Das magische Dreieck: So zaubern Sie im Projektmanagement

Das magische Dreieck des Projektmanagements ist das vielleicht wichtigste Konzept in der Geschichte des Projektmanagements. Wer auch immer es sich hat einfallen lassen, hätte genauso gut das Rad erfinden können.

Nun ja, fast zumindest. Doch ohne das magische Dreieck käme im Projektmanagement gar nichts ins Rollen – zumindest nicht lange. Denn nur wer die drei Komponenten des Dreiecks im Auge behält und kontrolliert hat eine vielversprechende Zukunft.

Worum geht es genau? Wie Menschen Luft und Nahrung brauchen, lebt ein Projekt von einigen Grundsätzen.

1. Kosten – die finanziellen Grenzen eines Projektes, auch Budget genannt
2. Qualität – oder eben das Ziel, der Anspruch den ein Projekt erreichen muss
3. Zeit – der gegebene Zeitraum mit dem das Projekt arbeiten kann

Zusammen ergibt sich ein klares Bild. Der Erfolg eines Projekts ist vom Zusammenspiel des Budgets, der Deadline und der Ziele abhängig. Als Projektmanager kann man die eine Variable gegen die andere abwägen, wird hierbei jedoch immer Effekte hervorrufen. Schauen wir uns die Elemente etwas genauer an.

Kosten

Die Kosten eines Projektes können sich aus vielen Elementen zusammensetzen. Dies können Ressourcen, also zum Beispiel Mitarbeiter oder Gegenstände sein. Zudem gibt es externe Kosten, die auf ein Projekt zukommen.

In manchen Fällen sind Kosten fix und können nicht geändert werden. In anderen Fällen kann man nach Bedarf oder in der Not an einigen Stellen die Kosten variieren. So können Projekte an denen Freiberufler beteiligt sind plötzlich deutlich teurer werden, wenn diese mehr als gedacht eingesetzt werden müssen. Dies kann für beide Seiten kritisch werden, denn so werden die Beziehungen auf ein neues Level ausgereizt. Es ist gut, wenn man hierbei einen kühlen Kopf behält; zum Beispiel mit unseren Methoden für Projektmanagement im Homeoffice. Doch es bedarf noch einiges mehr, um das Magische Dreieck des Projektmanagements zu meistern.

Um die Kosten eines Projektes zu meistern, müssen Projektleiter*innen ein Budget und eine Einschätzung vor Projektstart ablegen. Hierbei kommen mehrere Aspekte zum Einsatz:

1. Gesammelte Daten von bisherigen Projekten, mit denen eine belegbare Einschätzung möglich wird
2. Die Kosten verschiedener Ressourcen pro Einheit festzustellen. So kann bei Bedarf skaliert und die Einschätzung angepasst werden.
3. Die niedrigsten und höchsten möglichen und erwarteten Werte.

Qualität

Die zweite Komponente im Dreieck des Projektmanagements. Dies bezeichnet hier den Aufwand. Alle Schritte, die benötigt werden, um die erwartete Qualität zu erreichen. Das Ausmaß dieser Schritte zu kontrollieren und zu verstehen ist von maximaler Bedeutung. Ein einfaches Beispiel: Nach einer Projektzeit von zehn Tagen kommt ein Stakeholder mit einer weiteren Aufgabe auf einen zu, die wiederum zehn Tage dauert. Hierdurch werden die Zeit und die Kosten beeinflusst.

Häufig ist es genau dieser Umgang mit den Stakeholdern, die den Aufwand kontrollieren. Beteiligte, Auftraggeber oder Vorgesetzte – manchmal auch das eigene Team – haben bestimmte Vorstellungen. Schon hat man Flusen im Kopf und sich zu viel vorgenommen. Um dies immer in Griff zu haben, kann man mehrere Methoden einsetzen. Hier muss man genau wissen was man braucht, um Projekte im Team zu bewältigen.

Zeit

Die Zeit des Projektmanagement Dreiecks bezeichnet die gesamte Dauer bis ein Projekt beendet ist. Zeitmanagement ist direkt mit dem Management verschiedener Aufgaben verbunden – und wann man sie abzuschließen gedenkt.

Hierfür müssen Projektleiter Aufgaben identifizieren und benennen. Es gibt Aufgaben, die Sie nacheinander bearbeiten müssen, weil sie aufeinander aufbauen. Andere Aufgaben müssen Sie gleichzeitig bearbeiten. Diese müssen zum Beispiel ein gemeinsamen Endzeitpunkt haben. Für das Planen und Überblicken einzelner Aufgaben nutzen viele Projektmanager die eine häufig gelobte Art zu arbeiten: Die Kanban Methode.

Zeitmanagement hat mehrere Aspekte. Hier werden die grundlegenden vorgestellt:

1. Den Zeitrahmen planen
2. Alle Aktivitäten, die bis zum Ende des Projektes geschehen müssen zu erkennen und festzulegen
3. Die sinnvollste Reihenfolge der Aufgaben festzulegen
4. Alle benötigten Ressourcen zu erkennen (dies fällt auf die Zeit zurück, da z.B. ein unerkannter, plötzlicher Mangel an Ressourcen die Dauer eines Projektes beeinflussen kann)
5. Die Dauer jeder Aufgabe einzuschätzen
6. Während des Projektes den Fortschritt mit der Planung abzugleichen und im Blick zu behalten

Manchmal kann die Dauer eines Projektes klar gegliedert sein und sich an Milestones oder Zwischenzielen festmachen. In anderen Projekten ist die Dauer des Projektes flexibler. Doch genauso wie das Budget erschöpft werden kann, haben auch Projektdauern ihre Grenzen.

Um diese zu im Blick – und gebührendem Abstand – zu behalten, nutzen Projektmanager häufig dedizierte Software. Zeiterfassungssoftware von TimeTrack bietet Ihnen online Projektzeiterfassung und somit stets eine einfache, übersichtliche Erfassung von Projekten.

So meistern Sie das Projektmanagement-Dreieck

Um im Projektmanagement das magische Dreieck zu meistern, bedarf es also eine genaue Überwachung der drei Aspekte. Es ist ein Geben und Nehmen, das die Projektleitung meistern muss. Hierbei müssen Variablen die geändert werden können so angepasst werden, dass die, die es nicht können erhalten bleiben.

Die Anforderungen können sich schnell widersprechen. Ein Projekt muss in Lichtgeschwindigkeit fertig gestellt werden, allerdings auch mit einem winzigen Budget. In jedem Fall sollen Zeit, Kosten und Qualität perfekt übereinander liegen. Um hier den Überblick zu behalten, können die Zusammenspiele der einzelnen Faktoren genauer betrachtet werden.

Kosten und Zeit

Die Beziehung zwischen Zeit und Geld kennen wir alle aus den einfachsten Merksätzen: Zeit ist Geld. Man kann diese Beziehung mit Beispielen aus dem täglichen Leben untermalen.

Wir alle bezahlen zum Beispiel mehr Geld für eine Expresslieferung bei Bestellungen im Internet. Weniger Zeit resultiert in höheren Kosten. Genau so funktioniert es auch im Projektmanagement. Konflikte zwischen Zeit und Geld ergeben sich besonders häufig wenn man sie am wenigsten braucht: Am Ende eines Projektes. Zeit ist knapp und das Budget verbraucht – und dazu stehen alle unter Stress.

Die Entscheidungen werden also empfindlicher. Plötzlich steht die Frage im Raum: können wir mehr Geld ausgeben, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten? Denn nur so kann plötzlich die Deadline eingehalten werden. Die Alternative ist, die Deadline zu verschieben. 

Qualität und Zeit

Projekte können häufig besonders detaillierte oder aufwändige Prozesse und Produkte enthalten. Nicht zuletzt wurde das Projekt vermutlich ins Leben gerufen, um ein besonders ambitioniertes Ziel zu erreichen. Hier müssen alle Teile des Projektes besonders genau geplant sein. Alle Teile des Teams müssen sich der Aufgabe bewusst sein und wissen, wie sie gegebenenfalls zu reagieren haben.

Das magische Dreieck im Projektmanagement verlangt hier einiges ab. Gerne hängt plötzlich viel an einer Stelle. So werden zum Beispiel Flaschenhälse aufgezeigt: Besonders bei komplexen Aufgaben kann es dazu kommen, dass zum Beispiel ein hochspezialisierter Teil des Projektes seine Arbeit plötzlich anpassen muss.

Kleine Änderungen haben große Auswirkungen, und plötzlich hängt ein großer Teil des Projektes im Schatten des kleinen Kopfes, der gerade zur Arbeit antritt.

Wer hier gut vorbereitet sein möchte, sucht sich eine unserer 12 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden. Denn genau in solchen Momenten können Konflikte auftreten. Nun stehen sich plötzlich die geplante Deadline und die erwartete Qualität gegenüber.

Genauer gesagt, die Planung des Projektes und die Ausführung des Projektes messen sich – willkommen im Projektmanagement. Das Team muss nun schnell und gut zusammenarbeiten und alle Alternativen ausloten. Dann können – und müssen – Sie eine gute und rasche Entscheidung treffen.

Qualität und Kosten

Wenn das Budget ausläuft können Probleme entstehen. Man sieht alle geplanten Arbeitsschritte und die noch zur Verfügung stehenden Ressourcen. Hier ist es erneut eine Aufgabe der Projektleitung: Senkt man die Kosten und damit die Qualität, um das Projekt innerhalb des Budgets zu beenden? Oder steht die Qualität an erster Stelle und man muss das Budget erhöhen?

Die Konstante Entscheidung

In jeder Situation müssen Sie eine Entscheidung treffen. Hierbei müssen Sie jedes Mal ein Aspekt des magischen Dreiecks des Projektmanagement über den anderen stellen. Die Projektleitung muss hier alles mit dem Auftraggebenden und den Teammitgliedern abstimmen. Immerhin wollen Sie den größtmöglichen Erfolg erreichen und jede Entscheidung klar belegen. Denn Verantwortung gehört dazu – und keiner der drei Faktoren funktioniert für sich alleine.

Neben dem Dreieck kann das Projektmanagement sich an anderen Faktoren orientieren. Weichere Faktoren, Soft Factors, wie die individuelle Motivation von Teammitgliedern und soziale Erwartungen an Kollegen spielen eine große Rolle. Diese internen Faktoren können genau so große Auswirkungen auf das Projekt haben wie die drei Elemente des Projektmanagement Dreiecks.

Noch alles im Kopf?

• Das magische Dreieck des Projektmanagement besteht aus Kosten, Zeit und Qualität
• Kosten sind die finanziellen Grenzen eines Projektes
• Qualität sind alle zu erreichenden Anforderungen
• Zeit ist der gegebene Zeitraum des Projektes
• Jede Komponente beeinflusst die anderen
• Projektzeiterfassung ist eine hilfreiche Unterstützung

Um die Relevanz von Projekten gut zu untermalen, ist eine Projektzeterfassung optimal. Mit ihr haben Projektleitungen eine übersichtliche Projektverfolgung. Systeme wie TimeTrack bieten zudem eine umfassende Projektauswertung, ein Zentrales Berechtigungssystem und die Projekterfassung per Stempeluhr.

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