Compliance Management – 5 Punkte für Ihre Mitarbeiter

Inhaltsverzeichnis

• Die Definition von Compliance Management
• Compliance Management vs. Risikomanagement
• Was ist ein CMS?
• Aufgaben von Beauftragen im Compliance Management
• Vorteile eines Compliance Management Systems

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Alle Regeln müssen eingehalten und Regelverstöße müssen schnell erkannt werden. Doch wie kann das gelingen? Compliance ist wirklich essenziell und die Einführung von einem Compliance Management mit einem zugehörigen Compliance Management System kann dabei helfen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles darüber, was Compliance Management eigentlich ist, was das mit Risikomanagement zu tun hat und welche fünf Punkte für Ihre Angestellten besonders wichtig sind. Erleichtern Sie jetzt den verantwortlichen MitarbeiterInnen den Arbeitsalltag und lernen Sie selbst über das Compliance Management und seine Vorteile!

Die Definition von Compliance Management

CM – das ist das Akronym für Compliance Management. Es beschreibt die bereits genutzten und eingeführten Prozesse, Instrumente und Tools eines Unternehmens, die die Einhaltung der Gesetze im wirtschaftlichen Handeln sichern.

Compliance steht also per Definition für die Einhaltung vom rechtlich festgelegten Gesetz und von Regeln, welche die Unternehmensleitung und die MitarbeiterInnen im Unternehmen vorgeben.

Die Maßnahmen im Compliance Management sollen also die treue Einhaltung von Regeln sichern, Verstöße umgehen und so eine gute Unternehmensführung gewährleisten.

Die Bedeutung des Compliance Managements

Werden Regeln missachtet und Gesetze nicht eingehalten, dann kann das nicht nur zu hohen finanziellen Kosten führen, sondern birgt auch die Risiken der Reputationsschäden. Im schlimmsten Fall kommt es zu strafrechtlichen und zivilrechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen und seine Angestellten.

Um diesem Schaden am Image vorzubeugen, kann ein aktives Compliance Management System helfen. Ist ein sogenannten CMS erst einmal in die Regeln des Unternehmens integriert, dann verschafft die Einhaltung der Maßnahmen wirklich zu vielen Vorteilen. Hält ein Unternehmen den Corporate Governance Kodex ein, können auch viele öffentliche Aufträge gewonnen werden.

Compliance Management vs. Risikomanagement

Wo unterscheiden sich also das Compliance Management und das Risikomanagement? Ein Risikomanagement ist dazu da, Regeln und Maßnahmen zu allen Risiken zu entwerfen. Hierzu gehört ebenfalls die planmäßige und systematische Identifizierung, Analyse sowie Bewertung von den Risikofaktoren. Der Vorteil von dem Vorhandensein eines Risikomanagementsystems ist also, dass Risiken minimiert und beherrscht werden sollen. Das kann die Effizienz im Unternehmen steigern. Auf eine Risikoanalyse sollte also auf keinen Fall verzichtet werden.

Die Ausarbeitung des Compliance Management Systems bzw. CMS und des Risikomanagementsystems sind im Unternehmen eigenständig. Der Risk Manager und der Compliance Officer tragen eine separate Verantwortung, mit welcher jeweils unabhängig voneinander an die Unternehmensführung berichtet wird. Allerdings gehören die Bereiche des CMS und des Risikomanagementsystems auch zueinander, denn es geht bei beiden um die wirtschaftliche Handlungsweise und die Erkennung und Steuerung von Risiken. Die Compliance Risiken werden reduziert. Ein Compliance Management System kann das Risikomanagement also verbessern und ist so ein Teil von ihm.

Compliance Management Systeme

Jedes Unternehmen muss sich an die Regeln der Compliance halten, dabei ist es ganz egal, wie groß das Unternehmen ist und welchen Handlungsspielraum es hat. Compliance Management Systemen kann es verdankt werden, keine Verstöße zu verantworten und den Anforderungen gerecht zu werden.

An ein Compliance Management System werden dabei keine Richtlinien und Regelungen durch Gesetze gestellt. Alle Elemente liegen im Ermessen des Unternehmens selbst, allerdings gibt es eine empfehlende Norm. Die ISO 19600 richtet sich an jede Branche und schafft die Grundlagen für die Management Prozesse.

Es gibt acht wichtige Elemente und unverbindliche Vorgaben für den Aufbau des CMS in ihrem Unternehmen.

1. Mit einer Compliance Risiko Analyse werden die Risiken aufgelistet.
2. Das Compliance Programm schafft Prozesse und Bestimmungen im Sinne des Unternehmens.
3. Compliance Ziele vereinfachen die Organisation des CMS.
4. Die Compliance Richtlinien halten die interne Pflicht für Angestellte fest.
5. Die Compliance Organisation verteilt feste Rollen im CMS.
6. Mit der Schulung der MitarbeiterInnen werden Daten durch das Unternehmen kommuniziert.
7. Eine fortlaufende Optimierung des CMS und aller beteiligten Systeme stellt die Funktion sicher.
8. Compliance Tools können die Arbeit erleichtern. Für das Projektcontrolling kann auch TimeTrack eine echte Hilfe im Unternehmen sein.

Aufgaben von Beauftragten im Compliance Management

Die Compliance ManagerInnen sollen interne Systeme zur Kontrolle gegen Verstöße einführen und sich somit an der Erstellung der Dokumente und der Geschäftsprozesse beteiligen.

Sie beschäftigen sich also insbesondere stark mit der Digitalisierung im Unternehmen, denn durch sie sind neue Risiken für die Betriebe entstanden. Der Datenschutz steht an oberster Stelle und außerdem sind der unbefugte Zugriff auf Daten, die Weitergabe von Daten und Gefahren durch Hackerangriffe von außen sehr starke Verstöße gegen die Richtlinien des Systems. Das Management der Sicherheit der Daten ist also eine der Kernaufgaben der Verantwortlichen der Compliance Management Systeme.

Was machen Compliance ManagerInnen?

Compliance ManagerInnen beschäftigen sich also mit der Einrichtung, dem Betrieb und der Kontrolle der CMS unter Einhaltung aller Gesetze. Das Management muss eng mit dem Vorstand zusammenarbeiten, denn es muss eine richtige Compliance Kultur entstehen, deren Daten und Inhalte dauerhaft aktualisiert und optimiert werden.

Wichtig ist allerdings zu beachten, dass nicht nur die einzelnen Beauftragten für die Compliance zuständig sind, sondern jeder einzelne Angestellte für die Einhaltung der Regelungen verantwortlich ist.

Compliance Tools erleichtern den Beauftragten den Arbeitsalltag. TimeTrack als digitale Plattform kann einen Überblick über den Projektfortschritt bieten. Wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, können Sie trotzdem sicherstellen, dass nur diejenigen Zugriff auf die Projekt– und Kundendaten haben, die aktiv daran mitwirken. So werden Daten sensibel behandelt und geschützt. Passen Sie hierfür einfach die Projektsichtbarkeit an und schon sehen nur diejenigen relevante Informationen, die Sie wirklich benötigen. Darüber hinaus können Sie ebenfalls Verantwortlichkeiten definieren und ein Freigabesystem einrichten.

Umsetzung von Compliance Management im Unternehmen

Der Aufbau eines geeigneten Compliance Management Systems ist nicht immer einfach und oft mit viel Organisation sowie hohen Kosten verbunden. Die Compliance Überwachung und Verbesserung hat für ein Unternehmen jedoch auch viele Vorteile und kann mithilfe eines geeigneten Risikomanagementsystems Maßnahmen einleiten und Compliance Risiken deutlich reduzieren. Um ein Compliance Management im Unternehmen einzuführen, können ihre MitarbeiterInnen einige Schritte und Elemente verfolgen:

Stellen Sie sich die Frage, wer ihre Stakeholder und Ansprechpartner der Compliance Kultur im Unternehmen sind. Aber auch die Daten von Beteiligten wie Geschäftspartner und Behörden gehören dazu und sind ein Bestandteil der Prozesse.

Für eine dauerhafte Compliance des Unternehmens müssen Richtlinien und Standards geschaffen werden. Mit der Einrichtung dieser Bestimmungen können Sie ein System zur fortlaufenden Compliance implementieren.

Kommunikation und Schulungen für Angestellte sind die Grundelemente für die Implementierung der Compliance Richtlinien.

Die Compliance Vorgaben sind eine Norm für alle MitarbeiterInnen im Unternehmen und mit einer Pflicht gleichzusetzen. Damit jedes Risiko umgangen wird, ist es eine der Best Practices direkt zu Beginn die Unternehmensleitung in die Compliance Ziele zu integrieren und ein „Tone from the Top“ im gesamten Compliance Programm zu nutzen.

Maßnahmen zur Einrichtung von Kontrollsystemen sind unverzichtbar. Die Compliance Organisation kann mit Hilfe in Form von Check-ups und Kontrollen aktiv implementiert werden, ohne dass es Verstöße gegen die Richtlinien gibt.

Das Verhalten für Angestellten bei Compliance Verstößen ist im Sinne der Konsequenz aufzuführen. Kommen Regelverstöße auf, dann müssen die Verantwortlichen auch Stellung beziehen und ihre Verantwortung dafür tragen.

Das Compliance Management und seine Vorteile

Die Einführung von der Compliance und eines CMS hat für Ihr Unternehmen einige Vorteile:

• Imageschäden werden vorgebeugt durch die gesetzeskonforme Handlungsweise.
• Im Fall von Verstößen können so enorme Summen und Kosten gespart werden.
• Ein CMS bietet eine übergeordnete Perspektive und verknüpft so einzelne Unternehmensbereiche.
• Die Dokumentation der Compliance Richtlinien ist revisionssicher.

Fazit

Die Compliance hat bereits einen sehr hohen Stellenwert in vielen Unternehmen. Oft wird allerdings noch auf die Unterstützung geeigneter Softwares und Tools verzichtet, was nicht immer von Vorteil ist. Wenn diese Tools im Unternehmensalltag und Compliance Management integriert werden, sind die Systeme viel besser umzusetzen und es wird mehr Übersicht geboten. TimeTrack kann Ihnen eine große Hilfe sein. Testen Sie gerne unsere unverbindliche, 14-tägige Probeversion und überzeugen Sie sich selbst!