Aufzeichnungspflicht und Dokumentation der Arbeitszeiten – Deutschland

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Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer von wesentlicher Bedeutung. Der Arbeitgeber erfüllt durch die regelmäßige Aufzeichnung seine gesetzliche Pflicht und behält die Kontrolle über die geleisteten Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer. Auf der anderen Seite können die Mitarbeiter immer einen Nachweis über ihre Arbeitsstunden erbringen und einsehen, wie sie ihre zeitlichen Ressourcen investieren und diese gegebenenfalls anpassen. Eine vollständige Arbeitszeiterfassung trägt so der Transparenz und Fairness am Arbeitsplatz bei und garantiert, dass sich die beiden Partien an die Vertragsvereinbarung halten. Hier ein Überblick der gesetzlichen Regelungen und deren Umsetzungsmöglichkeiten rund um Thema Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten.

Sind Stundenaufzeichnungen Pflicht?

Die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden ist in der Regel verpflichtend. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen und zu dokumentieren. Dies dient der Überwachung der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften, wie beispielsweise der maximalen Arbeitszeit, Ruhepausen und Überstundenregelungen.

Für wen gilt Aufzeichnungspflicht?

Die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit gilt in der Regel für alle Arbeitgeber. Es spielt keine Rolle, ob es sich um kleine oder große Unternehmen handelt. Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer zu erfassen und entsprechende Aufzeichnungen zu führen. Diese Verpflichtung bezieht sich sowohl auf Vollzeit- als auch Teilzeitbeschäftigte.

Wer ist auf Stundenaufzeichnungspflicht befreit?

Beispielsweise sind Mitglieder der Geschäftsleitung, leitende Angestellte oder Außendienstmitarbeitende von der Pflicht zur Stundenaufzeichnung ausgenommen.

Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Allgemeine gesetzliche Regelung gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt Höchstarbeitszeiten bzw. verpflichtende Ruhepausen und enthält außerdem auch eine Bestimmung betreffend die Arbeitszeiterfassung. § 16 mit dem Titel „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ regelt Folgendes:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

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Laut dem Arbeitszeitgesetz ist der Arbeitgeber also lediglich zur Erfassung von Mehrstunden verpflichtet. Demnach müssen also alle Arbeitsstunden, die über das gesetzlich vorgesehene Maß hinausgehen (d.h. über acht Stunden täglich), dokumentiert werden. Diese gesetzliche Bestimmung sollten die Arbeitgeber jedoch mit Vorsicht genießen. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Unternehmen die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer, und nicht nur die Überstunden, systematisch erfassen müssen. Wie der Gesetzesgeber dieses Urteil konkret in das nationale Recht umsetzen wird, bleibt noch abzuwarten.

arbeitsrecht entscheidung des gesetzgebers zur aufzeichnungspflicht der täglichen arbeitszeit

Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Spezialgesetze Mindestlohngesetz und Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Die umfassende Dokumentationspflicht gilt nicht nur für die Aufzeichnung der Mehrstunden, sondern auch für die Minijobber, d.h. geringfügig Beschäftigte, sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Die Arbeitszeiterfassung ist für diese Wirtschaftsbereiche wegen der großen Missbrauchsgefahr verpflichtend.

Im Zuge der Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes laut Mindestlohngesetz sind auch umfassende Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber festgelegt worden. Um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede geleistete Arbeitsstunde bezahlt wird, besteht für Minijobber die Pflicht, die Arbeitszeiten lückenlos zu notieren.

Laut Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist außerdem für folgende Branchen eine vollständige Arbeitszeitaufzeichnung notwendig:

  • das Baugewerbe
  • Gaststätten und Herbergen
  • Speditions-, Transport und Logistikbereich
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung
  • Messebau
  • Fleischwirtschaft
  • Zustelldienste

Zudem gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Entleiher, die Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem dieser Wirtschaftszweige beschäftigen.

Aufzeichnung von Arbeitszeiten: Welche Daten müssen die Aufzeichnungen enthalten

Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen folgende Informationen beinhalten:

  • den Beginn der täglichen Arbeitszeit
  • das Ende der täglichen Arbeitszeit
  • die Dauer der Arbeitszeit in Stunden bzw. Minuten

Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen laut dem Gesetz nicht aufgezeichnet werden. Es ist allerdings zu empfehlen, die Pausenzeit auch aufzuzeichnen, damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar ist.

Die genaue Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein. Der Arbeitnehmer hat also eine Woche Zeit, um die erbrachten Arbeitsstunden genau zu notieren. Die Aufzeichnungen muss der Arbeitgeber zwei Jahre lang aufbewahren.

tägliche arbeitszeit in praxis aufzeichnen

Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung

Von der verpflichtenden Arbeitszeitaufzeichnung sind gemäß Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) alle Mitarbeiter befreit, die ein Arbeitsentgelt von mehr als 2.958 Euro brutto monatlich beziehen (Stand 2021). Ist der Arbeitnehmer bereits 12 Monate für den Arbeitgeber tätig, so gilt der niedrigere Stellenwert von 2.000 Euro brutto monatlich. Hat der Arbeitnehmer daher nachweislich mehr als 2.000 Euro brutto in den letzten 12 Monaten verdient, müssen keine Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß (MiLoDokV) geführt werden.

Man darf aber das bereits erwähnte EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 nicht aus den Augen verlieren. Demnach sind bereits jetzt alle Arbeitgeber innerhalb der EU verpflichtet, ein verlässliches und leicht zugängliches System einzurichten, mit dem gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfasst wird. Trotz fehlendem Gesetz haben deutsche Unternehmen eine klare Handlungsempfehlung.

Form der Arbeitszeitaufzeichnungen

Es bestehen keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Erfassung der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können die Aufzeichnungen in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Gesetzlich ist lediglich vorgegeben, welche Daten die Notizen enthalten müssen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht jedoch die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen. Es sind außerdem keine Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers auf den Aufzeichnungen erforderlich.

Die gleiche Verpflichtung hat nach § 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG, § 19 Abs. 1 Satz 2 AEntG und § 17c Abs. 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) jeder Entleiher, der von einem Verleiher überlassene Arbeitnehmer tätig werden lässt, unabhängig davon, ob er seinen Sitz im Inland oder im Ausland hat.

§ 6 Abs. 1 GSA Fleisch regelt die Auszeichnungspflicht für die Betriebe der Fleischwirtschaft. Demnach haben die betroffenen Unternehmen die Arbeitszeit elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung elektronisch aufzubewahren.

Manuelle Zeiterfassungen: Manuelle Erfassung gehört eher zur veralteten Methode

Typische Beispiele für manuelle Zeiterfassungssysteme sind Stempeluhren, Niederschriften und Excel Tabellen. Mit Excel erfasst man Arbeitszeiten manuell und digital durch das Eintragen in Excel–Tabellen. Arbeitnehmer sind angewiesen, ihre Arbeitszeiten täglich einzutragen. Aus verschiedenen Gründen ist vom Excel System abzuraten. Zum einen ist es ein sehr aufwendiges System. Wenn wirklich alle Pausen und Mehrarbeitszeiten minutengenau erfasst werden sollen, wie es das Gesetz fordert, geht mehr Zeit durch das Eintragen verloren, als es nötig ist. Zum anderen ist es ein unübersichtliches System. Die Auswirkungen zeigen sich spät aber umso gravierender bei der Abrechnung der Arbeitszeit.

Niederschriften und Stempeluhren sind ebenso aufwendige Systeme. Bei ihnen könnte es außerdem an der Gesetzkonformität scheitern. Arbeitszeiten müssen nachgewiesen werden können. Das wird schwierig bei analogen Stempeluhren. Diese Nachweise auf Papier können genauso schnell verloren gehen wie Niederschriften auf Papier. 

Aufzeichnungspflichten der täglichen Arbeitszeit nachgehen mit TimeTrack

TimeTrack – Digitale Stempeluhr

Automatisierte Arbeitszeiterfassung: Automatisch, praktisch, gut

Im modernen Zeitalter digitalisieren sich die Branchen immer mehr. Auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen viele Möglichkeiten der Digitalisierung offen. Digitale Systeme nutzen sehr oft ähnliche und gut bewährte analoge Methoden. Im Erfassungssystem eingetragene Daten werden dabei digital transformiert und automatisiert. Das Erfassungssystem ist somit „zuverlässig, zugänglich und objektiv“, wie das laut der EuGH-Judikatur bereits jetzt vorausgesetzt wird.

Mit TimeTrack Arbeitszeiten praktisch und zuverlässig aufzeichnen

Das Zeiterfassungssystem TimeTrack rückt das altbewährte System des Stundenzettels in ihr Zentrum. Es kann nicht einfacher sein: Wenn die Arbeit aufgenommen wird, wird eingestempelt; wenn die Arbeit beendet wird, wird ausgestempelt. TimeTrack erfasst so die Arbeitszeiten sekundengenau. Statt tatsächlich zu ein- und aufzustempeln, drückt der Mitarbeiter einen Knopf in seiner Smartphone- oder Desktop-App. Die per Stempeluhr erfassten Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten werden automatisiert gespeichert und jedem, der die Berechtigung dazu hat, zugänglich gemacht. Jederzeit und überall!

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TimeTrack – Arbeitszeiterfassung

Mit der TimeTrack können sie sogar einen automatischer Pausenabzug einstellen, wenn Sie immer zu gleichen Zeit Pause machen und sich keinen Gedanken darüber machen wollen, ob Sie Ihre Pausenzeit bereits eingetragen haben.

Wenn Sie eine Übersicht über offene und verbrauchte Urlaubstage behalten wollen, können sie auch Ihre Urlaubsverwaltung mit TimeTrack einfach erledigen. Mit der digitalen Urlaubsverwaltung sparen Sie sich die manuelle Berechnung von Urlaubstagen. Weiters können Mitarbeiter anhand eines Urlaubskalenders im Auge behalten, welche Kollegen abwesend sind, um Ihren Arbeitsaufwand besser aufzuteilen.

Fazit

Indem ein Gesetz Arbeitnehmer schützen will, eröffnet es Möglichkeiten für eine verbesserte Unternehmenskultur. Die Mitarbeiter und die Mitarbeitermotivation sollten immer im Zentrum eines Unternehmens stehen. Sie sind es schließlich, die die Maschine am Laufen halten. Arbeitszeit gesetzkonform zu erfassen heißt seit dem EuGH-Urteil von 2019, transparent, objektiv und zugänglich zu arbeiten. Das sind Grundsätze, von denen Unternehmen nur profitieren können. Gesetzkonform Arbeitszeit erfassen heißt organisiert und dynamisch zu erfassen.

Vertragliche Vereinbarungen können besser eingehalten werden und vor allem können alle Parteien Leistungen besser nachvollziehen und sie anpassen und verteilen. Das Arbeitszeiterfassungssystem von TimeTrack ermöglicht all das. Probieren Sie es doch jetzt aus mit der zweiwöchigen Probeversion und vereinfachen Sie sich die Auszeichnungspflicht der Arbeitszeit!

 

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