Das Gebäudemanagement – Was ist das eigentlich?

Das Gebäudemanagement ist viel facettenreicher als die meisten denken würden. Es geht nicht nur um Reinigung und Parkraumbewirtschaftung.

Hinter dem Gebäudemanagement verstecken sich auch spannende Tätigkeiten der Planung und Innovation, die alle ein gemeinsames großes Ziel haben. Was das ist und wo der Unterschied zum Facility Management wirklich liegt, erfahren Sie in diesem Artikel!

Das Gebäudemanagement als Verwaltung

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Gebäudemanagement und Facility Management sind nicht so leicht voneinander zu trennen. Aus diesem Grund definieren wir an dieser Stelle erst einmal klar und deutlich, was Gebäudemanagement ist.

Gebäudemanagement Definition – Was ist das?

Das Gebäudemanagement hat die Aufgaben der Bewirtschaftung von Gebäuden und Anlagen. Es betrifft also nicht nur Immobilien an sich, sondern auch die technischen Bereiche wie Maschinen, Anlagen und Infrastruktur.

Deswegen gehören zu den verschiedenen Aufgaben vom Gebäudemanagement die einzelnen Themenfelder der Technik, Infrastruktur, Verwaltung und Flächenmanagement.

Methoden und Softwares innerhalb des Gebäudemanagements

Damit eine Immobilie wirklich gut verwaltet wird, müssen die verantwortlichen Mitarbeiter/-innen entsprechende Qualifikationen und Kompetenzen mit sich bringen.

Grundlegend ist allerdings eine betriebswirtschaftliche Expertise unverzichtbar. Denn nur, wenn diese vorhanden ist, kann im Gebäudemanagement eine optimale Arbeitsorganisation und Projektplanung stattfinden.

 

 

Darüber hinaus ist es natürlich zukunftsorientiert, geeignete Softwares für die einzelnen Dienstleistungen im Gebäudemanagement auszuwählen. TimeTracks cloudbasiertes Software–Tool kann zum Beispiel dabei helfen, die internen Leistungsempfänger verschiedener Kosten direkt festzuhalten. Mit der digitalen Arbeitszeiterfassung wird die Zuordnung von Kostenstellen kinderleicht und die Buchhaltung wird deutlich entlastet.

 

 

Die häufigsten Aufgaben des Gebäudemanagements

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Schon jetzt wird deutlich, dass das Gebäudemanagement viele verschiedene Bereiche mit komplexen Aufgaben umfasst. Diese bringen natürlich auch verschiedene Hindernisse mit.

Planung von Aufgaben im Gebäudemanagement

Das Gebäudemanagement wird in vier verschiedene Bereiche unterteilt. Zusammengefasst kümmern sie sich um die Aufgaben vom technisches Gebäudemanagement, vom infrastrukturellen Gebäudemanagement, vom kaufmännisches Gebäudemanagement und vom Flächenmanagement.

1. Flächenmanagement

Das Flächenmanagement kann als Basis der folgenden drei Bereiche des Gebäudemanagements verstanden werden. Es kümmert sich um die Nutzung und die Verwertung von den verschiedenen vorhandenen Flächen der jeweiligen Immobilie.

Ziel vom Flächenmanagement ist es, die verschiedenen Anforderungen der betreffenden Organisation durch das Management zu sichern. Dazu zählen nicht nur die individuellen Wünsche der Eigentümer/-innen, sondern auch immer die Themen der langfristig nachhaltigen Bewirtschaftung und Optimierung der Immobilie durch das Management mit:

• Planung der Nutzung von Gebäuden und Flächen
• Standortplanung
• Flächenprüfung für spezielle Nutzungszwecke

2. Technisches Management

Der technische Part des Gebäudemanagements beschäftigt sich mit dem Betreiben und Bewirtschaften der verschiedenen Anlagen einer Immobilie. Dazu gehören Dienstleistungen, wie das Energie- und Umweltmanagement.

Die Themen des technischen Gebäudemanagements können allerdings auch die Modernisierung, Instandsetzung, Sanierung und Umbau der Flächen einer Immobilie sein. Hier finden Sie eine detaillierte Aufzählung:

• Anlagen der Informations- und Kommunikationstechnik
• Brandschutzeinrichtungen
• Aufzüge und andere Transporteinrichtungen
• Sanitärtechnik mit Frischwasser und Abwasser
• Technische Anlagen für Strom, Kälte, Wärme oder Luftaustausch

 

 

3. Infrastrukturelles Management

Wie der Name bereits vermuten lässt, gehört zu den Aufgaben vom infrastrukturellen Management die verbesserte Nutzung von den Gebäuden.

Verschiedene Aufgaben können unter anderem die Reinigung, Pflege, Sicherheitsdienste, Winterdienste, Gärtnerei-Services und Hausmeistertätigkeiten umfassen. Dieser Bereich gehört mit seinen Aufgaben zur Nutzung einer Immobilie also zum Tagesgeschäft. Dazu gehört des Weiteren:

• Catering und Kantinge
• Verwaltung der Parkräume
• Umzüge innerhalb der Flächen
• Schlüsselsysteme und Schließanlagen
• Gebäude- und Straßenreinigung
• Themen der Abfallentsorgung

4. Kaufmännische Gebäudeverwaltung

Das kaufmännische Management umfasst die entsprechenden kaufmännischen Aufgaben vom Gebäudemanagement aller anderen Bereiche.

Zusammengefasst gehört zu den Aufgaben vom kaufmännischen Gebäudemanagement die Planung von Kosten, Controlling, Buchhaltung und das Management von Verträgen, welche die einzelnen Themen der Immobilie betreffen. Außerdem gibt es noch weitere Aufgaben in diesem Bereich vom Gebäudemanagement:

• Budgetplanung und Investitionsplanung
• Themen der Kostenüberwachung
• Versicherungsabschluss und Verwaltung von diesen
• Beauftragung externer Dienstleistungen
• Neubeschaffung von Flächen und Anlagen

Die häufigsten Probleme des Gebäudemanagements

Nachdem Sie die vielen Themen des Gebäudemanagements kennen, überrascht es Sie wahrscheinlich nicht zu wissen, dass es auch Probleme im Gebäudemanagement gibt.

Eines dieser Probleme sind die häufig chaotisch organisierten Unterschriften von externen Dienstleistern als Bestätigung der Arbeit. Das können zum Beispiel Reinigungsfirmen sein, auf deren Hilfe das Gebäudemanagement angewiesen ist.

In der Regel erfolgt diese Unterschrift immer noch in Papierform – also mit einer umständlichen Form der Dokumentation. TimeTrack ermöglicht bereits das GPS –Tracking der Mitarbeiter/-innen und Einstempeln per QR–Code. Diese Dokumentation dient dem Arbeitgeber.

Allerdings besteht die Möglichkeit, die Unterschriften auf den Formularen direkt zu fotografieren, digitalisieren und zu ordnen. So werden die Abrechnungen bestimmter Objekte für das Management kinderleicht.

 

 

Die Ziele des Gebäudemanagements

Das Ziel vom Management ist natürlich die Wirtschaftlichkeit und nachhaltige Nutzung von einer Immobilie durch ein perfektioniertes Management. Damit diese Themen wirklich funktionieren, gehört die Werterhaltung von einem Gebäude ebenso dazu. Wird das alles eingehalten, dann erzeugt das Gebäudemanagement Rentabilität.

Auch heute können Arbeitgeber/-innen sich den Arbeitsalltag im Gebäudemanagement bereits erleichtern. Das Dokumentieren von Ausgaben war zum Beispiel noch die so einfach!

Statt Rechnungen zu erfassen und die einzelnen Themen umständlich Projekten zuzuordnen, können Sie bereits heute mit TimeTrack die Rechnungen fotografieren und in der App für die passenden Aufgaben und Themen hochladen. So entsteht nicht nur weniger Papierkram – die Rechnung geht sogar direkt an die Buchhaltung und kann damit weiterarbeiten, ohne dass das Gebäudemanagement unnötige Mehrarbeit hat.

Facility Management vs. Gebäudereinigung – Unterschied

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Der Unterschied zwischen dem professionellen Gebäudemanagement und dem Facility Management ist gar nicht zu einfach, da sich die Themen und Aufgaben sehr gleichen. Hier möchten wir Ihnen ein bisschen Klarheit bringen.

Auch das Facility Management beschäftigt sich mit der Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien. Grundlegend kann zwischen drei verschiedenen Aufgaben unterschieden werden:

1. Strategisches Facility Management meint die Planung und Erbauung von Immobilien je nach den vorgesehenen Zwecken.
2. Operatives Facility Management ist synonym zum Gebäudemanagement und kümmert sich um die Aufgaben der Endnutzung einer Immobilie.
3. Die holistische Gebäudeverwaltung kümmert sich um die verantwortlichen Personen und Support-Prozesse.

Fazit

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Das Gebäudeverwaltung umfasst also wirklich viele verschiedene Themen und Aufgaben, die alle ihre Herausforderungen mit sich bringen.

Egal ob operatives Facility Management oder Gebäudemanagement – es gibt bereits Softwares und Lösungen, die einem den Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Probieren Sie es doch einfach aus und überzeugen Sie sich selbst von den vielen verschiedenen Vorteilen, die Ihnen TimeTrack für das Gebäudemanagement bieten kann.