Mit dem richtigen Geschäftsprozessmanagement zum vollen Potential Ihres Unternehmens

# /von Lara Augat/9 min read
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Wie kann man sein volles Potential von Beginn an nutzen? Das Geschäftsprozessmanagement ist die Lösung für all diejenigen, die sich diese Frage immer wieder stellen. Gute Prozesse kommen nicht ohne klare Definitionen, Rollen und und hilfreiche Tools aus. Tauchen Sie gerne mit uns in das Thema ein und lernen Sie mehr über die verschiedenen Phasen, Methoden und die Vorteile im GPM.

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Per Definition ist das Geschäftsprozessmanagement die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Umsetzung von Prozessen in einem Unternehmen. Überbegriff für das Geschäftsprozessmanagement ist der Managementprozess.

Das sogenannte Business Process Management (BPM) beschäftigt sich also mit der Organisation der Geschäftsprozesse. Somit umfasst es nicht nur die kontinuierliche Verbesserung der Qualität von Prozessen, sondern ebenfalls die erfolgreiche Implementierung in jeder betroffenen Abteilung. Geschäftsprozessmanagement beeinflusst also durch die strategische Ausrichtung auf die Unternehmensziele ebenfalls die Unternehmenskultur.

Die Phasen im Prozessmanagement

Geschäftsprozesse sind fortlaufende Abläufe und bedürfen einer dauerhaften Weiterentwicklung und Optimierung sowie Steuerung. Business Process Management / BPM dient in einem Unternehmen der dauerhaft sichergestellten Effizienz aller Aktivitäten.

Die Phasen des Prozessmanagements können als Lebenszyklus verstanden werden mit einem kontinuierlichen Ablauf von Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Besonders hilfreich ist hier der DMAIC Zyklus, welcher eine effektive Projektdurchführung ermöglicht.

Die 3 besten Methoden im Prozessmanagement

Für die Gestaltung von den Geschäftsprozessen eines Unternehmens gibt es verschiedene Methoden, die von Nutzen sind. Neben strategischem Management sind die populärsten Methoden das Total-Quality-Management, Lean Management und Kaizen.

1. Total-Quality-Management

Qualität für den Kunden bzw. die Kundin ist der wichtigste aller Prozesse und führt das Unternehmen zum Erfolg. Das ist die Grundidee hinter dem umfassenden Qualitätsmanagement bzw. Total-Quality-Management.

Wichtig ist, dass diese nicht als Gegenstück zur Quantität steht. Vielmehr soll es ein eigener, nicht endender Geschäftsprozess und nicht erreichbares Ziel sein, das Potenzial zur Verbesserung für die Kunden hat.

2. Lean Management

Lean Management ist eine weitere Methode und umfasst einige Prinzipien, welche die Effizienz für die Unternehmensführung und das Geschäftsprozessmanagement gewährleisten soll. Überflüssige Inhalte für diese Prozesse und Geschäftsabläufe werden in allen Bereichen des Unternehmens beseitigt.

Das dient nicht nur der Übersicht und dem Unterschied von wichtig und trivial, denn auch in der Praxis kann so eine Prozessoptimierung stattfinden, welche zu einer erheblichen Verbesserung von Aufgaben führt.

3. Kaizen

Konsequente Optimierung und fortlaufendes Management von Innovationen – das sind die Grundlagen der japanischen Technik Kaizen. Es ist ein fester Bestandteil der langfristig orientierten Wettbewerbsstrategie von nahezu jedem erfolgreichen Unternehmen und kann auch Ihnen entscheidende Vorteile bieten.

Gute Ergebnisse sollen durch gute Prozesse erreicht werden, welche Grundprobleme bereits im Ansatz vermeiden und Maßnahmen zur Korrektur gar nicht erst notwendig machen. Wenn die gegenwärtige Situation bekannt ist, können Verbesserungen durch Teamarbeit und Integrationen aller Mitarbeitenden erreicht werden.

Prozessmanager: Welche Aufgaben müssen sie erledigen?

Automatisierung und Digitalisierung sind heutzutage die Lösung für jedes Problem, ebenso im Geschäftsprozessmanagement bzw. auf Englisch Business Process Management (BPM). Das Workflow-Management soll der Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung Aufschwung verleihen und so die Unternehmensziele erreichen.

Strategisches und operatives Prozessmanagement

Grundlegend können die Aufgaben für Prozessmanager:innen in zwei verschiedene Bereiche unterteilt werden.

  • Operatives Prozessmanagement: Die Ansätze des operativen Prozessmanagements dienen der Analyse sowie der Erkenntnisse über die verschiedenen Prozesse im Tagesgeschäft von einem Unternehmen. Analysieren, Modellieren und Optimieren eines kurzfristigen Prozess soll die Lösung von Problemen sein.
  • Strategisches Prozessmanagement: Das strategische Prozessmanagement beschäftigt sich mit jedem langfristigen Prozess im Unternehmen. Die Definition und Kontrolle von Maßnahmen sind hier die Hauptaufgaben des Geschäftsprozessmanagements.

Prozessmanagement einfach gemacht – Mit innovativen Softwares

BPM erfolgreich umzusetzen ist nicht einfach –  Mit digitalen Tools können die Verantwortlichen im Geschäftsprozessmanagement jedoch einfach auf jede wichtige Information zurückgreifen.

TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, welche die Zeiterfassung und Projektzeiterfassung immer und überall möglich macht. Abläufe sind somit direkt nachvollziehbar und eine klare Übersicht ist immer zur Hand. Dank Berichten und
Analysen ist die Bereitstellung der Geschäftsprozesse für z. B. Kundinnen und Kunden schnell und einfach gemacht. TimeTrack macht Arbeitsaufwände aller Projekte transparent und nachvollziehbar. Projektplanung und Abrechnungen können schnell per App erledigt werden.

 

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Berichte und Analysen – TimeTrack

 

Zeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Die 7 Rollen im Prozessmanagement

Um alle Informationen bestens in die Geschäftsprozesse integrieren zu können, bedarf es einer Definition der verschiedenen Rollen im Prozessmanagement von einem Unternehmen. Das hat den Nutzen, mit dieser Methode in wirklich allen Bereichen die Notwendigen Daten bereitzustellen, was eine zielorientierte Leistungsausführung sicherstellt.

Zu den Rollen gehören folgende:

  1. Prozessmanager:innen: Diese Person ist stellvertretend für die Prozesse und deren gesamtes Management verantwortlich.
  2. Prozessverantwortliche: Sie übernimmt im Geschäftsprozessmanagement von einem Unternehmen einen einzelnen Prozess und soll dessen reibungslosen Ablauf gewährleisten.
  3. Berater:in des Prozessmanagements: Als Fachperson ist er/sie die Unterstützung für die Führungspersonen im Geschäftsprozessmanagement.
  4. Prozessmanagement-Coach: Ein Coach unterstützt die Ausführung und den Ablauf aller Prozesse eines Prozessmanagers bzw. einer Prozessmanagerin.
  5. Prozessbeteiligte: Die Einbindung aller in einen Prozess involvierten Personen soll Inhalte und Informationen bereitstellen.
  6. Prozesscontroller:in: Daten und Kennzahlen werden von Controller:innen interpretiert, um die Unternehmensziele besser zu erreichen.
  7. Prozessauditor:in: Diese Person ist der/die Partner:in nahezu jedes Prozessmanagements, denn er/sie stellt die problemlose, zielorientierte und effiziente Arbeit sicher.

Die 5 größten Vorteile eines guten Prozessmanagements

Die Geschäftsziele schnell und effizient zu erreichen ist der Wunsch nahezu jedes Unternehmens – Dank dem BPM sind Unternehmen einen Schritt näher dran. Mit einer erfolgreichen Arbeitsverwaltung finden Informationen eine schnellere Kommunikationsbasis und ungestörte Abläufe können stattfinden.

Zu den verschiedenen Vorteilen des Business Process Management gehören die Kosteneffizienz, die Geschäftsagilität, die regelkonformen Gesetze der Methode sowie die eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Anwenderorientierung.

Kosteneffizienz

Wenn die Maximierung der Kosteneffizienz erreicht werden kann, erhält ein Unternehmen einen entscheidenden Vorteil auf dem Markt. Budgets wurden in der Vergangenheit durch zahlreiche Umwelteinflüsse aus Politik und Gesellschaft bereits zunehmend gekürzt. So müssen heute die verfügbaren Mittel optimal eingesetzt werden, um ein Unternehmenswachstum zu gewährleisten.

Hierzu gehört die einfache Aufgabenplanung, eine Übersicht über Zeitpläne und das Budget diverser Vorhaben, was nicht immer ganz leicht ist. Mit der richtigen Zeiterfassung können allerlei Daten gesammelt und anschließend analysiert werden. Auch hier kann TimeTrack helfen automatisch Informationen bereitstellen, wie beispielsweise mit der Projektverfolgung, bei der die erfassten Projektzeiten visuell übersichtlich dargestellt werden.

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Aus Projektzeiten Projektverfolgung aktivieren – TimeTrack

Agilität der Prozesse

Bewegliche Prozesse sind heute kein Trend mehr, sondern der Alltag in dem meisten Betrieben. Diese Arbeitsweise bietet in einer Welt voller schneller und komplexer Veränderungen Flexibilität. Der Vorteil dieser flexiblen Arbeitsweise ist, das sie leichter anpassbar sind und Organisationen aus bestimmten Situationen lernen können. Die Erkenntnisse daraus können sich dann direkt in den Prozessen spiegeln.

Wenn die Prozesse schnell und einfach als Workflow verwaltet sind, sind sie dynamisch an Veränderungen anpassbar und können so auch an jeglichen Bedarf sowie Budget angepasst werden.

Gesetze und Vorschriften

Ob regelkonform gearbeitet wird, ist sicher festzustellen, indem ohne großen Aufwand Berichte erstellt werden. Diese ermöglichen bereits beim ersten Blick eine Übersicht über alle relevanten Fakten. So können Sie auch alle Gesetzmäßigkeiten mit einem flexiblen Arbeitssystem einhalten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Zur Mitarbeiterzufriedenheit gehört nicht nur eine Umgebung, in der sich die Angestellten wohlfühlen, sondern auch einfache und zielorientierte Abläufe aller Tätigkeiten.

Wenn die Geschäftsprozesse gut entwickelt und ebenso dokumentiert werden, können diese eine Hilfestellung für alle Mitglieder eines Teams sein sowie zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Das geschieht, indem alle ihre zugewiesenen Rollen und Aufgaben haben und keine Arbeit umsonst gemacht wird.

Anwenderorientierung

Geschäftsprozesse können anwenderorientiert sein. Das bedeutet, dass sie die Nutzer einwandfrei mit den notwendigen Werkzeugen und Tools verbindet und einer problemlosen ablaufenden Arbeit nichts mehr im Wege steht.

Die verwendeten digitalen Systeme sollten bestenfalls spezifisch anpassbar sein und den Mitarbeitenden in Echtzeit alle notwendigen Informationen und Fakten bereitstellen. Auch sollten Zugänge und Berechtigungen unkompliziert vergeben sowie wieder zurückzunehmen sein. All diese Vorteile kann TimeTrack für Sie vereinen. Überzeugen Sie sich gerne selbst davon!

Zusammenfassung

Das Geschäftsprozessmanagement dient also der strategischen Ausrichtung aller Handlungen von einem Betrieb. Das schließt die Ziele und die Kultur eines Unternehmens mit ein. Zu den expliziten Maßnahmen gehören die Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung von den Geschäftsprozessen durch Prozessmanager:innen. Es gibt noch einige andere Rollen im Geschäftsprozessmanagement, die unbedingt definiert werden sollten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Für eine schnelle und unkomplizierte Arbeitsweise können sich die Beteiligten Hilfe holen und sich den Alltag mit digitalen Tools erleichtern. TimeTrack ist eines davon, und kann die vielen Vorteile eines guten GPM nur noch verstärken.

 

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