Virtuelle Teams führen: Diese 7 Punkte sollten Sie kennen

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Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und bringt viele neue Möglichkeiten mit sich. Vor allem während der Corona-Pandemie, konnten viele einen Einblick in die Vorteile der virtuellen Welt erhaschen. Universitätsvorlesungen konnten über Zoom-Meetings abgehalten werden oder auch das Homeoffice hat sich immer mehr etabliert. Besonders für Projekte öffnen sich mit der Zusammenstellung von virtuellen Teams völlig neue Türen und das, wortwörtlich, in die ganze Welt. Was Sie dabei beachten sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag näher bringen.

Was sind virtuelle Teams?

Ein Team ist ein Zusammenschluss von mehreren Personen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, eine Aufgabe zu lösen haben oder ein bestimmtes Ergebnis erzielen wollen. In einem Unternehmen redet man hierbei auch oft von Arbeitsgruppen. Diese bestehen aus mehreren, mindestens zwei, Mitarbeitern, die gegenseitig mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten in Abhängigkeit stehen. Je nach ihrer Funktion arbeiten diese Teammitglieder mehr oder weniger intensiv zusammen, um ihre Ziele zu erreichen. Zudem leisten sie nicht nur die Arbeit, sondern organisieren sich meist auch selbst.

„Virtuelle Teams“ leiten sich davon ab, dass sie nicht real greifbar sind. Der Begriff wird oftmals in der Informatik benutzt und steht für eine von einem Computer geschaffene, künstliche Umgebung, man könnte sagen, virtuelle Welten sind quasi Fabelwelten. Virtuelle Teams machen sich dabei die Möglichkeit zu Nutze, unabhängig von Zeit und Raum, eine gemeinsame Aufgabe zu lösen. Die Basis dafür sind elektronische Medien, wie Email, Audio- oder Video-Chat Programme, durch die die Teammitglieder online kommunizieren können. Wie erwähnt ist der Vorteil hierbei, dass sich die Mitarbeiter weder im selben Raum noch in derselben Zeitzone befinden müssen. Zudem können auf diese Art auch Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten und Kooperationen werden erleichtert. Durch die weitgefächerten Möglichkeiten kann im Vergleich zu einem herkömmlichen Team, bei einem Projekt ein neues Level von Produktivität und Kreativität erreichen, da zum Beispiel rund um die Uhr gearbeitet werden kann.

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Was bedeuten virtuelle Teams für das Unternehmen?

Leider kann man nicht von heut auf morgen plötzlich auf virtuelle Teamarbeit umsteigen. Auch hier müssen bestimmte Vorkehrungen getroffen werden, zum Beispiel benötigt es einen Kulturwandel des Unternehmens. Um erfolgreich mit dem Konzept des virtuellen Teams zu arbeiten, muss sich das Unternehmen mit den organisatorischen Voraussetzungen  auseinandersetzen und die technischen, organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Auch die Mitarbeiter und vor allem die künftigen Teammitglieder müssen auf diesen Wandel vorbereitet werden.

Die Führungskräfte sind dabei der wesentliche Schlüsselfaktor zum Erfolg eines virtuellen Teams und sollten besonderen Wert auf den Vertrauensaufbau und Vertrauenserhalt im Team legen. Genauso zur erfolgreichen Teamführung zählen die klare Rollen- und Aufgabenverteilung, sowie die Motivation der Teammitglieder. Eine kompetente Teamleitung ist also das A und O, wenn es um das organisatorische Umfeld der virtuellen Teamarbeit geht.

Arten von virtuellen Teams

Bei der Zusammenstellung von virtuellen Teams sollte darauf geachtet werden, um welchen Team-Typ es sich handelt und es sollte auf den Charakter der individuellen Mitglieder Rücksicht genommen werden, damit dieses Team erfolgreich arbeiten kann. Im Allgemeinen unterscheiden wir hierbei zwischen Projektteams und Serviceteams.

Projektteams

Projektteams haben das Ziel, einen bestimmten Auftrag zu bearbeiten, der meist von jemandem stammt, der selbst nicht im Team mitarbeitet. Die Teilnehmer kommen dafür für einen festgelegten Zeitraum zusammen, um in dieser Projektzeit auf die Fähigkeiten der anderen Arbeitskräfte des Unternehmens zurückzugreifen, ohne diese jedoch in die Projektgruppe integrieren zu müssen. Anschließend werden regelmäßige Teammeetings durchgeführt, bei denen die Aufgaben jedes Einzelnen besprochen werden, damit die Mitglieder weiter individuell oder in kleineren Untergruppen an den Teilaufgaben arbeiten können. Der Vorteil von virtuellen Teams ist, dass das Wissen der Gruppe auf den gewünschten Stand erweitert wird und es gleichzeitig leichter ist, Mitglieder zusammenzufinden, die die notwendigen Erfahrungen und Wissensbereiche mitbringen.

Serviceteams

Serviceteams sollten unabhängig von ihrem Standort und der Zeitzone für alle Teammitglieder schnell zu erreichen sein. Sie haben die Aufgabe, bei der Lösung eines Problems zu helfen oder eine Auskunft zu geben und die Projektteams aus der Ferne zu unterstützen. Ein beliebtes Beispiel hierfür ist zum Beispiel ein IT-Support-Team, welches nur diese eine Funktion hat, den Unternehmen bei technischen Problemen unter die Arme zu greifen. Die Arbeit eines Serviceteams ist im Normalfall auch nicht nur auf ein einzelnes Unternehmen oder einen Ort zugeschnitten, sondern kann für mehrere Firmen, Abteilungen und Länder gleichzeitig zuständig sein. Die Serviceteammitglieder müssen nicht direkt zusammen arbeiten, da jeder sich um seine eigenen Aufgaben kümmert und darauf geschult ist, eigenständig und virtuell zu arbeiten.

Die Vor- und Nachteile von virtuellen Teams

Vorteile

    Personal

Positiv für die Unternehmen ist, dass diese Personal einsparen können. Schließlich werden nicht an jedem Standort Spezialisten vor Ort benötigt, sondern diese können unkompliziert mehrfach eingesetzt werden, beziehungsweise je nach Notwendigkeit einem Standort zugewiesen werden.

    Betriebskosten

Da die Mitarbeiter meist von Zuhause aus arbeiten können, spart sich das Unternehmen die Kosten für Büroräume, Strom, Wasser und Heizung. Beziehungsweise fallen die Kosten um einiges geringer aus, da die Mitarbeiter nur eingeschränkt im Büro anwesend sind.

    Mitarbeiterbindung

Durch die flexiblen Arbeitszeiten haben die Mitarbeiter mehr Möglichkeiten, ihre Familie und den Beruf miteinander zu vereinbaren und werden somit gewillt sein, sich langfristig an das Unternehmen zu binden.

    Arbeitsweg

Durch die Möglichkeit online zu arbeiten, fallen lange Arbeitswege und das Pendeln  für die Mitarbeiter weg. Außerdem können Sie sich sicher sein, dass Ihre Arbeitskollegen nicht im Stau steckenbleiben oder anderweitig Zeit verloren geht. Ein weiter Vorteil ist, dass Geld für Sprit oder andere Transportmöglichkeiten, das gespart werden kann.

    Flexibilität

Die Flexibilität ermöglicht es den Arbeitnehmern, ihr Privatleben um den Job herum zu gestalten. Arzttermine, Sportstunden oder andere Verpflichtungen lassen sich gut zwischendurch erledigen.

    Gesundheit

Dadurch, dass die Teams sich online treffen, ist das Krankheitsrisiko geringer, denn die Gefahr, dass sich die Kollegen untereinander anstecken, ist schon einmal eliminiert. Vor allem während der Corona-Pandemie ist uns allen klar geworden, wie wichtig der Punkt der Gesundheit ist.

    Individualität

Nicht nur die Mitarbeiter virtueller Teams an sich sind sehr individuell und haben verschiedenste Stärken und Talente. Sie können auch Ihren Arbeitsplatz individuell nach ihrem eigenen Geschmack gestalten, was wiederum den Wohlfühlfaktor und damit auch die Motivation erhöht.

    Konzentration

Zuhause ist es um einiges leiser als in einem Großraumbüro, in dem man dauernd die Telefonate des Büronachbarn mithören muss oder jemand hektisch umher wirbelt. Wenn die passenden Voraussetzungen zu Hause vorliegen, ermöglicht einem die Arbeit im virtuellen Team, sich besser zu konzentrieren und effektiver zu arbeiten.

    Arbeitsmotivation

Wie mehrfach erwähnt sind virtuelle Teams in ihrer Arbeitszeit flexibler als andere. Auch diese großen Handlungs- und Entscheidungsspielräume steigern die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter.

Nachteile (bzw. mögliche Schwierigkeiten)

    Technische Voraussetzungen

Wie sie sich wahrscheinlich schon dachten, sind funktionierende virtuelle Teams an hohe technische Voraussetzungen geknüpft. Dazu zählen Highspeed-Internet, gute Telefon- und Videokonferenzverbindungen, passende Hardware, etc. Sollte es zu technischen Problemen kommen, so sollte außerdem immer eine hauseigene IT-Abteilung erreichbar sein.

Zu beachten ist hierbei auch, dass nicht alle Teammitglieder dieselbe technische Ausstattung bei sich zu Hause besitzen werden. Rechnen Sie also damit, dass Ihr Unternehmen einige Geräte bzw. ein gewissen Budget für Arbeitsmaterialien bereitstellen sollte oder erkundigen Sie sich schon bei der Auswahl der Mitglieder nach deren zur Verfügung stehenden Ressourcen.

     Zeitliche Probleme

Der Vorteil, dass die Geschäftspartner oder auch Kollegen sich in verschiedenen Zeitzonen aufhalten können, bringt gleichzeitig auch die Problematik mit sich, dass es schwer sein kann, durch die teilweise sehr große Zeitverschiebung die Termine zu koordinieren. Schließlich gehen die einen schlafen, während die anderen aufwachen und trotzdem müssen am Ende gemeinsame Ergebnisse geliefert werden.

    Organisatorische Probleme

Teams haben generell einen hohen Kommunikationsbedarf, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind und jede Entwicklungen verfolgt und kontrolliert werden kann. Das ist bei virtuellen Teams nicht anders. Wenn die Organisation schief geht, weil klare Zuständigkeiten und Ziele fehlen, wird nicht miteinander, sondern aneinander vorbei gearbeitet und die gewünschten Ergebnisse bleiben aus.

    Gefühlter Kontrollverlust

Einigen Vorgesetzten fällt die Vorstellung schwer, ihre Kontrolle abgeben zu müssen. Virtuell haben sie schließlich nicht die Möglichkeit immer mal wieder ins Büro zu kommen und ihren Angestellten auf die Finger zu schauen. Sie müssen darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit wie erwartet und im gewünschten Zeitrahmen erledigen.

    Soziale Isolation

Virtuelle Teams bedeuten die Abwesenheit von physischer Präsenz, wodurch es leider schwer ist, die weiteren Kollegen kennenzulernen. Das kann für Arbeitnehmer, die den direkten Austausch brauchen, ein Problem werden.

    Individuelle Skills

Mitarbeiter virtueller Teams benötigen sehr gute Selbstorganisation, Kommunikationsfähigkeit und interkulturelle Handlungskompetenzen. Teammitglieder aus unterschiedlichen Nationen haben schließlich auch Erfahrungen mit unterschiedlichen Unternehmenskulturen, was sich auf die Zusammenarbeit und die Kommunikation auswirkt.

Wie führen Sie ein virtuelles Team?

Welche Vor- und Nachteile ein virtuelles Team mit sich bringt, haben wir zuvor schon erläutert. Nun bleibt noch Ihnen näher zu bringen, wie Sie ein virtuelles Team effektiv führen und wie Sie die besten Ergebnisse mit diesem erzielen.

Die Auswahl des Teams

Um ein funktionierendes Team zusammenzustellen, müssen auch die Mitglieder untereinander zusammen passen und gemeinsam agieren können. Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit der  passenden Zusammenstellung, nur weil die Teammitglieder sich kaum direkt treffen werden. Besonders bei dieser Teamkonstellation ist regelmäßiger Kontakt und dass alle an einem Strang ziehen, wichtig, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Nutzen Sie helfende Programme

Während die Kommunikation meist über E-Mails, Telefonate oder per Videochat stattfindet, lassen sich Arbeitsdateien besser auf anderen Wegen untereinander teilen. Dazu gibt es Programme auf denen gemeinsame Projekte und Ideen festgehalten werden können und andere Teammitglieder diese abrufen und aktualisieren können. Weit verbreitet ist hierfür beispielsweise Google Docs, an denen Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und Änderungen vornehmen können.

Mindestens genauso hilfreich ist hierbei die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Mit dieser lässt sich im Programm direkt ein Projekt anlegen und genauestens verfolgen. Als Teamführer können Sie entscheiden, welche Projektmitarbeiter auf welche Bereiche den Zugriff erhalten und inwieweit diese in der App agieren können. Allgemein eignet sich TimeTrack ausgezeichnet dafür, den Projektverlauf zu verfolgen und festzustellen, ob alle Zeitpläne und Meilensteine eingehalten werden können.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Achten Sie auf die Struktur

Durch die Tatsache, dass an unterschiedlichen Orten gearbeitet wird, kann es schnell passieren, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben vor Augen hat und das große Ganze aus dem Sichtfeld verschwindet. Um das zu verhindern, sollten Sie den virtuellen Teams genaue Strukturen geben. So können Fragen und Probleme gemeinsam diskutiert werden und niemand bleibt am Ende außen vor. Setzen Sie am besten feste  Zeiten an, zu denen das gesamte Team virtuell zusammen kommt und über die Abläufe sprechen kann. Dabei sollte jedem die Möglichkeit geboten werden, seinen  Fortschritt zu präsentieren und gezeigt werden, wie die Teilstücke künftig zusammengefügt werden.

Arbeiten Sie mit Feedback

Im Alltag besteht ein Großteil der Kommunikation aus Körpersprache, Mimik und Gestik, was bei virtuellen Teams leider schnell verloren gehen kann. Daher ist es wichtig, auch mit regelmäßigen Videocalls zu arbeiten, um über Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten zu sprechen und um auch mal kritische Anmerkungen an einzelne Mitglieder, natürlich im privaten Vier-Augen-Gespräch, zu überbringen.

Schaffen Sie klare Ziele

Wichtig in jedem Projekt ist es, dass klare Zielvorgaben festgelegt werden, an denen man sich orientieren kann. Hierbei muss auch jedem einzelnen klar sein, wie er dazu beiträgt, dieses Ziel zu erreichen.

Vergessen Sie nicht den persönlichen Austausch

Jedes Projekt lebt auch von einem gewissen Vertrauen zwischen den Teammitgliedern und dieses kann sich nicht aus dem Nichts entwickeln. Um dieses Vertrauen aufzubauen, ist es entscheidend, dass die räumliche Distanz durch gemeinsame Aktivitäten, wie z.B. eine virtuelle Kaffeepause, überwunden wird. Soweit es möglich ist, können auch physische Treffen organisiert werden. Dazu eignen sich beispielsweise Weihnachtsfeiern und gemeinsame Ausflüge, die Raum für Privatgespräche bieten und das Zusammenhörigkeitsgefühl stärken.

Welche Chancen eröffnen sich durch virtuelle Teamführung?

Virtuelle Teams bieten Chancen sowohl für die Seite des Unternehmens als auch für die einzelnen Teammitglieder. Diese Form der Teamführung bietet allen die Möglichkeit, ihre Agilität und Flexibilität weiter auszubauen und die eigene Kreativität durch die Vernetzung mit Experten anzuregen. Durch das erhöhte Selbstführungslevel und die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird zudem die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesteigert und sie werden dem Unternehmen motivierter zur Seite stehen. Die Unternehmen haben durch den Einsatz virtueller Teams die Chance die Diversität ihres Teams zu erhöhen, einen größeren Ressourcenpool zu nutzen oder auch die Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Wenn all diese Chancen sinnvoll genutzt werden, dann wird dies natürlich auch zu einer Steigerung des Umsatzes führen.

Checkliste – diese 7 Punkten sollten Sie beachten

Zwar wurden diese Punkte alle bereits in diesem Beitrag erwähnt, allerdings schadet es nicht, sie noch einmal in Form einer Checkliste aufzuzählen, damit Sie diese auch ja nicht vergessen.

  1. Wählen sie die richtigen Mitarbeiter und achten Sie darauf, dass Experten auf jedem Gebiet vorhanden sind und die Gruppe untereinander von sich lernen kann.
  2. Achten Sie darauf, dass die Technik funktioniert und eine einwandfreie Internetverbindung besteht.
  3. Vergewissern Sie sich, dass jedem Teammitglied seine Aufgaben und die Ziele des Projekts bekannt sind.
  4. Bauen Sie genügend Vertrauen zu Ihren Teammitgliedern auf und vermitteln Sie ihnen, dass diese bei jedem Problem auf Sie zukommen können.
  5. Versuchen Sie hin und wieder auch einmal ein persönliches Treffen zu organisieren oder virtuelle private Treffen zu veranstalten, um das Team zu stärken.
  6. Halten Sie regelmäßig Videocalls ab, um alle Teammitglieder über die Fortschritte zu informieren oder Probleme zu besprechen.
  7. Vergessen Sie nicht, Feedback zu geben, an dem sich Ihre Mitarbeiter orientieren können.

Fazit

Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen die Vorteile und Risiken von virtuellen Teams näher bringen und Sie wissen nun worauf Sie achten sollten. Wenn Sie mit Ihrem virtuellen Team an den nächsten Projektstart gehen, dann testen Sie gratis gerne die 14-tägige Testversion der TimeTrackApp.

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