Projektabwicklung gekonnt durchführen: 5 einfache Schritte

Selbstverständlich ist der Projektabschluss wichtig – doch viele denken bei der Projektabwicklung oft nur an die Abrechnung, das Archivieren bestimmter Dokumente oder die Tatsache, dass Projektmanager/-innen nun für neue Aufgaben und Projekte innerhalb eines Unternehmens bereit sind.

Doch es ist wichtig nie zu vergessen, dass die Projektabwicklung für das unternehmensinterne Projektmanagement noch viel mehr Potential beinhaltet, sofern man für die Projektabwicklung ordentlich Zeit einplant.

Projektabwicklung Definition

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Was genau ist die Projektabwicklung eigentlich? Damit es zu einer Abwicklung kommen kann, muss das Projekt auf irgendeine Art und Weise als beendet erklärt werden. Es kann auch öfters vorkommen, dass Sie ein größeres Projekt in kleinere Teile einteilen und auch für die einzelnen Projektunterschritte eine Abwicklung betreiben.

Ein Projekt in jeder Hinsicht abschließen

Im Grunde bietet die Projektabwicklung die Grundlage für die kommende Projektplanung in Ihrem Unternehmen. Durch eine Nachkalkulation und eine Nachbesprechung kann viel über die Zusammenarbeit im Team gelernt werden und alle Mitarbeiter/innen können über die verschiedenen Ergebnisse, die Entwicklung des Projekts und den Umgang mit den Anforderungen und Projektaufgaben berichten.

 

 

Der Ablauf kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren – es gibt viele verschiedene Formen der Organisationen. Dennoch sind manche Aufgaben immer Bestandteil vom grundsätzlichen Rahmen der Projektabwicklung. Mehr dazu finden Sie weiter unten in der Checkliste.

Der Projektabwicklung genügend Zeit und Relevanz einräumen

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Plant man genug Zeit für die Projektabwicklung ein, kann man die Projektergebnisse wirklich durchdringen und somit auch aus ihnen für die kommende Projektsteuerung lernen. Die Kosten und Ressourcen einer Projektabwicklung lohnen sich oft gravierend schnell.

Richtige Entscheidungen und Fehler im Projekt nachvollziehen

So intensiv Sie das Projekt auch geplant haben – das Leben ist bekanntlich voller Überraschungen. Oft kommt es innerhalb eines Projektes also anders als man denkt, und die Realisierung sieht anders aus als in der Planung.

Verlieren Sie nicht den Überblick in diesem Prozess – sondern lernen Sie aus der Komplexität und Ihren Zielsetzungen und der daraus gefolgten Umsetzung.

Auf eine einheitliche Software für das Projektmanagement setzen

Gerade wenn Sie bereits während des Projektes die gleiche Firmensoftware verwenden wie die, die sie für die Abrechnung und Abwicklung eines Projektes brauchen, kann der Projektfortschritt und die Leistung vom Projektteam deutlich leichter abgelesen werden. Für die Projektauswertung sowie für die Projektplanung und Zeiterfassung eignet sich beispielsweise TimeTrack.

 

 

Die Relevanz der Projektabwicklung für Ihr Projektmanagement

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Vielleicht haben Sie sich auch schon gefragt, was die Projektabwicklung denn so wichtig macht: Immerhin muss es oft nach einem Projekt schnell gehen, oft denken die Projektmanager/innen direkt an die nächste Projektplanung und dessen Realisierung.

Aber für die Planung des nächsten Projektes ist es großartig, aus der Projektabwicklung möglichst viel mitzunehmen und so das Projekt besser einschätzen zu können.

Alle Aspekte und Anforderungen von Ihren Projekten im Blick behalten

Das betrifft jeden Bestandteil, zum Beispiel die bessere Schätzung der Projektdauer, die Steuerung, die rechtlichen und inhaltlichen Bedingungen, das genaue Planen der relevanten Termine, die Planung in Bezug auf Größe und Zusammensetzung von einem Team, die Wahl der richtigen Projektleiter/in und die optimale Schätzung der Projektkosten.

Genau hinschauen und für das nächste Projekt lernen

Projektmanagement profitiert gerade durch die Learnings des vorhergehenden Projektmanagements.

Denn wir lernen glücklicherweise als Menschen aus Fehlern und können gelungene Methoden und Strategien beibehalten, sofern sie uns bei der Steuerung und dem Ablauf von unserem Projekt geholfen haben. Gerade das ganze Team – und nicht nur die Projektleiter/in – kann Informationen bezüglich der Team-Atmosphäre und der aufgewandten Ressourcen im einem Abschlussgespräch bündeln. Ein positives Fehlermanagement ist hier von großer Hilfe.

Verständnis für die Personalbesetzung des Teams

So lernen Ihre Mitarbeiter/innen von sich gegenseitig im Team und lernen, welche Aufgaben und Methoden wirklich wichtig waren, und was man sich auch hätte sparen können. Die damit verbundenen eingesparten Kosten wirken sich selbstverständlich positiv auf die kommenden Arbeiten und Tätigkeiten im Unternehmen aus.

Die Checkliste zur Projektabwicklung: 5 Schritte

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Die Projektabwicklung besteht aus vielen einzelnen Abschnitten. Wir haben für Sie eine kleine „Navigation“ bzw. Übersicht erstellt, die Ihnen dabei weiterhilft, die Projektabwicklung Schritt für Schritt zu meistern.

• Schritt 1 – Der formale Projektabschluss: Formal werden zuerst die Rechnungen überprüft, die Berichte abgeheftet und gewissermaßen die Basics erledigt.
• Schritt 2 – Die Projektdokumentation: Hier wird auch noch nicht interpretiert, sondern nur dokumentiert. Halten Sie alle Informationen zum Projekt beisammen, damit Sie bei der späteren Überwachung und Auswertung jede Seite beisammen haben.
• Schritt 3 – Der wertende Abschlussbericht: Bevor Sie gemeinsam mit dem Projektmanagement einen langen Bericht (er besteht immer aus mehreren Seiten) erstellen, müssen Sie den Fokus auch auf die Erfahrung von Ihrem Team setzen. Interviewen Sie alle wichtigen Leute, die an dem Projekt bzw. Vorhaben beteiligt waren.
• Schritt 4 – Die Abschlusspräsentation: Einer der wichtigsten Termine für Ihr Unternehmen und gegebenenfalls Ihre Investor/innen ist die Abschlusspräsentation eines Projektes! Hier geht es konkret um die Auswertung der jeweiligen Arbeiten. Der Blick wird darauf gerichtet, ob das konkrete Ziel erreicht wurde, alle Aufgaben erfüllt werden konnten und welche Methoden man im nächsten Projekt anders umsetzen würde.
• Schritt 5 – Die Abschlussfeier: Klingt erstmal nicht wichtig, aber es ist zentral für das ideale Learning eines Projektes, dass auch im legeren Rahmen über ein Projekt gesprochen werden kann. Die Lösung dafür ist eine Firmenfeier, die das harte Arbeiten belohnt und zum Austauschen von Feedback anregt.

Digitale Projektabwicklung mit einer einheitlichen Software

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Die Lösung, um firmenintern Ressourcen zu sparen und Projekte einheitlich mit einer Software abzuwickeln, ist eine Software wie TimeTrack, die Ihren gesamten Projekten die nötigen Rahmenbedingungen bietet, um die Navigation durch Projekte so einfach wie möglich zu gestalten.

In der App können Sie nicht nur kinderleicht ein Projekt anlegen und Ihre Arbeitszeiten drauf buchen, sondern Sie können direkt im Anschluss die Projektverfolgung starten, um den Soll-Ist-Zustand Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Außerdem können Sie direkt wie TimeTrack einen ausführlichen Abschlussbericht erstellen.

Übersichtliche Berichte eines jeden Projektes

TimeTrack hilft Ihnen bei Projektabrechnung: Denn hier können Sie professionelle Rechnungen nicht nur auf der Webseite, sondern sogar via App auf Ihrem Smartphone erstellen und an schnellstens an Ihre Kunden versenden.

Darüber hinaus verfügen Sie mit TimeTrack über 50 Einstellungen, um die Rechnung anzupassen und die passende Vorlage für zu erstellen: Sei es Logo, Layout oder Farbe – Sie bestimmen alles!

Im Weiteren sind das Ihre Vorteile der Projektabrechnung bei TimeTrack:

• Projektaufwand schnellstmöglich abrechnen
• Einfaches Abrechnen von Projektausgaben sowie Spesen
• Währungsrechner für Ihre Projektausgaben
• Rechnungslayout einfach und vielfältig anpassen

Fazit

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TimeTrack unterstützt Sie maximal bei der Projektabrechnung, die ein wichtiger Bestandteil der Abwicklung von Projekten ist.

Als einheitliche Software agiert TimeTrack als der alleinige Standort Ihrer Projektmappen und verfügt über eine große Anzahl an tollen Features, die zu einer reibungslosen Abwicklung beitragen!