Der OKR-Zyklus: Ziele optimal definieren und nachverfolgen

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Swot Analyse Titelbild

Ein neues Werkzeug zum Setzen von Zielen? Ein OKR-Zyklus beinhaltet Framework, Denkansatz und Methode zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Es vereinbart eher altbekannte Konzepte mit einer gemeinsamen Methode zur Umsetzung. Wie das funktionieren soll und wie dieses Herzstück der Vereinfachung auch Ihnen zum Erfolg verhilft, erfahren Sie in dieser Einführung.

OKR – Was ist das?

Ziele werden definiert, in regelmäßigen Abständen gemessen und überarbeitet. So simpel und clever vereinfachen OKR die Organisation von schwierigen Prozessen zur Zielsetzung sowie deren Reviews. OKR sind also ein flexibles Framework zur Zieldefinition, eine Planungsmethode und ein Werkzeug zur strategischen Ausrichtung.

Die Methode sagt, was erreicht werden soll und wie es quantifiziert wird. Sie soll unternehmensweit eingesetzt werden, aber auch in Abteilungen, Teams oder auch fürs Selbstmanagement.

Schon hier zeigt sich, dass ein OKR sowohl eine Zielsetzungsmethode, aber auch eine Strategieumsetzungsmethode und Managementmethode ist.

Definition

OKR klingt wie eine magische Formel, dabei ist es gar nicht kompliziert, was es damit auf sich hat. Die Methode bezieht sich dabei auf Objectives & Key Results. Objectives sind die Ziele, die man erreichen will und Key Results sind messbare Kennzahlen. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Zusammenspiel von Zielen und der Messung von Schlüsselergebnissen zum Erfolg führt.

Objectives

Zielbeschreibungen sind elementar für einen OKR. Sie kennzeichnen sich durch kurze, präzise Formulierungen und motivierende sowie inspirierende Beschreibungen des wünschenswerten Zustandes. Die Objectives werden zu einer spannenden Herausforderung.

„Wir werden Vorreiter im Bereich der Produktion nachhaltiger Süßwaren.“

Key Results

Key Results sind Kennzahlen, die angeben, wie gut die Zielerreichung vorankommt. Sie beschreiben den Zielzustand aus mehreren Perspektiven heraus. Einem qualitativen Objective können mehrere quantifizierbare Key Results zugeordnet werden.

  • Wert-basierte Key Results können Richtung und Freiraum für Angebote und Aufgaben aufzeigen.
  • Milestone-basierte Key Results geben konkrete Aufgaben vor und lassen wenig Freiraum.

„Wir generieren über unsere Social Media Kanäle täglich über 300 neue Follower.“

„Es wird ein neues Produkt zur Erreichung der Zielgruppe entwickelt.“

Initiatives

Initiatives spielen keine Hauptrolle im Rahmen eines OKRs, dennoch sind sie wichtig. Sie stellen nämlich die Frage, wie das Ziel der Key Results bzw. der Unternehmensziele erreicht werden können. Sie sind konkrete Formulierung einzelner Maßnahmen, Aufgabe und Projekte.

Zusammenfassung

OKR sollen ein komplexes und fachübergreifendes Ziel in kleine Teilaufgaben zu zerlegen. Dies gelingt umso besser, desto einfacher die Erfolge überprüft werden können. Eine Überprüfung anhand von Quantitäten hat enorme Vorteile der Einfachheit und erlaubt durch gutes Zeitmanagement weiteren wichtigen Tätigkeiten Aufmerksamkeit zu schenken und das Leitbild zu verfolgen. Eine Definition von Objectives & Key Results ist unabdingbar.

Warum ist es wichtig?

Insbesondere für Führungskräfte ist die Methode wichtig, denn sie hilft einem Unternehmen oder einem Team wesentliche Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet auch die Kooperationsbereitschaft der Mitarbeiter untereinander, da zu jeder Zeit für alle Beteiligten die Objectives bekannt sind.

Transparenz kann enorm effektiv sein und zu hoher Effizienz führen. Das Wissen um herausfordernde Ziele können Mitarbeiter ebenso motivieren.

Woher kommen OKRs?

Die OKR Methode wird schon seit über 50 Jahren in einigen großen Unternehmen angewandt, wie zum Beispiel bei Intel vom Mitbegründer Andy Grove. Im Jahr 1999 führte auch Google den OKR-Ansatz ein, was zum erheblichen Erfolg des Unternehmens beitrug.

Eigentlich ist es keine neue Methode, eher eine Rekombination verschiedener Zielsetzungsmethoden und Managementmethoden. Mit der Verlagerung des Fokus von der Zielerreichung auf die Zieldefinition, strategische Maßnahmen und die Einbindung der Mitarbeiter vereint der Ansatz viele bereits bestehenden Arbeitsweisen.

Welche Voraussetzungen gibt es?

Die Wirkmächtigkeit eines OKRs misst sich an einem klaren Zielbild. Dieses Ziel kann als Mission/Vision bezeichnet werden. Die Mission ist die fortschreitende Aufgabe der Rechtfertigung der Existenz einer Organisation oder eines Produktes.

Anschließend daran ist die Vision eine Art Zukunftsbild. OKR müssen sich daran orientieren, was zu tun ist, um der Vision treu zu bleiben.

Projektakte Informationen

OKR Methode und Formel

Die diversen Arten von Zielen verlangen nach unterschiedlichen Rhythmen für OKR.

  1. Strategischer Rhythmus: Er betrifft ein langfristiges Ziel, welches das gesamte Unternehmen betrifft. Meistes werden die OKR per annum definiert.
  2. Taktischer Rhythmus: Dieser Rhythmus betrifft die OKR für Teams oder Projektgruppen und werden zumeist quartalsweise festgelegt. Ein Check-In kann nach der Hälfte der Frist erfolgen.
  3. Regelmäßige Check-Ins: Sie stellen den Fortschritt sicher und können in gleichmäßigen Abständen und zusätzlich bei Bedarf stattfinden.

I will (Objective) as measured by (Key Result).

Echte Objectives definieren sich über die Messbarkeit, ansonsten wären sie nur ein Wunsch. Diese Formel geht auf John Doerr zurück, welcher bei Intel und Google arbeitete.

OKR Zyklus

Was haben OKR nun mit einem Zyklus zu tun? Ein OKR ist das Bindeglied zwischen den Vorstellungen bzw. Visionen eines Unternehmens und dessen tatsächlichen Handlungen. Diese strategischen Ziele werden jährlich festgesetzt, taktische Zielvorstellungen quartalsweise und anschließend in OKR übersetzt, um ein Key Result mithilfe der Initiatives zu erreichen.

Aufbau

Ein regelmäßiger OKR Zyklus ist also jährlich aufgebaut und in Quartale gegliedert. In den einzelnen Monaten sind verschiedene Anhaltspunkte zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Einzelne Steps des OKR Zyklus‘

Der OKR Zyklus eines Unternehmens hat verschiedene Steps. Die Entwicklung der OKRs für das Folgejahr beginnt im 4. Quartal des Vorjahres. Auch in den einzelnen Quartalen müssen OKR festgelegt werden. Alle Prozesse können iterativ wiederholt werden, was zu einem OKR Zyklus führt.

Planen

Das OKR Planning beginnt einige Zeit vor Jahresende. Um mit der Planung beginnen zu können, ist ein Überblick der relevanten Abläufe unverzichtbar. Nur vor diesem Hintergrund können herausfordernde und realistische Ziele vom Leitbild gefunden werden. Auch die Angaben des Arbeitsaufwands und der Budgets sind zu beachten. Hier kann TimeTrack ein optimales Tool sein, um Wissen darüber zu erlangen.

Wöchentliche OKR

Fortschritte prüfen und Maßnahmen einleiten, das ist der Hintergrund der Weekly Check-Ins und Meetings. Federführende Fragen hierfür sind für fast alle Organisationen:

  • Was wurde geschafft?
  • Wie weit ist das Ziel noch entfernt?
  • Wurden bereits Ergebnisse erreicht?
  • Wie sicher ist es, die Ziele zu erreichen?
  • Was kann beim nächsten Mal verbessert werden?
Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

OKR Review

Die OKR Reviews findet zum Ende des Quartals statt, also wenn einzelne OKR beendet und die Zielvereinbarungen erreicht wurden. Gespräche und Datenauswertungen können einen Überblick für die Workshops verschaffen und Erkenntnisse für das gewünschte System liefern.

Folgende Fragen sind wichtig:

  • Lief das Quartal gut oder schlecht?
  • Wurden Ziele erreicht?
  • Waren die Objectives zu hoch/zu niedrig gesteckt?
  • Welche Ergebnisse resultieren aus der bisherigen Arbeit?
  • Wo kann es Verbesserungen geben?
  • Gibt es Feedback der Kunden?

Trotz gesprengter Budgets oder nicht eingehaltener Deadlines eine positive Fehlerkultur aufzubauen ist nicht leicht. Agile Methoden des Projektmanagements wie das Design Thinking bauen auf einer positiven Fehlerkultur. Es gilt also, aus Fehlern zu lernen, denn Fehler können eine Chance sein.

Teamentwicklung Führungsinstrument zur Mitarbeiterführung

Enorme Wichtigkeit von Retrospektiven

Check-Ins und Reviews sind dazu da, den Fortschritt zu kontrollieren und eventuelle Prozesse zu korrigieren. Strukturiert ablaufende Bewertungen der Handlungen im Betrieb sind unverzichtbar. Herausforderungen müssen angesprochen, praktische Erkenntnisse kommuniziert und Reaktionen herbeigeführt werden. Sie sind das Bindeglied zur praktischen Implementierung des OKRs und die Basis zum Erfolg.

Hier sind die einzelnen Teams und deren Zusammenarbeit gefragt. Strategien können besprochen und Wissen umgesetzt werden. Auf Mitarbeiterebene sind auch ein effizientes Zeitmanagement und ein optimaler Workflow durch das Management zu beachten.

Tipps zum Zeitmanagement

Wie bereits erwähnt, sind ein erfolgreiches Zeitmanagement, gute Mitarbeiterführung und dementsprechend auch optimierte Meetings gewinnbringend für die Strategieumsetzung von OKR.

Es gibt verschiedene Methoden, um Informationen über das Zeitmanagement zu erhalten und es zu unterstützen. Eine von ihnen ist die ABC-Analyse, ein Verfahren zur Analyse, welches komplexen Sachverhalten zu einer vereinfachten Struktur verhelfen soll. Die Analyse soll das Verhältnis zwischen Arbeitsaufwand und Ertrag aufzeigen.

Zeitdiebe am Arbeitsplatz sind ebenfalls zu beachten. Typische Zeitfresser sind zum Beispiel das Smartphone, E-Mails, Multitasking und Perfektionismus. Wie am Arbeitsplatz damit umgegangen werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Beispiel für typische jährliche OKR

Einige Wochen vor dem Jahreswechsel, idealerweise im November, beginnt für die Unternehmensleitung ein Brainstorming bezüglich des OKRs. Es sollten bestenfalls gleich die OKR für das 1. Quartal festgelegt werden.

Kurz vor Beginn des neuen Jahres sollten die OKR im kleinsten Detail ausgearbeitet und an alle Beteiligten der verschiedensten Unternehmensebenen kommuniziert sein.

Zum neuen Jahr entwickeln die einzelnen Abteilungen und Teams aus den OKR Zielen des gesamten Unternehmens ihre eigenen OKR. Um den Jahreswechsel gibt es OKR vom Unternehmen, Abteilungen und den Teams.

OKR, die innerhalb vom Unternehmen umgesetzt werden sollen, werden ca. eine Woche nach Neujahr vereinbart und kommuniziert.

Während der Arbeit an der Erreichung von den Zielen sind im OKR Zyklus die Fortschritte zu beobachten. Dies kann durch Check-Ins in wöchentlichen Zeitabständen geschehen, um Überblick zu behalten.

Ungefähr 3 Wochen vor dem Ende eines Quartals sind die OKR für die folgenden 3 Monate festzulegen. Hier kommen die Unternehmensleitung und das obere Management erneut für ein Brainstorming zusammen, um die OKR Ziele für das gesamte Jahr zu erreichen. Die weiteren OKR müssen ebenfalls an die Mitarbeiter kommuniziert werden.

Etwa 7 Tage vor Quartalsende muss es Reviews der beteiligten Mitarbeiter zur Reflexion von Zielen, Ergebnissen und Verbesserungen geben.

Zum Quartalsende legen die einzelnen Abteilungen die OKR für die folgenden 3 Monate fest, anschließend auch die Teams.

Bei einer Wiederholung dieses Prozess entsteht der gewünschte Zyklus und ein regelmäßiger Rhythmus mit Wirkung der Zielerreichung entsteht.

Sind OKR für alle Unternehmen gleich?

Es gibt keine festen Deadlines und Termine. Ein OKR Zyklus ist ebenso individuell wie das Leitbild einer Organisation. Unternehmen können die OKR ideal auf sich abstimmen und im Prozess anpassen. Strategische Zyklen können sechs Monate andauern, anstatt von zwölf und wöchentliche Check-Ins können auch alle zwei Wochen stattfinden.

Fest steht jedoch, dass bei kürzeren Zyklen die OKR auch detaillierter definiert werden müssen, um den Prozess dahinter effizient gestalten zu können.

Zusammenspiel von agilen Methoden und OKR

Eine klar definierte Strategie und deren regelmäßige Reviews können die Grundlage eines agilen Zielsystems sein. Das OKR Framework kann bei Fokus, Transparenz und Agilität weiterhelfen. Zu den Zielen des OKR Zyklus gehören die kontinuierlichen Retrospektiven, welche mehr Flexibilität erzeugen. Langjährige Planung muss nicht immer starr und einschränkend sein.

Eine Verknüpfung der Systeme von Scrum, Design Thinking und Kanban kann herausfordernd sein, jedoch durch klare Zieldefinitionen im Prozess der Key Results unterstützt werden.

Implementierung von OKR

Der Start eines jeden Projekts bedarf einen gut ausgearbeiteten Prozess. Hier gilt es einige fundamentale Fragen zu beachten. Sie bilden die Basis dafür mittels OKR das gewünschte Leitbild des Unternehmens zielführend zu verfolgen, um das Framework erfolgreich einzuführen.

  1. Warum wird die Methode der OKRs angewandt? OKR können bei der Selbstorganisation oder auch bei angestrebtem Unternehmenswachstum angewendet werden.
  2. Wie soll das individuelle System der OKRs im Unternehmen angewendet werden? Diese Frage betrifft die einzelnen Steps des OKR Zyklus‘, das Management, die Mitarbeiter sowie die strategischen Organisationen.
  3. Wer begleitet den Prozess der Implementierung? Die Verantwortung trägt der sogenannte OKR Coach oder auch ein gesamtes Team.
  4. Wie genau soll der OKR Zyklus gestaltet sein? Hier sind Fragen zur Regelmäßigkeit der Check-Ins und Reviews zu klären.
  5. Gibt es einzelne Schritte zur Implementierung? Die Planung muss auch im kleinsten Detail beendet werden. OKR lassen sich zu Beginn auch in einzelnen Teams starten und auf alles ausweiten.

Tipps für den Start

Projekte lassen sich schnell mit der Formulierung guter Ziele erreichen. Was das im Detail bedeuten, können Sie in diesem Artikel lesen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die SMART-Regel als Ansatz zur Zielsetzung ein optimales Hilfsmittel ist. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar. Die Erfüllung dieser fünf Kriterien sind bereits ein großer Schritt in die richtige Richtung für die Organisation der OKR Methode.

TimeTrack als Tool erleichtert Workflow

Mit TimeTracks Projektverfolgung erreichen Sie einen verbesserten, effizienten Workflow, behalten einen Überblick und können so die Prozesse, Ziele und Angaben zum Budget optimieren.

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Vorteile und Nutzen

Der zunehmende Wandel hin zur digitalen Welt, Transformationen und andere Veränderungen stellen uns als Individuen und ebenfalls Firmen vor große Herausforderungen. Jeder ist davon betroffen.

Einzelnen Mitarbeitern und gesamten Teams wird es ermöglicht, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren. Ressourcen können effizient eingesetzt werden, da alle das gemeinsame Ziel kennen.

Die OKR werden auch nicht von oben vorgegeben, sondern gemeinsam auch in einzelnen Abteilungen ausgearbeitet. Das fördert Engagement und Motivation. Ergebnisse können schnell eingesehen und eventuelle Korrekturen vorgenommen werden.

New Work Ansatz

Der New Work Ansatz beschreibt unausweichliche Prinzipien der Zusammenarbeit, welche Grundlagen für ein Fortbestehen sind. Hierzu zählen Flexibilität und Agilität im Gegensatz zu starrer Planung, Erkenntnisse aus aktuellen Daten, die Ausrichtung auf schnelles Erfüllen von Kundenbedürfnissen und eine effiziente Kommunikation.

Fazit

Ein klar definierter Mix aus bottom-up und top-down Verfahren helfen Ihrer Organisation. Ein individueller Zyklus mit klarem Ablauf und regelmäßigen Workshops erzielen eine enorme Wirkung als Framework für Organisationen. Erkenntnisse, Informationen und einwandfreie Kommunikation von Objectives und Key Results unterstützen das alles. Probieren Sie einfach unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und sehen Sie selbst die zahlreichen Vorteile.

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