Fehlermanagement: Tipps für eine positive Fehlerkultur

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Bloß keine Fehler machen – Das mögen sich viele Mitarbeitende in Zentraleuropa immer noch denken. Dabei ist diese Denkweise andernorts längst überholt.  In den USA wird schon länger von einer positiven Fehlerkultur profitiert. Auch in Deutschland und Europa ziehen zeitgenössische Organisationskulturen nach. Statt fehlerfreies Arbeiten zu predigen und bei Nichterfüllung urteilend oder sogar mit Entlassung zu drohen, ist eine positive Fehlerkultur auf dem Vormarsch. Zu Recht. Fehler passieren in der Projektarbeit öfter als einem lieb ist. Warum nicht gleich mit Ihnen kalkulieren, mit ihnen umgehen und sie sogar für sich nutzen?

Aus Fehlern lernt man. Lesen Sie hier, was eine positive Fehlerkultur ausmacht und wie man mit Fehlern umgehen kann, um eine positive Fehlerkultur zu einer positiven Organisationskultur zu führen.

Was bedeutet Fehlerkultur?

Fehler bezeichnet man Ereignisse, die unerwünscht auftreten. Das sieht jede Organisations- und Fehlerkultur so. Fehler können auf jeder Projektebene an allen Ecken und Enden in großem wie kleinen Umfang auftreten. Es kann sich sowohl um ein Dokument mit Rechtschreibfehlern handeln als auch das Verpassen einer Deadline oder die falsche Planung von Ressourcen. Alle Fehler sind unerwünscht und führen regelmäßig zur Verzögerung der Verkomplizierung des Projektablaufs.

Fehlerursachen sind mindestens so mannigfaltig wie die Fehlerauswirkungen. Fehler können durch individuelle Unkenntnis oder Nachlässigkeit, durch organisationale Falschplanung oder viele andere Faktoren verursacht werden.

Kultur bezeichnet im engeren Sinne alles vom Menschen Gemachte. Sie umfasst alles was der Mensch entwickelt, was er zum Üblichen macht. Kurz gesagt bezeichnet Kultur den Umgang mit Dingen. Organisationskultur meint also, wie eine Organisation mit Dingen umgeht. Kultur ist demnach das, was für die Organisationsmitglieder, also die Mitarbeitenden, spürbar wird. Es ist die besondere Art, wie mit Problemen umgegangen wird. Unabhängig davon, dass sie eigentlich nicht vorgesehen sind.

Definition Fehlerkultur

Fehlerkultur bedeutet demnach im engeren Sinne den Umgang mit Fehlern, also den Umgang der Organisation mit den Folgen unerwünscht auftretender Ereignisse.

Wie einleitend schon kurz beschrieben, ist es oft Gang und Gebe, Fehler zu verurteilen. Die Folgehandlungen sind dann allein auf das Beheben der Fehler ausgerichtet. Es gibt aber auch andere Ansätze, in denen Fehlern offen und größtenteils wertfrei bis positiv entgegengetreten wird. Die Lösungsorientierten Folgehandlungen sind darauf ausgerichtet, die Fehler zu verstehen, statt sie nur zu beheben. Der Fokus ist dann darauf gerichtet, aus den Fehlern für folgende Projekte zu lernen.

Die drei Säulen der Fehlerkultur

Wie eine Organisation mit Fehlern umgeht, lässt sich gut an den Drei Säulen der Fehlerkultur sehen.

1. Normen und Werte

Um die Fehlerkultur einer Organisation zu verstehen, sollte man sich folgende Fragen betreffend ihrer Normen und Werte stellen:

Was ist das Anspruchsniveau der Mitarbeiter*Innen einer Organisation bezüglich Fehler? Welche Normen und Werte vertreten die Mitarbeiter*Innen bezüglich Fehler, Fehlerrisiken und Fehlerfolgen?

2. Kompetenzen

Die Kompetenzen der Organisation und ihrer Mitglieder betreffend lässt sich fragen: Über welche Kompetenzen verfügen die Mitarbeiter*Innen, mit Fehlern umzugehen? Über welche mentalen, emotionalen, sozialen und methodischen Kompetenzen verfügen sie?

3. Instrumentarien

Um ein Bild über die Instrumentarien der Organisationskultur gegenüber Fehlern zu bekommen, wird generell danach gefragt, welche Instrumentarien, also welches Werkzeug ein Unternehmen oder eine Organisation bereithält, um mit Fehlern umzugehen. Welche Werkzeuge sollen das innovative Lernen ermöglichen? Natürlich braucht es zum innovativen Lernen aus Fehlern in erster Linie Motivation und Kompetenzen. Doch das bleibt wirkungslos, wenn es an professionellem, sachlichem, methodischen Handwerkszeug fehlt. Das Angebot an Instrumentarien zur Fehlerkultur regelt die Möglichkeiten des Umgangs der einzelnen Mitarbeiter mit den Fehlern in ihrer Organisation.

Die Qualitäten einer positiven Fehlerkultur

Der Umgang mit Fehlern kann sich je nachdem, wie die drei Säulen der Fehlerkultur aufgebaut sind, unterschiedlich äußern. In einer negativen Fehlerkultur werden Fehler negativ konnotiert. Sie werden verurteilt und ihr Auftreten ist oft mit Sanktionen verbunden. Mitarbeitende einer solchen Fehlerkultur haben folglich Angst, Fehler zu machen und sind entsprechend gehemmt, offen, motiviert und kreativ an ihre Aufgaben zu treten.

In einer positiven Fehlerkultur wird im Gegensatz dazu offen an Fehler herangetreten. Eine positive Fehlerkultur ist eine offene Fehlerkultur. Fehler sind und bleiben auch hier unerwünschte Ereignisse. Statt sie zu sanktionieren, wird ihnen jedoch wertfrei bis positiv begegnet. Sie werden als Chance zu Lernen und Wachstum gesehen.

Statt zu fragen, wer den Fehler verursacht hat, wird hier eher gefragt welche Umstände zum Fehler führen konnten. Die Fehlerursachen zu verstehen, ermöglicht eine konstruktive Fehlerprävention. Mitarbeitende eines Unternehmens mit einer positiven Fehlerkultur arbeiten zudem frei und kreativ, wenn sie keine Sanktionen aufgrund ihrer Fehler zu befürchten haben. Fehler sind in einer positiven Fehlerkultur also erlaubt. Das Ziel der Fehlererkennung neben der Fehlerprävention ist es, Lösungen zu finden. Führungskräfte treiben eine positive Fehlerkultur voran, indem sie transparent und vertraulich kommunizieren, selbst Rollenmodelle darstellen und eine positive Haltung gegenüber Fehlern honorieren.

Fehlerprävention und Fehlermanagement

Fehler an sich lassen sich meistens nicht vermeiden. Jede Handlung kann potenziell fehlerhaft verlaufen. So wie jede Handlung zu Konsequenzen führt, führt auch jeder Fehler zu entsprechenden – unerwünschten – Konsequenzen.

Im Umgang mit Fehlern unterscheiden die Psychologen Nina Keith und Michael zwischen Fehlerprävention und Fehlermanagement unterschiedliche Grundgedanken und Mindsets.

Fehlerprävention

Um zu vermeiden, dass Fehler überhaupt eintreten, setzen Unternehmen Maßnahmen zur Fehlerprävention ein. Mit verschiedenen Strategien setzen sie alles daran, Fehler vorzubeugen. Der Glaube, der hier dahintersteckt, ist der, dass Fehler per se etwas Schlechtes sind. Das Mindset lautet folglich: Fehler können und müssen vermieden werden.

Wie wir alle wissen, ähnelt das einer utopischen Vorstellung. Wenn nun also trotz aller Präventionsmaßnahmen – mit hoher Wahrscheinlichkeit – doch Fehler eintreten, wird sein Ausmaß als größer wahrgenommen als es eigentlich ist oder es mit einer anderen Einstellung gegenüber Fehlern wäre.

Fehlermanagement

Die vorteilhaftere Einstellung gegenüber Fehlern bietet in den meisten Branchen die des Fehlermanagements. Fehlermanagement ist geprägt von dem Glaube, dass Fehler unvermeidbar sind. Zwar sind sie potenziell negativ, doch sie können zu etwas Gutem führen. Das Mindset lautet also: Fehler können passieren, wir müssen nur mit Ihnen umgehen.

Fehlermanagement in der positiven Fehlerkultur

Das Fehlermanagement ist ein wichtiger Bestandteil einer positiven Fehlerkultur. Ist die Einstellung vorherrschend, dass Fehler zum Arbeitsprozess dazu gehören, werden diese sogar einkalkuliert und ihr Auftreten und Beheben kann in den Projektverlauf eingeplant werden. Moderne Projektplanung rechnet mit Fehlern und bindet sie von Anfang an mit ein. Diese Grundhaltung ermöglicht es Mitarbeitenden, zu ihren Fehlern zu stehen. So können Fehler entsprechend schnell entdeckt werden, Schadensbegrenzung beizeiten betrieben werden und negative Kettenreaktionen aufgehalten werden.

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Eine positive Fehlerkultur führt so zu weniger Schuldzuweisungen im Betrieb, einer offenen und vertrauensvollen Kommunikation zwischen Kolleg*Innen und Führungskräften und damit zu einem vertrauensvollen und angenehmen Betriebsklima. Fehlermanagement ist also ein System, mit Fehlern umzugehen. Es fördert einen offenen Umgang mit Fehlern, um sie in der Zukunft zu verhindern. Jedes aktive Fehlermanagement sollte aus einem System der Fehlererkennung, Fehlerdiagnose, Fehlerbewertung und dem Einleiten angemessener Gegenmaßnahmen bestehen. Aktives Fehlermanagement wird mit zum Beispiel mit der Lessons Learned Methode betrieben.

So lernen Sie aus Fehlern: 4 Praxistipps

Statt gegen Fehler zu arbeiten, kann man sie also auch für sich nutzen. Um von ihnen lernen zu können, ist eine positive Fehlerkultur die Voraussetzung. Die Innovationskraft, die in Fehlern liegt, entfaltet sich jedoch nur, wenn die Führungskräfte einer Organisation eine positive Grundhaltung gegenüber Fehlern propagieren. Mitarbeiter*Innen arbeiten motivierter in einem vertrauensvollen, wertschätzenden Klima, dass durch Arbeitgeber*Innen, die eine positive Fehlerkultur betreiben wollen geschaffen wird. Der Umsatz der Fehlerkultur erfordert methodisches Wissen und psychologisches Feingefühl. Mit diesen vier Praxistipps gelingt es.

  • Sorgen Sie für einen Überblick:

An erster Stelle steht immer die Analyse der Fehlerkultur in der Organisation. Welche Fehler werden generell gemacht? Welche Prozesse im Projekt oder welche Projekte im Unternehmen sind fehlerhaft? Wie werden Fehler im Team oder den Abteilungen erfasst? Wie zufrieden sind Teams und Mitarbeiter*Innen? Das Ergebnis auf diese Fragen zeigt sich sowohl in harten wie weichen Fakten: In Fehlerquoten und den motivationalen Komponenten der Fehler. Ein Tipp hier: gehen Sie systematisch und anonym vor.

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  • Schaffen Sie Transparenz:

Mit Fehlern umzugehen, bedeutet sowohl auf einer sachlichen/ fachlichen Ebene, wie auf einer emotionalen Ebene mit ihnen umzugehen. Indem Sie Transparenz schaffen, vermeiden Sie Missverständnisse, wenn es an das Aufarbeiten eines Fehlers geht. Das bedeutet: Definieren Sie genau, was Fehler sind, und welcher Natur sie sind, und was nicht. Indem Transparenz geschaffen wird, gehen Sie auf mehreren Ebenen gut mit Fehlern um.

  • Streichen Sie die negative Kontierung aus dem Wort Fehler

An welche Emotionen denkt man bei dem Wort Fehler? An Schuldgefühle? Scham? Unzulänglichkeit? Wut? Vielleicht sogar Selbsthass und Angst? In unserer Gesellschaft sind Fehler negativ belastet. Aber das müssen sie nicht sein. Natürlich sind und bleiben Fehler Rückschläge auf dem Weg zum Ziel. Das sind sie per Definition. Doch den Umgang mit Ihnen haben wir selbst in der Hand. Statt sich in Scham und Schuld zu wälzen, können wir stattdessen den Fokus auf eine Zielorientierte Lösungsfindung richten. Negative Emotionen hindern uns nur daran, einen kühlen Kopf zu bewahren und die Fehler bedacht und genau zu studieren, um aus ihnen zu lernen. Generell lautet ein Tipp: Betrachten Sie Fehler sachlich statt emotional. Jedem Mitarbeiter sollte in einer positiven Fehlerkultur klar gemacht werden, dass der Fehler das Problem ist, nicht der Mitarbeiter.

  • Bestärken Sie Mitarbeiter, über Fehler zu reden:

Über Fehler reden fällt vielen schwer, da sie oft als Zeichen von Schwäche und Unzulänglichkeit gelten. Wenn man im Fehlermanagement nicht nur über die gegenwärtigen Fehler, sondern auch über die vergangene Zeit, die eventuell zu dem Fehler führte redet, und diese genau analysiert, führt das oft zu Zurückhaltung bei den Mitarbeiter*Innen. Um Maßnahmen für die Zukunft ableiten zu können, muss das Tabu gebrochen werden. Die Tabuhaltung lässt sich verändern durch einen offenen, respektvollen Umgang im persönlichen Dialog. Wenn jede*r sich ernst genommen und gesehen fühlt, einen vertrauten Umgang spürt, fällt es leicht, sich zu öffnen, und offen zu kommunizieren.

Eine offene Fehlerkultur bedeutet, Fehler aus der Grauzone ins Licht zu rücken. Das Umdenken der Mitarbeiter muss durch Führungsrollen initiiert, vorangetrieben und vorgelebt werden. Seien Sie ein Vorbild, indem Sie selbst positiv mit Ihren Fehlern umgehen, sie kommunizieren und Lösungsstrategien aus ihnen entwickeln.

Fazit

Eine positive Fehlerkultur ermöglicht es, Fehler frühzeitig zu erkennen, ihnen entgegenzuwirken, sie zu beheben und aus ihnen zu Lernen. Der Wille zum Fehlermanagement resultiert schließlich in langfristigem Lernen, langfristiger Leistung, Innovation und Proaktivität.

Die Grundlage für die Umsetzung einer positiven Fehlerkultur ist Transparenz. Machen Sie mit einer Projektmanagement App wie TimeTrack die Prozesse ihres Unternehmens transparent. Durch transparente Prozesse wird es leicht gemacht, Fehler frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Indem auch das Entgegenwirken transparent gestaltet wird, wird eine Grundlage zum innovativen Lernen geboten.

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