Die wohl wichtigste Ressource für jedes Unternehmen ist Zeit. Besonders nachteilhaft ist es deshalb, wertvolle Zeit auf bürokratische Tätigkeiten, wie den Dienstplan, aufwenden zu müssen. Unternehmen planen die Dienste ihrer Mitarbeiter/-innen auf unterschiedliche Weise: Ob manuell auf Papier, digital in einer Excel-Tabelle oder in einer Software-Lösung. Wobei all diese Methoden verbreitet sind, sind nicht alle von ihnen empfehlenswert.
Die Dienstplangestaltung mit Excel ist manipulierbar, fehlerhaft und weder transparent noch zuverlässig. Den Dienstplan auf Papier zu erstellen, kostet hingegen nicht nur viel Zeit, sondern ist auch sehr fehleranfällig und keineswegs übersichtlich.
In den letzten Jahren hat es sich bewährt, den Dienstplan digital in einer dafür vorgesehenen Software zu erstellen. TimeTrack und Papershift sind beides Softwares, die Unternehmen Zeit sparen und die Dienstplanung einfacher gestalten wollen.
Wir arbeiten ständig an Verbesserungen der TimeTrack Software, um Ihnen ein noch besseres Nutzererlebnis bieten zu können. Trotzdem soll das nicht heißen, dass eine andere Software möglicherweise besser an Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Ihre Zufriedenheit steht bei uns an erster Stelle. Im Folgenden möchten wir Ihnen TimeTrack und Papershift vorstellen und vergleichen, damit Sie umso einfacher die optimale Lösung für Ihren Betrieb finden.
TimeTrack ist die ideale Lösung für Unternehmen aller Art
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TimeTrack hat es sich zum Ziel gemacht, Unternehmen Zeit zu sparen. Die Cloud-Software digitalisiert seit 8 Jahren unterschiedlichste Arbeitsprozesse in Unternehmen und vereinfacht verschiedene Aufgabenbereiche, wie die Arbeitszeiterfassung, das Projektcontrolling und die Personaleinsatzplanung. TimeTrack hat einen besonderen Fokus auf die Dienstplanung gelegt, um Unternehmen so viel Zeit wie möglich sparen zu können.
Die Software ist sehr praxisnah, da die Anfragen von Kunden bzw. Kundinnen direkt vom IT-Team implementiert werden. Der Dienstplan von TimeTrack ist einfach zu benutzen, kann völlig personalisiert werden und hilft Schichtplaner/-innen optimal bei der Dienstplanung, wie beispielsweise mit den praktischen Warnungen bei überlappenden Schichten.
Papershift unterstützt Unternehmen bei der Personaleinsatzplanung und bietet nebenbei auch Lösungen für die Zeiterfassung, das Abwesenheitsmanagement und die Lohnabrechnung. Die Software richtet sich vor allem auf den Nutzer und versucht den Anforderungen der Menschen in der Software gerecht zu werden.
Mit dem Dienstplan von Papershift werden Missverständnisse vorgebeugt, die Kommunikation erleichtert und Zeit gespart. Mit Papershift können Schichten nicht nur angelegt und wiederholt, sondern auch als eine Excel-Datei exportiert werden.
Der Dienstplan von TimeTrack ist sehr einfach zu verwenden und völlig personalisierbar. Dadurch wird nicht nur die Effizienz am Arbeitsplatz erhöht, sondern auch Missverständnisse und Unzufriedenheiten bei der Schichteinteilung auf das Mindeste reduziert.
TimeTrack hat es sich zum Ziel gemacht, eine praxisnahe Lösung für Unternehmen zu schaffen. Der Dienstplan bildet deshalb neben der Anzeige der Mitarbeiter/-innen zahlreiche Faktoren ab, wie zum Beispiel:
Dienstpläne nach Standorten erstellen zu können, ist besonders für Unternehmen mit mehreren Arbeitsorten hilfreich. Nach der Definition des Standorts kann man Arbeitsbereiche erstellen, welche als Abteilungen fungieren.
Mitarbeiter/-innen können auf unterschiedliche Weisen in die Schichten eingeteilt werden: Ob nach Verfügbarkeit, nach Anzahl der offenen Arbeitsstunden oder nach Skills – TimeTrack bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten!
Die Software zeigt dem/der Schichtplaner/-in farblich an, ob Schichten befüllt sind oder nicht. Außerdem wird auch der Status der Mitarbeiter/-innen berücksichtigt, wie beispielsweise die Arbeitsbereiche, Skills, Verfügbarkeiten und die Ist- und Soll-Stunden. Letzteres hilft vor allem dabei, Minus- und Überstunden zu reduzieren.
Besonders praktisch ist es, die Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeiten angeben zu lassen. So können die Schichtplaner/-innen die maximale Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen garantieren. Außerdem werden die später stattfindenden Schichttausche, die ineffizient und aufwändig sind, reduziert.
Verfügbarkeiten erweisen sich als praktisch, um bereits beim Erstellen des Dienstplans spätere Schichttäusche und Unzufriedenheiten mit den Arbeitszeiten zu vermeiden.
Dienstplan von TimeTrack
TimeTrack spart Unternehmen nicht nur sehr viel Zeit, sondern nimmt ihnen auch in rechtlicher Hinsicht Arbeit ab. Die Software ist nach dem deutschen, österreichischen und Schweizer Recht gesetzeskonform. Wie das in der Software ersichtlich ist, erfahren Sie im Folgenden.
Indem Admins individuelle Arbeitszeitmodelle für jeden Mitarbeitenden erstellen, kann das System die Einhaltung der täglichen Arbeitszeit überwachen. So stellt TimeTrack sicher, dass das Arbeitszeitgesetz befolgt wird. Besonders relevant ist das bei der Dienstplanerstellung, bei der es oftmals geschieht, dass Mitarbeiter/-innen mehr arbeiten, als was sie sollten. Sollte man die maximale Sollarbeitszeit überschreiten, drohen dem Unternehmen Komplikationen.
Mit TimeTrack können Nutzer/-innen für jede/n Mitarbeiter/in den Überblick über die bereits verplanten Stunden und die maximale Arbeitszeit für jeden beliebigen Zeitraum behalten. Sollten einem Mitarbeitenden zu viele Schichten zugeteilt sein, zeigt Ihnen TimeTrack eine Warnung an. Diese macht Schichtplaner/-innen auf die Überschreitung des Arbeitszeitmodells aufmerksam.
Weitere Warnungen
Zusätzliche praktische Funktionen
Um zusätzlich Zeit zu sparen, ist es ratsam, die automatische Planung der Software auszuprobieren. TimeTrack bietet seit fast einem Jahr die Möglichkeit, die Dienste automatisch planen zu lassen. Mithilfe eines intelligenten Algorithmus werden die Mitarbeiter/-innen automatisch den erstellten Schichten zugeteilt – ganz nach Ihrem Belieben. Dank der personalisierbaren Konfiguration der automatischen Zuteilung können Sie bestimmen, welche Faktoren die höchste Priorität haben.
Papershift stellt die Einbindung der Mitarbeitenden in den Dienstplan an erste Stelle, wodurch man nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, sondern sich auch Zeit spart, welche man ansonsten mit Schichttauschen etc. verschwenden würde.
Papershift kombiniert wie TimeTrack verschiedene Module, um die Personaleinsatzplanung zu erleichtern. Die Dienstplanung wird mit der Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Urlaubsverwaltung kombiniert, um Unternehmen in verschiedenen Bereichen Zeit zu sparen.
Papershift erlaubt es seinen Nutzern bzw. Nutzerinnen den Dienstplan bestmöglich an das eigene Unternehmen anzupassen. Die Software ermöglicht das mittels der folgenden Funktionen:
In manchen Branchen arbeiten Mitarbeiter/-innen nach einem rollierenden Arbeitszeitmodell. Das bedeutet, dass sie beispielsweise eine Woche in der Frühschicht arbeiten und die darauffolgenden Woche in der Spätschicht. Papershift ermöglicht es, solch ein rollierendes Zeitmodell anzulegen. Auf diese Weise behält man stets den Überblick darüber, welcher Mitarbeiter in welcher Schicht arbeitet und minimiert auch die Gefahr, eine/n Mitarbeiter/-in zu vielen Schichten zuzuteilen.
Die Arbeitsbereiche von Papershift fungieren entweder als Skills oder als Abteilungen. TimeTrack hat hierfür zwei separate Funktionen. Die Möglichkeit, Mitarbeitende mit Abteilungen oder Skills zu verknüpfen, vereinfacht die Dienstplanung und sorgt für eine optimale Dienstplanung nach Qualifikationen.
Möchte man in Papershift einstellen, dass die Schichten sich wiederholen, braucht man sogenannte Serienschichten. Was sich anfangs vielleicht verwirrend anhört, ist grundsätzlich dasselbe wie die “Schichten wiederholen” Funktion von TimeTrack. Die automatische Wiederholung der Schichten erspart den Schichtplanern bzw. Schichtplanerinnen viel Zeitaufwand, welcher ansonsten wöchentlich mit der manuellen Erstellung der Schichten verbracht werden würde.
Wie bereits erwähnt, bemüht sich Papershift, den Dienstplan für Mitarbeitende zugänglich zu machen. Deshalb gibt es auch die Funktion, sich auf Schichten zu bewerben.
Dienstplan von Papershift
Zusätzliche Funktionen
Falls man einem Mitarbeitenden maximale Freiheit bei der Schichteinteilung schenken will, ist es besonders ratsam, die “Selbsteinteiler” Funktion von Papershift zu verwenden. Das ist besonders für Studierende und sonstige sehr flexible und geringfügige Arbeitskräfte praktisch. Dafür muss der Admin den/die Mitarbeiter/-in das entsprechende Benutzerrecht zuweisen.
Genauso wie bei TimeTrack kann man auch in Papershift die Dienste automatisch planen lassen. Dabei muss man sich für jene Kriterien entscheiden, nach denen der Dienstplan erstellt werden soll. Sollen zuerst die Mitarbeiter/-innen eingeteilt werden, welche sich für eine Schicht beworben haben? Oder soll der Dienstplan doch lieber nach den Mitarbeitenden mit den wenigsten Arbeitsbereichen erstellt werden? Die Entscheidung liegt bei Ihnen!
Nutzt man die falsche Methode bei der Dienstplanung, ist es nahezu unmöglich Schichten zu erstellen, Mitarbeiter/-innen diesen zuzuteilen und gleichzeitig schnell auf Schichttausche und Schichtbewerbungen reagieren zu können. Das gilt für Unternehmen aller Art und Größe, besonders betroffen sind jedoch große Betriebe. Kleine Unternehmen müssen für die manuelle Planung ihrer Mitarbeiter/-innen aufgrund von wenig Personal dementsprechend viel weniger Stunden aufwenden als große Betriebe. Dieser Aufwand summiert sich nämlich sehr schnell auf.
Papershift liefert eine sehr gute Lösung zur Personaleinsatzplanung. Der Dienstplan ist vielfältig anpassbar und für verschiedene Branchen geeignet.
TimeTrack hingegen ist eine sehr innovative und intelligente Lösung zur Dienstplanung. Die Software wird ständig weiterentwickelt und verbessert, weshalb stets neues Kundenfeedback eingebaut wird und der Dienstplan praxisnah ist.
Außerdem bietet TimeTrack neben dem Dienstplan zahlreiche andere Lösungen, wie den Terminplan, den Aufgabenplan, die transparente Projektzeiterfassung, die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, Funktionen zur Rechnungsstellung uvm. Falls Sie also sowohl eine Lösung für eine einfache Personaleinsatzplanung finden, als auch Ihre Arbeitszeiterfassung digitalisieren und Projektfortschritte automatisch auf dem neuesten Stand haben wollen, dann ist TimeTrack das optimale Allrounder-Tool für Ihr Unternehmen!
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