Funktionale Organisation – Unternehmensverwaltung mit Spezialeinheiten

Die funktionale Organisation ist eine Form der Aufbauorganisation. Das Hauptmerkmal dieser Organisation ist die Gliederung der Abteilungen nach der Spezialisierung der jeweiligen Mitarbeiter/-innen.

Funktionale Organisation Definition: Was ist das?

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Die funktionale Organisation steht also charakteristisch für die Gliederung nach den Funktionen von jedem Service im Unternehmen. Maßgeblich sind dafür die anfallenden Aufgaben. Es ist die Aufgabe der Unternehmensleitung diese Gliederung vorzunehmen. Sie ist in der Praxis auch in der obersten leitenden Position.

Aufgrund der Unterteilung nach Funktionsbereichen wird die funktionale Organisation auch Verrichtungsorganisation genannt. Hauptaufgaben und Strukturen der einzelnen Unternehmensbereiche werden nach Spezialisierungen zusammengefasst. Daraus ergeben sich dann verschiedene Funktionsbereiche. Das sind Beschaffung, Produktion, Vertrieb sowie Forschung und Entwicklung.

Sind diese Kriterien eingehalten, können sie noch weiter in verschiedene Funktionsbereiche weiter gegliedert werden. So gehört zum Beispiel das Marketing in der funktionalen Organisation zum Vertrieb dazu.

Klassische Organisationsformen und ihre Ordnung

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An diesem Punkt soll einmal Klarheit geschaffen werden, wo das Thema der funktionalen Organisation überhaupt zu verorten ist, denn so viele verschiedene Organisationsformen müssen auch gut geordnet werden.

1. Einlinienorganisation

Das Einliniensystem dient der Vereinheitlichung der Auftragserteilung. Jede/r Mitarbeiter/-in ist genau einer vorgesetzten Person untergeordnet. So sind die Zuständigkeiten klar definiert. Übergeordnete Instanzen führen zu einer einfachen Organisationsform. Die Funktionalorganisation ist eine Unterform des Einliniensystems.

Die Spartenorganisation, auch divisionale Organisation genannt, ist ebenfalls ein Einliniensystem. Sie ist gekennzeichnet dadurch, dass die Unternehmensleitung in der ersten Ebene sitzt und danach die Aufteilung in Sparten folgt. Das sind die einzelnen Divisionen des Unternehmens.

Die Organisationsstruktur ist also gekennzeichnet durch einzelne Einheiten in der Hierarchieebene mit einem eigenen Management. Mehr über die divisionale Organisation und ihrem Unterschied zur funktionalen Organisation folgt weiter unten.

2. Stablinienorganisation

Die Stablinienorganisation, wie der Name schon vermuten lässt, ergänzt die Strukturen von Unternehmen durch einzelne Stäbe mit Experten bzw. Spezialisten bestimmter Tätigkeiten. Sie verfügen meist über besser Informationen und so hat dieser Aufbau für das Unternehmen viele Vorteile.

3. Mehrlinienorganisation

Das Mehrliniensystem oder die Matrixorganisation wird so genannt, weil es dort verschiedene Instanzen gibt. Nach der Unternehmensführung existieren verschiedene Einheiten und eine Mehrfachunterstellung der Mitarbeiter.

Die Matrixorganisation bietet Vorteile, wie zum Beispiel kurze Kommunikationswege für Infos, aber auch Nachteile, wie schwierige Strukturen der Kompetenzbereiche.

Die Organigramme dieser Organisationen unterscheiden sich ebenfalls, wie die Angaben vermuten lassen. Es ist jeweils die zweite Ebene entscheidend.

Voraussetzungen für die funktionale Organisation

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Voraussetzung ist die Bündelung der Kompetenzen – das bedeutet, dass einzelne Funktionsbereiche wirklich Expertise besitzen müssen. Das hat viele positive Effekte, wie zum Beispiel bessere Konditionen in der Beschaffung von Rohstoffen, mehr Know-How und effiziente Arbeit, aber auch Einsparungen durch den Aufbau von Expertennetzwerken in der Aufgabe der Verwaltung.

 

 

Damit das möglich ist und immer ein direktes Hierarchieebene ersichtlich ist, ist der Einsatz von TimeTrack sinnvoll. Dort sind die Kompetenzen und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter/-innen in Echtzeit nachvollziehbar.

 

 

Das Organigramm der funktionalen Organisation

Stellt man die Angaben der funktionalen Organisation in Form von einem Organigramm dar, steht zu Beginn Unternehmensleitung.

Fachspezifische Abteilungen sind auf zweiter Ebene. Das sind die Funktionsbereiche vom Einkauf, der Herstellung der Produkte, Absatz sowie Forschung und Entwicklung. Die zweite Ebene des Organigramms ist entscheidend für die Bestimmung der Organisationsform.

Verrichtungsorientierte Funktionsbereiche werden auf der dritten Ebene des Organigramms weiter unterteilt. Das Marketing wäre dann auf dieser Ebene zu finden.

Funktionale Organisation: Vor- und Nachteile

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Natürlich hat auch die funktionale Organisation positive und negative Eigenschaften, wie jede andere Form der Unternehmensstruktur. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten davon vor.

Vorteile

Zusammenfassend hat die Funktionalorganisation fünf große Vorteile:

• Einfache Kontrolle durch gute Abgrenzung der einzelnen Aufgaben voneinander
• Klare Definition einzelner Kompetenzen und individueller Verantwortungsbereiche
• Hohe Fachkompetenz der einzelnen Bereiche und Abteilungen durch Gliederung und Arbeitsteilung nach Spezialisierung
• Synergieffekte zwischen den einzelnen Bereichen der verschiedenen Funktionen
• Übertragen und nutzen der Lerneffekte der Herstellung von einem Produkt auf Vorgänge der Herstellung anderer Produkte

Nachteile

Zu den Vorteilen kommen ebenso einige negative Aspekte, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen.

• Aufwand und Koordinationschaos durch die Unternehmensleitung wächst mit Unternehmensgröße an
• Keine klare Unterscheidung einzelner Bereiche und deren Funktion bei zunehmender Größe
• Lange Informationswege und Kompetenzüberschreitungen bei undurchsichtiger Verwaltung
• Weniger Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen der Produkte und des Marktes

Divisionale und funktionale Organisation – Was ist besser?

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Die divisionale Organisation und die Eigenschaften der funktionalen Organisation ähneln sich sehr. Das liegt daran, dass beides Einliniensysteme sind. Unterschieden werden sie nach der Unterteilung durch die Funktionen in der funktionalen Organisation. Dadurch ist sie fast das Gegenteil der divisionalen Organisation.

Die divisionale Organisation

Die Spartenorganisation bzw. divisionale Organisation fasst möglichst gleiche Objekte zusammen. Das bedeutet, dass zum Beispiel nach Regionen oder Produktion verschiedener Artikel unterteilt wird. Die einzelnen Divisionen haben dann auch ein eigenes Management. In der zweiten Hierarchieebene im Organigramm sind dann die Sparten, Geschäftsbereiche oder Divisionen angezeigt.

Technische & organisatorische Voraussetzungen

Die Organisation muss einwandfrei ablaufen, Projekte bestmöglich vorbereitet sein und einwandfrei im Management durchgeführt werden.

TimeTrack hat viele Vorteile und kann in jeder Organisationsform zum Partner werden. Für verschiedene Funktionsbereiche kann dann eine genaue online Projektzeiterfassung erfolgen.

 

 

Geplante Tätigkeiten, Aufgaben, Projektausgaben und Kosten machen den Projektfortschritt nachvollziehbar. Diese Dokumentation ist ausführlich und in Echtzeit nachvollziehbar gemacht. Das alles klappt durch die elektronische Zeiterfassung von TimeTrack.

Ebenfalls können Sie einzelne Tätigkeiten auswählen und Zeiteinträge der verschiedenen Mitarbeiter/-innen nachvollziehen. Alles ist mit einem zentralen Berechtigungssystem ausgestattet. So ermöglichen wir nicht nur eine lückenlose Projektzeiterfassung, sondern auch zukunftsorientiertes Arbeiten und eine steigende Produktivität!

Ein Beispiel für die funktionale Organisation

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Beispiel für eine Funktionalorganisation ist ein mittelständischer Betrieb, wie „Schoko-Reisi“ in der Herstellung von Bio-Reisschokolade. Die Hierarchieebene beginnt bei dem Anzeigen der Geschäftsleitung Monika. Auf diese folgen in der zweiten Ebene die vier Mitarbeiter/-innen Hannes, Anne, Daniel und Lotta. Sie sind die jeweilige Führungsebene der Bereiche Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Forschung und Entwicklung im Produktprogramm.

• Hannes ist der direkte Vorgesetzte seines Kollegen in der Beschaffung aller notwendigen Mittel für das Bio-Produkt.
• Anne ist Leiterin der Produktion und die direkte Vorgesetzte von drei weiteren Feinkost-Experten in der Herstellung vom ihrem Produkt der Schokoladentafeln.
• Daniel ist Lebensmittel-Technologe und ist derzeitig alleine im Team der Forschung neuer Produkte. Sollte er jedoch Unterstützung erhalten, wäre auch er der erste Ansprechpartner.
• Lotta kümmert sich im Absatz nicht alleine um Buchhaltung, Marketing der Produkte und andere Aufgaben. Es gibt verschiedene Teams für jeden Service, für die sie die direkte Vorgesetzte ist.

Hannes, Anne, Daniel und Lotta sind für ihre Bereiche zuständig, aber direkt der Geschäftsleitung Monika unterstellt.

Welche Unternehmen sollten die funktionale Organisation nutzen?

Die funktionale Organisation eignet sich also am besten für mittelständische und kleinere Betriebe, bei denen Produktportfolio überschaubar ist. Außerdem haben sie eine stabile Umwelt.

Ihre hohe Spezialisierung und Expertise bietet dann die Möglichkeit für die funktionale Kompetenz verschiedener Inhalte der Unternehmensaufgaben bei Einsatz geringer Ressourcen in der Produktion.

 

 

Eignet sich die funktionale Organisation auch für Ihr Unternehmen?

Diese Form der Organisation eignet sich für kleine aber auch große Unternehmen, wie namenhafte große deutsche Automobilhersteller arbeiten mit der funktionalen Organisation.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und die Koordination der Aufgabenbereiche immer schwieriger wird, weil Aufgabenbereiche, auch die der Produktion, nicht mehr so gut voneinander abzugrenzen sind, dann werden Stabsstellen notwendig. Sie dienen der Koordination im Unternehmen und der Unterstützung der Entscheidungsfindung Ihrer Unternehmensleitung.

Aber auch andere Stäbe für weitere Arbeitsbereiche sind möglich. Dann kann auch auf die Matrixorganisation bzw. auf das Mehrliniensystem umgestiegen werden.

Zusammenfassung

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Die funktionale Organisation bietet viele spannende Ansätze zur Strukturierung eines Unternehmens. Spezialisierung und ein hoher Grad an Expertise werden möglich – allerdings auch mit zunehmender Unternehmensgröße dann immer schwieriger umzusetzen in der Funktionalorganisation.

Mit dem Projektcontrolling von TimeTrack lassen sich Arbeitsprozesse und die erbrachte Leistung einfach und schnell dokumentieren, verfolgen und auswerten.