Wie die 40-30-20-10-Regel wirklich funktionieren kann

Prioritätensetzung und Zeitmanagement gehen Hand in Hand; möchte man seine Zeit effizient nutzen, muss man die zu erledigenden Aufgaben priorisieren können.

Die 40-30-20-10 Regel hilft Unternehmen dabei den Arbeitsalltag optimal auszunutzen. Wie Sie diese Regel anwenden und worauf Sie besonders achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die 40-30-20-10 Regel: Definition

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Doch wie funktioniert die 40-30-20-10-Regel genau?

Im Prinzip steck die Definition im Namen selbst. Kurz gesagt funktioniert es folgendermaßen:

• 40% Ihrer verfügbaren Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der höchsten Priorität
• 30% der Zeit widmen Sie der Aufgabe mit der zweitwichtigsten Priorität
• 20% der Zeit geht an die Aufgabe mit der drittwichtigsten Priorität
• 10% Ihrer Zeit bleibt somit übrig für alle restlichen Aufgaben, die anfallen oder die Sie gerne noch zusätzlich erledigen würden.

Vielleicht, weil er nicht Teil Ihrer Prioritätenliste war – oder weil Sie es sich nicht zur Priorität gemacht haben, innerhalb Ihres Unternehmens für die Implementierung einer intelligenten Software wie zum Beispiel TimeTrack einzusetzen.

Eine Methode, die bei der Priorisierung helfen und somit im beruflichen Alltag zum Erfolg führen kann, ist die 40-30-20-10-Regel. Mit den richtigen Tipps zur Anwendung dieser Methode kann die Zeit, die Sie haben, im Blick behalten und somit ideal eingeteilt werden.

 

 

Eine Regel für das Zeitmanagement

Natürlich ist es somit auch Teil dieser Regel, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, welche Aufgaben Sie überhaupt erledigen müssen und welche dieser Aufgaben die höchste Priorität hat.

Das klingt erstmal wie ein Nachteil, kann aber eine tolle Chance dafür sein, die eigenen Gedanken auf den Punkt zu bringen und zu überlegen, was beim eigenen Job überhaupt Priorität hat und was Sie innerhalb Ihrer Jobzeit erledigen müssen.

Die Zeit, von der hier die Rede ist, ist die effektive Arbeitszeit, die Sie abseits von Terminen, Powerpoint-Präsentationen (oder jeder sonstigen Präsentation) und anderen Terminen innerhalb von Ihrem Unternehmen zur Verfügung haben.

Das zwingt Sie dazu zu überlegen, wie viel Zeit Sie eigentlich innerhalb eines Tages auf der Arbeit haben und wie sich die Länge und Dauer, die Sie für Ihre täglichen To Dos aufwenden, im Vergleich zu der Anzahl von allem anderen, was Sie zu erledigen haben, unterscheidet.

Viel Eigenverantwortung und eigene Freiheit in der Gestaltung

Die 40-30-20-10-Regel funktioniert nach einem Plan, der nach Eigenverantwortung verlangt und Sie dazu motiviert, über Ihre eigenen Präferenzen und Ihr eigenes Zeitmanagement nachzudenken.

In der Regel können Sie aber Ihr Zeitmanagement so in meist weniger als 20 Minuten spielerisch durch eigenes Nachdenken in den Griff bekommen und alles für den Tag vorbereiten.

 

 

Die Vorteile der 40-30-20-10 Regel: Simpel Zeit einsparen

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Die 40-30-20-10 Regel ermöglicht es sich für die wichtigsten Aufgaben genügend Zeit zu nehmen. Menschen wenden oft meist weniger Zeit für wichtige Aufgaben auf, weil sie mit zeitlichem Druck an diesen Prioritäten arbeiten oder sie bis zur Deadline aufschieben.

Erhöhte Effizienz

Diese Zeitmanagement Methode zwingt einen dazu, sich mit den Aufgaben auseinander zu setzen, einen Überblick zu schaffen und auf den Tag vorzubereiten. Dadurch, dass man seinen Arbeitstag plant, erhöht man seine Effizienz.

Zeitmanagement kann nicht nur dabei helfen, Ihre wichtigste Aufgabe effektiver und genauer zu erledigen, sondern auch sie zu strukturieren.

Man lernt außerdem mit Zeitdruck zu umgehen und stressfrei zu arbeiten, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt.

Die Nachteile der 40-30-20-10-Regel kennen und beheben

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Doch die Methode hat auch Ihre Nachteile, so wie die meisten Regeln. Wenn Sie viele Aufgaben in Ihre Planung integrieren müssen, gibt es schlichtweg bessere Methoden, mit der Sie Ihre eigene Produktivität innerhalb Ihres Jobs besser steigern können.

Die 40-30-20-10 Methode ist primär bei Aufgaben, die dieselbe Priorität haben, nicht flexibel. In solchen Fällen sollte man zu anderen Methoden, wie die 72 Stunden Regel oder die Pomodoro Technik greifen. Es gibt immerhin diesen Berg von Angeboten unterschiedlicher Methoden und Prinzipien, bei denen man schnell den Überblick verlieren kann. An dieser Stelle von unserem Artikel wollen wir also nochmal die Informationen zu diesen zwei Methodik-Angeboten zusammenfassen und erläutern.

72 Stunden Regel

Die 72 Stunden Regel besagt, dass man alles, was man sich vorgenommen hat, auch in den nächsten 72 Stunden erledigen sollte. Menschen bringen sonst oft nicht ihre Projekte und somit Ziele zu Ende. Selbst erschaffene Termine wie diese sind fester Bestandteil der eigenen Produktivität und können als Mittel zur Selbstmotivation eingesetzt werden.

 

 

Pomodoro Technik

Die Pomodoro Technik hingegen ist eine der bekannteren Methoden. Sie funktioniert kurz zusammengefasst wie folgt:

1. Nehmen Sie sich etwas Zeit und formulieren Sie die Aufgabe schriftlich
2. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten
3. Machen Sie sich an die Arbeit
4. Nach 25 Minuten, wenn der Timer klingelt, machen Sie eine 5-Minuten Pause und machen dann wieder weiter mit der Aufgabe
5. Nach 4×25 Minuten der Pomodoro Technik machen Sie eine längere Pause von etwa 15-20 Minuten

Des Weiteren berücksichtigt die 40-30-20-10 Regel kaum Deadlines und fragt nicht nach der konkreten Zielsetzung, sondern trägt lediglich zur Zielsetzung bei.

Auch die Priorisierung erfolgt ausschließlich durch einen selber und auch nur in der Spanne eines Zeitraums, die man selber festlegt.

40-30-20-10-Regel anwenden und Arbeitsprozesse durch Online-Tools optimieren

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Doch wie sieht die 40-30-20-10-Regel in der Praxisanwendung aus? Auch wenn Sie sich für Ihre wichtigsten Aufgaben die nötige Zeit nehmen – Zeit sparen können Sie immer noch.

Das geht am Besten, wenn Sie Ihre Informationen und Unternehmensprozesse digital speichern, beispielsweise mit einer intelligenten Software wie TimeTrack.

Hier können Sie unter anderem Stundenzettel kinderleicht digital erstellen. Mit diesen Stundenzetteln, erstellt aus Arbeitszeiten, können Mitarbeiter ganz einfach ihre Arbeitszeiten überblicken und verwalten.

Außerdem können die Ist- und Soll-Stunden angezeigt werden, damit der Überblick über die Überstunden und Fehlzeiten nicht verloren geht. Auch Pausen können angezeigt werden. So stellen Sie sicher, dass sie richtig eingehalten werden.

 

 

Mit TimeTrack schnelle Erfolge erzielen

Damit Sie zwischen Ihren Präsentationen, vielen internen Fragen nichts vergessen und Sie sich nicht ausschließlich auf Ihr Gedächtnis verlassen müssen, kann die Timing App TimeTrack dabei helfen, dass zum Beispiel der PDF Stundenzettel aus Projektzeiten erstellt wird.

Daraus folgt, dass alle projektbasierten Zeiteinträge im Stundenzettel des Mitarbeiters angezeigt werden. Und so ersparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern können alles online verwalten.

Wenn Sie diesen Workflow nun auch noch mit der 40-30-20-10-Regel kombinieren, sorgt das für einen intelligenten Lifestyle im Arbeitsleben, und Sie können sich wieder der wichtigen Präsentation, dem Text für den Chef oder Ihren Präsentationen von Folie zu Folie so widmen, dass jede Folie den idealen Text anzeigt und die Ausgaben nicht mehr zum Problem werden.

Fazit

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Auch wenn die 40-30-20-10-Regel ihre Nachteile hat – geben Sie dem ganzen vielleicht eine Chance und lassen Sie sich überraschen, wie sehr Ihnen die Regel dabei hilft, über das eigene Zeitmanagement aktiv nachzudenken.

Testen Sie gerne unsere 14-tägige Testversion von TimeTrack und lassen Sie sich von der App dabei helfen, Ihre Ziele wie das effektivere Zeitmanagement intelligent digital zu implementieren.