Frenell verwendet TimeTrack für die Verwaltung von Abwesenheitsmeldungen und Urlaubsanträgen sowie für die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten.
Jann Kirchberger ist der Operating Officer in Frenell GmbH und unterstützt nebenbei auch in kleinerem Umfang die administrativen Aufgaben im HR-Bereich. Die Firma Frenell GmbH wurde ursprünglich im Jahr 2006 unter dem Namen Novatec Solar gegründet und 2015 im Rahmen eines Management-Buyouts in Frenell GmbH umbenannt. Insgesamt hat das Unternehmen mittlerweile ungefähr 60 Mitarbeiter. Frenell spezialisiert sich auf die schlüsselfertige Lieferung von Solarthermie-Anlagen.
Im Allgemeinen sind wir auf die schlüsselfertige Lieferung von Solar-Dampferzeugern spezialisiert. Als typischer IPC, auch bekannt als Generalunternehmer, liefern wir zentrale Kraftwerke für die Stromerzeugung. Unser Fokus liegt auf großen Kraftwerken, die Strom auf Solarbasis erzeugen, ohne fossile Energieträger zu verwenden. Wir sind in der Lage, rund um die Uhr eine konstante Stromversorgung bereitzustellen, entweder als Grundlast oder On-Demand. Unsere Lösungen finden Anwendung beispielsweise auf Inseln, die nicht mit regionalen Stromnetzen verbunden sind. Insbesondere in Regionen in Afrika, in denen der Strom nur 20 bis 30-40% der Zeit verfügbar ist, ist dies ein wichtiges Thema. Viele private Großverbraucher von Energie wie Minengesellschaften, Stahlwerke, Betonwerke und andere interessieren sich zunehmend für diese Technologie.
Aktuell nutzen wir das System hauptsächlich für die Arbeitszeiterfassung und die Erfassung von Projektzeiten mit internen Kosten. Einige unserer Kollegen arbeiten sehr flexibel, oft im Homeoffice, und sie nutzen das System, um ihre Anwesenheiten einzutragen. Zum Beispiel geben sie an, dass sie montags von 8:00 bis 17:00 Uhr anwesend sind, dienstags von 10:00 bis 12:00 Uhr und dann wieder von 14:00 Uhr oder ähnlich.
Es ist auch cool, dass man jetzt einen umfassenden Überblick über alle Urlaube auf einen Blick hat. Durch den geteilten Kalender auf dem Exchange Server können alle Urlaube direkt eingetragen werden. Dadurch hat jeder einen Überblick darüber, wer wann anwesend ist. Das ist wirklich praktisch. Die Freigabe von Urlaub und die Darstellung im Kalender erfolgen nun schneller und effizienter im Vergleich zur manuellen Bearbeitung.
Mir gefällt besonders die Firmenstruktur, die man mit Time Track Web-App aufbauen kann. Man kann dort verschiedene Standorte und Teams definieren und klare Verantwortlichkeiten zuweisen, zum Beispiel hat jeder der fünf Teamleiter ein eigenes Team und ist zuständig für die Urlaubsfreigaben und Arbeitszeitkontrolle. Das ist in einem dynamischen Unternehmen wie unserem sehr angenehm, denn es gibt klare Zuständigkeiten und jeder ist für seinen Bereich verantwortlich. Es ist praktisch, dass nicht eine einzelne Person für alles zuständig sein muss, sondern jeder Teamleiter seine eigenen Aufgaben im Blick hat.
Kai Kübler ist im Unternehmen für das Controlling zuständig. Er ist der EP-System-Betreuer und kümmert sich um das Business Controlling.
Die Implementierung fand ich wirklich leicht. Am Anfang gab es einige kleine Fehler, weil jemand etwas falsch ausgewählt hatte, aber innerhalb von 2-4 Wochen funktionierte alles ziemlich gut. Ansonsten war die Umsetzung der Software recht einfach. Im Großen und Ganzen ist die Software relativ einfach und verständlich für den Benutzer. Zumindest habe ich hier im Unternehmen auch andere Software eingeführt, die deutlich komplexer waren.
Für mich ist es besonders vorteilhaft, dass wir als Muttergesellschaft in Karlsruhe Ingenieurstunden an die Projektgesellschaften verkaufen. Dadurch ist es viel einfacher, am Ende des Monats die Stunden zusammenzufassen und die Gesamtzahl für jede Projektgesellschaft zu berechnen und in Rechnung zu stellen. Das spart definitiv Zeit, da ich genau angeben kann, wie viel Zeit ich für jedes Projekt aufgewendet habe, ohne es jedes Mal manuell ergänzen zu müssen. Alles ist übersichtlich zusammengefasst und erleichtert den gesamten Prozess erheblich.
Die einfache Bedienbarkeit ist definitiv auch ein großer Vorteil. Es ist wirklich selbsterklärend, wo man hingehen und was man tun muss. Im Vergleich zu anderen Softwarelösungen, die hier teilweise übernommen wurden und mit denen es viele Probleme gab, ist Time Track sehr benutzerfreundlich. Eine minimale Einführung reicht aus, um es gut verwenden zu können. Zudem bietet es eine gute Übersicht und Analyse der Arbeitszeiten. Es ist auch sehr einfach, die Stunden herauszuziehen und Exporte vorzunehmen. Wenn es um die reine Erfassung der Arbeitszeit und die Projektzeiterfassung geht, ist Time Track sehr einfach und selbsterklärend.
TimeTrack unterstützt Frenell bei der einfachen Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, Projektzeiten und Abwesenheiten wie Urlaub und Krankmeldung. Zudem bietet TimeTrack eine übersichtliche Darstellung der Urlaube im geteilten Kalender, was einen schnellen Überblick über Anwesenheiten ermöglicht. Die flexible Anpassungsmöglichkeit der Software an die Firmenstruktur von Frenell mit verschiedenen Standorten und Teams erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Arbeitsteilung. Insgesamt trägt TimeTrack zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung der administrativen Prozesse bei Frenell bei.
