7 Dos and Don’ts im Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräch. Während vielen Unternehmensleitern und auch Angestellten bei diesem Wort ein kalter Schauer den Rücken hinabrinnt, so sollten wir uns einmal genauer auf die Vorteile, die dieses Gespräch mit sich bringen kann, konzentrieren.

Mitarbeitergespräche finden üblicherweise ein- bis zweimal im Jahr statt und sind ein Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und seinem Angestellten, welches die Möglichkeit gibt, Probleme zu erläutern, die Angestellten zu motivieren und auch folgende Änderungen im Unternehmen anzukündigen bzw. vorzunehmen. Also auch wenn sie zuerst lästig klingen, liegt die Durchführung dieses Gesprächs im Interesse aller Beteiligten. Schließlich möchten nicht nur Sie, dass die Mitarbeiter motivierter arbeiten, sondern auch ihre Angestellten möchten die Möglichkeit der Weiterentwicklung und des Lernens nutzen, um im Unternehmen voran zu kommen.

Damit Sie bei Ihrem nächsten Mitarbeitergespräch nach so langem Corona-Abstand nicht ins kalte Wasser geworfen werden, haben wir Ihnen hier für das Gespräch eine einfache Checkliste zusammengestellt. Wenn sie diesem Leitfaden folgen, ist der Erfolg also quasi schon vorprogrammiert.

1 – Bereiten Sie sich vor!

Wie in jeder Lebenslage ist es am besten, gut vorbereitet in die Situation hineinzugehen. Dies gilt für Sie und auch für Ihre Mitarbeiter. Ein spontan angekündigtes Gespräch würde den Mitarbeiter nur überrumpeln und er würde sich wohlmöglich auch unfair behandelt fühlen. Legen Sie mit Ihren Mitarbeitern einen genauen Tag und Uhrzeit fest, um beiden Parteien die Möglichkeit der Vorbereitung zu geben und somit keine Fragen oder Feedbackpunkte am Ende offenbleiben. Bestenfalls geben Sie Ihrem Angestellten schon eine Hilfsstellung, indem Sie ihm sagen, worum es in dem Gespräch gehen soll, damit dieser sich ebenfalls ausführliche Gedanken dazu machen kann.

Hilfreich für Sie als Chef ist es, wenn Sie sich selber eine Liste mit den wichtigsten Daten erstellen, die Sie mit dem Mitarbeiter besprechen müssen. Diese Liste hilft Ihnen auch, das Gespräch zu strukturieren und nicht zu sehr abzuschweifen. Analysieren Sie hierfür, was Ihnen in den vorherigen Arbeitsmonaten aufgefallen ist. Hierzu zählen die aktuellen Arbeitsaufgaben des Mitarbeiters, welche Erfolge er erzielt hat, welche Ziele noch zu erreichen sind und wie zufrieden Sie mit seiner Leistung sind.

Nicht außer Acht lassen sollte man aber dennoch die Kritikpunkte an der Arbeit und was zukünftig zu ändern oder zu verbessern wäre. Rufen Sie sich während des Gesprächs immer die Frage nach dem Ziel dieser Unterhaltung ins Gedächtnis. Bleiben Sie bei Ihrer Strategie und bedenken Sie auch die möglichen Reaktionen ihres Gesprächspartners. Fragen Sie sich zudem, welche Meinungsverschiedenheiten auftreten könnten und wie Sie nach dem Gespräch verbleiben möchten.

Damit Sie in etwa eine Idee haben, wie Sie ihre Fragen formulieren können, haben wir Ihnen hier ein paar Beispielfragen aufgelistet:

• Was ist derzeit Ihre Aufgabe im Unternehmen?
• An welchem Projekt sind die momentan beteiligt?
• Wie läuft die Arbeit an Ihrem Projekt?
• Gibt es etwas, worüber Sie mit mir reden möchten?
• Gibt es Probleme in unserem Unternehmen, auf die Sie mich gerne aufmerksam machen würden?
• Was gibt Ihnen die Motivation in diesem Job?
• Wo sehen sie Ihre Talente und wo würden sich gerne weiterentwickeln?
• Sind Sie mit der Arbeitsatmosphäre zufrieden?
• Haben Sie Vorschläge für mich als Vorgesetzten?

Wichtig ist, nicht zu vergessen, dass jedem Mitarbeiter individuelle Fragen gestellt werden sollten. Nur so erfahren Sie mehr über ihre Angestellten und können einen Einblick in den Arbeitsalltag dieser gewinnen. Außerdem sollte dieses Gespräch niemals in einen Monolog übergehen, achten Sie also darauf, dass alle Beteiligten genug Zeit zum Reden haben.

2 – Die richtige Gesprächsatmosphäre

Wichtig ist es während dem Gespräch eine angenehme Atmosphäre zu vermitteln und deshalb sollten Sie darauf achten, dass die Umgebung ruhig und entspannt ist. Ein Café in dem die Kellner vorbei wuseln oder der Schreibtisch mitten im lauten Großraumbüro sind also verständlicherweise nicht die besten Orte, um unter vier Augen über die Zukunft des Unternehmens und der Mitarbeiter zu sprechen. Ziehen Sie sich also lieber in ihr privates Büro oder einen geeigneten Besprechungsraum zurück, um der Hektik zu entgehen und in Ruhe die derzeitige Lage zu besprechen.

Wichtig ist es, dass faire Sitzverhältnisse herrschen. Am angenehmsten ist es für die Beteiligten, einen Tisch zwischen sich zu haben. Dieser dient einerseits praktischen Gründen, wie beispielsweise der Möglichkeit Notizen anzufertigen, vermittelt aber auch gleichzeitig ein Gefühl von Schutz und Sicherheit. Zusätzlich können Sie hier auch durch bereitgestellte Getränke oder kleine Speisen Ihre Wertschätzung für den Kollegen und seine Arbeit ausdrücken. Achten Sie außerdem darauf, sich nicht frontal gegenüberzusitzen. Wählen sie lieber einen Eckplatz um die Situation zu entspannen und nicht so bedrohlich zu wirken. Außerdem haben während des Gesprächs keine Unterbrechungen oder Störungen durch andere Mitarbeiter, E-Mails, etc. stattzufinden, die die Konzentration und Gesprächsatmosphäre stören könnten.

 3 – Seien Sie transparent!

Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter genau, wie Sie zu Ihren Kritikpunkten oder zu Ihrem Lob gekommen sind. Erklären Sie ihm nachvollziehbar, warum Sie sich diese Meinung über ihn gebildet haben und geben Sie ihm ebenfalls die Möglichkeit sich zu erklären, damit ein Austausch stattfinden kann. Durch die Transparenz ist es für Ihren Angestellten einfacher, das Urteil und die mögliche Kritik zu akzeptieren und daran zu arbeiten. Wichtig ist auch, dass Sie seine Sozialkompetenzen mit einbeziehen und den Mitarbeiter als Gesamtbild betrachten. Die Berücksichtigung des persönlichen Aspekts lockert Ihr Meinungsurteil noch einmal auf und hebt es von den sturen Zahlen und Fakten der restlichen Bewertung ab.

4 – Ausgewogenheiten

Ihr Mitarbeitergespräch sollte auf keinen Fall nur aus Kritik bestehen! Lassen Sie auch die Stärken und positiven Errungenschaften der Arbeitnehmer mit einfließen und loben Sie auch, wenn etwas gut gemacht wurde. Die richtige Balance zwischen positiven und negativen Feedbackpunkten zu finden ist wichtig, um den Mitarbeiter nicht demotiviert aus dem Gespräch gehen zu lassen und ihm trotzdem Verbesserungsvorschläge mit auf den Weg zu geben. Außerdem sollten Sie auch Informationen für eine mögliche Weiterbildung Ihrer Angestellten bereitstellen und Sie in der Hinsicht beraten.

5 – Die richtigen Wortwahl

Achten Sie darauf, wie sie Ihr Feedback formulieren. Die Wahl Ihrer Worte kann ganz unterschiedliche Reaktionen bei Ihrem Gegenüber hervorrufen, weshalb Sie auf gewissen Feinheiten und deren Wirkung achten sollten. So können Sie gleich in erster Linie Missverständnisse vermeiden, die durch unklare Ansprachen entstehen. Wählen Sie also klare Aussagen und auch Zeitangaben und vermeiden Sie Worte wie: demnächst, ein paar, ungefähr, wahrscheinlich und andere Worte, die einen zu großen Interpretationsspielraum zulassen. Sollten Sie bei Ihrem Feedback zum Beispiel die falschen Worte bei der Kritik wählen, so kann dies schnell zu Missverständnissen und Verletzungen des Gegenübers führen. Wählen Sie beschreibende Worte für ein Verhalten bzw. eine bestimmte Situation und keine wertenden Worte, die sich auf die gesamte Person des Gegenübers beziehen. Sinnvoll wäre es, den Kritikteil des Gesprächs generell mit der „Ich“-Botschaft zu führen statt die „Du“-Botschaft zu verwenden. Damit gemeint ist, dass Sie eher die Formulierung: „Ich habe festgestellt, dass ich Sie wenig mit Ihren Teammitgliedern arbeiten sehe.“ wählen sollten, statt: „Sie arbeiten immer nur alleine an Projekten.“.

6 – Seien Sie überzeugend!

Nur weil Sie der Vorgesetzter sind, sollten Sie nicht einfach Ihre Machtposition ausnutzen und Ihre Mitarbeiter überreden bzw. manipulieren. Stattdessen sollten Sie ihre Angestellten überzeugen und offen für Vorschläge und Kompromisse in das Gespräch hineingehen. Wenn die Mitarbeiter Ihre Offenheit wahrnehmen, sind auch sie bereit zuzuhören und sich auf Ihre Visionen einzulassen. Geben Sie auch Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, seine Bedenken zu äußern und analysieren Sie mit ihm gemeinsam den Sachverhalt. Hat der Mitarbeiter das Gefühl seinen Teil dazu beigetragen zu haben und ein Mitspracherecht zu besitzen, so wird er gleich viel motivierter an der Umsetzung der Ziele arbeiten.

7 – Beide Seiten sind Gewinner

Versuchen Sie eine Win-Win-Situation aus dem Gespräch herauszuholen. Keiner der Beteiligten soll sich als Verlierer des Gesprächs sehen, auch wenn eventuell viel Kritik oder Verbesserungswüsche geäußert wurden. Selbst dann, wenn es streng genommen einen „Verlierer“ gäbe, versuchen Sie ihm das Gefühl zu vermitteln, das Mitarbeitergespräch als Gewinner zu verlassen um die Motivation aufrecht zu erhalten.

Fazit

Um es Ihnen zum Abschluss noch einmal schnell und einfach in Ihr Gedächtnis zu rufen, hier ist zusammengefasst, worauf Sie bei einem Mitarbeitergespräch genau achten sollten:

Dos

• Seien Sie vorbereitet und geben ihrem Angestellten genauso Zeit für seine Vorbereitung
• Wählen Sie eine entspannte, aber passende Atmosphäre für das Gespräch
• Seien Sie transparent und erläutern Sie genau, wie Sie zu ihrem Urteil kommen
• Geben Sie sowohl Lob als auch Kritik an ihren Mitarbeiter weiter
• Achten Sie auf die richtige Formulierung, vor allem bei Kritik um Missverständnisse zu vermeiden
• Überzeugen Sie ihre Mitarbeiter von Ihren Visionen
• Erstreben Sie eine Win-Win-Situation

Wenn Sie sich an diese Tipps halten und sich an unserem Leitfaden orientieren, wird Ihr nächstes Mitarbeitergespräch garantiert ein Erfolg und Sie in Ihrer Arbeit um einiges weiterbringen. Da auch die Planung und Durchführung eines Mitarbeitergesprächs viel Zeit und Aufwand erfordert, empfehle ich Ihnen, auf unsere Software TimeTrack zurückzugreifen. Diese hilft Ihnen, Ihre Zeit effizient zu planen, so dass kein Projekt vernachlässigt wird und gleichzeitig auch ein passender Zeitraum für das Mitarbeitergespräch gefunden wird.