Die Earned Value Analyse einfach erklärt

Die Earned Value Analyse gehört zu den Kernkompetenzen jedes Projektmanagers bzw. jeder Projektmangerin. Mit dieser Methode können Sie Fragen zur Projektlaufzeit und zum Budget präzise beantworten. Erfahren Sie in diesem Beitrag wie die Analyse funktioniert, was ihre Ziele sind und warum sie sich als Controlling Methode bewährt hat.

Projektmanagement Earned Value

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Die Earned Value Analyse wird auch Earned Value Management oder Earned Value Analysis genannt und ist eine Methode im Projektcontrolling. Mit dieser Analyse lassen sich schnell und Ist- und Soll-Daten vergleichen und daraus können Kennzahlen entwickelt werden, durch welche Projektmanager:innen den Fortschritt im Projektverlauf, die Zeiteffizienz und den Fertigstellungsgrad schnell und einfach in der Praxis betonen können.

Fast jedes Projekt ist durch die drei Kennwerte von Aufwand, Zeit und Ergebnis gekennzeichnet. Die Earned Value Analyse bezieht das qualitative Ergebnis in den Soll-Ist-Vergleich mit ein und kann so zum Beispiel überschrittene Kosten besser beurteilen. Sie bietet die Möglichkeit zur Einhaltung von einem Stichtag, der Überwachung von Kosten und erstellt Prognosen über die Gesamtkosten Ihrer Projekte. Sie ist also ein Frühwarnsystem des Projektmanagements.

Ziele der Analyse

Mithilfe der Earned Value Analysis können Sie als Projektmanager:in also Prognosen darüber erstellen, wann das Projektende Ihres Vorhabens sein wird sowie die Kosten und den Aufwand von Ihren Projekten voraussagen. Kennzeichnend hierfür ist der Fertigstellungswert bzw. der namensgebende Earned Value als Verhältnis zwischen der geplanten Aufwände eines Projektplans und dem tatsächlichen Leistungsumfang.

Voraussetzungen

Der Ablauf Ihrer Projekte sowie der Aufwand und das Budget müssen vollständig geplant sein. Hier hilft die Strukturierung der Vorgänge und eine Einschätzung der Kosten. Um diesen Plan schreiben zu können, muss die Erfassung vom Ist Aufwand optimal sein. Hier kann Ihnen die Projektmanagement Software von TimeTrack helfen.

 

Projektverfolgung mit TimeTrack

Berechnung des Earned Value

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Die Earned Value Analyse kann in agiler, klassischer und hybrider Planung angewendet werden. Um das zu gewährleisten, berechnen Sie den Fertigstellungswert entweder für die oberste Projektaktivität oder für untergeordnete Aktivitäten. Um das tun zu können, benötigen Sie als Berechnungsgrundlage den Planwert bzw. Planned Value und den Ist-Aufwand bzw. Actual Costs.

Der Earned Value sollte bestenfalls in Personaltagen / PT berechnet werden, um die Methode auch für den agilen und hybriden Projektfortschritt verwenden zu können.

Grundlegend gilt, dass der Earned Value berechnet wird, indem Sie den Planwert mit dem Fortschrittsgrad multiplizieren. Wenn Sie diese Kennzahlen in einem Diagramm darstellen, können Sie so erste Beurteilungen über den Status von Ihrem Projekt treffen.

Grundbegriffe

Wie schon gesehen, setzt sich der Earned Value aus verschiedenen Werten als Grundelemente zusammen. Im Folgenden werden die wichtigsten Begriffe zur Berechnung des Earned Value erläutert.

Planwert

Der Planwert wird ebenfalls Planned Value bzw. PV genannt und betrifft das Budget, das für ein Vorhaben eingeplant war. Mit dem PV als Plan Kosten können Sie also nachvollziehen, in welche Richtung sich die Arbeit und der Projektfortschritt Ihres Vorhabens bewegt.

PV = geplanter Fertigstellungsgrad in % x Gesamtbudget

Der PV als Teil des Earned Value ist schnell berechnet, indem der geplante Fertigstellungsgrad in Prozent mit dem Gesamtbudget multipliziert wird.

Fertigstellungswert

Die Earned Value Analyse wird ebenfalls Fertigstellungswertmethode genannt, denn der Earned Value bzw. der EV ist der Fertigstellungswert.

EV = tatsächlicher Fertigstellungsgrad x Gesamtbudget

Auch der EV von Ihrem Projekt ist für den Überblick schnell und einfach zu berechnen. Hierzu multiplizieren Sie den tatsächlichen Fertigstellungsgrad mit dem Gesamtbudget von Ihrem Projekt.

Ist-Kosten

Die Actual Cost bzw. AC Ihrer Projekte sind die tatsächlichen Gesamtkosten die während der Arbeit an Ihren Projekten anfallen. Die Gesamtkosten sind die Summe aller bisherigen Ist Kosten, auch wenn Kostenabweichungen von Plan bestehen.

Falls Sie sich den Rechnungsaufwand sparen und Ihre Zeit anderweitig verbringen wollen, empfiehlt es sich TimeTrack als Unterstützung zu verwenden. Die innovative Software berechnet Ihnen die Soll- Ist-Daten automatisch mithilfe der realen Projektzeiten. Überzeugen Sie sich selbst!

 

 

Die Vorgehensweise der Earned Value Methode

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Qualifizierung

Ein fester Plan für jeden Termin Ihrer Projekte und sicheres Fachwissen sowie Überblick über die Strukturplanung im Projektmanagement sind notwendig, um die Daten erstellen zu können. Auch wenn die mathematischen Anwendungen der Arbeitswertanalyse nicht sehr kompliziert sind, erfordert die Interpretation der Ergebnisse solide Erfahrungen im Projektcontrolling.

Notwendige Informationen

Um die Methode zum Earned Value mit Erfolg anzuwenden, benötigen Sie einen festgelegten Stichtag, eine strukturierte Kalkulation der Vorgänge von Ihren Projekten und die tatsächlichen Gesamtkosten, die bis zum Stichtag angefallen sind. Um den Projektfortschritt messen zu können, sind für ein PRINCE2 Projektmanagement eine Kalkulation nach Produkten voraussetzend und für ein agiles Projekt ist der umfassende Product Backlog unverzichtbar.

Hilfsmittel und Tools

Sie können für die Berechnungen im Earned Value Management Programme zur Tabellenkalkulation verwenden.

Darüber hinaus sind Projektmanagement Softwares wie die von TimeTrack eine echte Erleichterung. Das cloudbasierte Software-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, das Projektcontrolling und die Erfassung der Zeiten Ihres Projekts schnell und übersichtlich zu gestalten. Im Projektverlauf können Sie so Termin, Budget und Aufwand Ihrer Arbeit immer im Blick behalten. Falls doch Abweichungen vom Plan entstehen sollten, sind diese schnell ersichtlich und Sie können Handeln bevor die Dauer und die Gesamtkosten von Ihrer Arbeit zu hohe Kosten im Leistungsumfang verursachen und in eine Krise führen.

Des Weiteren hilft TimeTrack die Zeiteffizienz der Arbeit an einem Projekt zu erhöhen. Sie können mit der digitalen Stempeluhr genau nachvollziehen, wann welcher Aufwand anfiel und wie viele Kosten dadurch verursacht wurden. Wenn Sie diese Kennzahlen mit TimeTrack im Blick behalten, kann dem Erfolg Ihres Plans und der Earned Value Analyse nichts mehr im Weg stehen.

 

Multimodale Projektzeiterfassung – TimeTrack

Die Earned Value Analyse in 5 Schritten

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Für ein erfolgreiches Earned Value Management benötigt es nur fünf Schritte. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Methode für Ihr Projekt in der Praxis wirklich anwenden können und einen Überblick über den Plan und Projektkosten erhalten.

1. Eingangsgrößen festlegen

Als Berechnungsgrundlage benötigen Sie die geplanten Kosten ihres Projekts sowie die Projektdauer z. B. in Monaten, die im Plan veranschlagt wurde. Jetzt können Sie jedem Monat mit Hilfe einer Tabelle eine Spalte zuordnen. Mit TimeTrack können Sie einfach das Projektziel angeben, welches automatisch verfolgt wird.

2. Erfassen der Planwerte und Ist-Kennzahlen

Den Zeilen können Sie jeweils einen anderen Wert festhalten, wie den Fertigstellungswert laut Plan, den Earned Value laut Plan, den Ist-Fertigstellungsgrad, den Ist-Earned Value sowie die Ist-Kosten.

• Fertigstellungswert laut Plan: Wert gibt an, zu wieviel das Projekt zum Zeitpunkt der Spalte abgeschlossen ist
• Earned Value laut Plan: Angabe, wie hoch der Wert des geplanten Fortschritts ist
• Ist-Fertigstellungsgrad: Wert vom tatsächlichen Projektfortschritt in Prozent
• Ist-Earned Value: Wert der erreichten Projektfortschritts
• Ist-Kosten: Wie hoch die bisherigen Kosten sind

3. Berechnung der Varianzen

Nun können Sie die Kosten- und Terminvarianzen mit dem Earned Value Management berechnen. Obwohl viele hierfür eine Tabelle verwenden und die Berechnungen selbst durchführen wollen, erweist es sich als zeiteffizienter innovative Softwares wie TimeTrack die Arbeit übernehmen zu lassen und somit Fehler zu vermeiden.

Kostenvarianz = Ist-Kosten – Earned Value

Terminvarianz = tatsächlicher Earned Value – geplanter Earned Value

Kosten-Performance-Index = tatsächlicher Earned Value / Ist-Kosten
(Ergebnis in Prozent)

Termin-Performance-Index = tatsächlicher Earned Value / geplanter Earned Value
(Ergebnis in Prozent)

4. Prognose zu den Gesamtkosten

Mit den Angaben aus dem vorherigen Schritt können Sie genaue Prognosen für die Gesamtkosten erstellen. Wenn zum Berichtszeitpunkt die Kosten bereits überschritten wurden, werden zum Beispiel höchstwahrscheinlich noch weitere Kosten anfallen. Wenn jedoch regelmäßige Ausgaben getätigt wurden, bleibt der Wert vom Kosten-Performance-Index sehr wahrscheinlich konstant und es wird auch weiterhin eher keine Überschreitung vom Budget geben.

5. Prognose zu Gesamtdauer

Die Gesamtdauerprognose kann Ihnen angeben, wie lange das Projekt voraussichtlich noch andauert.

Gesamtdauerprognose = geplante Projektdauer / Termin-Performance-Index

Der Fortschrittsgrad ist also entscheidend für die Berechnung des Earned Value und dieser unterscheidet sich je nach der Art der Analyse.

Earned Value Analyse für jede Projektart

Die klassische Earned Value Analyse richtet sich an Projekte des klassischen Projektmanagement. Der geplante Aufwand betrifft die gesamte Planung Ihres Projekts. Gleiches gilt für die Earned Value Analyse, die auf agiles Projektmanagement abgestimmt wurde. Hier ist der geplante Aufwand gleich den Kosten für die oberste Projektaktivität.

Die Kombination der ersten beiden Management Methoden ist das hybride Projektmanagement und ebenso werden auch bei der Earned Value Analyse die Werte kombiniert. Berechnen Sie sowohl den agilen Earned Value, als auch den klassischen. Anschließend summieren Sie die Ergebnisse.

 

Projektplanung und -verfolgung – TimeTrack

Die Earned Value Analyse – Beispiel zur grafischen Darstellung

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Visuelle Darstellungen sind wie so oft leichter zu interpretieren als die Werte einer Tabelle. Die Earned Value Analyse kann in einem Liniendiagramm dargestellt werden und schon der Verlauf der Linien verrät Ihnen, in welche Richtung Ihr Vorhaben verläuft. In die Diagramme können Sie Ist-Kosten, Earned Value laut Plan, Ist-Earned Value, Kosten- und Terminvarianz sowie Kosten- und Termin-Performance-Index mit einbeziehen.

Wenn die Linien beispielsweise ohne Abweichungen verlaufen, dann bleiben die Werte konstant. Wenn jedoch zum Beispiel die Kosten rasant ansteigen, wird auch der Earned Value schnell absinken und unter dem Planwert liegen. Generell gilt also, je niedriger der Wert, umso schlechter verläuft Ihr Vorhaben.

Earned Value Analyse: Vorteile & Nachteile

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Wie jede andere Methode, umfasst auch das Earned Value Management Vorteile und Nachteile.

Vorteile

• Durch die Berechnung in Zahlen ist die Analyse objektiv
• Die Rechnungen und die Interpretation der Daten sind nachvollziehbar
• Projekte werden vergleichbar durch die einzelnen Werte der Kosten und Termine
• Prognosen für Kosten und Termine sind hilfreich im Projektverlauf

Risiken

• Die gesamte Methode mit Berechnungen und Grafik haben einen hohen Aufwand
• Interpretation ist nicht leicht und das setzt Erfahrung voraus, sowohl für die Analyse an sich und im Projektmanagement insgesamt
• Anwendung ist nur möglich, wenn der Leistungsumfang klar definiert ist

 

Ergänzungen der Earned Value Methode

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Viele Projektmanager:innen kombinieren die Earned Value Analyse mit anderen Methoden, um noch mehr von ihr zu profitieren.

• Die Meilensteinanalyse im Projektmanagement bietet den Vorteil, die Einhaltung von Terminen, Stichtagen und Deadlines zu überwachen.
• Ein Projektstrukturplan ist dazu da, alle Aufgaben eines Projekts festzuhalten und verhilft zu einer optimalen Übersicht vor und während Ihrer Arbeit.
• Mit dem Soll-Ist-Vergleich können Sie Ihre Projekte durch die stetige Auswertung vom Projektfortschritt nachhaltig verbessern.

Werkzeuge und Hilfsmittel

Nutzen Sie Softwares zum Projektcontrolling, um die Zeiteffizienz Ihrer Arbeit zu steigern. TimeTrack kann eine echte Hilfe sein, damit Sie im Verlauf von Ihrem Projekt die Ist-Kosten nicht aus den Augen verlieren.

Fazit

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Die Earned Value Analyse ist eine zuverlässige Methode, um Prognosen über die Kosten und Termine Ihrer Projekte zu erstellen. Mithilfe der Analyse können Sie ebenfalls Projekte untereinander vergleichen und somit weitere Entscheidungen treffen. Es lohnt sich digitale Tools zu implementieren, um die richtige Kennziffer immer parat zu haben, damit auch noch Kapazitäten für andere Dinge frei bleiben.