Oben rechts in Kalenderansicht finden Sie einige Einstellungen. Klicken Sie auf das Einstellung-Symbol und wählen Sie aus, was genau in der Schicht angezeigt werden soll. Wenn Sie “Bedarf anzeigen” auswählen, sehen Sie wie viele Mitarbeiter Sie für die Schicht benötigen. Sie können sich auch zum Beispiel die Tags anzeigen lassen, die in der Schicht hinterlegt sind.
Für einen besseren Überblick können Sie die Vollbildansicht aktivieren, welche in der rechten oberen Ecke durch vier auseinandergehende Pfeile gekennzeichnet ist. Das Symbol für die Datenaktualisierung befindet sich rechts daneben. Dieses ist durch einen Kreis, der von zwei Pfeilen gebildet wird, leicht zu erkennen.
Mit Tags können Sie Ihre Schichten kategorisieren und filtern. Klicken Sie auf das Hashtag-Symbol (#). Da sehen Sie Tags, die Sie vordefiniert haben. Zum Beispiel, wenn Sie das Tag #Frühschicht oder #Spätschicht setzen und auf Auswählen klicken, sehen Sie im Schichtplan, welche Schichten Frühschichten und welche Spätschichten sind.
Einige Mitarbeiter können ein Icon neben ihrem Namen haben. Das sind Warnungen. In der oberen rechten Ecke können Sie auf das Ausrufezeichen klicken, um auszuwählen, welche Warnungen Sie bei der Planung nicht anzeigen lassen möchten.
Wenn eine der Warnungen bei Ihrer Schichtplanung auftreten sollte, wird eine kleine Zahl rechts oben von Ihrer Schicht anzeigt. Gehen Sie direkt in die Schicht rein und entfernen Sie die Mitarbeiter, bei denen die Schicht nicht passt und wählen Sie stattdessen einen verfügbaren Mitarbeiter aus.
Wenn Sie den Schichtplan der vorigen Woche einfach auf die nächste Woche übertragen möchten, gehen Sie auf das Kopieren-Icon, welches durch zwei sich überlappende Blätter gekennzeichnet ist, und wählen Sie aus, welche Woche Sie kopieren möchten und klicken Sie auf Kopieren.
Wichtig: Beim Kopieren von Schichten und Belegungen werden sowohl die Schichten als auch die eingeteilten Mitarbeiter kopiert. Wenn Sie nur die Schichten kopieren, werden nur die Schichten, ohne die eingeteilten Mitarbeiter in den Schichtplan der nächste Woche mitgenommen. Jetzt müssten Sie neue Mitarbeiter den Schichten zuweisen.
Sie können den Dienstplan auch einfach exportieren. Klicken Sie hierfür auf den Download-Button in der rechten oberen Ecke und wählen Sie aus, welche Schichten von welchen Tagen Sie exportieren möchten. Dafür bieten wir drei verschiedene Export Arten an: Liste, Kalender und Ressource. Sie können Filter setzen, wenn Sie sich für bestimmte Arbeitsbereiche bzw. Tags interessieren, indem Sie auf den Einstellungssymbol klicken.
Klicken Sie auf den Export Button um die ausgewählten Export Arten herunterzuladen.
Wenn Sie Ihre Schichten vollständig belegt haben, klicken Sie auf “Benutzer benachrichtigen”. Es wird automatisch eine Tabelle angezeigt, die Sie darüber informiert, dass alle zugewiesenen Mitarbeiter eine E-Mail mit Ihrem Dienstplan bekommen. Klicken Sie erneut auf „Benutzer benachrichtigen“, und der Schichtplan wird gesendet. Wenn Sie Änderungen vornehmen, betätigen Sie einfach nochmal den Button.
Wenn Sie nur eine Schicht bearbeiten wollen, können Sie in einzelne Schichten reingehen und die Benutzer benachrichtigen.
Nun gibt es auch die Möglichkeit von der Zeitleiste auf eine Ressourcenansicht zu wechseln, um genauer einzusehen wann welcher Mitarbeiter verplant ist. Sie können auch entscheiden, ob Sie eine bestimmte Woche oder alle Tage eines Monats anzeigen lassen möchten.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Kontaktieren Sie Polina aus unserem Support Team:
support@timetrackenterprise.com
