Dataphone nutzt die Zeiterfassung von TimeTrack, um die gesetzlichen Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen, Projekte zu dokumentieren und Projektfortschritte zu verwalten.
Ernst Müller ist seit 12 Jahren der Geschäftsführer der Dataphone GmbH, welche seit über 35 Jahren in der Logistikbranche tätig ist. Mit Sitz in Wien, Österreich entwickelt das Dataphone-Team eine innovative und flexible Lagerverwaltungssoftware sowie Hardwarelösungen für die Bereiche Lagerlogistik, Handel, Transport, Industrie und Produktion sowie im Gesundheitswesen. Die Lösungen der Dataphone GmbH steigern die Effizienz entlang der gesamten Supply Chain ihrer Kunden weltweit durch die Reduzierung von Kosten, höherer Prozessflexibilität und laufender Produktinnovationen.
Gerne. Dataphone gibt es seit über 30 Jahren am Markt. Wir sind im Bereich Logistik tätig und sprechen jede Branche, in der es einen Warenfluss gibt, an (Einzelhandel, Großhandel, Industrie, verarbeitende Industrie etc.). Um genauer zu sein, beschäftigen wir uns mit der Optimierung von Logistikketten (Logistikunternehmen, Lager, Fuhrpark, Außendienst etc.) und versorgen unsere Kunden mit mobilen Geräten. Dazu gehören zum Beispiel Barcode Scanner oder mobile Computer und natürlich die richtige Software. Wir schauen uns im Grunde die aktuellen Prozesse unserer Kunden an und optimieren diese mithilfe der richtigen Software, in Verbindung mit der passenden Hardwarelösung.
Wir haben TimeTrack aus zwei Gründen eingeführt. Der erste Grund war die gesetzliche Vorgabe, die Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern aufzuzeichnen. Der zweite Grund, der für uns wirtschaftlich relevant ist, war zu verfolgen, wie viel Zeit und Geld in jedes Projekt einfließt. So überblicken wir wie lange wir für die Produktentwicklung brauchen oder wie viel Zeit in den Support geht. Das sind ganz wichtige Themen für uns, wo uns TimeTrack extrem geholfen hat. Die Implementierung von TimeTrack hat echt perfekt funktioniert. Die Kollegen von TimeTrack sind da wirklich flexibel gewesen. Wir haben zum Beispiel in unserem Büro ein Gerät, das aus unserem Geräteportfolio kommt, und das haben wir für die Zeiterfassung übernehmen können. Außerdem sperren die Mitarbeiter bei uns per NFC Tags die Eingangstür auf und können sich gleich mit demselben Chip in den Arbeitstag ein- und ausstempeln.
Das Gute an TimeTrack ist, dass es unabhängig von der Hardware ist. Man kann sich also ganz einfach per Handy, Tablet oder PC ein- und ausstempeln, was gerade für Kollegen im Homeoffice wichtig ist, die von zuhause aus genauso ihre Zeiten erfassen können. Ich habe jetzt viel über die Zeiterfassung gesprochen, aber genauso wichtig ist auch das Thema Auswertungen. Alle unsere Angebote basieren auf Zeitschätzungen und je mehr Daten wir aus der Vergangenheit haben, desto genauer und akkurater können wir planen. Davon profitieren auch unsere Kunden.
Nach unserem Gespräch mit dem Geschäftsführer von Dataphone, hat unser Team noch ein paar Fragen an Petra Schermann, zuständig für die Finanzen bei Dataphone, und den Teamleiter der IT Abteilung, Christoph Kaltenriner, stellen können.
Ich bin in der Firma Dataphone für die Finanzen und für die Personalagenden zuständig. TimeTrack liefert mir die wichtigsten Daten, die ich für die Bilanzposten bzw. für die Berechnung der Personal- und Urlaubsrückstellungen, sowie für die Kalkulation der Zeitguthaben aller Mitarbeiter benötige. Bevor ich das Tool verwendet habe, musste ich mir immer selbst die Daten der Mitarbeiter zu Jahresende einholen, was mühselig war. Ich musste Kollegen oft nachlaufen, was viel Zeit in Anspruch nahm. Seitdem unser Team TimeTrack benutzt, stehen mir alle Daten, die ich benötige, quasi per Knopfdruck zur Verfügung. Es ist eine klare Übersicht da und der Kommunikationsaufwand wurde verringert.
TimeTrack ist ein ganz cooles Instrument. Man sieht zum Beispiel wie viel Urlaubsanspruch oder Zeitguthaben man noch offen hat – da ist also ein klarer Nutzen nicht nur für die Geschäftsführung, sondern auch für die Mitarbeiter. Auch der Support ist immer prompt gekommen und das Tool selbst ist wirklich gut, einfach und logisch aufgebaut. Ich würde TimeTrack definitiv weiterempfehlen, weil ich nur positive Erfahrung damit gemacht habe. Es ist flexibel und anpassungsfähig.
Was ich noch dazu sagen möchte: Die Software ist nicht nur eine Lösung zur Zeiterfassung, sondern kommt auch im Projektmanagement gut bei uns zum Einsatz. Auch für unsere Geschäftsleitung ist TimeTrack als Tool für die Ressourcenplanung, um Übersicht und Transparenz zu schaffen, sehr wertvoll.
Ich verwende TimeTrack hauptsächlich in zwei Bereichen: Im Projektmanagement und in der Teamplanung. Ich brauche das Tool insbesondere, um einzusehen welche Mitarbeiter an welchen Tagen und welchen Aufgaben gearbeitet haben. Jeder Mitarbeiter trägt bei uns seine Zeiten ein, um zu verfolgen, wie viel Zeit in welches Projekt geflossen ist. Am Anfang jeder Woche kontrolliere ich die Vorwoche – Wo haben wir mehr Ressourcen als geplant verbraucht? Welche Projekte wurden überzogen? Woran haben die Mitarbeiter gearbeitet? Mit diesem transparenten Einblick in die Projekte kann ich schnell den Status unserer Projekte einsehen.
Absolut. TimeTrack ist zwar sehr umfassend und deckt viele unterschiedliche Funktionen ab, aber es ist wirklich benutzerfreundlich. Man findet sich mit dem Tool schnell zurecht, was wichtig ist – es führt dazu, dass die Implementierung der Software in das Unternehmen reibungsloser abläuft. Ich muss echt sagen, TimeTrack unterstützt mich genau bei dem, was ich machen will und bietet was ich brauche. Ich würde TimeTrack deswegen auf jeden Fall weiterempfehlen. Das Tool ist vor allem für mittelgroße Unternehmen von großem Nutzen. TimeTrack deckt nämlich sehr viel ab, ohne dabei komplex zu werden. Man hat eine gute umfassende Software, mit der man schnell effektiv arbeiten kann, ohne dass man wen lange einschulen muss.
Die Digitalisierung der Zeiterfassung hat dazu geführt, dass alle Mitarbeiter in der Firma Dataphone einfach und lückenlos ihre Arbeitszeiten erfassen können. Zudem hat TimeTrack mehr Transparenz und Überblick in das Projektmanagement gebracht, sodass Projekte ganz genau verfolgt und ausgewertet werden. Die Zusammenarbeit mit TimeTrack funktioniert einwandfrei – alle Mitarbeiter nutzen das System eigenständig und auch die Kunden von Dataphone profitieren davon, dass die Projekte der Logistikfirma besser eingeschätzt werden können.
