Minusstunden
Genaue Erfassung der flexiblen Arbeitszeit
Was sind Minusstunden?
Minusstunden sind das Gegenteil von Überstunden und bezeichnen die Zeit, die der Arbeitnehmer entgegen der vertraglichen Regelung nicht gearbeitet hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Minusstunden sind die laut dem Arbeitsvertrag geschuldeten Stunden, die aber tatsächlich nicht geleistet wurden.
- Ohne ein vertraglich geregeltes Arbeitszeitkonto können auch keine Minusstunden entstehen.
- Bei Krankheit, Feiertagen oder Urlaub dürfen keine Minusstunden verzeichnet werden.
Definition: Was sind Minusstunden?
Wann fallen Minusstunden an?
Minusstunden setzten ein Arbeitszeitkonto voraus
Keine Minusstunden durch Krankheit, Feiertag, Urlaub
Wie viele Minusstunden darf der Arbeitnehmer ansammeln?
Was passiert mit Minusstunden bei einer Kündigung?
Wie können Minusstunden erfasst werden?
Definition: Was sind Minusstunden?
Minusstunden sind das Gegenteil von Überstunden. Wird mehr als vereinbart gearbeitet, entstehen Überstunden. Wird weniger gearbeitet als im Arbeitsvertrag festgehalten, entstehen Minusstunden. Minusstunden sind also jene Stunden, die der Arbeitnehmer laut dem Arbeitsvertrag zwar erbringen sollte, diese dann aber tatsächlich doch nicht erbracht hat. Wurde also beispielsweise eine Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche vertraglich vereinbart, hat der Arbeitnehmer aber nur 36 Stunden gearbeitet, so hat der Arbeitnehmer 4 Minusstunden in der besagten Woche angesammelt.
Minusstunden sind außerdem eine Art der vorzeitigen Gehaltsauszahlung, weil der Arbeitnehmer zwar das ungekürzte Gehalt vom Arbeitgeber ausbezahlt bekommt, obwohl er die geschuldeten Arbeitsstunden noch nicht erbracht hat.
TimeTrack – Überstunden
Nicht jede Fehlstunde ist eine Minusstunde! Wann fallen Minusstunden an?
Nicht jede Fehlstunde darf gleich als eine Minusstunde verzeichnet werden. Ob es sich bei einer Fehlstunde tatsächlich um eine Minusstunde handelt, wird nach dem Verschuldensprinzip entschieden.
Nur wenn der Arbeitnehmer eine Fehlstunde verschuldet bzw. aus eigenem Antrieb die geschuldete Arbeit nicht leistet, obwohl er die Möglichkeit zu arbeiten hatte, entstehen Minusstunden. Es gibt viele Möglichkeiten für den Arbeitnehmer, seine eigene Arbeitszeit freiwillig zu verkürzen. Er kann seinen Arbeitstag etwa wegen einem Arzttermin später beginnen oder früher beenden. Auch längere Pausen in der Arbeitszeit wegen privaten Erledigungen können zur Verkürzung der Arbeitszeit und somit zum Entstehen von Minusstunden führen.
Gibt es aber aufgrund eines Auftragsrückgangs nicht ausreichend Arbeit und werden die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber nach Hause geschickt, dann sind diese Fehlstunden vom Arbeitgeber zu vertreten und dürfen nicht als Minusstunden vom Arbeitszeit abgezogen werden. Mehrstunden entstehen also nicht, wenn der Arbeitgeber nicht genügend Aufgaben für seine Arbeitnehmer zur Verfügung stellen kann. Verzeichnung von Minusstunden bei fehlender Arbeit wäre wegen unerlaubter Überwälzung des unternehmerischen Risikos auf den Arbeitnehmer nicht erlaubt. Fehlende Arbeit hat daher immer nur der Arbeitgeber zu verantworten.
Minusstunden setzten ein Arbeitszeitkonto voraus
Minusstunden können nur dann entstehen, falls für den betreffenden Arbeitsnehmer ein Arbeitszeitkonto geführt wird. Ohne ein Arbeitszeitkonto können daher auch keine Minusstunden entstehen.
Aber wofür sind Arbeitszeitkonten überhaupt gut? Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Einführung von Arbeitszeitkonten, weil sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einfach mehr Flexibilität im Unternehmensalltag wünschen. Arbeitszeitkonten sorgen dafür, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten flexibel einteilen können. Auch Arbeitgeber können mittels Arbeitszeitkonten bessere Arbeitseinteilung bei unterschiedlicher Arbeitsauslastung organisieren. Über Arbeitszeitkonten behalten beide Vertragsseiten einen besseren Überblick über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Arbeitszeitkonten können aber nicht ohne jegliche vertragliche Vereinbarung eingeführt werden. Um wirksam zu sein, bedarf jedes Arbeitszeitkonto einer vertraglichen Grundlage. Dies kann eine arbeits- oder tarifvertragliche Regelung oder eine Betriebsvereinbarung sein. Minusstunden können daher nur dann entstehen, wenn im Arbeitsvertrag, einem allfälligen Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung eine entsprechende Regelung zu finden ist.
Bei der vertraglichen Regelung von Arbeitszeitkonten sind allerdings genaue gesetzlichen Vorgaben zu beachten. So muss die vertragliche Regelung die genaue Art der Arbeitskontoführung vorsehen. Es wird je nach Dauer des Ausgleichszeitraumes zwischen Kurzzeitkonten (Ausgleichszeitraum bis zu einem Jahr) oder Langzeitkonten (Ausgleichszeitraum über einem Jahr) unterschieden. Außerdem muss im Vertrag festgehalten sein, wie viele Plus- oder Minusstunden der Arbeitnehmer innerhalb eines Ausgleichszeitraumes maximal ansammeln darf.
Minusstunden entstehen NICHT durch Krankheit, Feiertag oder Urlaub
Krankenstand ist eine nicht verschuldete und damit rechtmäßige Abwesenheit des Arbeitnehmers, die nicht zu Minusstunden führen darf. Wenn der Arbeitnehmer unverschuldet krank wird und sich auch ordnungsgemäß beim Arbeitgeber krankmeldet, darf diesem Arbeitnehmer auch kein finanzieller Nachteil aus der Krankmeldung entstehen. Bei Krankheit darf dem Arbeitnehmer daher das Entgelt nicht gekürzt werden und es dürfen auch keine Minusstunden auf seinem Arbeitszeitkonto verzeichnet werden.
Die gleiche Regelung gilt auch bei gesetzlichen Feiertagen und Urlaubstagen. Diese dürfen wie Krankenstand zu keinen Minusstunden führen.
Bei jeder rechtmäßigen Abwesenheit des Arbeitnehmers wie Krankenstand, Feiertag oder Urlaub müssten daher konkret die täglichen Soll-Arbeitsstunden in voller Höhe auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden, um zu vermeiden, dass eine solche entschuldbare Abwesenheit unrichtigerweise zum Entstehen von Minusstunden führt.
Anwendungsbeispiel
Beispiel 1: vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer – wie es NICHT sein sollte
Max arbeitet 40 Wochenstunden vom Montag bis Freitag. Er war diesen Monat krank und wurde von einem Arzt ordnungsgemäß krankgeschrieben. Trotzdem stellt Max am Ende des Monats fest, dass sein Gehalt gekürzt wurde. Seine Krankenstandstage wurden vom Arbeitsgeber mit 0 Arbeitsstunden bewertet und nur aktiv geleistete Arbeitsstunden entlohnt. Für krankheitsbedingt nicht gearbeitete Stunden gab es daher eine Gehaltskürzung.
Korrekt ist diese Vorgehensweise nicht! Denn einem Mitarbeiter dürfen keine finanziellen Nachteile daraus entstehen, dass er unverschuldet krank wurde. Fazit: Trotz der Krankheit gebührt Max das volle Gehalt!
Beispiel 2: vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer – wie es sein sollte
Julia arbeitet ebenfalls 40 Stunden pro Woche von Montag bis Freitag. Sie wird krank und gibt dem Arbeitgeber umgehend die Krankheit bekannt. Ihr Arbeitgeber zahlt ihr das volle Gehalt, obwohl sie eine ganze Arbeitswoche krankheitsbedingt nicht gearbeitet hat. Ihr Monatsgehalt fällt also auch in den Monaten, in denen sie krank war, gleich aus. Der Arbeitgeber hat in Julias Fall alles richtig gemacht, denn er hat Julia pro Krankenstandstag 8 Arbeitsstunden gutgeschrieben.
Wie viele Minusstunden darf der Arbeitnehmer ansammeln?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe betreffend die erlaubte Höchstanzahl von gesammelten Minusstunden. Im Einzelfall wird daher immer die vertragliche Regelung von Arbeitszeitkonto entscheidend sein. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte im Arbeits- oder Tarifvertrag explizit geregelt werden, wie viele Minusstunden im Rahmen eines bestimmten Zeitraumes angesammelt werden dürfen.
Was passiert mit Minusstunden bei einer Kündigung?
Wird der Arbeitsvertrag beendet, müssen die Minusstunden abgerechnet werden.
Bei der Abrechnung muss nach dem Verschuldensprinzip untersucht werden, ob die im Arbeitskonto eingetragenen Minusstunden tatsächlich vom Arbeitnehmer verschuldet sind oder nicht. Hat der Arbeitnehmer aus eigenem Antrieb Fehlstunden angesammelt, obwohl er die Möglichkeit hatte, seine Arbeit zu erbringen, dann handelt sich bei den verzeichneten Fahlstunden um wahre Minusstunden, die das letzte Gehalt beeinflussen werden. Minusstunden führen in einem solchen Fall zu einer Gehaltskürzung.
Werden Minusstunden verzeichnet, obwohl der Arbeitnehmer arbeitsbereit war, aber der Arbeitgeber keine Arbeit zur Verfügung stellen konnte, dann sind verzeichnete Minusstunden keine Minusstunden im eigentlichen Sinne. In einem solchen Fall darf auch keine Gehaltskürzung vorgenommen werden.
Wie können Minusstunden erfasst werden?
Es gibt keine gesetzliche Regelung, die besagt, wie Minusstunden im Rahmen eines Arbeitszeitkontos genau zu verzeichnen sind. Aus den Aufzeichnungen muss sich allerdings lückenlos ergeben, wann Minusstunden entstanden sind. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Plus- und Minusstunden zu erfassen:
Minus- bzw. Plusstunden können manuell in ein Arbeitszeitkonto eingetragen werden, in dem der Arbeitnehmer seine Stunden in einer Excel- oder sonst selbst erstellten Tabelle handschriftlich notiert. Bei der manuellen Variante des Arbeitszeitkontos muss der Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer täglich der neue Saldo selbst berechnen.
Praktischer und verlässlicher sind spezielle digitale Softwarelösungen, die das Arbeitszeitkonto auf Basis der eingetragenen Arbeitszeiten täglich und automatisch auf den neuen Stand bringt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Stunden gearbeitet wurden und können rechtzeitig auf zu viele oder wenige Plus-/Minusstunden reagieren. Digitale Softwarelösungen schaffen außerdem auch bei Krankheit oder Urlaub Rechtssicherheit, weil die Software gleich erkennt, dass sich bei solchen Fehlstunden um keine Minusstunden handelt.
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Kann man wenn man krankgeschrieben ist, Minusstunden machen?
Minusstunden entstehen auch nicht im Falle von Krankheit, sofern ein ärztliches Attest vorgelegt wird. Krankheitstage sind im Arbeitszeitkonto genauso zu behandeln wie reguläre Arbeitstage. Das Gleiche gilt für Urlaub und Feiertage: Gemäß Arbeitsrecht führt die Abwesenheit von der Arbeit nicht zu einem Minusstundenkonto. Kann man aber trotz Krankmeldung arbeiten, erfahren Sie hier.
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Gorica Stojkovic-Bubic
Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic ist TimeTrack-Expertin für arbeitsrechtliche Themen. Nach 10-jähriger Tätigkeit für eine renommierte Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht verstärkt sie nun das junge TimeTrack Team und schreibt gerne Rechtsbeiträge rund um Arbeitszeit und Arbeitswelt.