Automatischer Dienstplan: Die größten Vorteile

# /von Fenja Behnke/10 min read
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Schon seit Jahrzehnten sind Dienstpläne fester Bestandteil unterschiedlichster Unternehmen. Streng genommen braucht es keine Schreibmaschinen oder einen Computer, um diese zu erstellen, aber trotzdem erleichtern diese Hilfsmittel die Arbeit um Einiges. In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen den Dienstplan etwas näher bringen und Ihnen die Vorteile, die ein automatischer Dienstplan mit sich bringt, vorstellen.

Was ist ein Dienstplan?

Dienstpläne sind ein Instrument der Personaleinsatzplanung und helfen dabei die Einsatzzeiten zu planen und abzubilden. Während die Dienstplanung in früheren Zeiten noch mit Stift und Papier realisiert wurde, gibt es heutzutage viele praktische Tipps zur Dienstplangestaltung. Natürlich werden aber auch noch heute die Dienstpläne einiger Unternehmen per Hand und Stift angefertigt, um Mitarbeiter:innen über ihre Dienstzeiten zu informieren. Daraus resultieren aber leider schnell eine chaotische Zettelwirtschaft, verpasste Dienstplan Aushangfristen und gereizte Nerven, die regelmäßig zu einem Kollaps in den Betrieben sowie bei dem/der Dienstplaner:in höchstpersönlich führt.

Digitale Dienstplanung

Die digitale Dienstplanung verkürzt die ansonsten stundenlange Arbeit auf das Notwendigste! Ob es um eine Schichtplanung in der Produktion oder eine Dienstplanung im Gesundheitswesen geht; TimeTrack hat für jede Branche etwas parat.

Dienstplanung mit TimeTrack

Mit TimeTrack können Sie Mitarbeiter:innen schnell und einfach ihren Diensten zuweisen. In der Software haben Sie die Möglichkeit eigene Arbeitsbereiche für Ihre Standorte zu erstellen und zu definieren. Anschließend können Sie die einzelnen Mitarbeiter:innen ihren Arbeitsbereichen und Standorten zuweisen. So ist immer klar, wer bei welchem Dienst eingesetzt werden kann und Sie behalten einen idealen Überblick. Zudem können Sie nach personalisierbaren Skills Ihrer Mitarbeitenden planen. Schichtplanung war noch nie so einfach!

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Transparenz

Sowohl die Transparenz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen wird mit TimeTracks Funktion Verfügbarkeiten zu erstellen erhöht. Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit ihre eigenen Verfügbarkeiten einzutragen, welche dann direkt bei der Schichtplanung beachtet werden. Sie können als Planer bzw. Planerin also direkt durch den Dienstplaner kommunizieren, wann sie einsatzbereit sind.

Außerdem können sie Notizen für den/die Schichtplaner:in hinterlassen, um den Grund für die kürzere Verfügbarkeit anzugeben. Dies vereinfacht den Kommunikationsprozess zwischen dem/der Mitarbeiter:in und dem Schichtplanenden. Um den Planungsprozess noch etwas zu beschleunigen, kann man sich auch für Schichten bewerben oder Schichten tauschen, wenn diese Option durch die Benutzerrechte vorab freigeschaltet wurde.

Weniger Schreibaufwand dank Schichtwiederholungen

Der Kalender bietet mehrere Funktionen, die Sie bei der Personaleinsatzplanung unterstützen. Im nächsten Schritt werden die Schichten angelegt. Dazu werden die Anzahl der gewünschten Mitarbeiter:innen und die Dauer der Schicht benötigt. Zudem können Sie festlegen, ob, wann und wie oft die Dienste wiederholt werden sollen. Dadurch müssen Sie nicht jeden Tag denselben Plan eintragen.

Praktische Filter und zuverlässige Warnungen

Für einen besseren Überblick bei der Planung stehen Ihnen obendrein mehrere Gruppierungen zur Verfügung, die Sie mit der Filterfunktion ein- und ausschließen können. Das System hilft Ihnen auch, im Auge zu behalten, wie viele Arbeitsstunden der Mitarbeitenden diese Woche schon verplant sind. Wenn die Soll-Arbeitsstunden oder die maximale Arbeitszeit überschritten werden, erhalten Sie eine Warnung von TimeTrack.

TimeTrack achtet auch auf Arbeitsbereiche, Skills, reguläre Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodell, Feiertage oder Abwesenheiten und gibt Ihnen Bescheid, wenn ein/e Mitarbeiter:in nicht zur Verfügung steht oder nicht qualifiziert ist.

Nachdem der Dienstplan fertig gestellt wurde, kann er an jeden Benutzer per E-Mail versendet und auf der Webseite abgerufen werden oder direkt mit einem Klick in TimeTrack geöffnet werden.

 

Dienstplanung per Knopfdruck: Mit TimeTrack!

 

Nachteile des digitalen Dienstplans

Auch wenn digitale Dienstpläne um Einiges leichter zu organisieren sind als jene, die mit Zettel und Stift verfasst werden, so haben sie dennoch ein paar Nachteile. Zu diesen zählt beispielsweise, dass nach wie vor der Großteil der Arbeit vom Planenden manuell erledigt werden muss. Denn Mitarbeiter:innen müssen ausgewählt und manuell ihren Schichten zugeteilt werden.

Auch Fairness spielt hier eine Rolle. Denn die Verantwortung, wer die unbeliebten Schichten zugeteilt bekommt und ob Vorlieben genehmigt werden, liegt in der Hand des Planenden. Auch wenn unfaire Behandlungen hier nicht die Intention waren, können dadurch schnell einmal Unstimmigkeiten an der Tagesordnung stehen, was wiederum das gesamte Team Nerven kostet. Der digitale Dienstplan dauert zwar kürzer als die manuelle Planung der Schichten für Mitarbeiter:innen, benötigt jedoch dennoch einige Zeit.

Definition automatischer Dienstplan – Was ist das?

Um die oben genannten Nachteile des digitalen Dienstplans zu umgehen, eignet sich daher die Nutzung eines automatischen Dienstplans. Ein automatischer Dienstplan ist nämlich noch einen Schritt weiter als die reine Digitalisierung von Dienstplänen und bietet eine völlig neue Art des Planens, welche auf einem höchst intelligenten Algorithmus basiert. Der automatische Dienstplan erlaubt es einen Dienstplan automatisch erstellen – mit nur einem Knopfdruck!

Personalisierbare Schichtplanung

Selbstverständlich können Sie einige Kriterien bereits im Vorhinein bestimmen, welche daraufhin automatisch berücksichtigt werden. Beispielsweise achtet TimeTrack darauf, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Zusätzlich dazu können Sie aber auch eine individuelle Konfiguration vorgeben.

https://www.timetrackapp.com/automatische-planung/

Individuelle Konfiguration – Mit der automatischen Planung von TimeTrack

 

Konkret können Sie Prioritäten für bestimmte Kriterien wie zum Beispiel die Unterbesetzung von Schichten oder die Berücksichtigung von Verfügbarkeiten setzen. Die Software berücksichtigt bei der automatischen Dienstplanung all Ihre Wünsche und versorgt Sie mit dem idealen Dienstplan!

Welche Vorteile hat der automatische Dienstplan?

Zusätzlich zu allen Vorteilen des digitalen Dienstplans, hat automatische Planung noch mehr zu bieten.

Arbeitszeit und Performance

Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter:innen ungeplante Überstunden machen. Diese Abweichungen können schnell einmal aus den Augen verloren werden und dann entstehen Unklarheiten, wie viel die Mitarbeitenden im laufenden Monat tatsächlich gearbeitet haben. Vermeiden Sie Überplanung im Dienstplan. Mit dem automatisierten Dienstplan wird das Ganze übersichtlicher, denn die Software holt sich die Daten direkt aus der integrierten Zeiterfassung. In Zukunft müssen Ihre Mitarbeiter also nicht mehr zu viel (oder auch zu wenig) arbeiten.

Gesicherte Objektivität

Auch wenn es ungewollt ist, ein Dienstplan ist immer durch den Menschen geprägt, der ihn schreibt. Dadurch kann es leider auch immer mal wieder zu einer unfairen Behandlung einzelner Mitarbeitenden führen, selbst wenn das nicht geplant ist. Ein automatischer Dienstplan hat hingegen keine subjektiven Beweggründe und wird daher alle Schichten objektiv und nach den vor eingestellten Regeln behandeln. Außerdem kann er darauf achten, dass ungeliebte Dienste nicht immer auf dieselbe Person fallen und das wird garantiert die Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen erhöhen.

Zuverlässige Gedächtnisstütze

Zwar kann unser Gedächtnis schon sehr viel Leistung erbringen, dennoch können wir Menschen uns im Schnitt nur fünf Dinge gleichzeitig merken. Wie wir aber bereits wissen, gibt es wesentlich mehr Einflussfaktoren, die bei der Erstellung eines Dienstplans beachtet werden müssen. Umso angenehmer ist es also, einen automatisierten Dienstplan an seiner Seite zu haben, der alle wesentlichen Faktoren berücksichtigt und uns so tatkräftig unterstützt. Der Algorithmus achtet auf Urlaub, Verfügbarkeiten, rechtliche Ruhezeiten, maximale Tagesarbeitszeiten sowie maximale Arbeitstage pro Woche und reguliert Arbeitszeitkonti und Sollstunden.

Zeitersparnis und Fairness

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass ein automatischer Dienstplan eine Reihe von Vorteilen hat! Nicht nur profitieren Sie von einem höchst intelligenten Algorithmus, der Ihnen eine große Hilfe ist und Ihre Arbeit für Sie übernimmt, sondern Sie sparen sich auch viel Zeit! Auch für Ihre Mitarbeiter:innen hat der automatische Dienstplan einen Vorteil: Die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und der fairen Verteilung der Schichten.

 

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Automatischer Dienstplan von TimeTrack

Wie funktioniert der automatische Dienstplan?

1. Schichten erstellen

Bevor die Software den Dienstplan für Sie erstellen kann, müssen Sie ihr sagen, was genau benötigt wird. Dafür können Sie definieren, wie viele Schichten Sie an welchen unterschiedlichen Zeitpunkten der Woche brauchen.

2. Automatische Zuweisung personalisieren

In den meisten Unternehmen wurden im Vorhinein mit den Angestellten verschiedene Arbeitsstunden oder auch Arbeitstage vereinbart. Deshalb ist es besonders wichtig, diese Angaben zu erfassen, damit das Programm nach Ihren Regeln planen kann. Deshalb ist es unabdingbar, dass Sie vor der Nutzung des automatischen Dienstplans die Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter:innen festlegen.

Durch die Verfügbarkeiten TimeTracks haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, selbst zu markieren, an welchen Zeitpunkten im Dienstplan sie verfügbar sind und an welchen nicht. Anschließend wird der automatische Plan versuchen, so viele dieser Verfügbarkeiten wie möglich umzusetzen.

Danach können Sie von der automatischen Planung profitieren, bei der ein realistischer Dienstplan erstellt wird. Der Großteil der eingeteilten Personen wird während der Schichten auch wirklich arbeiten können und wollen. Dadurch senken Sie die Schichttauschanfragen oder -absagen und müssen später weniger Änderungen vornehmen.

3. Prioritäten setzen

Manchmal sind manche Kriterien wichtiger als andere. In der Konfiguration des automatischen Dienstplans können Sie personalisieren, welche Aspekte Sie unbedingt berücksichtigt haben wollen und welche eher nicht.

4. Planung per Knopfdruck

Nachdem die Software alle nötigen Informationen von Ihnen erhalten hat, wird ganz automatisch ein Dienstplan mit der optimalen Besetzung erstellt. Dazu werden tausende von möglichen Varianten analysiert, um am Ende die zu finden, die am ehesten Ihren individuellen Anforderungen entspricht und bei der die meisten Regeln und Wünsche eingehalten werden können. Selbstverständlich haben Sie aber auch die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter:innen selbst einzuteilen und die Software übernimmt die verbleibenden freien Schichten.

Für den Zeitraum, in dem diese Berechnung läuft, wird die Bearbeitung des Dienstplans gesperrt. Je nachdem wie komplex Ihr Dienstplan ist wird die Dauer der Bearbeitung unterschiedlich lange dauern. Hier handelt es sich jedoch nur um wenige Sekunden oder Minuten, was sich im Vergleich zur Planung mit digitalem Dienstplan oder per Hand dennoch als sehr zeiteffizient erweist.

Ob Sie Ihren Dienstplan automatisch oder manuell erstellt haben, ist an sich unwichtig, denn die Software stellt durchgehend sicher, dass die Regeln eingehalten werden. Nachdem also die letzten Anpassungen erfolgreich abgeschlossen sind, können Sie den Dienstplan für Ihre Angestellten freigeben.

Nachdem Sie Ihren Dienstplan automatisch erstellt lassen haben, können Sie die automatische Zuweisung bewerten. Hierbei können Sie uns Feedback zu dem Tool geben, damit wir es umso besser optimieren können!

Fazit

TimeTracks automatischer Dienstplan erlaubt Ihnen nicht nur die Planung per Knopfdruck, sondern erlaubt Ihnen auch praktische Vorlagen Ihrer individuellen Konfigurationen zu erstellen. Die Automatisierung des Prozesses erlaubt Ihnen die ideale Einplanung von Ihrem Personalbedarf – samt aller Rahmenbedingungen!

 

Jetzt kostenlos TimeTrack testen!