Büroorganisation: Ordnung ist das halbe Leben

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Büroorganisation Titelbild

Ordnung ist das halbe Leben. Was in den eigenen vier Wänden gilt, erweist sich auch am Arbeitsplatz als richtig. Die Vorstellungen von Ordnung können sehr stark variieren. Dennoch würden die meisten wohl sagen, dass ein gewisses Maß an Ordnung vorausgesetzt ist, um sich zu Hause wohlzufühlen. Warum sollte es am Arbeitsplatz anders sein? Dort verbringen wir schließlich ungefähr die Hälfte unseres wachen Lebens. Noch dazu muss der Arbeitsplatz mehr Anforderungen erfüllen als das traute Heim. Er sollte einem das richtige Maß an Gemütlichkeit, aber auch Produktivität und Effizienz bieten.

Das Stichwort heißt Büroorganisation. So trocken wie das erstmal klingen mag: Die Organisation des Büroalltags ist die Grundvoraussetzung für produktive und kreative Arbeitsprozesse. Projekte verlaufen schlichtweg besser, wenn sich ihnen keine Papierstapel in den Weg stellen. Unordnung ist ein großer Zeit- und Energiefresser. Und noch dazu ein so unnötiger. Mit ein paar einfachen Büroorganisation Tipps gestalten Sie Ihren Büroalltag effizienter und schaffen freie Bahn für kreative und effiziente Projekte.

Was ist Büroorganisation?

Die Büroorganisation wird definiert durch Ihr Ziel, das Büro so ordentlich zu halten, dass dem reibungslosen Ablauf von Arbeits- und Projektprozessen nichts im Weg steht. Oder besser: Damit die Projektprozesse erst richtig Fahrt aufnehmen können. In Unternehmen sollten Büros so organisiert sein, dass die Mitarbeiter sowohl einzeln als auch im Team produktiv, effizient und transparent arbeiten können.

Das gleiche gilt für Selbstständige. Auch Sie arbeiten an irgendeinem Punkt immer mit anderen zusammen. So wie ein Teil der Arbeit von Angestellten alleine erarbeitet werden muss, arbeiten auch Selbstständige nur bis zu einem gewissen Punkt für sich alleine. Zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen auch Sie mit andren arbeiten. Selbst, wenn das nur bedeutet, dass Sie Ihre Ergebnisse kommunizieren müssen.

Zentrale Schaltstellen für die Produktivität sind:

1. Die Struktur des physischen Arbeitsplatzes

An erster Stelle das Offensichtliche. Die Organisation des Büros beginnt bei einem ordentlichen physischen Arbeitsplatz. Er soll möglichst wenig Ablenkung von der Arbeit darstellen und damit die Effizienz steigern.

 

Arbeitsplatz

 

Ordnung und Organisation des Schreibtischs

Alle Materialien, die für den Büroalltag gebraucht werden, sollten sich an einem dafür vorgesehenen Ort befinden. Ein ordentlicher Arbeitsplatz ist wichtig, um schnell auf die benötigten Materialien zugreifen zu können. So trivial wie es klingt: Klebezettel, Stifte und Textmarker müssen griffbereit sein, wenn spontan ein wichtiger Anruf reingeflattert kommt.

Ordnung und Organisation von Dokumenten

Büromanagement bedeutet unter anderem die Organisation der Ablage. Dazu gehören eine Schreibtischablage und Ordner, die je nach Wichtigkeit und Kategorie geordnet und sortiert werden.

Es ist wichtig, ein System für die eigene Dokumentenablage zu haben. Während sich in der Schreibtischablage nur tagesrelevante Dokumente befinden sollten, sammeln sich in den Ordnern gut sortiert und verstaut andere Projektrelevante Dokumente. Stets zu wissen, wo sich welche Dokumente befinden erspart das große Suchen in Zettelbergen. Es unterstützt die eigene Effizienz und schafft die Grundlage für jegliche Form der Rekapitulation von Projektverläufen auch noch nach Projektabschluss.

2. Das Management von Prozessen

Über die Organisation der Ablage hinaus, heißt Büroorganisation auch Büromanagement. Und damit die reibungslose Steuerung von Abläufen innerhalb eines Büros oder eines Teams.

Koordination

Mit der Koordination ist erneut der zeitliche Aspekt der Büroorganisation angesprochen. Im Arbeitsalltag stehen viele Meetings an, ein guter Meetingplan geht mit einer guten Raumkoordination und effizienter Zeitplanung einher. Zur Büroorganisation gehört, dass der Arbeitsalltag für alle Angestellten so gestaltet wird, dass das Maximum aus der zur Verfügung stehenden Zeit herausgeholt wird. Vor allem bei moderneren Arbeitszeitmodellen wie der Gleitzeit spielt eine gute Koordination im Büro eine große Rolle.

Kommunikation

Einer der wichtigsten Bestandteile eines erfolgreichen Projektes ist ein gutes Team. Die Grundlage für ein gutes Team wiederum ist eine gute Teamkommunikation.

Damit ist neben der Möglichkeit miteinander zu sprechen die Kommunikation von Arbeitsschritten gemeint. Tatsächlich gewinnt die Kommunikation einzelner Arbeitsschritte in der schnelllebigen Projektwelt immer mehr an Bedeutung. Für die einzelnen Teammitglieder und die Projektleiter ist es wichtig, stets über den Projektstaus Bescheid zu wissen, um die eigene Arbeit entsprechend anzupassen. Hierfür ist es wichtig, ein System zu haben durch welches diese Prozesse transparent gemacht werden können. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich deshalb für Softwares, die das ermöglichen.

3. Die Struktur des digitalen Arbeitsplatzes

Was für den physischen Arbeitsplatz gilt, gilt ebenso gut für den digitalen. Immer mehr Prozesse in Unternehmen werden digitalisiert und automatisiert. Das hat einen guten Grund. Vor allem die Transparenz von Arbeitsprozessen profitiert von digitalen Lösungen und kann dem Projekt zu mehr Effizienz verhelfen.

Ordnung und Organisation des Desktops

Das System von Schreibtischablage und Ordnern lässt sich eins zu eins auf den digitalen Desktop übertragen. Auch hier muss Ordnung herrschen.

Organisation von Dokumenten in Cloud Systemen

Vor allem in der Projektarbeit spielt die Verwendung von Cloud Systemen eine große Rolle. Eine gute Büroorganisation beinhaltet eben auch die Zugänglichkeit benötigter Unterlagen. In Cloud Systemen können die Mitarbeiter eines Projektes jederzeit und von vielen Endgeräten aus auf diese digitalen Unterlagen zugreifen. Tatsächlich ersetzen Cloud Systeme immer mehr die physische Ordnung von Dokumenten in Aktenschränken und Ablagen. Das papierlose Büro fordert dabei genauso viel Ordnung wie das materielle. Es muss genauso nach Projektrelevanz, Zuständigkeiten und anderen relevanten Punkten sortiert sein.

Büroorganisation Tipps

Sie sehen: Zu Büroorganisation gehört mehr als nur die Ordnung der Schreibtischmaterialien. Kurz gesagt, zählt alles zu ihr, was durch Ordnung am physischen und digitalen Arbeitsplatz zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag beitragen kann.

Egal ob Angestellter oder Selbstständiger; Egal ob Mitarbeiter im Großraumbüro oder Remote Arbeitender:  Einen Arbeitsplatz hat jeder Arbeitnehmer. Damit besteht für jeden die Notwendigkeit, sein Büro – seinen Arbeitsplatz – zu organisieren.

Hier kommen hilfreiche Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit etwas Organisation effizienter gestalten können. Sehen Sie die folgenden Tipps als Büroorganisation Checkliste. Wenn Sie die konsequent abarbeiten, sind bald alle Zettelberge und andere Stolpersteine von Ihrem Arbeitsplatz verbannt.

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Organisation des physischen Arbeitsplatzes

  • Verbannen Sie alles Private und alle Ablenkungen von Ihrem Arbeitsplatz

Lassen Sie bei der Arbeit kein Radio laufen und die Tageszeitung nicht liegen. Auch Ihr privates Handy gehört nicht auf den Schreibtisch!

Dinge, die Sie nicht für Ihre Arbeit benötigen haben nichts am Arbeitsplatz zu suchen. Man arbeitet viel effizienter, wenn man einem räumlichen Kontext eine Aufgabe zuweist und den Kontext nicht mit Aufgaben mehrerer Lebensbereiche vermischt.

Um sich ganz auf die Arbeit zu konzentrieren, sollten sich die Bilder Ihrer Liebsten also auf ein Minimum beschränken. Ein paar wenige könnten jedoch auch Ihre Motivation zu besserer Arbeit ankurbeln.

  • Finden Sie ein Ordnungssystem, was zu Ihnen passt

Ordnung ist die Devise. Doch jeder hat eine Ordnung, die am besten zu ihm passt. Dem einen dient ein Rollcontainer voller Papier, Stiften und Büromaterialien, um seine Gedanken zu Papier zu bringen und den Kollegen zum Beispiel Skizzen aufzuzeichnen. Der andere ist schon komplett auf das papierlose Büro umgestiegen und stopft den Rollcontainer nur mit seinen Snacks zu. Der sollte den Container vielleicht lieber ganz weglassen. Um seine eigene Ordnung zu finden, sollte man in einem ersten Schritt herausfinden, wie man am besten arbeitet. Welches System kann Ihrer eigenen Effizienz dienen?

Organisation des digitalen Arbeitsplatzes

  • Ordnen Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz

Auch Ihr digitaler Arbeitsplatz muss so organisiert sein, dass er Ihrer Effizienz dient. Da ein Großteil der heutigen Projektarbeit digital abläuft, sollte er auch der Effizienz des Teams und des Projekts dienen. Für Remote Worker ist der digitale oft der einzige Arbeitsplatz.

Haben Sie stets den Überblick darüber, an welchem Ort sich private und öffentliche Ordner befinden.  Ordnen Sie, was das Zeug hält. Dokumente, Aufgaben, Kommunikation, alles soll seinen eigenen digitalen Platz haben.

  • Organisieren und managen Sie mit Softwares

Die Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsplätzen kann eine Herausforderung darstellen. Früher hieß „Kommunikation“ noch „Telefon“ und „Ordner“ waren in einem Schrank versammelt. Jetzt gibt es unterschiedliche Kommunikationskanäle und Ordner befinden sich in verschiedenen Clouds oder sind doch privat abgespeichert? Digitalisierung kann verwirren.

Die digitale Transformation unterwandert immer mehr Branchen. Viele Prozesse, wie die Arbeitszeiterfassung werden mittlerweile sogar gesetzlich zur Digitalisierung gezwungen.

Softwares und bestimmte Projektmanagement Tools unterstützen Sie in dem Management aller möglichen Projektbereiche. Sie bringen Ordnung und Struktur in Ihr Zeitmanagement, Ihr Abrechnungssystem und Ihr Aufgabenmanagement. Ein paar kleine Tipps können beim Onboarding dieser neuen Tools unterstützen.

  • Nutzen Sie Softwares zum Zeitmanagement und der Arbeitszeiterfassung!

Der tiefere Sinn hinter Büroorganisation steckt in einer gesteigerten Effizienz der eigenen Arbeit. Da Zeit einer der Hauptfaktoren für effizientes Arbeiten ist, kann es sinnvoll sein, sich vor allem im Zeitmanagement die Unterstützung von einer Software wie TimeTrack zu holen.

Projektzeiterfassung Projektberichte

TimeTrack – Projektauswertung

 

TimeTrack ist in erster Linie eine Zeiterfassungssoftware. Sie ermöglicht die projektübergreifende Erfassung der eigenen Arbeitszeit und damit die Kontrolle der eigenen Effizienz.

Darüber hinaus lassen sich mit TimeTrack auch die Projektzeiten erfassen. Wo befindet sich mein Projekt? Wie viele zeitliche und finanzielle Ressourcen bleiben noch? Das wichtigste an der Büroorganisation ist schließlich, einen Überblick zu haben. Mit TimeTrack schaffen Sie sich einen Überblick über die eigenen Aufgaben, die eigene Effizienz und das gesamte Projekt. Probieren Sie es doch einfach selber aus mit der zweiwöchigen Probeversion der Software!

Fazit: Die positiven Outcomes guter Büroorganisation

Egal ob sich Ihr Arbeitsplatz im Großraumbüro eines Unternehmens oder im Home-Office befindet, für jeden ist Ordnung die Devise.

Die positiven Outcomes, die Sie sich von einer guten Büroorganisation erhoffen können sind:

  • Effizienz

Wenn alles seinen Platz hat, sparen Sie sich Zeit, um Dinge zu suchen und können sich der wichtigen Arbeit widmen.

  • gesteigerte Produktivität

Zur Büroorganisation gehört auch die Organisation von Bereichen. Wenn Sie alles Private von Ihrem Arbeitsplatz verbannen und alles Arbeitsrelevante ordnen, wird Ihre Produktivität maximal gesteigert.

  • gesteigerte Motivation

Sind erstmal die richtigen Arbeitsbedingungen organisiert, steht Ihrem Arbeitsflow nichts mehr im Weg. Spaß an der Arbeit fängt bei einem Organsierten Arbeitsumfeld an. Ist das erstmal geschaffen, steht dem Anstieg Ihrer Motivation nichts mehr im Weg. Kein Papierstapel und keine nervige Excel Tabelle.

  • verbesserte Kommunikation

Man arbeitet einfach besser zusammen, wenn jeder im Team weiß, wo sich für ihn relevante Unterlagen befinden. Ob analog oder digital. Mit der richtigen Büroorganisation kommuniziert das Team ganz natürlich über synchronisierte Unterlagen in Cloud Systemen oder Softwares.

Büroorganisation ist schlichtweg die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Wie ein ordentliches Zuhause der persönliche Ruhepol ist, mobilisiert ein organisierter Arbeitsplatz Energie für dynamische und kreative Arbeitsprozesse. Die beste Nachricht ist, dass es mittlerweile viele Projektmanagement Tools gibt, die Sie in der Büroorganisation unterstützen können. TimeTrack ist das Tool der Wahl, um Ihr Zeitmanagement auf Vordermann zu bringen. Probieren Sie es aus!

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