Die ultimative Einführung zum Projektstrukturplan

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Bei jedem Projekt, welches angegangen wird, braucht es etwas Planung, da ansonsten Vieles schief läuft. Deswegen kann es vorteilhaft sein, einen Projektstrukturplan zu konzipieren und diesem während des Projektes zu folgen. Dieser Artikel bringt Ihnen den Projektstrukturplan, auch PSP genannt, näher, stellt dessen Vorteile und Risiken vor, und zeigt auf, wie ein solcher Plan aufzustellen ist.

Definition des Projektstrukturplans

Ein Projektstrukturplan ist eine vollständige und hierarchische Aufstellung von allen Aufgaben eines Projekts. So wird jede Teilaufgabe der Reihenfolge nach aufgeschrieben und oft visuell in einem Baumdiagramm dargestellt.

Mit dem Projektstrukturplan wird das Projekt, wie der Name schon sagt, strukturiert. So wird das ganze Projekt in Teilaufgaben, Teilprojekte, und Arbeitspakete unterteilt. Diese Strukturierung hilft bei der Übersicht vor und während der Arbeit, was wiederum dabei hilft Kosten zu sparen oder die Effizienz eines Projekts zu steigern. Ein guter Projektstrukturplan gehört zu den Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Der PSP sagt jedoch nichts über die zeitliche Organisation von Aufgaben aus, er strukturiert diese lediglich.

Vorteile eines Projektstrukturplans

Wenn Sie einen Projektstrukturplan aufstellen, dann können Sie von diesem stark profitieren! So haben Sie, wenn der Plan korrekt aufgebaut ist, alles auf einen Blick. Oft wird ein PSP auf einer Seite im Querformat ausgedruckt und an die Wand gehängt. So haben Sie das gesamte Projekt sofort im Überblick. Außerdem haben Sie sofort die vollständige Darstellung des Projektes, sehen alle Teilaufgaben und Arbeitspakete, und schaffen sich eine ideale Orientierung.

Der Projektstrukturplan verschafft Ihnen eine gute Grundlage zur Kommunikation innerhalb Ihres Teams. So können Sie gleich auf die Teilaufgaben verweisen und diese Teilaufgaben auch an Team-Mitgleider:innen aufteilen. Es kann von Vorteil sein, den PSP gemeinsam im Team aufzustellen. So haben Ihre Mitarbeiter:innen ein Mitspracherecht über den Inhalt und eine Übersicht über das Projekt. Zum Schluss ist noch wichtig zu erwähnen, dass ein guter PSP immer als Basis für zukünftige PSPs dient! So sparen Sie sich in Zukunft oft einen Haufen Arbeit.

Risiken bei der Nutzung eines Projektstrukturplans

Selbstverständlich kommt beim Gebrauch eines PSPs stets ein gewisses Risiko auf. Dieses lässt sich leicht definieren: Die Risiken sind die Gegenteile von den oben genannten Vorteilen. Ein ungenauer Projektstrukturplan, welcher nicht in Kollaboration mit dem Projektteam aufgestellt wurde und keinen fixen Rahmen um das Projekt stellt, wird Ihnen nicht weiterhelfen.

Dazu kommt, dass ein PSP während der Arbeit am Projekt nicht links liegen gelassen werden darf, sondern als übersichtliches Hilfsmittel dienen soll! So können Sie jederzeit auf den Projektstrukturplan verweisen, Verzögerungen überprüfen, Budget ausschöpfen, eine Übersicht über schnelleres Arbeiten erkennen, und Vieles mehr. Um hiervon Gebrauch zu machen empfiehlt es sich, eine Software oder eine App zur Hilfe zu nehmen, um von der Work Breakdown Structure besser zu profitieren.

Wie kann Ihnen TimeTrack dabei helfen?

Um mit dem Projektstrukturplan zum besten Ergebnis zu kommen, kann TimeTrack Ihnen bei der Projekterarbeitung helfen, die Übersicht zu behalten. In TimeTrack haben Sie die Möglichkeit von der Funktion „Projektverfolgung“ zu profitieren. Diese verhält sich wie folgt: Sie definieren zu Beginn des Projektes Ziele; also zum Beispiel wie viel Zeit oder Budget dem Projekt zur Verfügung steht. Danach aktivieren Sie die automatische Projektverfolgung.

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Projektverfolgung mit TimeTrack

Ihre Mitarbeiter:innen tragen die gearbeiteten Stunden in TimeTrack ein und geben selbstverständlich das ausgegebene Budget an. TimeTrack zeigt dann auf, wieviel Budget noch zur Verfügung steht und ob Sie im Verzug sind oder dem PSP voraus. Sie können natürlich auch mehrere Projekte gleichzeitig von TimeTrack verfolgen lassen. TimeTrack lässt Sie die Ergebnisse der einzelnen Arbeitspakete detailliert überprüfen und somit in Zukunft aus Erfolgen oder Fehlern lernen.

 

Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Aufbau des Projektstrukturplans

In den folgenden Paragraphen wird der PSP im mehr Detail aufgezeigt. Ein solcher Plan folgt nämlich immer einem festen Aufbau und muss gewisse Blöcke enthalten, damit er vorteilhaft eingesetzt werden kann.

Struktur des PSPs

Wie bereits erwähnt wird mit einem PSP ein Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben, und Arbeitspakete unterteilt. Letzteres sind also die kleinsten Bausteine des eigentlichen Projekts und werden an Mitarbeiter:innen zugewiesen. So haben Sie stets eine Übersicht der zu erledigenden Aufgaben und sehen auch, wer dafür verantwortlich ist. Wenn Sie mit TimeTrack zusammenarbeiten, dann können Sie jedes einzelne Arbeitspaket praktisch in Echtzeit verfolgen und dynamische Anpassungen vornehmen!

Orientierung des Projektstrukturplans

Bei Projektstrukturplänen wird zu Beginn die Orientierung festgelegt. Diese unterscheidet sich je nach Obergliederung des Projekts. Welche Gliederungsform angewandt wird, ist grundsätzlich dem Projektleiter überlassen. Wurde jedoch in der Vergangenheit mit einer spezifischen Gliederung gearbeitet, so ist es sinnvoll, diese in Zukunft zu übernehmen, um Arbeitszeit einzusparen. In den folgenden Paragraphen werden die Arten der Gliederung vorgestellt.

Objektorientierung

Wird der Projektinhalt nach Objekten eingeteilt, dann stehen die konkreten Elemente und Bausteine im Vordergrund. Nehmen wir einen Gebäudebau als Beispiel-Projekt, so wäre eine Objektorientierung nach den einzelnen Gebäudeteilen aufgebaut, welche erstellt werden müssen. Ein Objekt könnte somit die Schale des Gebäudes sein, die Anfahrt zum Gebäude oder die Garage. Wichtig ist hierbei zu unterscheiden, dass zum Beispiel die Stromzufuhr und die Wasserzufuhr zu unserem neuen Gebäude beides weitere Objekte sind und nicht zur Anfahrt gezählt werden darf.

Funktionsorientierung

Bei der Funktionsorientierung wird das Projekt nach Aktivitäten, bzw. Tätigkeiten, eingeteilt. Diese Orientierung heißt deswegen auch Aktivitätsorientierung. Bei einem Gebäudebau wäre dementsprechend die Erschließung des Grundstücks eine Funktion. Dazu gehört die Stromerschliessung, die Wasserzufuhr, aber auch die Anfahrtsmöglichkeit. So werden im Gegensatz zur Objektorientierung drei vorher getrennte Objekte nun unter einer Funktion zusammengefasst.

Phasenorientierung

Werden Projekte in Phasen gegliedert, so sind die Elemente der Orientierung zeitlich zu verstehen. Damit ist gemeint, dass das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt wird, welche zeitlich aufeinander folgen und sich nicht überschneiden. Beim Bau eines Gebäudes wäre somit die Planung die erste Phase. Darauf folgt der Entwurf des Gebäudes, worauf wiederum der Bau der Gebäudeschale folgt. Eine Phase kann nicht beginnen, bevor eine andere nicht abgeschlossen ist.

Mischform

In der Praxis ist es sicherlich sinnvoll, über eine Mischform der drei vorgestellten Orientierungen nachzudenken. So können Sie das gesamte Projekt nach Objekten gliedern, bei der Aufteilung der Aufgaben aber nach Funktionen aufteilen. Wichtig hierbei ist, dass Sie einheitlich gliedern, also nicht eine Aufgabe nach Objekten einteilen und eine weitere Aufgabe nach Funktionen. Sonst wird es vorkommen, dass Sie gleiche Aufgaben an zwei Orten eingeteilt haben und Ihnen der PSP mehr Arbeit verschafft, als er Ihnen abnimmt!

Des Weitern sollten Sie bevor Sie die Orientierung des Projektes festlegen die Projektart definieren. Diese kann nämlich eine große Rolle bei der Orientierung spielen. Es kann auch sein, dass eine gewisse Projektart eine Orientierungsform gar nicht zulässt, da zu viele Unklarheiten vorhanden sind. Definieren Sie also stets zuerst die Art des Projektes.

Kodierung des PSP

Wenn Sie sich für eine Gliederung entschieden haben, müssen die einzelnen Aufgaben noch kodiert werden. Wie Sie dies tun ist Ihnen überlassen, aber um den besten Überblick über das Projekt zu behalten darf dieser Schritt auf keinen Fall weggelassen werden! Eine mögliche Art der Codierung kann sein, die Objekte des Projekts mit 1000-er Zahlen zu versehen (Objekt 1 – 1000, Objekt 2 – 2000, etc.) Die Aufgaben in den einzelnen Objekten haben dementsprechend 100-er Zahlen (Objekt 1 Aufgabe 1 – 1100, Objekt 1 Aufgabe 2 – 1200, etc.) Arbeiten Sie an mehreren Projekten gleichzeitig, so sollte die Projektnummer auch in diesen Code aufgenommen werden. So kann jederzeit klar und übersichtlich bis auf eine Unteraufgabe in einem gewissen Projekt verwiesen werden und alle Mitarbeiter:innen verstehen sofort, wovon gesprochen wird!

 

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Beispiel für einen Projektstrukturplan

Wie wird ein Projektstrukturplan erstellt?

Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, dann gibt es fünf Schritte, welche zu befolgen sind. Nur so kann garantiert werden, dass nichts vergessen geht und der PSP schlussendlich auch zur Unterstützung dient. Die fünf Schritte sind stets in chronologischer Reihenfolge auszuführen und können nicht ausgetauscht werden.

Schritt 1: Festlegen der Gliederung

Erstens sollten Sie festlegen, wie der Projektstrukturplan gegliedert wird. Setzen Sie Funktionen auf die oberste Ebene oder Objekte. Nachdem dies festgelegt wurde kann es nicht mehr geändert werden und der Gliederung muss rigid gefolgt werden.

Schritt 2: Festlegen des Vorgehens

Zweitens legen Sie fest, wie vorgegangen wird. Damit ist gemeint, ob die Aufgaben im Projekt hierarchisch heruntergegeben werden oder doch von untern nach oben strukturiert wird. Dies hilft um eine Übersicht zu erhalten, wer als Ansprechperson gilt, während der Projektphasen.

Schritt 3: Bekannte Informationen notieren

In der Regel wird bei einem Projektstrukturplan niemals von Null angefangen. Einige Informationen sind oft schon zu Beginn weg klar und sollten auch als solches behandelt werden. Dazu gehören oft die Vorschriften der Firma bei Projektbewältigung, die Beziehungen zu den Stakeholdern, oder die Risikoanalyse.

Schritt 4; Erstellung der Arbeitspakete

Erst jetzt werden die Arbeitspakete erstellt. Diese sind natürlich im Rahmen der festgelegten Gliederung einzuteilen. An dieser Stelle in der Projektplanung ist es von Vorteil gemeinsam mit dem Team zu arbeiten. Die Arbeitspakete können also in Form eines Brainstormings gesammelt werden. Das Ziel sollte sein jeden einzelnen Arbeitsschritt zu notieren.

Schritt 5: Strukturierung der Arbeitspakete

Am letzten Punkt angelangt geht es nun ans Eingemachte: Die Aufgaben sind klar, die Gliederung ist klar, jetzt werden die Arbeitspakete in Teilprojekte und Teilaufgaben eingeteilt und der korrekten Gliederung zugeteilt. Der Projektstrukturplan ist jetzt fertig und die eigentlichen Tätigkeiten können beginnen!

Beispiel eines Projektstrukturplans

Ein Projektstrukturplan wird oft in Form eines Baums dargestellt. Zuoberst steht der Name des Projektes, darunter ist die gewählte Orientierung, welche die Äste des Baums ausmachen. Unter den Ästen folgen die Teilprojekte, dann die Teilaufgaben, danach die Arbeitspakete. Zu Beginn wird im Projektstrukturplan noch mit den eigentlichen Namen gearbeitet. Ist der Plan schon fortgeschritten, dann kann mit der gewählten Kodierung gearbeitet werden.

Checkliste für Ihren Projektstrukturplan

Haben Sie Ihren Projektstrukturplan fertig, sollten Sie noch überprüfen, ob dieser auch fehlerfrei ist. So ersparen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt sehr viel Aufwand. Die folgende Checkliste zeigt auf, was Ihr Projektstrukturplan alles können muss, damit er als „fertig“ eingestuft werden kann.

Wird eine Geschichte erzählt?

Hiermit ist gemeint, ob man dem Projektstrukturplan auch folgen kann, ohne das Lücken entstehen. Am einfachsten ist dies zu sehen, wenn der PSP nach Phasen gegliedert ist. Wenn Lücken auftreten, dann wurde bei der Planung etwas vergessen und Sie müssen zu Schritt zwei oder Schritt vier der obigen Liste zurück.

Sind die Phasen der Reihenfolge nach geordnet?

Wurde der PSP nach Phasen gegliedert, dann müssen diese in chronologischer Reihenfolge notiert sein. Obwohl bei Objektgliederung und Funktionsgliederung die chronologische Reihenfolge nicht direkt ablesbar ist, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass sich die Teilprojekte einander in logischer Abfolge ergeben.

Ist die Gliederungsform klar getrennt?

Dies ist ein zentraler Punkt, welchem unbedingt gefolgt werden muss. Die einzelnen Überpunkte der Gliederung müssen klar voneinander unterschieden werden können. Nur so kann die vollständige Aufteilung der Arbeitspakete erfolgen. Die ist zentral, da nur so zu einem späteren Zeitpunkt ein klarer Überblick des Projekts möglich ist.

Sind die Arbeitspakete klar definiert?

Da es sich hierbei um die unterste Ebene im PSP handelt, müssen die einzelnen Arbeitspakete klar definiert sein, damit die zugeteilten Mitarbeiter:innen diese verstehen. Es lohnt sich also, hierbei etwas mehr Zeit aufzuwenden, damit das Projektteam bestens loslegen kann.

Wichtig ist noch zu erwähnen, dass die Arbeitspakete einfach verständlich sein müssen. Alle sollten sich etwas darunter vorstellen können. Beim gesamten Projektstrukturplan, aber besonders bei den Arbeitspaketen, sollten Sie die Wissenschaft hinter der Projektbeschreibung verstehen und diese anwenden.

Kann klar zwischen Phasen und Arbeitspaketen unterschieden werden?

Der Verweis hierzu ist wiederum zu Schritt zwei, drei und vier des Vorgehens. Arbeitspakete sind auf der untersten Ebene des PSP, somit sollten diese auch nur ihre Arbeitsschritte enthalten und nicht miteinander überschneiden. Halten Sie die Arbeitspakete klein und übersichtlich und verwechseln Sie diese nicht mit den gegliederten Phasen.

Gibt es eine einheitliche Kodierung?

Damit der Projektstrukturplan komplett ist, sollten eine einheitliche Kodierung stattfinden, welche direkt beim Projektnamen beginnt. Dies ist zwar zentral, aber keine Hexerei, denn eine Kodierung nach Zahlen ist leicht aufgestellt und stets sehr logisch.

TimeTrack unterstützt sie in jeglicher Hinsicht

Projektstrukturpläne enthalten oft keine Angaben zur Zeit, welche aufzuwenden ist. Des Weiteren wird auch die Budgetierung meist weggelassen. Diese beiden Punkte werden anders definiert und gehören nicht in solche Projektpläne. Kombinieren Sie jedoch den Projektplan mit TimeTrack, so übernimmt die Software für die Übersicht und die Messung dieser Punkte! So haben Sie jederzeit die Details zu Ihrem Projekt, können bei der Kostenplanung Anpassungen vornehmen und haben auch den zeitlichen Ablauf des Projekts im Auge.

TimeTrack lässt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit direkt ins Projekt einsehen. So können Sie die Ergebnisse mit einem Blick sehen. Sie können sogar in ein einzelnes Arbeitspaket einsehen, erkennen wer daran gearbeitet hat, wie lange, und wieviel Budget aufgewendet wurde. Wenn Sie TimeTrack nutzen, dann haben Sie von Start bis Ende des Projekts die Ressourcen im Blick und steigern fast von alleine die Effizienz des Schaffens!

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Projektplanung mit TimeTrack

Jetzt geht’s ans eigene Planen!

Mit diesem Artikel können Sie sich einen Überblick über die Logik hinter dem Projektstrukturplan verschaffen. Der Artikel erklärt die verschiedenen Formen des Projektmanagement Methode und zeigt mit einem Schritt-für-Schritt Plan auf, wie Sie zum besten Erfolg kommen. Außerdem wird anhand einer Checkliste auch noch aufgezeigt, was ein fertiger Projektstrukturplan alles können muss, um bestens zum Einsatz zu kommen.

 

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