Dank der Matrix Projektorganisation Projekte effektiver leiten

Die Organisation der Projekte ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Arbeit. Dabei gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten, die Aufgaben, Projekte und Notizen zu organisieren.

Die Matrix-Projektorganisation ist eine Projektmanagementmethode aus dem Bereich der Informationstechnologie und eignet sich bei einer Vielzahl verschiedenster Projekte. Welche genaue Form für den Projekterfolg am besten geeignet ist, variiert von Projekt zu Projekt.

Es verwendet eine Matrix, um Projekte nach Priorität, Umfang und Termin zu organisieren. Grundsätzlich hilft es Projektleiter, die Aufgaben zu bewältigen und produktiv zu bleiben. Projektorganisationen verwenden deswegen auch gerne alle möglichen Schnittstellen, um die Organisationsform eines Projektes genau anpassen zu können.

Diese Form der Projektorganisation soll dabei helfen, Mitarbeitenden und ihre Vorgesetzten in der Projektarbeit durch eine effektive Organisationsstruktur zu entlasten, damit sich das Team und die Projektleitung bzw. Führung besser auf das Tagesgeschäft konzentrieren können.

Mit einer besonderen Form der Projektorganisation wie zum Beispiel dem Stabliniensystem kann die Führung im Projektmanagement besser gelingen. Probieren Sie es also aus – vergessen Sie aber nicht, Ihre Matrixorganisation auch in Ihr firmeninternes digitales System (wie zum Beispiel TimeTrack) zu implementieren.

 

 

Definition: Was genau ist die Matrix Projektorganisation?

Doch sehen wir uns zunächst ein Matrix-Projekt genauer an.

Ein Matrixprojekt ist definiert als ein Projekt, in dem sich zwei oder mehr Zuständigkeits- oder Verantwortungslinien kreuzen. Dies kann als Matrix dargestellt werden, woher auch der Name für diese Art des Projektmanagements stammt.

Eine autonome Projektorganisation dank Matrix ermöglichen

Die Grundlagen stecken also in dem Aufbau der Projektaufgaben selbst. Ein Projektteam trägt meistens viel Verantwortung. Dass alle Mitglieder des Projektteams involviert sind, hat sowohl Vor- als auch Nachteile.

Einerseits sind die Teams nicht so auf die Weisungen der Behörden/Firmenchefs angewiesen, andererseits müssen alle Projektbeteiligten also auch ihre eigene Organisationsform finden und diese Organisation auch bewältigen können.

Alle Projektleiter/-innen und Projektmitarbeiter/-innen müssen zusammenhalten

Da kommt die Matrix Projektorganisation ins Spiel. Die Matrix-Projektorganisation ist eine Methode zur Planung, Koordinierung und Verwaltung von IT-Projekten. Es basiert auf dem Konzept einer Tabelle, in der Projekte nach Aufwand, Termin und Umfang geordnet sind.

Jede Zelle in der Matrix hat einen bestimmten Namen, der ihre Rolle bei der besseren Verwaltung Ihrer Projekte definiert. Darüber hinaus definiert es die Regeln für die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und die Verfolgung des Projektfortschritts.

Dafür wird gerne zu bestimmten Organisationseinheiten wie der Linienorganisation oder der Stammorganisation gegriffen. Diese Formen der verschiedenen Organisationsstrukturen sind klassische Beispiele für eine typische Matrix-Projektorganisation.

 

 

Unterschiedliche Arten von Matrixprojektorganisationen

Das Matrix-Projekt folgt einer strikten Zeitmanagement-Methode. Alle Projekte in der Matrix müssen einer strengen Zeitmanagementtechnik folgen, um erfolgreich zu sein.

Das Managementsystem lässt jedes Teammitglied wissen, was es tun muss und wann es es tun muss. Es hilft ihnen auch, ihre Aufgaben zu priorisieren, damit sie ihre Fristen einhalten können.

Die 3 Hauptarten einer Matrixprojektorganisation

Im Wesentlichen ermöglicht es jedem im Team, produktiv zu sein und gleichzeitig seine Zeit zu schützen. Die Projektorganisation (auch Matrixorganisation genannt) lässt sich in bestimmte Teilbereiche untergliedern. Die Organisationsform kann wie folgend variieren:

• eine „starke“ Matrixprojektorganisation:
  Hier haben die Teamleiter/-innen einen hohen Rang, ähnlich eines Vorgesetzten, und können direkt über bestimmte Ressourcen wie Zeit und Material – aber auch Mitarbeiter/-innen entscheiden. Die Weisungsbefugnisse sind stärker als bei einer anderen Matrix und das Verhältnis Team/Chef ist klassischer.Hier ist ein gutes Wissen notwendig, um so ein Projektteam überhaupt richtig leiten zu können. Nicht immer kommt diese Verantwortung gut an – manche Befugnisse werden eventuell nicht erhört.
• eine „ausgeglichene“ Matrixprojektorganisation:
  Hierbei haben die Projektleiter/-innen nur eine Befugnis, wenn sie vorher Rücksprache mit einer weisungsbefugteren Person gehalten haben, also zum Beispiel ihrem eigenen Vorgesetzten oder den Hauptverantwortlichen des aktuellen Projekts.
  Projektorganisationen mit dieser Organisationsform sind häufig etwas langsam, weil Projektleiter/-innen viel Zeit mit der Abstimmung verschiedener Abteilungen innerhalb vom Unternehmen haben muss.Auf der anderen Seite ist es auch oft sicherer, mit dieser Form der Weisungsbefugnisse zu arbeiten und kann auf Dauer gewisse Entwicklungen auch stärken und das Wissen besser innerhalb der Organisation streuen.
• eine „schwache“ Matrixprojektorganisation:Hier übernehmen Projektleiter/-innen vor allem die logistische Projektorganisation. Der Kern liegt hier bei der Projektarbeit und die Befugnisse sind deutlich geringer als bei den anderen Formen der Projektorganisation.Man könnte sagen, dass es hier vorrangig um die reine Projektorganisation geht, die Projektmanager/-innen also stark mit dem Team und der Praxis beschäftigt sind, während wiederum ihre Vorgesetzten innerhalb des Unternehmens die schwerwiegenden Entscheidungen treffen.Sie können zwar den Projektbeteiligten Weisungen geben, jedoch deutlich weniger. Die Struktur ist hier der Grund, weswegen die Rollen und Ressourcen innerhalb der Abteilungen anders verteilt werden.

 

Vorteile und Nachteile der Matrix Projektorganisation

Doch was genau sind eigentlich die Vorteile und Nachteile der Matrix-Projektorganisation?

Die Matrix-Projektorganisation hat einen entscheidenden Vorteil: Nämlich dass sie eine klare Struktur zum Erstellen von Plänen, Zukunftsvisionen und Strategien für Projekte hat.

Dabei gibt es auch gewisse Anforderungen bzw. Richtlinien, die besonders für Projektorganisationen wie die „autonome Projektorganisation“ sehr wichtig sind. Projektmitarbeiter/-innen müssen wissen, was ihre genaue Aufgabe innerhalb ihrer Abteilungen, aber auch im Unternehmen ist.

Hier einige Vorteile:

• Die Projektorganisation kann individuell an das Projekt angepasst werden und sogar auch auf die jeweiligen Projektmitarbeiter/-innen zugeschnitten werden
• Mitarbeiter/-innen können mitentscheiden, wie viel Verantwortung zu dem Projekt passt
• Mit einfachen Hilfsmitteln (wie z.B. dem Pmbok-Guide) die Linienvorgesetzten innerhalb eines Unternehmens besser vorbereiten

Es gibt aber auch Nachteile:

• Viel Kommunikation von Linienvorgesetzten zum Unternehmen zu den Projektbemitarbeiter/-innen: Da kann oftmals auch viel Zeit ins Land verstreichen.
• Keine klare Aufteilung der jeweiligen Ressourcen
• Die Projektarbeit kann je nach Organisationsformen ungewohnt sein und braucht erst eine Eingewöhnungsphase

Alternative Organisationsformen

Es gibt natürlich noch mehr Organisationsformen, wie zum Beispiel die Linienorganisation oder die Stammorganisation, die besonders für die Produktion von Bedeutung ist und viele Vorteile bieten kann.

Aber damit eine Matrix Projektorganisation überhaupt funktionieren kann, sollte man auch genau auf folgendes achten:

• Behalten Sie die Stammorganisation im Blick und achten Sie darauf, welche Befugnisse Sie an wen vergeben
• Gehen Sie offen mit Problemen um und scheuen Sie nicht davor zurück, im Zweifelsfall die Form der Projektorganisation auch während des Projekts zu wechseln
• Achten Sie auf die genauen Rollen der Linienvorgesetzten innerhalb von Ihrem Unternehmen und auch während des Projekts selber.
• Gehen Sie auf alle Bedürfnisse der Abteilungen ein, sonst kann die reine Projektorganisation auf die Dauer mehr Nachteile als Vorteile bringen. Abteilungsspezifische und projektbezogene Nachteile sind aber auch normal, also machen Sie sich keine Gedanken darum.
• Tragen Sie am Besten Konflikte schnell aus – und alle Beteiligten müssen die Bereitschaft zeigen, wirklich kompromissbereit zu sein.

Autonome-, Stablinien-Projektorganisation oder Matrix-Projektorganisation?

Die Organisation Ihrer Arbeit/Projekte ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Arbeit. Diese Methode hilft Ihnen, dieses Ziel durch besseres Zeitmanagement und gesteigerte Produktivität zu erreichen.

Es erhöht auch Ihre Effizienz, da Sie sich auf ein Projekt nach dem anderen konzentrieren können, anstatt auf viele Projekte mit unklaren Fristen. Erwägen Sie daher, diese Methode in Ihren Alltag zu integrieren, um Ihr Arbeitsleben zu verbessern!

Alle Anforderungen der Projektaufgaben digital implementieren

Für eine genaue Projektzeiterfassung können Sie auf TimeTrack auf die Projekt-Stempeluhr zurückgreifen. Die Stempeluhr wird mit nur einem einfachen Klick gestartet und Ihnen werden sofort Projekte und Tätigkeiten vorgeschlagen, die Sie zuletzt geöffnet haben. So können Sie dort fortsetzen, wo Sie zuletzt aufgehört haben.

Wenn Sie schnell zwischen Projekten wechseln wollen, wählen Sie einfach ein anderes Projekt, das vorgeschlagen wird. Der erste Zeiteintrag wird gespeichert und die Stempeluhr für das nächste Projekt gestartet. So können Mitarbeiter/-innen eines Projektes auch besser mitentscheiden.

Bessere Matrixorganisation durch Kostencontrolling

Das Kostencontrolling ist bei der Projektorganisation elementar. Die Kosten im Überblick zu behalten, ist bekanntlich das Kennzeichen von einem erfolgreichen Projektmanagement.

Um die Kosten nicht unnötig hoch werden zu lassen, müssen Sie auch den Zeitaufwand im Blick behalten. TimeTrack kann die Lösung sein und die Kosten der Aufgaben im der Projektsteuerung minimieren.

 

Fazit

Mit diesem Artikel konnten wir Ihnen hoffentlich dabei helfen, die Logik hinter dem Matrix-Projektstrukturplan besser zu verstehen.

Die Projektorganisation ist immer eine andere: Jedes Projekt ist von Projekt zu Projekt anders – genauso wie die einzelnen Projektmitarbeiter/-innen. Deswegen lohnt es sich, sich verschiedene Organisationsformen anzusehen und den Projekten zum individuellen Touch zu verhelfen. Projektorganisation funktioniert am Besten mit einer Software wie TimeTrack. Testen Sie also unverbindlich die kostenfreie Version und lernen Sie so mehr über die verschiedenen Organisationsformen!