindruck des Geschehens zurück. Die Einbettung in einen größeren Kontext hilft jedoch erst dabei, die Erfahrung zu generalisieren und sie für kommende Projektarbeit nutzbar zu machen.

Um einen Überblick über alle Prozesse im Projekt zu haben, bietet sich auch die Verwendung einer Software wie TimeTrack an. Als Komplementär zu den individuellen Erfahrungen des Lessons Learned Prozesses, bildet TimeTrack alle im Projekt laufenden Prozesse in Zahlen automatisiert und in Echtzeit ab. Verbessern Sie ihren Lessons Learned Prozess mit TimeTrack. Probieren Sie es einfach mit der zweiwöchigen Probeversion aus!

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