Effizientes Zeitmanagement mit dem Pomodoro Prinzip

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Sie kennen das Gefühl bestimmt: Abends nach der Arbeit kommen Sie nach Hause und sind total erschöpft und trotzdem meinen Sie, nicht richtig vorangekommen zu sein. Da sind Sie nicht alleine! Vielen geht das genau so. Es werden nämlich entweder zu viele Pausen genommen oder zu wenige. Und gleichzeitig stürzen Sie sich in die Arbeit und kommen trotzdem nicht vom Fleck. Keine Sorge, den in diesem Artikel finden Sie eine Lösung, die sich auszuprobieren lohnt: Das Pomodoro Prinzip! Bei dieser handelt es sich um eine Zeitmanagement Methode, von der bewiesen ist, dass besser gearbeitet wird. Sie teilen sich die Aufgaben nämlich in Intervalle ein und bewältigen diese mit geplanten Pausenzeiten dazwischen. So sind Sie weder zu erschöpft, noch haben Sie das Gefühl stehenzubleiben. Lesen Sie sich den Artikel durch und probieren Sie die Methode aus!

Was ist das Pomodoro Prinzip?

Wie funktioniert die Pomodoro Technik denn genau? Das Prinzip dieser Methode ist ganz leicht: Der Tag wird in Phasen hoch-konzentrierter Arbeit und bewusst-entspannten Pausen aufgeteilt. Während der Arbeitsphasen widmen Sie sich nur einer einzigen Aufgabe. So lassen Sie sich weniger ablenken und sind auch weniger durcheinander. Was erfolgt ist produktiveres Schaffen in der selben Zeit.

Erfunden wurde diese Methode von Francesco Cirillo, einem Italiener, der während dem Studium oft der Prokrastination verfiel. Damit Cirillo weniger trödelte und auch Mal vorankam, heckte er einen Plan aus. Er würde 25 Minuten konzentriert arbeiten und danach, egal wie weit er mit der Arbeit gekommen ist, eine 5 Minuten Pause einlegen. Um die verstrichene Zeit zu messen benutze er eine Küchenuhr, welche in Form einer Tomate war. Daher stammt auch der Name: Pomodoro bedeutet auf Italienisch Tomate!

Die Technik Schritt für Schritt

Nun geht es ans Eingemachte; die Pomodoro Technik in mehr Detail. Weiter unten im Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt Liste, mit der Sie dem Pomodoro Prinzip planen können. Zuerst jedoch eine generelle Einführung. Sie arbeiten in einem Pomodoro, so werden die halbstündigen Arbeitsabschnitte genannt, an einer einzigen Aufgabe. Diese Aufgabe wählen Sie zu beginn des Pomodoro’s aus und vertiefen sich in sie. Wenn der Wecker klingelt, dann machen Sie 5 Minuten Pause. Danach beginnen Sie wieder von vorne, also vertiefen Sie sich erneut in der Arbeit. Nach vier Zyklen machen Sie eine längere Pause von 30 Minuten. Die folgende Liste zeigt dies nochmal auf:

  1. Sich für eine Aufgabe entscheiden
  2. Den Wecker auf 25 Minuten einstellen
  3. Bis der Wecker klingelt hoch-konzentriert arbeiten
  4. 5 Minuten Pause einlegen
  5. Schritte 2, 3, und 4 wiederholen
  6. Nach 4 Durchläufen eine halbe Stunde Pause einlegen.

Ein Pomodoro dauert also 2 Stunden und 25 Minuten. Arbeiten Sie 8 Stunden am Tag, dann können Sie circa 3 Pomodoro’s absolvieren und haben auch noch Zeit für andere, kleinere Aufgaben zu Beginn und am Ende des Arbeitstages. Da Sie regelmäßig Pausen einlegen, sind Sie geistig immer frisch und bei der Sache. Es ist schließlich bewiesen, dass regelmäßiges Pausieren hilft, wenn Sie erfolgreicher Arbeiten wollen!

Klare Vorteile mit TimeTrack

Bevor die Technik noch genauer unter die Lupe genommen wird, ein Einschub vorneweg: Es kann sinnvoll sein, mit gewissen Tools zu arbeiten, um die Pomodoro Methode noch effizienter einzusetzen. So können Sie, wenn Sie mit TimeTrack arbeiten, die verschiedenen Aufgaben direkt in der App eintragen. Außerdem können Sie den Aufgaben auch Mitarbeiter:innen zuteilen. So ist für alle klar, woran gearbeitet wird, und aus diesen Aufgaben kann dann ein Pomodoro ausgewählt werden.

Terminplanung-Pomodoro-Prinzip

TimeTracks Terminplaner

Des Weiteren haben Sie mit TimeTrack die Möglichkeit, Terminplanungen in der App zu hinterlegen, welche wiederum für alle Mitarbieter:innen zur Einsicht frei sind. So ist allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Projektes verständlich, welche Aufgaben Priorität haben und wann die Termine zur Fertigstellung sind. Unter dem Strich erreichen Sie so eine noch höhere Produktivität und machen es auch Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen einfacher, die Pomodoro Technik bewusst anzuwenden.

 

Zeitmanagement einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

In 25-Minuten-Schritten zum Ziel

Jetzt ist Ihnen klar, wie die Pomodoro Technik ungefähr funktioniert und wie Sie sich behilflich sein können. Als Nächstes folgt eine Anleitung, welche in vier Schritten erklärt, wie das Pomodoro Prinzip aufzubauen ist, damit diese auch erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Aufgaben auflisten

Der erste Schritt wird sein, dass Sie eine Aufgabenliste erstellen, also alle zu erledigenden Aufgaben aufgeschrieben werden. Selbstverständlich müssen die Aufgaben priorisiert werden, also welche als erstes zu erledigen ist und bei welcher noch Zeit besteht. Eine Möglichkeit wie dies erfolgreich getan wird, ist dass Sie die ABC Analyse zur Hilfe nehmen. Selbstverständlich können Sie die Priorisierung auch nach eigenen Ideen gestalten, wichtig ist nur, dass klar ist, in welcher ungefähren Reihenfolge die Aufgaben zu bewältigen sind.

Den Zeitaufwand einschätzen

Der nächste Schritt ist, dass Sie einschätzen, was für ein Zeitaufwand pro Aufgabe auf Sie zukommt. Es ist ganz klar, dass Sie sich zu Beginn etwas verschätzen werden, das ist völlig normal. Je mehr Sie jedoch mit dem Pomodoro Prinzip arbeiten, desto besser werden Sie in Ihren Schätzungen.

Wichtig bei solchen Schätzungen ist, dass Sie die verschiedenen Aufgaben in 25 Minuten Intervalle aufbrechen. Ist eine Aufgabe länger, dann teilen Sie diese in mehrere Pomodoros auf. So halten Sie am Grundprinzip fest und können doch größere Arbeiten mit der Methode erledigen.

Das Zeitbudget ausrechnen

Haben Sie die Aufgaben aufgelistet, priorisiert, und die nötige Zeit pro Aufgabe aufgeschrieben, rechnen Sie das Zeit-Budget aus, das zur Verfügung steht. Dies geschieht am besten zu Tagesbeginn. Überlegen Sie sich, für wie viele Aufgaben Sie Zeit haben werden, wenn Sie diese in 25 Minuten Einheiten + 5 Minuten Einheiten aufbrechen. Noch erfolgreicher werden Sie, wenn Sie jedes Pomodoro in Ihren Kalender eintragen.

Auch hierbei kann Ihnen TimeTrack unter die Arme greifen. Tragen Sie jedes Pomodoro in Ihren Kalender ein und teilen Sie diesen gleich noch das jeweilige Projekt zu. Dann können Sie ganz leicht die verschiedenen Projekte verfolgen und diese bis auf ein einzelnes Pomodoro analysieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, noch bedeutend mehr Information pro Pomodoro zu hinterlegen, wie finanzielles Budget, Spesenausgaben, oder Material.

Die Aufgaben planen

Der letzte Schritt ist die Konsequenz der vorherigen drei: Die Planung ist abgeschlossen und die Arbeit kann beginnen! Teilen Sie jedem Pomodoro in Ihrem Kalender eine Aufgabe zu. Je mehr Sie mit der Technik arbeiten, desto gewiefter werden Sie, und desto schneller und genauer haben Sie die administrativen Schritte bewältigt. Genau so funktioniert die Pomodoro Technik!

Komplikationen der Pomodoro Lerntechnik

Wie bei jeder Arbeitsmethode können auch bei der Pomodoro Technik Probleme auftreten. Es ist wichtig, dass Sie im Bilde sind, was diese Komplikationen sind und wie Sie am besten mit diesen umgehen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind am Arbeitsplatz und beginnen mit einem Pomodoro. Nach 5 Minuten klingelt das Telefon, Sie müssen ran. Danach kommt Ihr Mitarbeiter:in und fragt etwas Wichtiges. Sie beantworten die Frage. Aus den 25 Minuten, die Sie sich vorgenommen haben, sind schnell eine Viertelstunde oder weniger geworden! Seien Sie nicht beunruhigt, es ist völlig normal, dass Sie zu Beginn der Technik Mühe haben, diese perfekt anzuwenden. Je mehr Sie jedoch damit arbeiten, desto schneller konzentrieren Sie sich nach einer Ablenkung wieder und desto erfolgreicher wird das Arbeiten.

Mit Ablenkungen rechnen

Wie bereits erwähnt gibt es tausende und abertausende Ablenkungen im Büro. Wichtig ist, dass Sie sich dessen bewusst sind, und wissen, wie damit umzugehen ist. Bei Ablenkungen wird zwischen zwei Gruppen unterschieden: interne und externe Ablenkungen.

Interne Ablenkungen sind solche, die von Ihnen aus kommen. Ein Geistesblitz zu einem anderen Projekt ist etwas internes, das jederzeit auftreten kann. Um zu umgehen, dass Sie völlig aus Ihrem Pomodoro rausfallen, lohnt es sich, einen solchen Geistesblitz zu notieren. Schauen Sie sich diesen nach Abschluss von einem Pomodoro an oder sogar erst, wenn Sie eine Aufgabe vollständig beendet haben.

Externe Ablenkungen sind jene, die von außen kommen, also, zum Beispiel, von Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Damit Sie nicht aus Ihrem Pomodoro-Flow herausfallen, lassen Sie die störende Person wissen, dass Sie beschäftig sind und planen Sie rasch einen Zeitpunkt, an dem Sie verfügbar sind. Im Normalfall kann jede Frage und Ablenkung Ihrer Kolleginnen und Kollegen bis zum nächsten Pomodoro warten, also nur 30 Minuten. Um so wenige externe Ablenkungen wie möglich zu umgehen, kann die folgende Liste helfen.

  • Gehen Sie sich in einem geschlossenen Büro und markieren Sie an der Tür deutlich, dass Sie beschäftigt sind.
  • Setzen Sie einen Telefon-Anrufbeantworter ein. Erhalten Sie viele E-Mails, dann können Sie für diese auch eine automatische Antwort einführen.
  • Generell ist es sinnvoll, die Desktop-Benachrichtigungen für E-Mails während einem Pomodoro auszuschalten.
  • Lassen Sie das Team wissen, dass Sie für 25 Minuten nicht zur Verfügung stehen.

Pausen bewusst nehmen

Damit die Pomodoro Technik auch erfolgreich funktioniert, müssen Sie nach 25 Minuten arbeiten eine Pause einlegen. Anfangs, wenn Sie neu sind und die Pomodoro Methode zum ersten Mal brauchen, kann es komisch sein, so viele Pausen zu nehmen. Einige werden denken, dass sie gerade erst angefangen haben zu arbeiten und so richtig im Flow sind. Nichtsdestotrotz sollten Sie der Versuchung widerstehen, eine Pause durchzuarbeiten.

Es ist von Vorteil, sich bewusst zu sein, dass regelmäßige Pausen wichtig sind, um das Gehirn frisch zu halten. Wenn der Pomodoro Timer klingelt, dann beenden Sie den Gedanken. Notieren Sie sich danach in wenigen Stichworten, wo Sie gerade stehen und was als Nächstes ansteht. Danach verlassen Sie am besten den Schreibtisch. Merken Sie, dass Sie in die Pause überzogen haben, dann holen Sie diese Minuten strikt nach! Sie werden sehen, dass das Ergebnis schon nach kurzer Zeit fühlbar und sichtbar ist.

Vorteile der Pomodoro Technik

Die Pomodoro Technik hat viele Vorteile gegenüber einer anderen Zeitmanagement Methode. So ist sie leicht einzusetzen, Sie brauchen nämlich nicht mehr als eine Eieruhr. Außerdem ist die Methode erholsam, denn durch die regelmäßigen Pausen sind Sie geistig wacher und besser bei der Sache. Setzen Sie die Pomodoro Technik ein, dann arbeiten Sie konzentrierter und, da Sie sich nur auf etwas konzentrieren, auch effizienter. Sie werden merken, dass Sie das Gefühl haben, weniger arbeiten zu müssen. Das Aufbrechen der Aufgaben in Intervalle à 25 Minuten Einheiten ist perfekt um überschaubar vorwärts zu kommen. Abschließend ist ein großer Vorteil der Pomodoro Technik, dass Sie die Methode mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren können. So holen Sie noch mehr aus Ihren Intervallen! Erfahren Sie mehr von den 12 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden!

Nachteile des Pomodoro Prinzips

Klar gibt es auch Kritik an der Pomodoro Technik. So sagen Skeptiker, dass die Methode zu unflexibel ist. Wenn Sie jedoch merken, dass Sie nach 25 Minuten noch gut bei der Sache sind, dann passen Sie die Abläufe am besten Ihren Bedürfnissen an. Arbeiten Sie 35 Minuten mti der Pomodoro Technik und legen Sie danach erst eine Pause ein. Wichtig ist, dass die Zeitmanagement Methode Ihnen passt und Sie dabei erfolgreicher arbeiten.

Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass es unmöglich ist, sich nur auf eine einzige Aufgabe zu fokussieren. Selbstverständlich ist es schwierig, einen ganzen Tag ohne Ablenkung zu arbeiten. Außerdem haben Sie wohl an praktisch jedem Tag Termine, die Ihnen quer in die Pomodoro Einheiten fallen würden. Planen Sie also die freie Zeit mit der Pomodoro Methode ein. So kommen Sie während der freien Arbeitszeit zu größerem Erfolg.

Tipps beim Arbeiten mit der Pomodoro Technik

Abschließend ist es wichtig zu sagen, dass obwohl die Pomodoro Methode mit sehr wenig Utensilien auskommt, es für viele von Vorteil sein kann, trotzdem etwas Hilfe zu holen. Francesco Cirillo schwört auf die Küchenuhr, deren Ticken und lautes Klingeln das Vorbeigehen der Zeit vor Augen führt. Bei der Aufgabenplanung und -auswertung ist jedoch eine digitale Lösung von klarem Vorteil und auch einer der wichtigsten Tipps der modernen Pomodoro Technik.

TimeTrack hilft Ihnen dabei, die Aufgaben besser aufzulisten, einzuteilen, im Team aufzuteilen, und später wieder abzurufen. Besonders bei der generellen Zeitmessung der verschiedenen Pomodoro Einheiten können Ihnen die Tools von TimeTrack bewusst unter die Arme greifen. Wenn Sie einen übersichtlichen Projektplan aufstellen, dann haben Sie die Hälfte der Pomodoro Technik bereits erstellt. Außerdem können Sie TimeTrack nicht nur für eine Pomodoro Einheit benutzen, sondern profitieren auch noch von den zahlreichen weiteren Funktionen der App.

pomodoro-timetrack-projektmanagement

Fazit

Jetzt ist Ihnen bewusst, was für Vorteile der Pomodoro Technik auf Sie warten. Analysieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und überprüfen Sie, ob Sie das Pomodoro Prinzip auch einmal ausprobieren wollen. Haben Sie die anfängliche Herausforderung von Planung und Umgehen der Ablenkungen gemeistert, werden Sie ohne Zweifel gleich auf die Suche nach einer Küchenuhr in Form einer Tomate gehen. Sie werden sehen, schon bald sind Sie Vollzeit in 25 Minuten Intervallen unterwegs. So wird das Arbeiten direkt zum Plausch!

 

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