Aufwandschätzung: Vermeiden Sie diese 5 Fehler!

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Schätzmethoden sind die Grundlage einer jeden Aufwandsschätzung eines Projektes. Sie dienen nicht nur als Navigation, bevor das Projektmanagement wirklich greifen kann, sie sind auch ein Verfahren, das die Geschwindigkeit eines Projekt-Teams deutlich erhöhen kann – und sich somit auch positiv auf das Ergebnis und den Erfolg auswirkt.

Definition Aufwandschätzung: Was ist das eigentlich?

Mit der Aufwandsschätzung im professionellen Arbeitsalltag ist ein bisschen wie mit dem Schätzen in Ihrer Freizeit: Sie fragen sich vor allem, wie lange etwas dauern wird – und wie aufwändig es wird. Wenn Sie etwas transportieren wollen, schätzen Sie auch, ob Sie es alleine tragen können, Hilfe von anderen Personen brauchen oder ob Sie in jedem Falle das Auto brauchen. Diese Form der Abschätzung ist bei großen Schätzverfahren in Unternehmen natürlich deutlich komplexer und übersteigt den Aufwand der privaten Schätzung. Die Aufwandschätzung ist eine anerkannte Methode und sogar Teil der DIN-69901-5 Normung – im dritten Kapitel werden dort die häufigsten Formen der Aufwandschätzung genannt und normiert festgelegt.

Ablauf der Aufwandschätzung

Genaue Arbeitsschritte gibt es generell bei der Aufwandsschätzung im Unternehmen nicht. Aufwandschätzungen basieren nach wie vor auf den Erfahrungen der schätzenden Personen und den zeitlichen als auch professionellen Ressourcen. Dennoch lässt sich sagen, dass eine Aufwandsschätzung darin besteht, wichtige Faktoren wie die Kosten, die Ressourcen, den Aufwand, die Zeit und die Kapazitäten einmal hypothetisch durchzugehen und dann abzuwägen, ob die erste Schätzung stimmig ist.

Oft werden Aufwandschätzungen von mehreren Personen durchgeführt, um einen besseren Schätzwert zu erhalten. Das ist ein quantitativer Ansatz der Aufwandschätzung. Bei der Expertenschätzung kommt ein qualitativer Ansatz zum Tragen. Hier wird darauf geachtet, dass die Grundlage für den Überblick eine langjährige Erfahrung mit dem zu schätzenden Projektthema besteht.

4 Methoden der Aufwandsschätzung einfach erklärt

Bei der Aufwandschätzung unterscheidet man zwischen vier verschiedenen Methoden, welche im Folgenden genauer erläutert werden.

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1. Der Bottom-Up-Ansatz: Von Fein zu Grob

Wie der Name schon sagt, erfolgt bei dieser Methode die Aufwandschätzung von Fein zu Grob. Unterteilen Sie Ihr zu schätzendes Projekt in mehrere kleine Arbeitsschritte. Überlegen Sie dann, wie lange jeweils diese einzelnen Schritte dauern würden. Inkludieren Sie dafür auch z.B. Personalkosten, die Größe vom Team, den geplanten Einsatz und die Rolle der einzelnen Arbeitsunterprojekte.

Nachdem Sie alle einzelnen kleinen Arbeitsschritte geschätzt haben, können Sie diese zusammenrechnen (sei es die Zeit oder die Kosten), und dadurch den Gesamtüberblick ermitteln. Das nennt man dann die Bottom-Up-Methode.

2. Der Top-Down-Ansatz: Von Grob zu Fein

Bei dieser Methode verhält es sich genau andersrum. Hier geht es darum, für die Schätzung den Gesamtumfang zu schätzen, um diesen dann im nächsten Schritt in die kleinen Arbeitsschritte unterteilen zu können. Egal ob Sie einen Crashkurs für die effektive Projektplanung benötigen oder Sie bereits Schätzprofi sind: Dieser Ansatz ist bei den meisten Projekten ideal.

Der Top-Down-Ansatz eignet sich zum Beispiel, wenn Sie bereits wissen, wie lange Sie für dieses Projekt maximal brauchen dürfen. Dann können Sie erst den Gesamtumfang schätzen, um in späteren Schritten die kleinen Arbeitsschritte, die zum Gesamtabschluss führen, mit den richtigen Ressourcen (genügend Team-Mitglieder oder genügend Material) auszustatten.

3. Die Experten- bzw. Expertinnenschätzung

Aufwände kann man meist nur dann ansatzweise genau schätzen, wenn man sich bereits gut in der Thematik auskennt. Sollten Sie selbst also nicht der Experte bzw. die Expertin sein, ist es ratsam, sich auf die Experten- bzw. Expertinnenschätzung zu berufen und Profis zu fragen.

Je nach Professionalität und Wahl der Arbeitspakete fallen für diese Art der Schätzung auch Kosten an. Natürlich besteht auch hier immer noch das Risiko, mit den Schätzungen nicht richtig zu liegen, allerdings ist es eine der bewährtesten Schätzmethoden.

Gerade bei Entwicklungsprojekten ist es spannend, bereits mit ihren Projekten erfolgreiche Menschen zu fragen. Welche Aufwände haben sich gelohnt, welches Problem war hinderlich, welche Informationen benötigen Sie zur Projektbewältigung?

4. Die Analogiemethode

Bei der Analogiemethode werden, wie der Name bereits andeutet, Analogien (also Bezüge) zu eigenen Erfahrungen hergestellt und für neue Schätzungen angewendet.

Das kann gut funktionieren, wenn sich das neu geplante Projekt mit den eigenen bereits gemachten Erfahrungen deckt und nicht zu viele neue Informationen benötigt werden. Oft wird gesagt, dass sich diese Methode vor allem für kleinere Projekte oder Arbeitspakete eignet, da größere Projekte oft so komplex sind, dass sie sich seltener ähneln.

Häufige Fehler bei der Aufwandsschätzung

Schätzen Sie, was schwerer ist: Ein Kilo Federn oder ein Kilo Steine?

Bestimmt kennen Sie diesen Satz, doch metaphorisch gesprochen passt er gut dafür, um aufzuzeigen, was typische Fehler bei der Aufwandsschätzung sein können.

 

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Starke Differenzierung

Ein Fehler ist es nämlich gerne zu stark zu differenzieren und zu denken, dass die meisten Phänomene ganz unterschiedlich ablaufen. Natürlich stimmt das – jedes Projekt ist verschieden! – doch die Schätzung ist immer eine ähnliche.

Mangelnder Informationsfluss

Gehen Sie sicher, dass sich die befragten Personen nicht nur im Fachgebiet, sondern auch mit der Projektplanung auskennen.

Falscher Zeitpunkt

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Schätzung auch aktuelle Weltgeschehnisse wie die Corona-Pandemie? Denken Sie auch daran, inflationsbereinigte Zahlen zu verwenden.

Mangelndes Know-How

Sie haben eine/n falsche/n Projektmanager:in und nicht das richtige (Schätz-)Team. Hat die Person genug Erfahrung in den Personentagen? Erfüllt das Team die Anforderungen, gibt es genügend Erfahrungen aus der Praxis? Haben Sie zum Beispiel ein Softwareprojekt, dann sollte auch Ihr Team bereits Erfahrungen in der Softwareentwicklung gesammelt haben.

Ungenaue Schätzung

Selbstverständlich ist Schätzen eine Gratwanderung. Zum Teil werden die Details zu genau genommen, oder das Schätzverfahren (Bottom Up, Delphi-Methode usw.) ist nicht das Richtige.

Nachteile der Aufwandschätzung

Lassen Sie sich nicht beirren: Selbstverständlich ist eine Aufwandschätzung wahnsinnig sinnvoll und praktisch. Doch mit den Schätzverfahren ist es wie mit allen gängigen Hilfsmethoden des Projektmanagements – es gibt auch Nachteile. Der größte Nachteil ist der, dass Sie mit Schätzungen deutlich daneben liegen können, und es manchmal besser ist, Projekten auch einen Versuch zu geben, bevor Sie zur falschen Schätzmethode greifen.

Vorteile der Aufwandsschätzung

Doch die Vorteile überwiegen – gesetzt, wie in jedem Fall – dass die Schätzung richtig angewandt wurde. Jede Projekte sind unterschiedlich – haben Sie beispielsweise ein Problem bei einem Ihrer IT-Projekte, wird die Schätzung eben ganz anders ausfallen.

Die Aufwandschätzung in Unternehmensabläufe integrieren

Die Aufwandsschätzung wird gerade erst dadurch relevant, wenn man die eben betriebenen Schätzverfahren in die anderen Projektabläufe integriert. Aufwandsschätzungen können erst ihre wichtigen Beiträge zum erfolgreichen Projektabschluss leisten, wenn sie in allen beteiligten Verfahren eingreifen können.

Um dieses Verfahren reibungslos zu gewährleisten, lohnt es sich, die Aufwandschätzung in die wichtigsten Projektmanagementsysteme Ihres Unternehmens einzuarbeiten.

Übersichtliches Zeitmanagement

Jedes Unternehmen hat selbstverständlich eine andere Umgangsart mit ihren Projekten, aber ein Kernbestandteil vom Projektmanagement ist es, den Überblick nicht zu verlieren. Das geht am besten, in dem man ein einheitliches Projektmanagementsystem verwendet, und nicht auf zu viele verschiedene Programme zurückgreift – das würde den Aufwand für Ihre Projekmanager:innen nur erhöhen, ohne dass das Projektmanagement davon großartig profitieren würde.

Individuelle Schätzungen

Aufwandschätzungen erfolgen am besten mit vergangenen Erfahrungen. Setzen Sie sich mit ihren vergangenen Projektabläufen auseinander, damit Sie künftige besser abschätzen können! Softwares mit Funktionen wie der Zeiterfassung erlauben es Unternehmen ihre Arbeits- und Projektzeiten zu tracken und anschließend in übersichtlichen Berichten und Projektverfolgungen zu analysieren. Somit wissen Sie mit nur einem Blick wo wieviel Zeit investiert wurde und ob das Projektziel erreicht wurde.

 

Zeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Für die reibungslose Integration mehrerer Aufwandschätzungen bietet sich eine multiintegrative Zeiterfassungssoftware wie beispielsweise TimeTrack an. Hier können Sie unkompliziert mehrere Projekte anlegen und sogar dank Projektplan den Gesamtüberblick nie aus den Augen verlieren.

 

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Arbeits- und Projektzeiterfassung mit TimeTrack

Fazit

Schätzungen können auf jeden Fall enorm hilfreich sein, aber das auch nur, wenn die Schätzungen richtig angewandt werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihr/e Projektmanager:in und Ihr Team die für jedes Projekt individuell am besten geeignete Schätzmethode wählen, und so können in der Praxis der Reihe nach alle Schritte der Planung optimal florieren.

Das Potential gelungener Aufwandsschätzungen kommt erst dann richtig zu tragen, wenn Sie Ihre Schätzungen auch in Softwares wie TimeTrack integrieren. Sie würden gerne genauer ausprobieren, wie das funktioniert? Überzeugen Sie sich selbst!

 

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