Arbeitszeit richtig berechnen: so geht’s

In der heutigen Arbeitswelt gehört Zeit zur kostbarsten Ressource von Unternehmen. Arbeitnehmer haben allerdings oft Schwierigkeiten damit, den Überblick über ihre Arbeitszeit zu behalten. Woran liegt das und wie kann man dieses Problem am besten lösen? Ein Arbeitszeitrechner kann Ihnen da unter die Arme greifen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie Ihre Arbeitszeit richtig berechnen und dokumentieren.

Was gilt als Arbeitszeit?

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Unter Arbeitszeit ist die Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende, ohne Ruhepausen, zu verstehen. Kurze Arbeitsunterbrechung von bis zu 15 Minuten (Bildschirmpausen, Toilettenpausen sowie kurze Kaffeepausen) zählen grundsätzlich auch zur Arbeitszeit. Bereitschaftsdienste zählen ebenfalls zu Arbeitszeiten, da sich der Arbeitnehmer im Rahmen des Bereitschaftsdienstes an seinem Arbeitsplatz befindet und jederzeit zur Arbeit herangezogen werden kann.

Anders ist es bei der Rufbereitschaft. Hier muss der Arbeitnehmer lediglich per Telefon erreichbar sein und kann seinen Aufenthaltsort frei wählen. Die Rufbereitschaft gehört somit nicht zur Arbeitszeit. Dasselbe gilt für die Zeit, die der Arbeitnehmer für den Weg zwischen seiner Wohnung und dem Arbeitsplatz benötigt. Diese zählt ebenfalls nicht zur Arbeitszeit.

Gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeiterfassung

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Das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschloss am 13.09.2022 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland. 

Unternehmen müssen ein System einführen, das

• lückenlos
• systematisch
• objektiv
• zugänglich
• und zuverlässig ist.

Das Urteil des BAG zur Arbeitszeiterfassung ist eine Erweiterung des EuGH-Urteils.

Das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 verpflichtet Arbeitgeber innerhalb der EU, ein einfaches und verlässliches System einzurichten, das die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer garantiert. Wir haben die wichtigsten Infos für Sie zusammenfasst:

• In Deutschland sollen Arbeitgeber künftig den kompletten Arbeitstag ihrer Arbeitnehmer dokumentieren, Arbeitsbeginn- und Arbeitsende sowie Pausen inkludiert.
• In Österreich sind alle Arbeitgeber bereits zur umfassenden Zeiterfassung verpflichtet. Die jetzige Rechtslage in Österreich ist EU-konform.
• In der Schweiz ist die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber bereits verpflichtend. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitgeber allerdings auf die Aufzeichnung verzichten. Hier ist anzumerken, dass die Schweiz kein EU-Mitgliedsstaat ist und deswegen nicht unmittelbar vom EuGH-Urteil betroffen ist

Um Ihre Arbeitszeiten richtig zu erfassen und gesetzeskonform aufzuzeichnen, stehen Ihnen einige Methoden zur Verfügung. Für Einzelunternehmer kann die Selbstberechnung der Arbeitszeiten vorteilhaft sein. Wir weisen allerdings darauf hin, dass die Zeiterfassung per Zeiterfassungssystem einfacher und übersichtlicher ist. Dank der elektronischen Zeiterfassung mit TimeTrack müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen, ob sie das Arbeitszeiterfassung Gesetz befolgen – TimeTrack kümmert sich um alles.

Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die verschiedenen Zeiterfassungs-Methoden ein.

Arbeitspausen

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Ruhepausen gehören in der Regel nicht zur offiziellen Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Sind daher unbezahlt. Zudem ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter regelmäßige Pausen machen. Die Regelungen zur genauen Dauer von Arbeitszeiten sind länderspezifisch. Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst:

Pausen in Deutschland

In Deutschland müssen Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Hierbei dürfen auch zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden. Die Pause muss allerdings mindestens 15 Minuten dauern, um als Arbeitspause zu gelten.

Sollte der Arbeitnehmer mehr als neun Stunden arbeiten, sieht das Arbeitszeitgesetz eine Pause von mindestens 45 Minuten vor.

Pausen in Österreich

In Österreich gilt ähnliches. Arbeitnehmer müssen bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine unbezahlte Arbeitspause von mindestens 30 Minuten machen. Es dürfen auch in Österreich zwei Arbeitspausen von jeweils 15 Minuten eingelegt werden.

Pausen in der Schweiz

In der Schweiz gelten folgende Regelungen bei einer Arbeitszeit von…

• 5,5 Stunden ist eine Pause von 15 Minuten zu machen,
• mehr als 7 Stunden ist eine Pause von 30 Minuten zu machen,
• mehr als 9 Stunden ist eine Pause von 60 Minuten zu machen.

Pausen, die über 30 Minuten dauern, können auch in der Schweiz aufgeteilt werden.

Warum man bei der Arbeit Pausen halten sollte

Es gibt mehrere Gründe, warum man bei der Arbeit Pausen machen sollte. Jeder davon bringt seine eigenen Vorteile. Der erste scheint sehr schnell ersichtlich: Ihr Hirn braucht eine Pause. Vor allem die Bereiche, die mit Logik arbeiten und konstant fokussiert sind lassen mit der Zeit an Konzentration nach. Fehler werden häufiger, die Produktivität sinkt. Nach einer kurzen Pause kommt man erfrischt und mit neuen Kapazitäten an den Arbeitsplatz. Durchzuarbeiten ist eine destruktive, kurzfristige Lösung, die nach wenigen Stunden Ihre Leistungen minimiert. Ausgeruht machen Sie das mehr als wett.

Zudem werden Pausen genutzt, um die Gedanken von den kleinen Arbeitsschritten frei zu machen. Das Projekt, der Fortschritt findet wieder Platz im Kopf. Ein guter Zeitpunkt, um zu strukturieren und planen, während man sich einen Kaffee holt. Hierbei können gleich die Beine etwas gestreckt werden.

Fast alle Menschen bewegen sich viel zu wenig. In diesem Kontext ist es für mentale und physische Gesundheit schnell ein riesiger Unterscheid ob man sich bewegt oder nicht. Selbst fünf Minuten auf den Beinen zu sein macht hierbei sehr viel aus. Sie halten Ihren Körper gesünder und regen Ihren Kreislauf an. Ihr Körper und Gehirn werden frisch durchblutet und mit Sauerstoff versorgt. Nach einigen Schritten und einer kurzen Pause sind sie frisch zurück an der Arbeit.

Achten Sie auf Fallstricke

Während Pausen generell wichtig und fördernd sind, sollten sie dennoch strukturiert bleiben. Wer sich von der Arbeit entfernt läuft Gefahr, sich abzulenken. Ein paar Minuten extra am Handy oder ein überraschend langes Gespräch mit Teammitgliedern – und schon sinkt die Produktivität. Aus Pausen werden so Probleme. Zudem können Pausen nicht nur Sie ablenken. Auch Ihre Mitarbeiter*innen werden von Gesprächen und anderen Störungen schnell unterbrochen.

Zudem können Pausen den Arbeitsfluss unterbrechen. Gerade in Unternehmen, die Pausenzeiten vorgeben passiert dies häufiger. Während Zeiten von voller Konzentration muss Pause gemacht werden. Die akute Motivation und Progression werden unterbrochen. Man kann diese Gefahren jedoch gut umgehen.

Als Arbeitgeber müssen Sie verstehen da Pausen nützlich und sinnvoll sind. Es kann auf den ersten Blick nachteilhaft wirken, Mitarbeiter*innen für einige Zeit unproduktiv herumstehen zu lassen. Überarbeitete Mitarbeiter*innen sind jedoch eine deutlich größere Belastung.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter*innen

Zudem ist es sinnvoll, Mitarbeiter*innen selbst Raum für Pausen zu geben. Einige Arbeitsplätze setzen auf klare Pausenzeiten. Dies macht vor allem Sinn, wenn alle im Team auf einmal arbeiten müssen. Wenn dies jedoch nicht der Fall ist, sollte es immer möglich sein, die eigenen Pausen flexibler planen zu können. So können Arbeitsfluss und Motivation aufrechterhalten werden. Hierbei ist es jedoch sinnvoll, einen Missbrauch dieser Möglichkeiten auszuschließen. Im Idealfall können Sie Ihren Mitarbeiter*innen vertrauen.

Es hilft sogar häufig, Mitarbeiter*innen aktiv darauf hinzuweisen Pausen zu machen. In solchen Fällen ist es wahrscheinlicher, dass jene diese auch antreten. Es scheint offensichtlich zu sein, wird aber doch häufig vergessen. Einige Mitarbeiter*innen arbeiten am Limit, um Ihre Ziele zu erreichen. Wie beschrieben, ist dies nicht nachhaltig. Ihre Mitarbeiter*innen bieten Ihnen deutlich mehr Produktivität, wenn sie an Pausen erinnert werden. Zudem hilft dies, die Grenzen zwischen Management und Mitarbeiter*innen aufzubrechen. Häufig kann man so zeigen, dass Produktivität im nachhaltigen Sinne im eigenen Interesse liegt. Es ist angenehm, als Mitarbeiter*in auf diese Weise Verständnis entgegengebracht zu bekommen.

Es gibt also viele Möglichkeiten, Pausen bei der Arbeit zu gestalten. Menschen sind individuell und brauchen gegebenenfalls Raum für optimale Lösungen. Es lohnt sich diese zu finden, denn so können Motivation und Produktivität weiter hochgehalten werden.

Arbeitszeit selbst berechnen

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Tägliche Arbeitszeit berechnen

Zur Berechnung der täglichen Arbeitszeit gilt folgende Formel:

Beispiel: Wenn in Ihrem Arbeitszeitmodell eine Soll-Wochenarbeitszeit von 38,5 Stunden geregelt ist und Sie an 5 Tagen pro Woche arbeiten müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 7 Stunden und 42 Minuten.

Sie können die Formel auch benutzen, wenn Sie Teilzeit oder geringfügig arbeiten. Wenn Ihr Arbeitszeitmodell beispielsweise vorgibt, dass Sie 20 Stunden die Woche arbeiten müssen und diese Stunden auf 4 fixe Tage aufgeteilt werden müssen, ergibt sich eine tägliche Arbeitszeit von 5 Stunden pro Arbeitstag.

Ein Kinderspiel, nicht wahr?

Monatliche Arbeitszeit richtig berechnen

Um die monatliche Arbeitszeit zu berechnen, müssen Sie erstmal die Wochenanzahl pro Monat ausrechnen. Hierfür nehmen Sie die Anzahl der Wochen pro Jahr (=52) und dividieren sie durch die Anzahl der Monate (=12). Daraus ergibt sich eine Wochenanzahl von 4,33. Nun können Sie mit der folgenden Formel arbeiten:

 

Beispiel 1: Wenn Sie eine 38,5h-Arbeitswoche haben, ergibt sich eine monatliche Arbeitszeit von knapp 167 Stunden (38,5 x 4,33 = 166,7).

Beispiel 2: Wenn Sie im Rahmen Ihres Arbeitszeitmodells nur 20 Stunden die Woche arbeiten müssen, beträgt Ihre monatliche Arbeitszeit 87 Stunden (20 x 4,33).

Einfache Zeiterfassung mit Excel Tabellen

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Ihr Kopf raucht schon vor lauter Formeln und Regelungen? Sie sind nicht allein. Viele Unternehmer entscheiden sich dafür Excel Tabellen für ihre tägliche Zeiterfassung zu verwenden, anstatt sich mit diesen ganzen Formeln auseinander zu setzen. Grund dafür ist, dass die Selbstberechnung von Arbeitszeiten definitiv viel Zeit in Anspruch nimmt und die Excel-Tabelle eine naheliegende Alternative sein kann. Zudem sind die Anschaffungskosten für Excel meist gering, wird es doch im Unternehmen eh bereits genutzt.

Mit unseren Excel-Vorlagen können Sie ganz einfach und schnell Ihre Arbeitszeiten dokumentieren. Die hinterlegten Formeln summieren automatisch die Monats-Arbeitsstunden – so brauchen Sie sich keine Gedanken darüber machen. Im besten Fall haben Sie jemanden im Team der Excel-versiert ist und Tabellen gegebenenfalls an Ihre Anforderungen anpasst. Jedes Unternehmen arbeitet etwas unterschiedlich – und Vorlagen können nur der größte gemeinsame Nenner bleiben.

Wenn Sie mit Excel Arbeitszeit berechen möchten, gibt es jedoch auch einige Probleme. Arbeitszeiten werden häufig gesammelt, z.B. am Ende der Woche, von handschriftlichen Notizen in die Tabellen eingetragen. Die erfassten Arbeitzeiten sind häufig geschätzt oder gerundet gewesen, Übertragungsfehler kommen auch gerne vor. Wer so über Monate hinweg richtig seine Arbeitszeiten berechnen möchte, kann sich auf einige Ungenauigkeiten gefasst machen. Zudem gibt es aufgrund des Datenschutzes klare Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist von Stundenzetteln in jeder Form.

Denn als Arbeitgeber können Sie nicht einsehen, wie genau die Arbietszeiten erfasst – oder ob sie im Nachhinein bearbeitet wurden. Korrekturen oder Änderungen blieben bei Excel nämlich verborgen. Wer sich am Ende der Woche noch ein paar Stunden gut schreiben lässt, kann das einfach tun.

Unser Tipp

Eine Excel-Tabelle macht für die Zeiterfassung so lange Sinn, wie Sie Ihre Arbeitszeiten gut überblicken können. Sobald Sie in einem Team arbeiten, wo Sie die Arbeitszeiten von mehreren Teammitgliedern verfolgen möchten, würden wir Ihnen raten auf eine andere Methode der Zeiterfassung zu wechseln. Bei vielen Daten verliert man nämlich schnell den Überblick und Sie müssten täglich sicher stellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit eingetragen haben. In kleinen, Excelversierten kreisen kann derartige Zeiterfassung durchaus funktionieren, bedeutet allerdings auch einen gewissen Zeitaufwand. Erstellen der Vorlagen, Eintragen der Arbeitszeiten, Weiterleiten der Tabellen, Rückfragen und Korrekturen, Rechnungen erstellen… Jeder dieser Schritte ist aufwändig und fehleranfällig.

Excel wird oft – ohne dass es hinterfragt wird – zum Status Quo und einer eigenen Zeitinvestition. Schwankende Auslastungen oder starke Anpassung an den Kunden führen zu Individualfällen die einzeln berechnet werden müssen. Gerade in einer Zeit, in der flexible Arbeitszeiten immer mehr zu einem Wettbewerbsfaktor für Unternehmen werden. Hinter der Fassaden wird es schlicht sehr teuer auf diese Weise Arbeitszeit zu berechnen. Warum Excel nicht mehr ausreicht, entdecken Sie in unserem kostenlosen E-Book.

Die Alternative: ein Zeiterfassungssystem

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Wenn Sie nach einer kompakten und gleichzeitig ausführlichen bzw. übersichtlichen Zeiterfassungs-Methode suchen, sind Sie bei einem Zeiterfassungssystem genau richtig. Gute Zeiterfassungssoftware bietet oft einen deutlichen Mehrwert. Nutzerspezifisch können Arbeitszeiten über eine vorgefertigte Maske von Ihnen eingetragen werden. Dies funktioniert über Mac und PC, Smartphone oder Tablet.

Eine Software macht Sie auf Unregelmäßigkeiten oder Fehler aufmerksam. Sie werden erinnert, wenn Ihre Einträge inkompatibel sind, oder das Ein- und Ausbuchen vergessen wird. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit richtig berechnen wollen, geschieht dies automatisch auf Basis der individuellen Voreinstellungen der Software. Fehler, Korrekturen, Rücksprachen, Auswertungen – all diese manuellen Schritte entfallen vollkommen. Mit TimeTrack kommen Sie der Arbeitszeiterfassung Pflicht nach.

Zudem können Sie Korrekturen jederzeit vornehmen und dabei den Überblick behalten: Alle Änderungen und Eintragungen werden dokumentiert. So können viele Diskussionen gespart und Frustration vermieden werden. Die Fakten liegen transparent bereit.

Zeiterfassungssysteme wie TimeTrack bleiben flexibel für individuelle und betriebliche Änderungen. Die Umstellung auf Homeoffice, neue Arbeitszeitvereinbarungen, gesetzliche Vorgaben oder Urlaubsregelungen werden einfach übernommen. Dies gilt auch für Regelungen wie das Mobile-Arbeit-Gesetz. Bei dynamischen Übergängen zwischen Arbeitsschritten, Projekten oder Kunden kann man zudem mit die Stoppuhrfunktion die Arbeitszeit berechnen. Beim Beenden eines Arbeitsschritten aktivieren Sie die Uhr – und bald wird das mauelle Eintragen von Arbeitszeiten zur Notlösung.

Die Vorteile im Überblick:

• Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
• Zeitdokumentation flexibel zur Arbeitssituation – ob mit Mac, PC, Smartphone, Tablet oder Terminal
• Automatische und übertragbare Stundenabrechnungen und Auswertungen
• Aktuelle KPIs zur Unternehmenssteuerung
• Überprüfte gesetzliche und Unternehmensspezifische Vorgaben
• Automatische Weiterleitung an die Buchhaltung
• Reduzierte Kosten durch weniger Personalaufwand und Administration
• Projekt- und Zeiterfassung nach Aufgabe, Projekt und Kunden
• Von überall aktuell einsehbar

Arbeitszeiterfassung muss nämlich nicht kompliziert sein. Sie müssen nur die Lösung finden, die am besten zu Ihnen passt. Anstatt selber zu rechnen und sich mit Formeln auseinander zu setzen, oder mit Excel-Tabellen zu kämpfen, können Sie zur digitalen Zeiterfassungslösung TimeTrack greifen. Mit TimeTrack müssen Sie sich keine Formeln merken oder Gedanken darüber machen, ob Sie Ihre Pausen richtig einhalten. Darum kümmern wir uns. Sie müssen nur zwei mal Klicken, um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende zu markieren.

Hier erfahren Sie mehr.