Warum der Arbeitsbericht der Schlüssel zur maximalen Effizienz ist

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Inhaltsverzeichnis

Einen Arbeitsbericht zu verfassen ist nicht immer eine einfache Angelegenheit. Allerdings ist es in vielen Unternehmen notwendig, einen Arbeitsbericht zu verfassen, um die Fortschritte eines Projekts oder anderer Tätigkeiten und Arbeiten festzuhalten. Worauf es ankommt und wie diese Arbeitsberichte aufgebaut sind, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten.

Was ist ein Arbeitsbericht?

Im Arbeitskontext ist es wichtig, regelmäßig Berichte zu verfassen, um Vorgesetzte, Kollegen, Kolleginnen und Investoren auf dem Laufenden zu halten und darüber zu informieren, was im Job vor sich geht. Der Umfang dieser Arbeitsberichte kann unterschiedlich sein. Einige sind kurz und bündig, während andere bis zu 100 Seiten lange Jahresberichte sein können. Unabhängig von der Länge des Berichts ist es wichtig alle relevanten Informationen anzuführen.

Ein Arbeitsbericht ist also ein offizielles Geschäftsdokument, das wichtige arbeitsbezogene Informationen für eine bestimmte Zielgruppe, wie Kollegen und Kolleginnen oder Ihre Vorgesetzten, innerhalb oder auch außerhalb eines Unternehmens erläutert. Während der Zweck eines Arbeitsberichts unterschiedlich sein kann, besteht dessen allgemeiner Sinn darin, genaue Informationen über einen Aspekt oder gar mehrere Aspekte eines Unternehmens zu präsentieren.

Wie schreibt man einen Arbeitsbericht?

Wie bereits erwähnt werden Arbeitsberichte für gewöhnlich dazu verwendet, den Fortschritt an einem Projekt zu erklären oder Schlussfolgerungen oder Empfehlungen bezüglich eines Problems oder einer Aufgabe am Arbeitsplatz zu liefern. Bevor Sie allerdings mit dem Schreiben des Berichts beginnen, müssen Sie sich über einige Dinge im Klaren sein. Der Arbeitsbericht kann als ein eigenes kleines Projekt gesehen werden, das Planung benötigt.

Sinn und Zweck des Berichts

Oftmals werden Mitarbeiter:innen von Ihren Vorgesetzten gebeten einen Bericht zu schreiben. Wichtig ist dabei zu wissen, warum Sie diesen schreiben, sprich welche Botschaft Sie den Lesern und Leserinnen vermitteln möchten. Sollten Sie sich wegen des Sinn und Zwecks hinter dem Arbeitsbericht unsicher sein, sprechen Sie am besten mit Ihrem oder Ihrer Vorgesetzten, um Klarheit zu schaffen. Vielleicht wird Ihnen sogar eine Vorlage zur Verfügung gestellt.

Beispielsweise kann der Zweck des Berichts der sein, ein Geschäftsproblem zu analysieren, ein Projekt und dessen Ergebnisse zu erklären, die Entwicklung diverser Produkte zu verfolgen oder Außenstehenden einfach einen Überblick über die Angelegenheiten und Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens zu liefern.

In einigen Fällen werden Arbeitsberichte auch gerne als Berechnungsgrundlage verwendet. Schließlich werden mit ihrer Hilfe Aufgaben und Arbeiten sowie deren Zeitaufwand nachvollziehbar gemacht. Daher eignen Sie sich gut für die Erstellung von Rechnungen und als eine Art Stundenzettel für Mitarbeiter:innen.

Ton und Sprache

Weiters müssen Sie sich für den Ton und die Sprache, die Sie im Bericht verwenden, entscheiden. Damit sind nicht nur selbstverständliche Punkte wie Rechtschreibung und Grammatik gemeint, sondern die Frage, welches Publikum Sie ansprechen möchten und inwieweit dieses bereits mit dem Thema im Arbeitsbericht vertraut ist.

Während Sie auf der einen Seite für einen Arbeitsbericht eine eher professionelle Sprache verwenden sollten, können Sie auf der anderen Seite für Berichte, die sich an die Öffentlichkeit richten, eine einfachere Sprache wählen. In Ihrem Arbeitsbericht sollten Sie aber auf jeden Fall jeglichen Slang vermeiden.

Fragen Sie sich also, wer Ihren Bericht lesen wird und schließen Sie jeden aus Ihrem Publikum sprachlich mit ein. Für jene Leser:innen, die schlechter informiert sind, ist es empfehlenswert, notwendige Informationen kurz zusammenzufassen. Mithilfe von Überschriften oder Kategorien, bieten Sie informierten Leser:innen die Möglichkeit, für sie redundante Informationen zu überspringen.

Sammlung der Materialien

Im nächsten Schritt geht es darum, sämtliche Materialien und Quellen zusammen zu suchen, die Sie für Ihren Bericht nutzen können, um zu einer Schlussfolgerungen zu gelangen, Empfehlungen oder eine Idee zu entwickeln oder einfach um ein Projekt und seinen Fortschritt nachzuvollziehen. Da Sie auf diese Materialien im Arbeitsbericht zurückgreifen werden, ist es sinnvoll, diese aufzuheben und später als Anhang an Ihren fertigen Bericht anzuheften.

Hier sind einige Arten von Materialien, die Ihnen bei der Vorbereitung helfen könnten:

  • Informationen zu Finanzen, Kosten oder einem, für das Projekt angelegten, Konto
  • Tabellen, Schaubilder und Grafiken
  • Statistische Informationen
  • Umfragen und Fragebögen
  • Interviews mit Experten, Kollegen, Kunden usw.

Fortschrittskontrolle

Wenn es bei Ihrem Arbeitsbericht darum geht, den aktuellen Fortschritt eines Projekts oder verschiedener Aufgaben festzuhalten, dann sollten Sie in der Projektdokumentation einen kurzen Überblick über die bisherigen Arbeiten, die nächsten Schritte des Projekts und darüber, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder nicht, geben. Gehen Sie in Ihrem Arbeitsbericht darauf ein, ob sich der Umfang des Projekts verändert hat, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche als Nächstes anstehen, welche Schwierigkeiten bisher aufgetreten sind.

All diese Informationen immer im Kopf zu haben ist schwierig, deshalb empfiehlt sich die Verwendung einer App zur Projektverfolgung. Unsere Zeiterfassungssoftware TimeTrack bietet Ihnen zum Beispiel das Projektcontrolling-Tool. In diesem können Projekte angelegt werden, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen verschiedene Aufgaben zugeteilt, Meilensteine festgelegt und natürlich das Projekt automatisch verfolgt werden. Der Vorteil ist, dass Sie immer sofort wissen, welche Fortschritte in einem bestimmten Zeitraum stattgefunden haben oder ob Risiken aufgetreten sind. Außerdem behalten Sie so auch immer den Überblick über die Finanzen des Projekts und werden schneller auf Fehler aufmerksam gemacht.

Erstellung eines Entwurfs

Am besten schreiben Sie bei Ihrem Arbeitsbericht nicht einfach drauflos, sondern fangen mit der Planung, genauer gesagt mit einer Skizze der groben Idee an. Hilfreich ist hierbei, wenn Sie sich bei Ihrer Vorlage schon mit den Überschriften und Unterüberschriften Ihres Arbeitsberichts auseinandersetzen. Der Entwurf dient dazu, die eigenen Gedanken zu organisieren und muss nicht ordentlich oder ausgefeilt sein. Schließlich ist er nur für Ihre persönliche Planung und Verwendung gedacht.

In den meisten Fällen beginnt ein Bericht mit der Erklärung der Ergebnisse, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen. Anschließend erklären Sie, wie Sie an diesen Punkt gelangt sind und aus welchen Gründen.

Wenn Sie im Begriff sind, eine kontroverse Schlussfolgerung oder Empfehlung zu äußern, dann beginnen Sie mit den Erklärungen Ihrer Vorgehensweisen und der Argumentation, sodass Ihre Leser:innen verstehen können, wie Sie bei dieser Idee gelandet sind.

Der Aufbau eines Arbeitsberichts

Nachdem Sie alle Dokumente, alte Arbeitsberichte und Materialien zusammengesucht haben, können Sie nun mit der eigentlichen Aufgabe, nämlich dem Verfassen des Berichts beginnen. Im Folgenden beschreiben wir Ihnen den typischen Aufbau der Arbeitsberichte.

Der Anfang

  • Titelblatt

Auf dem Titelblatt wird üblicherweise der Name des Projekts gefolgt vom aktuellen Datum in der nächsten Zeile angegeben. In der dritten Zeile werden der Autor, die Autorin bzw. alle Autoren aufgezählt. Der Name des Unternehmens wird in der vierten Zeile genannt. Prinzipiell ist es empfehlenswert den/die Chef:in, zu fragen, ob es spezielle Wünsche oder eine Vorlage für die Formatierung gibt.

  • Kurzfassung

Typischerweise beginnen Sie Arbeitsberichte mit einer Zusammenfassung Ihrer Schlussfolgerungen, Rechtfertigungen und Empfehlungen. Diese hilft den Lesern und Leserinnen dabei wesentlichen Punkte Ihrer Arbeit zu verstehen, ohne den ganzen Bericht lesen zu müssen.

  • Inhaltsverzeichnis

Im Inhaltsverzeichnis werden die Abschnittsüberschriften sowie die jeweiligen Seitenzahlen angegeben. Für den Fall, dass die Kapitel von verschiedenen Personen geschrieben worden sind, können Sie hier auch den Autor angeben. Dadurch ist es für Ihre Leser:innen einfacher sich durch den Arbeitsbericht zu navigieren.

Inhalt

  • Einleitung

In der Einleitung teilen Sie Ihren Leser:innen mit, was Sie dazu bewegt hat, diesen Arbeitsbericht zu verfassen. Dazu erklären Sie den Kontext und Ihre Absichten. Nehmen Sie die Fragen vorweg, die Sie beantworten werden oder nennen Sie das Problem, das Sie lösen werden. Die Einleitung muss nicht lang sein, aber direkt und spezifisch.

  • Erklärung der Ergebnisse oder Schlussfolgerungen

Im nächsten Teil wird eine grundlegende Übersicht über die Forschung oder Beurteilungen, die Sie zu diesem Projekt abgeschlossen haben, gegeben. Zudem werden die Ergebnisse besprochen, interpretiert und erklärt, inwiefern diese sich auf das Thema Ihres Berichts beziehen.

  • Empfehlungen für die Zukunft

Mit den Empfehlungen können Sie ausdrücken, was zukünftig geschehen wird. Erklären Sie, was Sie mit Ihren Ansätzen lösen und inwiefern dies auf Ihre Schlussfolgerungen zutrifft. Dieser Teil wird als nummerierte Liste formatiert und von der wichtigsten zur unwichtigsten Empfehlung sortiert.

  • Beschreibung des Fortschritts

Die Aufgabe dieses Punktes ist es zu erklären, wie das Thema oder das Problem angegangen wurden. Hier wird ein Überblick über die Befunde gegeben und erklärt, wie diese zu Ihren Empfehlungen führen. Teilen Sie Ihre Erörterungen in verschiedene Abschnitte mit Überschriften ein, die die Leser:innen wissen lassen, was in einem bestimmten Abschnitt enthalten ist. Dieser Abschnitt sollte der längste Teil des Berichts sein.

Das Ende

  • Quellenverzeichnis

Quellen können Zeitungsartikel, Nachrichtenartikel, Umfragen, Fragebögen, Statistiken und andere ähnliche Informationen umfassen. Diese werden am Ende Ihres Berichts in einem Quellenverzeichnis angeführt.

  • Anhang

Nicht jeder Arbeitsbericht beinhaltet Anhänge, jedoch sollten Sie diese anfügen, wenn es welche gibt. Die Anhänge können Ihren Leser:innen dabei helfen, den Bericht besser zu verstehen.

  • Schluss

Ein Schluss ist für Ihren Arbeitsbericht nicht unbedingt notwendig, doch er kann ein guter Abschluss sein und eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse bieten. Halten Sie den Schluss kurz und fassen Sie nur das Wichtigste zusammen.

Der digitale Arbeitsbericht

Arbeitsberichte sind wichtig, um Außenstehende auf dem Laufenden zu halten, aber auch, um selbst die Fortschritte gespeichert zu haben. Am praktischsten ist es für Unternehmen, diese digital zu erstellen und zu archivieren. Mit unserer TimeTrack App haben Sie die Möglichkeit, automatisch einen Bericht schreiben zu lassen, nachdem Sie das Projekt digital angelegt haben.

 

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Anschließend können Sie verschiedene Filtermöglichkeiten und Suchoptionen sowie Zeitintervalle nutzen, um Ihren Arbeitsbericht für verschiedene Zielgruppen, wie Kunden, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oder Tätigkeiten und Projektausgaben zu erstellen und anzupassen. Zudem können Sie Ihre fertigen Berichte ganz einfach als PDF exportieren oder in Excel speichern und für Ihre Mitarbeiter:innen zugänglich machen.

 

Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

Fazit

Wir hoffen, Ihnen mit unserem Artikel ein paar Tipps geliefert und dabei geholfen zu haben, einen Einblick in die Erstellung der Arbeitsberichte zu erhalten. Damit Ihnen diese Angelegenheit einfacher von der Hand geht, testen Sie gerne unsere 14-tägige kostenlose Testversion der TimeTrack App. Diese bietet Ihnen nicht nur das Projektcontrolling, sondern hilft Ihnen auch bei der Zeiterfassung und anderen Aufgaben, wie der Erstellung von Schichtplänen etc.

 

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