Bewerbungsprozess: Die wichtigsten Schritte zum Job

Wenn nach einer Kündigung eine Stelle im Unternehmen frei wird, dann ist es die Aufgabe der Personalabteilung oder des Chefs einen neuen Mitarbeiter für diese zu finden. Aber wie genau läuft der Bewerbungsprozess ab und was für Punkte sollten Sie während des Prozesses beachten? Wie Sie die Suche mit Erfolg abschließen und wie das Recruiting abläuft, möchten wir Ihnen in folgendem Artikel Schritt für Schritt erläutern.

Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?

---

Das Wort „Prozess“ deutet schon an, dass etwas im Gange ist und in diesem Fall ist es die Bewerbung. Der Bewerbungsprozess lässt sich in unterschiedliche Phasen unterteilen, diese wiederum sind abhängig von der Unternehmensgröße und der ausgeschriebenen Position. Generell wächst der Umfang des Bewerbungsprozesses, je höher in der Hierarchie die ausgeschriebene Stelle steht.

 

Der Ablauf des Bewerbungsprozesses

---

1. Stellenanzeige

Zu Beginn des Recruitingprozesses steht das Ausschreiben und Veröffentlichen der Stellenanzeige auf den relevanten Karriereseiten und Social Media. In der Stellenanzeige sollten Sie die wichtigsten Eckpunkte, die der Bewerber über die zu besetzende Stelle wissen sollte, erwähnen. Dazu zählen in erster Linie der Beruf, die erwarteten Qualifikationen und Anforderungen an den Kandidaten. In der Anzeige verzichten Sie am besten auf einen Fließtext und fassen stattdessen die Fakten in kurzen Stichpunkten zusammen. Um den Job attraktiv zu gestalten, erwähnen Sie unbedingt auch die Mitarbeitervorteile, wie eventuell gratis Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel, etc., um dem Kandidaten einen Mehrwert zu bieten.

2. Bewerbungseingang

Dank Ihrer überzeugenden Stellenausschreibung werden sich im nächsten Schritt zahlreiche Kandidaten bei Ihnen bewerben wollen. Damit ihnen das auch schnell und einfach gelingt, sollten Sie dafür sorgen, dass der Bewerber mit nur wenigen Klicks bei der Online-Bewerbung seine Unterlagen einsenden kann. Am besten werden die Bewerber dazu auf eine Seite weitergeleitet, auf der sie ein übersichtliches Bewerbungsformular vorfinden, auf dem sie nicht unnötig viele Felder ausfüllen müssen. Alternativ können Sie auch eine eigene E-Mail-Adresse für Bewerbungen erstellen, um die Übersicht zu behalten.

Um den Prozess beiden Seiten zu vereinfachen, können Sie zudem ein CV-Parsing-Tool nutzen. Dieses bietet den Kandidaten die Möglichkeit, ihren Lebenslauf, das Anschreiben und gegebenenfalls weitere Dokumente hochzuladen. Sie als Recruiter haben dadurch den Vorteil, dass Sie die Details zum Bewerber direkt einsehen können.

Tipp: Sollte das Stellenangebot nicht passend für den Kandidaten sein, bieten Sie auf Ihrer Seite die Möglichkeit für Initiativbewerbungen an. So können Sie schnell auf einen Bewerberpool zurückgreifen, wenn eine passende Stelle frei wird.

3. Bewerberverwaltung

Nachdem Sie die Bewerbungen erhalten haben, können Sie damit beginnen, die Bewerber zu beurteilen und über die nächsten Schritte zu informieren. Damit sich Ihre Bewerber sicher sein können, dass ihre Unterlagen bei Ihnen angekommen sind, können Sie automatische E-Mails zur Eingangsbestätigung der Online-Bewerbung veranlassen. Durch solche automatischen Emails zu Einladungen, Absagen oder Zusagen können Sie sich die Verwaltung erleichtern.

4. Bewerberauswahl

Nachdem Sie sich mit den Bewerbungsunterlagen auseinandergesetzt haben und diese mit Ihren Kollegen besprochen haben, müssen Sie entscheiden, welche der Kandidaten Sie zu einem Gespräch einladen möchten. Zuerst prüfen Sie vorzugsweise alle Bewerbungen auf Formalitäten. Gibt es Rechtschreibfehler, falsch geschriebene Ansprechpartner, unvollständige Angaben oder fehlende Qualifikationen? Dann können Sie diese Kandidaten meist sofort aussortieren. Anschließend ist die genauere Prüfung der Unterlagen an der Reihe, damit Sie die Bewerber in verschiedene Kategorien einteilen können. Dazu werden die Bewerber in drei Gruppen unterteilt:

•     A-Bewerber

Potenzielle Kandidaten für die Stelle, deren Profil absolut mit der Ausschreibung übereinstimmt und die sofort zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können.

•     B-Bewerber

Kandidaten, die eine hohe Übereinstimmung mit der Ausschreibung aufweisen und nachrücken können.

•     C-Bewerber

Kandidaten, deren Profil zu geringe Übereinstimmung mit der Ausschreibung aufweist und die daher weniger bis gar nicht infrage kommen.

5. Vorstellungsgespräch

Wer mit seinen Bewerbungsunterlagen Ihr Interesse geweckt hat, sollte zunächst zu einem Telefoninterview eingeladen werden. Dieser Zwischenschritt hat den Vorteil, dass er Zeit und Geld spart und Sie sich ein besseres Bild vom Bewerber machen können.

Der Bewerber selber hat ebenfalls den Vorteil, dass für ihn der Aufwand geringer ist und er meist nicht so nervös ist. Der Recruiter kann sich bei diesem Gespräch viel besser auf die Stimme und den Inhalt konzentrieren und dieses bewerten. Der Nachteil ist, dass hierbei natürlich auf Gestik und Mimik verzichtet werden muss, allerdings hat das Telefoninterview meist genug Aussagekraft, um eine mögliche Eignung oder gegenseitige Sympathien zu bestimmen.

In der zweiten Auswahlrunde geht es dann ins persönliche Bewerbungsgespräch. Die meiste Vorbereitung wird hier zwar vom Kandidaten erwartet, aber auch Sie sollten dieses Gespräch nicht auf die leichte Schulter nehmen. Sorgen Sie also dafür, dass Sie ähnlich wie beim Mitarbeitergespräch, gut vorbereitet sind. Achten Sie darauf die richtigen Fragen zur Stelle zu haben und auch dem Kandidaten Antworten auf seine Fragen geben können. Wie das Vorstellungsgespräch gestaltet wird, ist ganz Ihnen überlassen. Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenen Interviewarten:

• Das klassische Vorstellungsgespräch

Dieser Interviewtyp ist genau die Art des Vorstellungsgesprächs, wie es uns meist in den Medien vermittelt wird. Das Gespräch findet hierbei im Büro des Chefs statt und neben dem Kandidaten sind vielleicht noch ein bis drei weitere Gesprächspartner anwesend.

• Das Gruppeninterview

Manchmal wird eine Gesprächssituation gewählt, bei der nicht nur ein Kandidat, sondern auch noch andere Bewerber anwesend sind. Diese Situation soll bewusst zu mehr Druck führen und die Teamfähigkeit testen.

• Das Telefoninterview

Statt vor Ort beim Unternehmen werden heute zunehmend vorab Telefoninterviews geführt. Dafür wird ein fester Termin vereinbart und ein ruhiger Ort gewählt, an dem Sie ungestört reden können. Weitere Varianten dieses Interviewtyps wären das Vorstellungsgespräch per Skype oder Zoom.

• Das Stressinterview

Bei einem Stressinterview werden die Kandidaten gezielt unter Druck gesetzt und aus dem Konzept gebracht. Hierbei wird getestet wie der Bewerber mit stressigen Situationen umgeht und ob er es schafft, professionell und ruhig zu bleiben.

• Das Bewerbungsessen

Das Bewerbungsessen ist ein eher seltener Interviewtyp, der aber gerade bei Führungskräften gerne genutzt wird. Auch wenn die Atmosphäre locker wirkt, wird hier alles genauestens beobachtet.

• Das strukturierte Interview

Um die größtmögliche Vergleichbarkeit und eine objektive Auswahl herzustellen, wählen manche Arbeitgeber das sogenannte strukturierte Interview. Hier läuft jedes Interview mit jedem Kandidaten genau gleich ab. Sprich, gleicher Ablauf, gleiche Struktur und dieselben Fragen. Dadurch wird es leichter, später die Unterschiede zwischen den einzelnen Bewerbern zu sehen.

5. Das Assessment-Center

Das Assessment-Center kommt nicht in jedem Bewerbungsprozess vor, kann aber durchaus hilfreich sein, vor allem in größeren Konzernen. Ein Assessment-Center besteht aus mehreren Runden, die bis zu drei Tage dauern und deren Zweck es ist, den Kandidaten besser kennenzulernen. Dabei werden Situationen nachgestellt, die dem Arbeitsalltag oder beruflichen Problemstellungen entsprechen. Das Assessment-Center ist demnach meist eine Kombination aus verschiedenen Tests, Übungen, Plan- und Rollenspielen.

• Selbstpräsentation

Im ersten Schritt schildert jeder der Bewerber seinen bisherigen beruflichen Werdegang und seine größten Erfolgen sowie persönliche Stärken.

• Übungen

Anschließend fallen Übungen wie die Postkorbübung, Intelligenz– und Konzentrationstests an.

• Rollenspiele

Auf die Übungen folgen Gruppendiskussionen und Fallstudien anhand von Wirtschaftsthemen, bei denen Teamgeist und Problemlösungskompetenz auf die Probe gestellt werden.

• Feedback

Zuletzt folgt die Feedbackrunde mit den Beobachtern, bei der die Kandidaten durch eine gute Selbsteinschätzung überzeugen sollen. Sie punkten, wenn Sie kritisch auf Dinge eingehen, die besser hätten laufen können, aber auch die Dinge nennen, die geglückt sind.

6. Einstellung / Onboarding

Nachdem Vorstellungsgespräch kommt der entscheidende Moment, in dem Sie eine finale Entscheidung treffen müssen. Dazu besprechen Sie sich am besten mit allen, die auch am Bewerbungsprozess beteiligt waren, um sich für den perfekten Kandidaten zu entscheiden.

Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, ist es an der Zeit den Vertrag zu unterschreiben. Anschließend folgt der erste Tag des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Hier gilt es die Hürde zu überwinden, dass dieser sich in Ihrem Unternehmen wohl fühlt und so lange wie möglich im Unternehmen bestehen bleibt. Um ihm den Einstieg so angenehm wie möglich zu gestalten, stellen Sie ihm am besten einen persönlichen Mentor zur Verfügung, der ihn auf seinem Weg begleitet. Dieser sollte den neuen Mitarbeiter bestmöglich einarbeiten und ihm auf noch offene Fragen eine Antwort geben können. Damit der Kandidat sich im neuen Job wohlfühlt, ist es eine gute Idee, eine kleine Vorstellungsrunde mit allen Mitarbeitern zu organisieren.

Ein kurzer Blick in den Ablauf des Bewerbungsgesprächs

---

Vor dem Gespräch

Damit sich der Kandidat beim Gespräch gut aufgehoben fühlt und für den Fall, dass Sie mehrere Bewerber eingeladen haben, sorgen Sie dafür, die Wartezeit angenehm zu gestalten. Dazu zählen beispielsweise ein gemütlicher Warteraum und das Bereitstellen von Getränken und Snacks. Wichtig ist, dass sich der Kandidat nicht wie ein lästiger Besucher, sondern wie ein potenzieller neuer Mitarbeiter fühlt.

Small Talk

Die erste Phase des Vorstellungsgesprächs beinhaltet die Begrüßung und einen kurzen Smalltalk. Falls Sie nicht der einzige aus dem Unternehmen sind, der das Gespräch führt oder noch andere Kandidaten anwesend sind, vergessen Sie nicht, auch diese vorzustellen. Sollte es sich um Ihre Kollegen handeln, so erwähnen Sie am besten auch deren Funktion im Unternehmen, damit der Bewerber weiß, mit wem er es zu tun hat.

Kennenlernen

Nachdem die Atmosphäre gelockert ist und jeder sich vom anderen einen ersten Eindruck machen konnte, ist es an der Zeit, gezielt Fragen zu stellen. Diese Fragerunde ist die Basis jedes Vorstellungsgespräch und hilft dabei zu erfahren, wer der Bewerber ist und welche Motivation er hat. Bitten Sie Ihn also, etwas über sich zu erzählen, welche Fähigkeiten er mit sich bringt, warum er sich beworben hat und wie sein bisheriger Werdegang war. Versuchen Sie außerdem, dem Kandidaten ein gutes Gefühl zu vermitteln und ihm die Nervosität zu nehmen.

Selbstvorstellung

Nach der Vorstellung des Bewerbers sind Sie damit an der Reihe, Ihr Unternehmen und die zu besetzende Position vorzustellen. Reden Sie kurz über die Kultur des Unternehmens und die Arbeitsabläufe sowie Anforderungen an den Job.

Rückfragen

Nachdem sich beide Seiten präsentiert haben, sollten Sie dem Bewerber noch einmal die Möglichkeit bieten Fragen zu stellen. Das hilft dem Kandidaten Unklarheiten zu klären und Sie können anhand der Qualität solcher Rückfragen noch etwas über den Besucher erfahren.

Der Abschluss

Im letzten Abschnitt des Gesprächs sollten Sie sich für den Besuch und das angenehme Gespräch bedanken, um sich dann förmlich zu verabschieden. Klären Sie den Bewerber zudem auf, wie es im Bewerbungsprozess üblicherweise weitergeht, also ob ein weiteres Gespräch folgt oder wer ihm weiter als Kontakt dient.

10 Tipps – Darauf sollten Sie bei Ihren Bewerbern achten

---

1. Achten Sie darauf, ob die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten übersichtlich und strukturiert sind.
2. Prüfen Sie den Lebenslauf, sowie die früheren Jobs und Erfahrung der Bewerber genau, denn hier können Sie schnell erfahren, ob der Kandidat für die Position fachlich in Frage kommt.
3. Hat der Kandidat Zeugnisse und ein Anschreiben mitgesendet? Dann schauen Sie auch diese genau an, um mehr Informationen über ihn zu bekommen.
4. Achten Sie darauf, dass die Bewerbung keine Fehler enthält.
5. Gibt es auffällige Lücken im Lebenslauf? Versuchen Sie die Gründe dafür zu erfahren. Im Idealfall hat der Kandidat diese bereits im Motivationsschreiben erläutert.
6. Hat der Bewerber sich bemüht und ein individuelles Anschreiben gewählt oder nur eine standardisierte Vorlage aus dem Internet benutzt?
7. Machen Sie einen „Profil-Check“ des Bewerbers in den sozialen Medien und prüfen Sie, ob sein Auftreten professionell ist.
8. Achten Sie beim Bewerbungsgespräch auch auf die Soft Skills, wie Neugierde, Innovationskraft oder Anpassungsfähigkeit des Bewerbers.
9. Hat der Kandidat ein Bewerbungsvideo oder eine andere kreative Methode gewählt? Dann verleihen Sie Ihm ruhig einen Pluspunkt.
10. Achten Sie auf den Schreibstil der Bewerbung, auch dieser kann Ihnen viel über den Absender verraten.

Fazit

---

Wir hoffen mit diesem Artikel konnten wir Ihnen einen guten Überblick über den Ablauf eines Bewerbungsprozesses geben. Sollten Sie in Zukunft Hilfe bei anderen Projekten benötigen, nutzen Sie gerne die 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Hier haben Sie die Möglichkeit ein Projekt anzulegen und dieses automatisch verfolgen zu lassen. Die App wird bestimmt auch Ihrem neuen Mitarbeiter dabei helfen, sich schnell in die Projektarbeit einzufinden.