Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Ein häufiger Fehler ist es, die Zeitangaben ungenau zu formulieren. Statt „Ich bin nächste Woche wieder erreichbar“ sollte der genaue Tag angegeben werden, wann wieder mit E-Mails zu rechnen ist. Fehlende Vertretungsinformationen können bei dringenden Mails zu Problemen führen, daher ist es ratsam, stets eine alternative Kontaktperson zu benennen. Die Abwesenheitsnotiz sollte außerdem professionell formuliert sein und keine Umgangssprache oder unangemessene Inhalte enthalten. Ein weiterer Fehler besteht darin, die Abwesenheitsnotiz nach der Rückkehr nicht zu deaktivieren, was zu Verwirrung bei den Absendern führen kann.
Tipps für eine professionelle Abwesenheitsnotiz
Eine klare und präzise Formulierung ist entscheidend für eine professionelle Abwesenheitsnotiz. An erster Stelle steht dabei die Transparenz: Der Absender sollte sofort erkennen können, dass der Empfänger momentan nicht erreichbar ist und wann er voraussichtlich zurückkehrt. Je spezifischer die Zeitangabe, desto einfacher ist es für den Absender, seine Kommunikation zu planen und sich darauf einzustellen, wann er mit einer E-Mail rechnen kann. Eine präzise Formulierung vermittelt nicht nur Zuverlässigkeit, sondern sorgt auch dafür, dass eine wichtig Mail gezielt weitergeleitet wird.
Abwesenheitsnachricht im Ton anpassen
Es ist ebenfalls sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz an die Zielgruppe anzupassen. Interne Kontakte, wie Kollegen oder Teammitglieder, erwarten möglicherweise andere Informationen als externe Geschäftspartner. Im gleichen Sinne macht es auch wenig Sinn, bei internen Kontakten eine Abwesenheitsmitteilung mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu beginnen, oder mit „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ zu schreiben. Durch eine zielgruppenspezifische Anpassung beim Ton lässt sich die Effektivität der Abwesenheitsnotiz deutlich steigern, da jeder Empfänger genau die Notizen erhält, die für ihn relevant sind. Für interne Schreiben können zusätzliche Hinweise zur laufenden Arbeit oder aktuelle Projektstatus hilfreich sein, während für externe E-Mails eher allgemeine Infos, wie die Rückkehrzeit und eine alternative Kontaktperson, im Vordergrund stehen sollten.
Eilige Hilfe bei wichtigen Aufgaben
Die Aktualität der Informationen in der Abwesenheitsnotiz ist ein weiterer entscheidender Faktor. Es ist wichtig, die Notiz sofort einzurichten, sobald die Abwesenheit beginnt, und nach der Rückkehr umgehend zu deaktivieren, um Verwirrung zu vermeiden. Ein häufiger Fehler besteht darin, die Abwesenheitsnotiz versehentlich aktiviert zu lassen, was dazu führen kann, dass auch Tage nach der Rückkehr noch automatische Antworten verschickt werden. Solche veralteten Nachrichten hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck und können zu unnötigen Verzögerungen in den Gesprächen führen. Daher empfiehlt es sich, bei Rückkehr ins Büro als eine der ersten Aufgaben die Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren und gegebenenfalls offene Mails zu bearbeiten.
Abwesenheitsnachrichten müssen gezielt erfasst werden
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Schutz sensibler Informationen. Eine Abwesenheitsnotiz sollte nie Details über persönliche Gründe für die Abwesenheit enthalten, wie etwa gesundheitliche Probleme oder private Verpflichtungen. Stattdessen sollte die Nachricht sachlich und neutral gehalten sein. Auch betriebsinterne Daten haben in einer Abwesenheitsnotiz nichts zu suchen. Indem Sie auf vertrauliche Inhalte verzichten, wahren Sie die Diskretion und schützen sensible Daten, die in den falschen Händen dem Unternehmen schaden könnten.
Immer mit freundlichen Grüßen
Eine freundliche und professionelle Sprache rundet die Abwesenheitsnotiz ab. Verwenden Sie eine höfliche Anrede, um dem Absender zu danken, dass er sich gemeldet hat, und schließen Sie die Nachricht mit einem freundlichen Gruß ab. Eine positive und respektvolle Wortwahl sorgt dafür, dass der Absender sich wertgeschätzt fühlt und hinterlässt einen guten Eindruck.
Beispiele für professionelle Formulierungen könnten lauten: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis [genauer Tag] abwesend und werde Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr so bald wie möglich bearbeiten. Mit freundlichen Grüßen,“ Eine solche Formulierung wirkt sowohl professionell als auch entgegenkommend und vermittelt Zuverlässigkeit.
Werden E-Mails automatisch weitergeleitet?
Falls es eine Vertretung gibt, sollte diese in der Abwesenheitsnotiz benannt werden, idealerweise mit Kontaktdaten wie einer E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Ein einfacher Hinweis wie „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretungskontakt]“ hilft dem Absender, bei Bedarf schnell Unterstützung zu finden.
Besonders bei längeren Abwesenheiten oder wenn wichtige Projekte anstehen, ist die Erwähnung einer Vertretungsperson entscheidend, um den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass wichtige Angelegenheiten bearbeitet werden können.
Zusammengefasst ist eine professionelle Abwesenheitsnotiz präzise, aktuell, diskret und zielgruppenspezifisch. Sie vermittelt eine klare Botschaft, stellt die wichtigsten Informationen bereit und sorgt dafür, dass während der ganzen Abwesenheitsnotiz eine reibungsloser Austausch gewährleistet ist. Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz zeigt dem Absender, dass seine Nachricht geschätzt wird und sorgt für ein positives und professionelles Erscheinungsbild des Unternehmens.
