Das IT Projekt – Mit einem Ziel vor Augen zum Erfolg

Das IT Projekt kann das Projektmanagement vor große Herausforderungen stellen und werden häufig schon vor ihrem Beginn zum Scheitern verurteilt. Auch eine Studie belegt, dass Unternehmen oft IT Projekte und die Digitalisierung misslingen. Dieser Beitrag verrät Ihnen, wie Sie das gewünschte Resultat dennoch erreichen und Probleme schon im Ansatz vermeiden.

Was ist ein IT Projekt?

Projekte besitzen alle ihre individuellen Spezifika und können in verschiedene Projektarten unterschieden werden. Gemeinsam haben alle, dass sie größere Unternehmungen sind, die auf einem Vorhaben basieren. Der Überblick über ihre Eigenschaften führt zu mehr Klarheit und Struktur.

• Standardprojekte bzw. Routineprojekte
• Akzeptanzprojekte bzw. sozial-politische Projekte
• Potentialprojekte bzw. Change-Projekte
• Pionierprojekte bzw. Pilotprojekte

Auch IT Projekte können in diese Kategorien eingeordnet werden, wie zum Beispiel standardmäßige, sich wiederholende Kundenaufträge.

Definition IT Projekt

IT Projekte sind strategisch oder organisatorisch und betreffen die IT Infrastruktur der Hardware einer Firma oder Softwares mit zusätzlichen Aus-und Weiterbildungen von Kundinnen und Kunden. Die Digitalisierung und zugehörige Softwares verlangen oft agile Methoden. Die technologische Ausstattung ist mit klassischen Projektmanagement Methoden zu meistern.

Die Anforderungen „höher, schneller, weiter“ eines IT Projekts stehen für immer bessere und stärkere IT Anwendungen. Sie stellen alle Projektbeteiligten vor hohe und komplexe Anforderungen, um IT Systeme optimal zu vernetzen und Abteilungen umzustrukturieren. Diese können zum Beispiel dem Zweck dienen, Anwendungssysteme zu entwickeln, neue Informationssysteme einzuführen sowie Rightsizing oder Outsourcing.

IT Projekte finden in nahezu allen Unternehmen statt, denn sie versprechen häufig eine Wachstum des Unternehmens. Sie werden aber meistens durch große Unternehmen mit eigener Entwicklungsabteilung durchgeführt. Hierzu gehören IT-Beratungsfirmen und Software- bzw. Systemhäuser. Der Fokus liegt hier nicht nur auf der Entwicklung einzelner Tools, sondern auch auf der Implementierung wie bei der Einführung eines neuen Informationssystems durch den/die Arbeitgeber:in. In der Onlinebranche betrifft dies die Kreation und Weiterentwicklung von Websites und internetbasierten Softwaretools mit einem Projektteam für ein Unternehmen.

Ziele von IT Projekten

Zielvorstellungen sollten immer in der Projektbeschreibung festgehalten werden, um Schnelligkeit und Effektivität zu erreichen. Von Nutzen ist dafür die Definition von Durchführung, Aufgaben, Relevanz und Thema mit positiven Formulierungen schon zu Beginn. Diese ausführliche Dokumentation hat auch finanzielle Vorteile. Hierfür können Sie die Projektzeit-Stempeluhr von TimeTrack verwenden und ihre Projektzeiten einfach und schnell erfassen!

 

Wo ist der Unterschied zu „normalen Projekten“?

Softwareprojekte sind virtuell und bedürfen spezieller Arbeitsweise in ihrer Implementierung. Sie haben außerdem besondere Anforderungen durch die dynamische, schnelllebige IT Branche und ihre Vielfalt. Entscheidungsträger:innen müssen schnell und flexibel auf die Forderungen vom Markt und die veränderten Bedingungen eines Projekts reagieren. Es ist also ein zielorientierter Fokus für Entscheidungen notwendig.

Häufig steht eine agile Arbeitsweise, meist Scrum, im Vordergrund und oft werden klassische Methoden vom Projektmanagement nur in Projekten die Hardware betreffen angewandt. Für IT Projekte und ihre Umsetzung gibt es oft keinen planmäßigen Ablauf, sondern eine Intitialphase und kurze und iterative Sprints als Entwicklungszyklen. Tests und Feedback sind die Grundlagen der stetigen Verbesserung der Produkte. Die Arbeit findet vor allem nach internationalen Standards wie Prince2 oder PMI statt.

Die Vision des Projekts ist oft zu Beginn noch sehr unklar und Veränderungen im Laufe des Projekts sind weit verbreitet. Dennoch gibt es „Best Practice“ Projekte, aber der genaue Verlauf wird meist erst in den Interationen klar definiert.

Der Einsatz von Tools wie TimeTrack kann dem/der Arbeitgeber:in in der Projektverfolgung Überblick verschaffen. Dies erfolgt mittels top-down Auswertungen und Soll-Ist-Vergleichen von Zeit und Budget des gesamten Projekts sowie einzelner Tätigkeiten. So ist es leicht ersichtlich, wann der Projektplan überschritten wird. Dies signalisiert, wenn etwas nicht nach Plan verläuft und welche Mitarbeiter:innen beteiligt sind.

Projektverfolgung – TimeTrack

Die diversen Anforderungen des IT-Projektmanagements

Projektleiter:innen müssen innerhalb der Richtlinien die Zielvorstellungen zeitnah und binnen des geplanten Budgets zur gewünschten Qualität umzusetzen. Im Bereich der IT Projekte liegt die Kunst zusätzlich in der interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche und auch diverse spezifische Kenntnisse sind gefragt.

Es sind also Hard Skills und Soft Skills gefragt. Das IT-Projektmanagement fordert:

• Fachkenntnisse in der IT
• Erfahrungen als Projektleiter (besonders im komplexen Bereich)
• Wissen von agilem und klassischem Projektmanagement
• Expertise im Veränderungsmanagement und bei Turnarounds von Projekten in Krisen
• Lösungsorientierte und schnelle Entscheidung
• Empathie und perspektivenübergreifende Ansichten
• Kommunikationsstärke
• Belastbarkeit

Zeit, Budget und Qualität müssen synchronisiert werden und den Erwartungen der Kundinnen und Kunden oder Stakeholder:innen entsprechen. Beziehen Sie Feedback mit ein und erhalten Sie die Kommunikation aufrecht!

Durchführung von einem IT Projekt

IT Projekte sind nichts für nebenher. Eher sollte eine ständige Umsetzung unter den drei Faktoren Zeit, Kosten und Qualität stattfinden. Das Thema Ihres Projekts benötigt dauerhafte Aufmerksamkeit auf Planung, Beratung und Durchführung, denn ein Scheitern kann sehr schnell eintreten. Wirken Sie der Krise mit einer nahtlosen Zusammenarbeit und reibungslosen Abläufen durch ein ständiges Projektmanagement in den Projektphasen entgegen.

Phasen der Durchführung

Die Entwicklung, Implementierung, Archivierung und viele Zwischenschritte sind Phasen des IT Managements.

1. Initiierungsphase: Eine Strategie zum Projektmanagement muss nach den Charakteristika des Projektthemas ausgewählt werden. Bei den Projekten sind Prioritäten zu setzen und die Ressourcen danach zu verteilen.
2. Planungsphase: Die Projektplanung muss entwickelt werden. Fördern Sie Zusammenarbeit und Kommunikation, auch mit der Definition von Anforderungen und Ziele! Klare Aufgaben und Informationen helfen ebenfalls.
3. Controlling-Phase: Nach dem Kick off Meeting beginnt die eigentliche Durchführung; die einzelnen Projekte sind zu steuern und der Soll-Ist-Zustand aus dem Projektplan zu überwachen. Das Controlling betrifft Qualität, Zeit, Budget und Ressourcen in jedem Schritt der Iterationen bis hin zur Realisierung, Verifikation und Stabilisierung bis hin zum Projektabschluss.
4. Installation und Wartung: Implementierung und Überwachung des Betriebs vom Produkt z. B. einer Software.

IT Projekt Rollenverteilung

• IT Projektleiter:innen bzw. Scrum Master – müssen sich mit der Art und Weise agiler, sich wandelnder und schnelllebiger Projekte auskennen
• Auftraggeber:innen – legen Ziele fest und erteilen den Auftrag, sind die Kunden / Kundinnen bis zum Abschluss
• Teammitglieder:innen – haben Verantwortung für Aufgaben und sind maßgeblich an Durchführung beteiligt
• Lenkungsausschuss – Gremium zur Unterstützung und Steuerung

IT-Projektmanager:innen

IT-Projektmanager:innen arbeiten an der Schnittstelle zwischen Entwicklern und Entwicklerinnen einer Anwendung und den späteren Usern. Dies geschieht entweder intern oder extern bei Auftragsgeber:innen. IT Projektmanager:in haben viele Aufgaben. Sie sind eine Kombination aus:

1. System Operator
2. Head of Development
3. Chefdesigner
4. Qualitätsmanager

Zudem verfügen IT-Projektmanager bestenfalls viele Fachkenntnisse und Erfahrungen. Sie müssen:

• Wissen der Programmiersprachen besitzen
• Mit Datenbanksystemen umgehen können
• Wissen über Verfahren, Methoden, Werkzeuge und Techniken bei sich ständig ändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen haben
• Alle Stakeholder im Blick behalten
• Schulung von sich selbst und seinen Mitarbeitern in schnelllebiger und dynamischer Branche ausführen

IT Projektmanager:innen sind ist also Ansprechpartner:innen für Programmierer:innen, Produktdesigner:innen sowie Auftragsgeber:innen bei Meetings und Veranstaltungen. Sie organisieren und steuern informationstechnische Projekte innerhalb des Zeitplans und Budgets, um ein optimales Ergebnis von Input und Output zu erreichen. Hierzu zählt die Koordination von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, Abteilungen und Externen sowie das Erstellen eines Konzepts, das dann von Experten und Expertinnen mit jeweiligen Fachkenntnissen des Projekts bearbeitet wird.

Risiken von IT Projekten

Bei den IT Projekten unterliegt alles einer großen Gefahr von Fehlentscheidungen. Ein Budget kann falsch kalkuliert und ein Arbeitsaufwand unterschätzt sein. Partner:innen vertrauen einem viel Verantwortung an, besonders bei großen Projekten und Fehler in der Umsetzung können enorme finanzielle Konsequenzen haben.

Die Gründe können vielfältig sein:

• Hoher Druck
• Fehlende Unternehmensstrategie (Strategic Alignment)
• Mangelnde Anbindung an übergeordnete Vorstellungen
• Geteilte Verantwortung und komplexe Stakeholder Situationen
• Fehlender Überblick über Veränderungen in der Organisation des Unternehmens nach Ende vom IT Projekt

Projektkrise und ihre Phasen

Im Fall der Krise sind Struktur und Kompetenz des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin zwingend notwendig, um ein letztendliches Scheitern zu verhindern. Je weiter fortgeschritten die Phasen sind, umso schwieriger wird das, da es weniger Handlungsmöglichkeiten gibt. Bevor das geschieht, durchläuft ein Projekt erfahrungsgemäß folgende Phasen:

1. Leitungskrise: Motivation und Vertrauen in Projekt geht durch Konflikte des Führungspersonals und falsche oder fehlende Entscheidungen verloren
2. Strategiekrise: Projektziele und dessen Vision sind nicht oder nur unklar im Projektplan definiert
3. Meilensteinkrise: Termine, Budget, Qualität und Kommunikation werden nicht durch falsche Strategieplanung eingehalten
4. Ergebniskrise: Zielvorstellungen des Projekts werden verfehlt und das IT Projekt droht zu scheitern

Der Krise entgegenwirken

Wenn Sie frühzeitig erkennen, dass Ihr Projekt in eine Krise gerät, können Sie Maßnahmen treffen, um es zielführend fertigzustellen.

1. Identifikation von Gefahren: Uneinigkeit über Projektziele bei Nutzer:innen und Entwickler:innen, Budget und Termine, Rollenverteilung, Qualität des Produkts und fehlende Mitarbeitermotivation
2. Abwägen, ob es sich inhaltlich oder finanziell noch lohnt: Leitungsebene kann bessere Entscheidung treffen, wenn Projektleiter:in verschiedene Szenarien darstellt
3. Alle Beteiligten aufklären: Umstand und mögliche Änderungen für den Ausweg klar und offen kommunizieren
4. Problemursachen und Maßnahmen schnell finden: detaillierte Ursachen bestimmen und genaue Handlungsalternativen festlegen
5. Fortführungsstrategie entwickeln: Ressourcen oder Ziel anpassen, Input- oder Output-Optimierung
6. Kommunikation sicherstellen: Mit allen Stakeholdern des Projektes die kommenden Schritte und das Ziel systematisch und realistisch kommunizieren
7. Stabilen Projektverlauf konstituieren: Neuplanung und Steuerung des Projekts mit Dokumentation und Monitoring der Maßnahmen
8. Projekt wieder an die Beteiligten übergeben: Ziele erreichen und Produkt an die User:innen übergeben

Kommunikation im Team

Kommunikation ist nicht nur eine der Schlüsselkompetenzen vom Projektleiter bzw. von der Projektleiterin, sondern für effiziente und auch motivierende Teamarbeit essenziell. Warum Kommunikation im Team wichtig ist und welche Kommunikationsmethoden es auch für Remote-Work gibt, können Sie in diesen 8 Tipps um die Kommunikation im Team zu verbessern, lesen.

IT Projekte Dokumentation: Der Weg um Krisen zu bewältigen

Zu den Aufgaben von Projektleiter:innen zählen das Planen, Berechnen, Messen, Koordinieren, Kontrollieren, Kommunizieren und die Entwicklung innovativer Ideen. Vertrauen Sie auf Ihre Erfahrungen und führen Sie ein strategisches IT Management ein! Wirken Sie der Krise von Beginn an mit fortdauernder Transparenz, Berichterstattung und Steuerung entgegen! Auch eine Auswahl und Priorisierung der Projekte ist wichtig, um Ziele nicht aus dem Auge zu verlieren und schnellen Veränderungen sowie dem Kostendruck standzuhalten.

Softwares zur Unterstützung von IT Projekten

Das IT Projektmanagement zieht viele Vorteile aus unterstützenden Softwaretools. Digitale Projektakten, Berichte und Analysen und Benutzer Reports über die häufigsten Tätigkeiten sind nur der Anfang. Eine Projektstempeluhr optimiert die Zeiterfassung, ein digitales Dokumentenmanagement lässt sie nie die Übersicht verlieren. Arbeitsprozesse und Projekte werden so transparent und auch einzelne Tätigkeiten nachvollziehbar. TimeTrack bietet die Möglichkeit der Signalisierung bei Überschreitung der Ressourcen, indem Sie Ausgaben inklusive Reisespesen und Materialkosten erfassen können.

Projektzeitstempeluhr – TimeTrack

TimeTrack ist die ideale Lösung für die Projektdokumentation, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektcontrolling für Projektleiter, um Ihr Projekt zum Erfolg führen.

Fazit

Bleiben Sie ruhig und vertrauen auf die Kompetenz Ihrer Führungskraft und Ihres Projektteams. Lassen Sie sich nicht von einer Studie beirren und führen Sie mit dem Einsatz von TimeTrack Ihr Unternehmen zum Erfolg.