Aufbewahrungsfristen: So lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden

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Welche Angaben muss ein Stundenzettel beinhalten?

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer lückenlos zu dokumentieren. Die Arbeitszeiterfassung bzw. der Stundenzettel hat jedenfalls den Anfang und das Ende der Arbeitszeit sowie die täglichen Ruhepausen zu enthalten. Nur wenn der Arbeitnehmer feste Arbeitszeiten hat und es tatsächlich zu keiner Abweichung von vereinbaren Arbeitszeiten kommt, ist keine tägliche Dokumentation notwendig.

  • Hinweis: Arbeitnehmer im Homeoffice können lediglich Aufzeichnungen über die Dauer der täglichen Arbeitszeit führen.

Wie lang muss der Arbeitgeber die Stundenzettel aufbewahren?

Es soll zwischen arbeitsrechtlichen und abgabenrechtlichen Aufbewahrungsfristen unterschieden werden.

Kürzere arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen, nationalen Arbeitszeitgesetz. Im Folgenden liegt der Fokus auf der Zeiterfassung in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Diese Fristen sind bei einer eventuellen Betriebsüberprüfung durch das Arbeitsinspektorat zu beachten. Einem Arbeitsinspektor müssen bspw. in Österreich nur die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten 12 Monate vorgelegt werden.

Bei einer nachträglichen Berechnung der Sozialversicherbeiträge und Lohnsteuer (sog. Aufrollung) sind allerdings längere Fristen zu beachten. Abgabenrechtlich gelten daher längere Aufbewahrungsfristen, weil Angaben auf Stundenzettel für die Berechnung der Lohnsteuer und Sozialversicherung relevant sein könnten.

  • Hinweis: Unternehmer haben im Endeffekt die längeren abgabenrechtlichen Fristen zu beachten

Bürokratie

Aufbewahrungsfristen im DACH-Raum zusammengefasst:

Aufbewahrungsfrist arbeitsrechtlich Aufbewahrungsfrist abgabenrechtlich (Sozialversicherung – und Lohnsteuerrechtlich)
Österreich1 JahrSV-rechtlich: 5 Jahre
LSt-rechtlich: 7 Jahre
Deutschland2 JahreGrundsätzlich 6 Jahre bzw. 10 Jahre bei Überstundenaufzeichnungen
Schweiz5 Jahre10 Jahre

Wer haftet für unrichtige bzw. unvollständige Arbeitszeiterfassung?

Es ist immer der Arbeitgeber für die Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Auch wenn er dem Arbeitnehmer die Arbeitszeiterfassung überlässt, muss der Arbeitgeber die Aufzeichnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen und haftet bei fehlenden oder unrichtigen Unterlagen.

Verschiedene Methoden der Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiten können manuell in ein Arbeitszeitkonto eingetragen werden, dabei notiert der Arbeitnehmer seine Arbeitsstunden in eine Excel- oder selbst erstellten Tabelle. Bei dieser Methode entstehen einige Probleme: für die Aufbewahrung der manuell erstellten Stundenzettel benötigt der Arbeitgeber nicht nur viel Platz, sondern hat außerdem dafür zu sorgen, dass solche handschriftlich geführten Stundenzettel nicht verloren gehen.

Praktischer und verlässlicher sind spezielle digitale Softwarelösungen, die das Arbeitszeitkonto auf Basis der eingetragenen Arbeitszeiten täglich und automatisch auf den neuen Stand bringt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben so immer genau im Blick, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Digitale Softwarelösungen haben außerdem den Vorteil, dass erfasste Arbeitszeiten immer und unkompliziert zugreifbar sind.

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