Der Guide zur ultimativen Projektvorstellung

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Die Entwicklung neuer Projekte und der dazugehörige Pitch gehören bei vielen zu den festen Aufgaben in ihrem Arbeitsalltag. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Ihnen die perfekte Projektvorstellung gelingt und welche Tipps Sie beachten sollten, um auf der Suche nach Unterstützern für Ihr Projekt erfolgreich zu sein.

Was ist eine Projektvorstellung?

Unter Projektvorstellungen versteht man im Allgemeinen das Präsentieren der Idee durch den/die Projektverantwortliche:n mithilfe digitaler Medien und Folien. Zentral geht es darum, die Vision der zukünftigen Projekte attraktiv darzustellen und mit der Präsentation andere Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte sowie Kundinnen und Kunden zu überzeugen. Die beschriebene Idee und das Thema sollen bestmöglich verkauft werden, hierfür ist eine gute Vorbereitung vom Meeting vorteilhaft.

Projektbeschreibung

Der erste Schritt der Vorbereitung ist die detaillierte Beschreibung des Projekts, um jedem Zuhörenden den Inhalt verständlich machen zu können. Die Projektbeschreibung dient der Entwicklung strukturierter und übersichtlicher Aufgaben und Ziele. Ein übersichtlicher Aufbau von Ihrem Projekt entsteht unter der Analyse von Chancen und Risiken, der Evaluation von Zielen und dem Budget. Hier finden Sie eine Checkliste für die Vorbereitungen von ihrem Projekt:

  • Projektname
  • Beginn
  • Geplantes Ende
  • Projektleitung und Ansprechpartner:in
  • Ziel des Projekts
  • Geplanter Projektverlauf
  • Budget und benötigte Materialien/Ressourcen
  • Chancen, Risiken und eventuelle Risikomaßnahmen

TimeTrack als Web-basiertes Tool kann Ihnen eine große Hilfe sein. Mit der elektronischen Zeiterfassung per App, der Projektauswertung für bessere Planung und mit hilfreichen Soll-Ist-Vergleichen wird in Ihrer Projektplanung schnell ersichtlich, ob der ursprüngliche Plan dem echten Aufwand entspricht. Zusätzlich wird der Projektgewinn ausgerechnet für eine effiziente Budgetüberwachung, die sehr schnell und einfach ist.

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Tipps zur Projektpräsentation

Im Nachfolgenden finden Sie einige Tipps die Ihnen bei der Ausführung Ihres Jobs der Präsentierung von einem Projekt helfen.

Auf die Vorbereitung kommt es an

Bereiten Sie die Inhalte und die Durchführung der Präsentation detailliert vor, denn eine gute Organisation steht in Verbindung zu Ihrer Überzeugungskraft. Sie können dann auch entspannt auf alle Nachfragen reagieren, ohne dass man in der Präsentation den roten Faden verliert. Üben Sie die Vorstellung und repräsentieren Sie Souveränität und Kompetenz.

Anpassung an das Publikum

Ob mit den Grundlagen zu beginnen ist oder ob Vorkenntnisse vorhanden sind, hängt von dem Publikum ihrer Präsentation ab. Passen Sie ebenfalls Ihre Sprache sowie die Verwendung von Fremdwörtern und Fachbegriffen an. Damit gewährleisten Sie Ihrem Publikum ein bestmögliches Verständnis und verschaffen sich einen Vorteil.

Die „richtige“ Präsentation

Grundlegend gilt es, jenes Präsentationsmedium zu wählen, mit dem man sich am meisten Wohl fühlt und welches die technische Ausstattung unterstützt. Wer entspannt präsentiert, ist überzeugend.

Das gewisse Etwas

Stellen Sie ebenfalls ihre eigene Überzeugung vom Projekt dar und zeigen Sie, dass das Vorhaben auch Ihre eigenen Erwartungen und Wünsche erfüllt. Nutzen Sie gerne Erzählungen und Emotionen und überzeugen Sie ihr Gegenüber mit Authentizität und Persönlichkeit. Achten Sie dennoch darauf, eher minimalistisch und ohne Ablenkungen zu präsentieren, damit das Publikum der Idee folgen kann.

Nur das Wesentliche

Seien Sie konkret und vermeiden Sie überflüssige Erklärungen. Es gilt, auf den Punkt zu kommen – lediglich mit dem Notwendigem und relevanten Details. Lassen Sie irreführenden Informationen beiseite, die das Konzentrationsvermögen erschöpfen. Nutzen Sie auch gerne Beispiele, um zu zeigen, was man unbedingt wissen muss und überlegen Sie sich genau, welche Botschaft rübergebracht werden soll.

Kurz und bündig

Präsentieren Sie nicht mehr als 10 Minuten, trotz Ihrer Begeisterung für das Thema. Ein Türöffner in den ersten 2 Minuten ist fast zwingend notwendig, weil das Publikum Ihnen zu dieser Zeit die größte Aufmerksamkeit schenkt.

Wenn Sie diese Tipps verinnerlichen, verfügen Sie schon über die wichtigsten Grundlagen.

Die Projektvorstellung und ihre Gliederung

Wie die Präsentierung von einem Projekt gegliedert werden soll, können Sie in den nachfolgenden Tipps zur Durchführung erfahren.

1. Finden Sie eine gute Begründung für Projekt

Es ist von Vorteil bei der Vorstellung Ihrer Lösungen von Problemen nicht beim Beginn der kleinsten Details anzufangen, sondern direkt anzusprechen, warum und wofür das Projekt sinnvoll ist. Das Publikum soll nicht auf die Suche nach dem Grund von Projekten gehen. Es ist an Ihnen, Ihren Kollegen die Antwort auf diese Frage am besten direkt am Beginn zu liefern.

2. Beschreiben Sie die primäre Zielgruppe deutlich

Wenn sie im Inhalt die primäre Zielgruppe beschreiben, werden Sie möglichst konkret. Im Fall eines Fachbuchs ist es für ihre Präsentation vorteilhaft, nicht nur vom Fachbereich zu sprechen, sondern von Personen mit der exakten Ausrichtung ihrer Sparte oder von Personen mit einem gewissen Kenntnisstand.

3. Setzen Sie ein Statement

Wie eben schon angemerkt, schenkt das Publikum zu Beginn der Präsentation dem Inhalt am meisten Aufmerksamkeit. Wecken Sie genau hier das Interesse für ihr Projekt mit einem Statement. Gerne können sie auch persönlich werden oder Anekdoten erzählen.

4. Kommen Sie auf den Punkt

Bleiben Sie dennoch eher bei Daten und Fakten und lassen Sie die Finger von reißerischen Sprüchen. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche in ihrer Präsentation und nutzen Sie keine Werbeslogans. Zeigen Sie dem Publikum anstatt dessen, dass Sie auch in dessen Kompetenz beim Verständnis vom Thema und der Auswahl eines Projekts vertrauen.

5. Stellen Sie die Einzigartigkeit dar

Warum soll genau ihr Projekt umgesetzt werden? Bieten sie dem Publikum eine seriöse Analyse dieser Frage, um dem Meeting unangenehme Rückfragen zu ersparen. Der Nutzen für die Zielgruppe und die Einzigartigkeit ihres Vorhabens gehören zentral in die Präsentation.

6. Präsentieren Sie Resultate

Steigern Sie nicht nur die Erwartungen von Ihrem Publikum, sondern bringen Sie auch Ihre Ergebnisse in der Präsentation auf den Punkt.

7. Lernen Sie aus Ihren Fehlern

Ein Fehlermanagement steht nicht für Schwäche, sondern für Stärke. Beeindrucken Sie das Publikum und überzeugen Sie es mit dem Mut, zu Ihren Fehlern zu stehen und aus diesen eine innovative Fehlerkultur in jedem Projekt zu integrieren.

8. Bereiten Sie Unterlagen vor

Lassen Sie sich nicht von der Kürze einer Präsentation Ihres Projekts beirren. Obwohl das Präsentieren kurz und bündig sein soll, besteht bei dem Interesse des Publikums der Bedarf nach weiteren Informationen. Halten Sie Broschüren und Berichte bereit, um der Projektpräsentation einen außerordentlichen Abschluss zu verpassen.

Ein Projektleiter muss in der Startphase eines Vorhabens den Projektplan entwickeln mit einem allgemeinen Ablauf und Budget, dem Vorschlag für ein Team, der Risikobewertung und einzelnen Teilschritten. Um darüber einen Überblick zu haben und für die Präsentation weiterführende Unterlagen zu erstellen, können digitale Tools wie TimeTrack von Vorteil sein.

 

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Projektvorstellung – ein Beispiel

Die Präsentierung vom Projekt kann der erfolgreiche Start für Ihr Vorhaben sein. Hier finden Sie ein Beispiel, wie man es richtig macht, zum Beispiel bei der Präsentation einer Buchidee beim Verlag.

  • Titel und Untertitel als Arbeitstitel
  • Zielgruppe und Fachgebiet bestimmen
  • Kontext und Entstehungszusammenhang erläutern
  • Inhaltsangaben für das Manuskript erarbeiten
  • Konkurrenzsituation darstellen
  • Technisches und Ausstattung
  • Zeitplanung und Umfang festlegen
  • Besonderheiten des Projektes
  • Marketing und Vertrieb

Hilfe durch digitale Tools wie TimeTrack

Für die Zuhörenden und Investierenden sind Daten und Fakten enorm wichtig. TimeTrack kann diese liefern und weiterführende Unterlagen aus Berichten erstellen. Auch eine Projektzeitauswertung und die Überwachung von Budgets ist möglich. Mit TimeTrack können Sie Ihre Projektziele, darunter das Projektbudget und die Projektdauer mit nur wenigen Klicks definieren.

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Mit all dem können Sie Zeitpläne und Strukturpläne, verfügbaren Ressourcen und Kosten zu beachten, um die Kommunikation und die Dokumentation zu perfektionieren. Steigern Sie Ihre Produktivität sowie die Ihres Teams und setzen Sie ihre anderen Assets effektiv ein. Versuchen Sie unsere unverbindliche 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst.

Zusammenfassung

Die Beiträge einer Projektpräsentation können für Ihre Arbeit wegführend sein. Halten Sie die Tipps und Tricks dieses Artikels ein und verschaffen Sie sich damit einen großen Vorteil, um sich mit Ihrem Projekt von der Konkurrenz abzuheben.

 

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