Ein kleiner Guide zur effektiven Teamführung

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Teamführung Titelbild

Das Projektteam ist das Herz eines jeden Projekts. Ohne eine gute Führung aber, kann es das Projekt nicht mit der nötigen Energie versorgen. Ein Team entwickelt sein volles Potenzial nur unter einer guten Anleitung.

Was genau sind aber die Aufgaben eines Teamleiters? Was bedeutet es wirklich, ein Team zu führen? Gibt es einen bestimmten Führungsstil, der das Team und das Projekt schnell und effizient zum Ziel führt? Über welche Führungskompetenzen müssen Teamleiter verfügen?

Es gibt schon einige gute Artikel über die Passung von verschiedenen Führungsstilen mit Projekt- und Unternehmensformen. Gewisse Aufgaben sollte jedoch jeder Teamleiter erfüllen, um gutes Teammanagement zu entwickeln und zu pflegen. Hier kommt ein Überblick über die Aufgaben, die der Teamführung während des Projektes begegnen und wie sie zu meistern sind.

Was bedeutet Teamführung?

Nach dem Führungsforscher Reinhard Baumgarten ist Führung definiert als „eine zielbezogene, interpersonelle Verhaltensbeeinflussung mit Hilfe von Kommunikationsprozessen“. Im Zentrum dieser Definition stehen die Aspekte der Zielbezogenheit, der Verhaltensbeeinflussung und der Kommunikation.

Egal in welchem Stadium sich das Projekt befindet: Das Ziel sollte niemals aus dem Blick gelassen werden. Um ein Ziel zu erreichen ist es notwendig, dass sich das Team so verhält, dass der Weg dahin möglichst produktiv und effizient verläuft. Auch das zu ermöglichen ist die Aufgabe der Teamleitung. Das Trio wird vervollständigt durch Kommunikation. Die Teamführung ist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Teammitgliedern und der Organisation. Sie steht stellvertretend für die Interessen des Teams und kommuniziert dem Team zurück, was auf einer höheren Ebene entschieden und verhandelt wird.

Beim genaueren Hinsehen erkennt man, dass dieses Trio aus Zielorientierung, Verhaltensbeeinflussung und Kommunikation in den Aufgaben zu jedem Stadium des Projektverlaufs auftritt. In jedem Fall sieht man schnell, dass zur Teamleitung mehr dazu gehört als nur strategisches Wissen. Ein Team zu leiten, es anzuführen bedeutet, ihm zu Stärke zu verhelfen, um effiziente und produktive Arbeit zu ermöglichen.

Teamführung bedeutet Aufgabenorientierung genauso wie Mitarbeiterorientierung. Die Definition der Rolle der Mitarbeiter und die Konzentration auf die Zielerreichung sollten Hand in Hand gehen mit dem Interesse an den Belangen und Wohlbefinden der Mitarbeiter, mit ihrer Unterstützung und Wertschätzung.

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Aufgaben der Teamführung und wie sie zu meistern sind

In den unterschiedlichen Projektphasen stellen sich dem Projektteam unterschiedliche Aufgaben. Der Teamleiter ist stets auch der Teammanager, der diese Aufgaben überblickt, sie koordiniert und ihre reibungslose Bewältigung ermöglicht. Dabei lässt er das Befinden seines Teams nie aus seinem Blickfeld. Das Team ist schließlich die treibende Kraft des Projektes.

1. Teamführung in der Projektplanung

Schon in der Planung eines Projektes fängt die Verantwortung der Teamführung an.

Aufgabenorientierung

Aufgabe Aufgabenorganisation

Bevor das Projekt richtig startet, müssen die bestehenden Aufgaben gut verteilt werden. Die wichtigste Aufgabe des Teammanagers ist es hier, die Aufgabenverteilung fair, kompetenzgerecht und sinnvoll zu verteilen. Die einzelnen Mitarbeiter kommen mit verschiedenen Kompetenzen und Kapazitäten. Diese Faktoren müssen genauso wie die Verfügbarkeiten der Teammitglieder unbedingt berücksichtigt werden. Hier setzen Teamleiter das Fundament für die kommende, möglichst reibungslose, Projektarbeit. Das Fundament ist nur stabil, wenn Aufgaben so verteilt werden, dass ihre Anforderungen die Fähigkeiten der Mitarbeiter weder übersteigen, noch unterschreiten.

Neben der Passung von Tätigkeit und Fähigkeiten der Mitarbeiter und der Schaffung einer Teamstruktur, müssen die Aufgaben natürlich auch organisiert werden. Das Projekt und seine Aufgaben geplant werden.

  • Tipp: Um stets einen Überblick über die Organisation der Aufgaben und Zuständigkeiten im Projekt zu haben, eignen sich Projektmanagement – Apps. Eine Vielzahl von Softwares, wie zum Beispiel TimeTrack, bieten auf Grundlage verschiedener Methoden Möglichkeiten ein Projekt von Anfang an gut zu planen.

Mitarbeiterorientierung

Aufgabe Mitarbeitermotivation

Die Aufgabe der Teamführung gegenüber ihren Mitarbeitern besteht in der Projektplanung vorrangig darin, Motivation zu schaffen. Der Einzelne soll so wie das gesamte Team dazu motiviert werden, all seine verfügbaren Ressourcen in das anstehende Projekt fließen zu lassen. Vor allem heißt das, bei der intrinsischen Motivation anzusetzen. In dieser Projektphase gilt es, den Mitarbeitern bewusst zu machen, was sie mit ihrer Arbeit erreichen. Damit ist weniger die monetäre Vergütung ihrer Arbeit gemeint, sondern die Möglichkeit zur Befriedigung ihrer individuellen inneren Werte und Ziele. Den Mitarbeitern sollte in der Projektplanung der Spaß und die Sinnhaftigkeit der Arbeit verdeutlicht werden.

Zwei der wichtigsten Faktoren für mehr Mitarbeitermotivation sind Wertschätzung und das Gefühl der Teilhabe an wichtigen Entscheidungen. Ziehen Sie also von Anfang an Ihr Team in die Entscheidungsfindungsprozesse mit ein. So geben Sie ihnen das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, indem sie ihre Meinung zu wichtigen Entscheidungen kommunizieren dürfen und sogar sollen. Schon der Psychologe Abraham Maslow zeigte in seiner berühmten Bedürfnispyramide, dass diese zwei Faktoren Voraussetzungen für Leistungssteigerung und gesteigerte Performance sind.

  • Tipp: Lesen Sie sich in Möglichkeiten der Mitarbeitermotivation ein. Sowohl für Motivation im Büro, wie Motivation im Home-Office gibt es hilfreiche Tipps, die das Arbeitsleben auf allen beteiligten Seiten motivierter und damit freudiger gestalten lassen.

Das Team trägt das Projekt, es ist wichtig, ihm die Sinnhaftigkeit seiner Arbeit von Anfang an zu kommunizieren, um seinen maximalen Input zu erwarten.

Aufgabe Teambuilding

Bei dem Wort Teambuilding denkt man schnell an Outdoor – Aktivitäten, die dem Team zu mehr Zusammengehörigkeitsgefühl verhelfen sollen. Oft fehlt dem Team die Motivation für solche Aktivitäten, die ihm doch eigentlich nur guttun sollen. Zu oft aber enden sie darin, dass alle im Regen stehen bleiben.

Die Idee hinter Teambuilding ist eine essenzielle Aufgabe des Teamleiters. Sie wird verständlicher, wenn man sie unter dem Begriff Teamentwicklung vorstellt. Der Teamleiter sollte zu Beginn eines Projektes sein Team aufbauen, es entwickeln. Ein Team wird vor allem durch ein Zusammengehörigkeitsgefühl gekennzeichnet. Fühlen sich die einzelnen Mitarbeiter, die zusammen an einem Projekt arbeiten nicht einander verbunden, sind sie nur eine Ansammlung von Mitarbeitern, die den gleichen Arbeitgeber haben. Ein Team aber sind Mitarbeiter, die sich durch ein gemeinsames Ziel verbunden und füreinander verantwortlich fühlen. Den Zusammenhalt im Team zu stärken lohnt sich für den Teameiter. Die Gesamtleistung wird optimiert und das Arbeitsklima profitiert von dem Teamgefühl.

Durch ein starkes Teamgefühl identifizieren sich die Mitarbeiter stärker mit dem Projekt. Sie fühlen sich ihm gegenüber verantwortlich. Diese Identifikation spornt zu höheren Leistungen an. Sie ist ein Faktor für intrinsische Motivation, eine der wichtigsten Voraussetzungen für hohe Leistungsbereitschaft.

Außerdem ist das Gemeinschaftsgefühl im Team förderlich für entstehende Konflikte und deren Kommunikation. Indem ein starkes Teamgefühl besteht, zeigen die Teammitglieder ein großes Interesse an einer respektvollen und damit effektiven Konfliktbewältigung.

  • Tipp: Ein Teambuilding – Tipp ist natürlich die Outdoor – Aktivität. Laden Sie Ihr Team ruhig in den Hochseilgarten ein. Die Idee hinter diesem Tipp ist, durch gemeinsame Aktivitäten – vor allem das gemeinsame Meistern von Herausforderungen – ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu erleben. Diese Herausforderungen können natürlich auch andere sein. Wichtig ist dabei nur, dass Sie außerhalb des Büros gemeistert werden. In einem Raum, der nicht der Arbeit gewidmet ist, lassen sich ganz andere, private, Schnittstellen und Gemeinsamkeiten feststellen. Diese Verbindung auf privater Ebene kann die berufliche Verbindung stärken.

2. Teamführung in der Projektdurchführung

Aufgabenorientierung

Aufgabe Kontrolle/ Monitoring

Nachdem das Projekt geplant, die Aufgaben gut verteilt und die Verantwortlichkeiten organisiert wurden, liegt es an der Teamführung, die Prozesse ins Laufen zu bringen und sie zu kontrollieren.

Laufen die Prozesse so ab, wie geplant? Ergeben Aufgabenverteilung und Projektplanung Sinn, so wie sie organisiert wurden? Das sind Fragen, die sich die Projektleitung während der gesamten Projektdurchführung immer wieder stellen sollte. Es ist wichtig, Schieflagen im Projekt früh genug zu erkennen um ihnen entsprechend zeitnah wirkungsvoll entgegenwirken zu können. Deswegen muss das Teammanagement auch darin bestehen, Methoden zu finden, die laufenden Prozesse abzubilden. Monitoring gibt einen Einblick über die bestehenden und verbleibenden Ressourcen. Sie können viel Aufschluss über das Befinden des Projektes liefern.

Wenn sich im Monitoring solche Schieflagen aufzeigen sollten, ist das nicht immer ein Indiz für eine falsche Projektplanung. Während der einzelnen Projektetappen können sich immer unerwartete Konflikte auftun. Die Aufgabe der Teamleitung ist es dabei nur, stets klaren Kopf zu bewahren, Konflikte zu entdecken und Ihnen entgegenzuwirken. Mit einem guten Monitoring passiert das fast automatisch.

  • Tipp: Um während der Projektdurchführung immer auf dem neuesten Stand der Ressourcenverteilung zu sein, sollte jede Teamführung über Projektmanagement Softwares verfügen. In Apps wie TimeTrack werden Soll- und Ist- Zustände im Projekt sekundengenau und transparent abgebildet. Mit dieser Methode erwartet Sie beim Projektabschluss kein blaues Wunder und sie können Ihrem Team gegenüber Verantwortung zeigen, indem Sie anbahnende Schwierigkeiten im Sande verlaufen lassen.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Soll-Ist-Vergleich Ihrer Projekte

Mitarbeiterorientierung

Aufgabe Konfliktmanagement

So wie sich während der Projektdurchführung Schieflagen in der Verteilung der Ressourcen ergeben können, wächst auch innerhalb des Teams manchmal Konfliktpotenzial heran.

Ähnlich, wie Monitoring des Projektstands eine Aufgabe des Teamleiters ist, ist auch das Monitoring des Befindens des Teams seine Aufgabe. Wem wollen wir etwas vor machen? Probleme und Konflikte treten immer an irgendeinem Punkt im Projekt auf. Probleme lassen sich oft nicht vermeiden, dass sie dem Projekt langfristig schaden hingegen schon. Konfliktmanagement ist demnach eine sehr wichtige Aufgabe der Teamführung. Dabei werden vom Teammanager nicht nur strategische, sondern auch soziale Kompetenzen gefordert.  Er muss oft als Mediator fungieren und die Bedürfnisse und Befindlichkeiten aller am Konflikt Beteiligten berücksichtigen.

  • Tipp: Bleiben Sie als Teamleiter immer offen und agieren Sie stets respektvoll. Vor allem bei Teamkonflikten ist es wichtig, dass die Teammitglieder sich von Ihnen verstanden und respektiert fühlen. Hören Sie sich alle Standpunkte an und versuchen Sie eine faire Lösung zu finden. Indem Sie die Lösung transparent kommunizieren geben Sie Ihrem Team wiederum einen Vertrauensvorschuss, der Ihnen in Form von Offenheit entlohnt wird. So bekommt Ihr Team das Gefühl, sich bei Schwierigkeiten sofort an Sie wenden zu können. So sind Sie stets im Bilde und können Probleme abwehren bevor sie bedrohlich werden.

3. Teamführung im Projektabschluss

Aufgabenorientierung und Mitarbeiterorientierung

Aufgabe Reporting und Auswertung

Jeder macht Fehler, und das ist auch gut so. Aus Fehlern lernt man. Hat man es als Teamleitung bis zum Projektabschluss geschafft, alle Prozesse inklusive Konflikte und Fehler abzubilden, ist man nun an dem Punkt angekommen, an dem man auswerten darf. Um aus Fehlern lernen zu können, ist es wichtig, sie offen zu legen. Vor allem gegenüber den Mitarbeitern. Alles relevante muss kommuniziert werden, um in kommenden Projekten vor eventuellen Problemen gewappnet zu sein.

  • Tipp: Das Reporting der Projektergebnisse lässt sich ebenso wie das Monitoring am besten in einer Projektmanagement – App wie TimeTrack erledigen. Alles was bis dato im Projekt passierte, lässt sich hier in einem Projektbericht automatisiert zusammenfassen. Das für die Teamleitung ebenso relevante Reporting ist das Reporting vor dem Team. Stellen Sie dem Team so transparent wie möglich die Ergebnisse des Projekts vor und werten Sie diese gemeinsam aus. Die gemeinsame Auswertung, wie das Projekt verlaufen ist verleiht ihnen als Team Kraft für alles Kommende.

Hier ist der Punkt, an dem Sie außerdem Ihre Wertschätzung zeigen sollten. Wenn Sie Ihr Team bis zum Projektabschluss gebracht haben, haben Sie einiges zusammen geschafft. Kommunizieren Sie, dass Sie das nur gemeinsam schaffen konnten. Das Gefühl, an etwas Großem mitgewirkt zu haben wird die einzelnen Mitglieder Ihres Teams glücklich stimmen und motivieren, sich auch zukünftig für Sie einzusetzen.

Fazit

Mit einer guten Teamführung ist die Voraussetzung für effektives Arbeiten im Team geschaffen. Ihre Aufgabe ist es, stets Aufgaben- und Mitarbeiterorientiert vor dem Team zu stehen. Einer der wichtigsten Punkte ist dabei, alle Vorgänge im Projekt im Blick zu behalten. Zeitliche-, finanzielle- und Leistungsressourcen zu überblicken gelingt am besten mit der Unterstützung von TimeTrack. Die Zeiterfassungssoftware lässt Sie von Projektplanung über -Durchführung bis Projektabschluss immer den Überblick über das Projekt behalten. Probieren Sie es aus in der zweiwöchigen Probeversion!

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