Das Personal Portfolio ausführlich erklärt

Das Personalportfolio wird als Instrument für die strategische Verwaltung und Kontrolle der Humanressourcen eingesetzt. Ursprünglich wurde die Portfoliomethode zur Bewertung von Wertpapierportfolios verwendet. Das Personalportfolio hilft den Controllern, die Personalstrategie zu entdecken, um z.B. Verbesserungen im Personalmanagement zu erreichen.

Das Hauptziel besteht jedoch darin, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken und seine Überlebensfähigkeit auf dem Markt zu sichern.

Das HR-Portfolio kann in Form einer Matrix dargestellt werden, z.B. als Mitarbeiterportfolio oder HR-Portfolio. Folgende Paragraphen beschreiben die Einsatzweise der Personal Portfolio Methode, ein typisches Beispiel, sowie die Vorteile der Methode.

Personal Portfolio Definition: Was ist das?

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Qualifizierte Mitarbeiter/-innen sind eine notwendige Voraussetzung für den Erfolg aller Unternehmen in einem wettbewerbsorientierten Umfeld. Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten und andere Kompetenzen müssen auf die Aufgaben und Anforderungen der jeweiligen Position abgestimmt sein, damit die Arbeitsabläufe und die Erwartungen der Kunden bzw. Kundinnen erfüllt werden. Das Personal Portfolio ist also ein zentrales Mittel von Unternehmen, die Personalverwaltung zu organisieren.

Um ein Portfolio für die Personalplanung, -entwicklung oder -bindung zu entwerfen und als Personalportfolio im Diagramm darzustellen, müssen Sie die wichtigen Faktoren, Parameter und Einflussgrößen identifizieren oder definieren.

Diese können je nach Thema und Aufgabe der Personalplanung unterschiedliche Faktoren und Merkmale beinhalten. Hier kommt die Personal Portfolio Matrix ins Spiel, welche grafisch darstellt, was Sie für Ihre Mitarbeiter/-innen bestimmt haben.

 

 

Ein einfaches Personal Portfolio Beispiel

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Eine bekannte Darstellung eines Personalportfolios ist das HR-Portfolio. Das HR-Portfolio ist ein Analyse- und Planungsinstrument, das dem Personalmanagement hilft strategische Personalentscheidungen zu treffen. Zum Beispiel, um Leistungsträger und die Personalentwicklung durch geeignete Maßnahmen zu fördern und eine optimale Zusammensetzung der Belegschaft zu erreichen.

Es visualisiert die Kompetenz- und Leistungsprofile der Mitarbeitenden anhand einer Vier-Felder-Matrix, sodass z.B. Entwicklungsdefizite rechtzeitig erkannt und behoben werden können. Die Portfoliotechnik identifiziert Stärken und Schwächen in der Personalstruktur und zeigt Chancen und Risiken auf. Die vertikale Achse stellt die Leistung des Mitarbeitenden dar, die horizontale Achse das Entwicklungs- bzw. Talentpotenzial.

 

 

Die Portfoliotechnik mit einer Software

Besonders in der Welt der Personalquantität und -qualität ist es wichtig mit der Zeit zu gehen und mit digitalen Lösungen zu arbeiten, um das Beste aus Ihrem Unternehmen zu holen.

Eine solche digitale Lösung ist TimeTrack, welche bei unzähligen administrativen Punkten Ihnen und Ihrem Personal unter die Arme greift.

So können Sie mit TimeTrack automatisch Dienste planen lassen, was das Personalcontrolling vereinfacht, aber auch die Personalentwicklung fördert. Mitarbeiterwünsche und Bewerbungen auf Schichten sind mit der intelligenten Software auch möglich. Mit TimeTrack haben Sie stets den besten Überblick der Personal-Herausforderungen und können auch besser reagieren!

 

Die Personal Portfolio Matrix

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Die Matrix als Instrument zu brauchen, erlaubt Ihnen die Bewertung Ihrer Mitarbeiter/-innen innerhalb Ihres Unternehmens. Sie ermöglichen es Ihnen, bzw. dem/der Personalmanager/-in, einen Rahmen um eine solche Analyse zu setzen.

Diese Matrix unterstützt einen differenzierten Ansatz lässt Sie die besten Elemente, das hohe Potenzial und die schwachen Elemente identifizieren. Sie kann auch als Grundlage für Anstellungen bzw. im schlimmsten Fall Entlassungen dienen. Wie Sie sehen, können Sie mit dieser Matrix die Effizienzsteigerung der Mitarbeiter/-innen unterstützt werden, und das in allen Geschäftseinheiten!

Die Personal Portfolio Matrix (oder auch HR Matrix) ist in vier Felder aufgeteilt, die Sie vielleicht an die Matrix der Boston Consulting Group erinnert. Es ist eine Variation der Portfoliotechnik, welche im Bereich der Mitarbeiter/-innen Anwendung findet. Die Matrix ist in vier Felder aufgeteilt, die die Kompetenzen vom Mitarbeiter/-in in den Vergleich stellen. Das Bild unter diesem Paragraph zeigt, wie eine solche Matrix aussieht und die folgenden Paragraphen erklären die Matrix in Detail.

@Sara, hier bitte das Bild einfügen. Die Kreise sollten alle dieselbe Farbe haben. Quadrat links oben heisst hie „Wildcard“

Hohe Performance – Hohe Potenziale

Die erste Gruppe besteht aus den „Stars„, die außergewöhnlich gute Leistungen erbringen. Sie verfügen über ein großes Entwicklungspotenzial, das durch Investitionen und geeignete Maßnahmen zur Qualifizierung und Personalentwicklung gefördert werden kann.

Stars sind oft Kandidaten für eine Fach- oder Führungslaufbahn und können dazu dienen, durch Nachwuchsförderung junge Menschen auf ihre künftige Laufbahn vorzubereiten. Mit der Karriere- und Laufbahnplanung kann ein konkreter Entwicklungsweg aufgezeigt werden.

Sie können sich gezielt auf neue Tätigkeiten vorbereiten und lernen die wichtigsten Bereiche des Unternehmens und ihre Gesprächspartner (Vorgesetzte, Kollegen usw.) kennen.

 

 

Tiefe Performance – Hohe Potenziale

Die nächste Gruppe ist die „Wildcard„-Gruppe, d. h. Arbeitnehmer/-innen, deren Leistungen schwach sind, die aber ein hohes Entwicklungspotenzial haben. Der Begriff „Wildcard“ stammt aus dem Sportbereich: Mit einer Wildcard können Athleten an Turnieren teilnehmen, auch wenn die Qualifikationsregeln nicht erfüllt sind.

Das Ziel der Teilnahme ist die Förderung vielversprechender und potenzieller Athleten. In der Matrix von Boston Consulting Group wird auch von „Fragezeichen“ gesprochen.

Auf den/die Arbeitnehmer/-in übertragen bedeutet dies, dass die Förderung hilfreich sein kann, um vorhandenes Potenzial zu entwickeln, z. B. durch Qualifizierungsmaßnahmen oder Anreize zur Stärkung der Motivation und Leistungsbereitschaft.

Eine Beförderung kann dabei helfen, aus Spaßvögeln Arbeitstiere oder Stars zu machen. Wir sprechen also von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, die ein geringes Potenzial haben, aber mit einer entsprechenden Beförderung bessere Leistungen erzielen könnten.

Hohe Leistung – Tiefes Entwicklungspotenzial

Sogenannte „Arbeitstiere“ erbringen gute Leistungen, aber ihr Wachstumspotenzial ist recht gering, beispielsweise weil ihre Arbeitsplätze bereits perfekt zu ihren Fähigkeiten passen.

In diesem Fall zielen die Maßnahmen der Personalentwicklung vor allem darauf ab, die Voraussetzungen für eine weiterhin effektive Arbeit zu schaffen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter/-innen ihre Aufgaben weiterhin mit guten Ergebnissen erfüllen können.

Tiefe Leistung – Tiefes Entwicklungspotenzial

Zur sogenannten Gruppe der „Probleme“ gehören insbesondere diejenigen, die wenig Leistung erbringen und wenig Entwicklungsmöglichkeiten haben. Sie sind nicht sehr arbeitswillig und verfügen nicht über die für die Arbeit erforderlichen Fähigkeiten.

In diesen Fällen wird der/die Arbeitnehmer/-in häufig entlassen oder mit relativ einfachen Aufgaben betraut. Manchmal können diese Mitarbeiter/-innen auch gezielt geschult werden, um sie in der Matrix zu verschieben.

Das Personal Portfolio erstellen

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Planen Sie die Anstellung, Entwicklung, Bindung und organisatorische Entwicklung des Personals langfristig sowie für den aktuellen Bedarf! Zu diesem Zweck können Sie alle Mitarbeiter/-innen oder ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern bewerten und in ein Personalportfolio aufnehmen. Sie können die obige Vorlage als Ausgangspunkt verwenden, aber auch die Matrix an Ihre eigenen Themen und beeinflussende Faktoren anpassen.

Prüfen Sie jedoch unbedingt die folgenden vier Punkte:

• Auf welche Mitarbeiter/-innen können Sie auf keinen Fall verzichten?
• Welche Personen sind leicht ersetzbar und welche nur sehr schwierig?
• Welche individuellen Kompetenzen haben Ihre Mitarbeiter?
• Wie wollen Sie Ihre besten Mitarbeiter/-innen behalten bzw. neue solche dazu gewinnen?

Ein Personal Portfolio zu erstellen ist keinesfalls einfach, deshalb lohnt es sich umso mehr, ein Hilfsmittel zur Hand zu nehmen! Mit dem intelligenten TimeTrack Dienstplan können Sie die Skills und Leistungen Ihrer Mitarbeiter/-innen optimal überblicken und diese dementsprechend zu Aufgaben oder Schichten zuzuteilen.

 

Fazit

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Die Portfoliotechnologie wird bei der strategischen Personalüberwachung und -verwaltung eingesetzt, um Entscheidungen über Personalstrategien zu unterstützen. Die Analyse mit Portfolios erlaubt, den Personaleinsatz zu optimieren oder die Personalstruktur zu verbessern.

Die Technik zeigt Risiken, Lücken und Verbesserungsmöglichkeiten auf, mit dem Hauptziel, die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu stärken und seine Überlebensfähigkeit auf dem Markt zu sichern.

Um das Personal Portfolio einfacher zu erstellen und überblicken, ist es lohnenswert eine digitale Software zur Hilfe zu nehmen.