In 7 Schritten mit TimeTrack loslegen – So einfach geht’s

Wir wissen ganz genau wie überwältigend es sein kann etwas Neues auszuprobieren. Mit der richtigen Hilfestellung wird der Umstieg auf eine neue Arbeitsweise jedoch zum Kinderspiel. Wenn Sie und Ihr Unternehmen sich dazu entschlossen haben auf eine moderne Zeiterfassung Lösung umzusteigen, sollte die Einführung des Systems in Ihrem Betrieb nicht zur Hürde werden. Deshalb haben wir uns als Ziel gesetzt, TimeTrack so einfach und intuitiv wie möglich zu gestalten. Um den Anfang mit TimeTrack noch besser zu gestalten, haben wir die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst. Wenn Sie dieser Anleitung folgen, können Sie das Tool optimal nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen und auf Ihren Betrieb abstimmen. Legen wir gleich los.

Schritt 1: Benutzer anlegen

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Benutzerprofil einrichten

Die Benutzerprofile aller Mitarbeiter*innen definieren Sie unter Datenverwaltung > Benutzer. Als erstes legen Sie die Daten Ihrer Benutzer an, wählen ihre jeweilige Funktion aus (Teamleiter, Admin, normaler Benutzer etc.) und speichern das Ganze. Zu jedem Benutzer fügen Sie ein Passwort hinzu. Wir empfehlen Ihnen einfach ein Passwort für alle Benutzer anzulegen, da jeder Benutzer, sobald er bzw. sie Zugriff zum Profil hat, ein eigenes Passwort setzen muss.

TimeTrack – Benutzerprofil

Arbeitszeitmodell hinzufügen

Sie können bzw. sollten für jeden Nutzer ein Arbeitszeitmodell anlegen. Das machen Sie direkt im Benutzerprofil unter Arbeitszeiterfassung > Einstellungen anzeigen. Arbeitszeitmodelle speichern die Dienstverhältnisse aller Mitarbeiter*innen und schaffen einen genauen Überblick über ihre Arbeitsstunden. Das Arbeitszeitmodell ist insbesondere für den Urlaubsanspruch und den Stundenzettel der Mitarbeiter*innen wichtig. Der Urlaubsanspruch wird immer abhängig vom aktuellsten Arbeitszeitmodell berechnet. Der Stundenzettel zieht wiederum die Soll-Stunden aus dem Arbeitszeitmodell und kann dadurch die Ist-Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter*in berechnen.

TimeTrack – Arbeitszeitmodell anlegen

Wichtig: Präzisieren Sie bei jedem Benutzer, ob der Stundenzettel anhand der Arbeits- oder Projektzeiten erstellt wird. Bei TimeTrack wird nämlich zwischen den gesetzlichen Arbeitszeiten/ Anwesenheiten und Projektzeiten unterschieden. (Wenn Sie nur an den Projektzeiten interessiert sind, müssen Mitarbeiter*innen Ihre Arbeitszeiten unter dem Menüpunkt Projektzeiterfassung erfassen. Wenn Sie allerdings nur an den gesetzlichen Arbeitszeiten bzw. den Anwesenheiten der Mitarbeiter*innen interessiert sind, dann benötigen die Mitarbeiter nur die Stempeluhr, die sich im Menü Arbeitszeiterfassung befindet.) 

Beim Anlegen eines neuen Arbeitszeitmodells sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Gilt ab – hier definieren Sie in der Theorie wann Mitarbeiter*innen dem Unternehmen beigetreten sind. Ansonsten werden Ihnen die Minusstunden der letzten Monate angezeigt es sein denn Sie tragen alle vergangenen Arbeitszeiten nachträglich ein. Außerdem können Sie mehrere Arbeitszeitmodelle für einen Mitarbeiter anlegen, indem Sie den Zeitraum optional durch das Feld Gültig bis festlegen. Das System übernimmt automatisch, an dem neuen Gültigkeitstag, das nachfolgende Arbeitszeitmodell was hinterlegt wurde, und berücksichtigt alle Änderungen im Vergleich zum alten Modell, wie zB. den Urlaubsanspruch usw. 
• Wochenplan mit den Soll-Arbeitsstunden ausfüllen
• Urlaubsanspruch berechnen – je nachdem ob sich Ihr Betrieb in Österreich, Deutschland oder in der Schweiz befindet steht Mitarbeiter*innen ein anderer gesetzlicher Urlaubsanspruch zu
• Sie haben die Möglichkeit jedes Arbeitszeitmodell als Vorlage zu speichern – das ist besonders von Vorteil wenn viele Benutzer das gleiche Modell haben

TimeTrack – Arbeitszeitmodell hinzufügen

Feiertagsplan und Pausenregelung wählen

Je nachdem in welchem Land bzw. Bundesland sich Benutzer*innen aufhalten, gelten andere Feiertage. Sie können ganz einfach direkt im Benutzerprofil den richtigen Feiertagsplan für die Nutzer hinzufügen. Das gleiche gilt für die Pausenregelung. Diese kann individuell erstellt werden und je nach Mitarbeiter*innen unterschiedlich zugewiesen werden. Im Gegensatz zu den Feiertagsplänen, unterscheidet sich die Pausenregelung nicht zwischen den Bundesländern.

Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Pausen- und Arbeitszeitregelung oder Feiertage

TimeTrack – Pausenregelung und Feiertagsplan definieren

 

Urlaubs- und Stundenkorrektur vornehmen

Mit der Stundenkorrektur von TimeTrack können Sie Überstunden vom letzten Jahr in das aktuelle Jahr übertragen. Gehen Sie dazu zu Arbeitszeiterfassung > Anwesenheiten > Stundenübersicht. Sie können auch eine Urlaubskorrektur anlegen. Somit übertragen Sie Urlaubstage, die nicht in Anspruch genommen worden sind, ins aktuelle Jahr. Außerdem können Sie hier zusätzliche Urlaubstage, welcher ein/e Mitarbeiter*in als Bonus bekommt, eintragen. Gehen Sie hierfür zu Arbeitszeiterfassung > Urlaub/Abwesenheit > Urlaubsübersicht.

 

Benutzerrechte festlegen

Sie haben die Möglichkeit für alle Mitarbeiter*innen bis zu 60 Berechtigungen individuell zu verteilen und so ganz genau zu definieren, welcher Mitarbeiter*innen welche Benutzerrechte haben.

Wichtig sind vor allem die folgenden 4 Benutzerrechte:

• Wer darf Abwesenheiten genehmigen
• Wer darf Einträge bearbeiten
• Wer darf Kosten und Beträge sehen
• Wer darf neue Kunden/ Projekte/Benutzer usw. anlegen und bearbeiten

TimeTrack – Benutzerrechte festlegen

Benutzer einladen

Sobald die Benutzer*innen eine Einladung per E-Mail bekommen haben, müssen sie ein eigenes Passwort eingeben und können mit TimeTrack starten.

Schritt 2: Kunden anlegen

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Sie können Kunden manuell anlegen, indem Sie die Kundendaten direkt ins System eintragen. Sie können Ihre Kundendaten allerdings auch ganz einfach importieren. Das machen Sie über Einstellungen > Datenimport. Einfach die CSV Datei hochladen und die Daten werden automatisch von TimeTrack übernommen. Wir haben Vorlagen für Sie erstellen, die Ihnen zeigen, wie Sie am besten Ihre Kundendaten dokumentieren, damit Sie von TimeTrack problemlos übernommen werden können. 

TimeTrack – Datenimport für Kunden

Hier geht’s zur Datenimport Anleitung. 

Wenn Sie TimeTrack mit einem System, das Sie bereits nutzen, verbinden wollen, können Sie von dort auch ganz einfach Ihre Kundendaten übertragen. Wir bieten momentan eine Schnittstelle zu Systemen wie lexoffice, easybill und sevDesk an. 

Schritt 3: Allgemeine Tätigkeiten anlegen

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Sie können Tätigkeiten genauso wie Kunden manuell anlegen oder importieren. Zu Tätigkeiten zählen Ihre täglichen Aufgabenbereiche wie Meetings, Buchhaltung, Kundengespräche, Website Optimierung etc. Definieren Sie diese im Vorfeld, damit Benutzer*innen ihre Arbeitszeit ganz einfach auf den richtig Aufgabenbereich buchen können. So bleiben die Tätigkeiten einheitlich was nicht nur die Zeiterfassung für Mitarbeiter*innen vereinfacht, sondern auch die Projektauswertung übersichtlicher macht.

Schritt 4: Projekte anlegen

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Das gleiche gilt für Ihre Projektdaten. Sie können Ihre Projekte manuell erstellen oder importieren. Wichtig bei der manuellen Projekteintragung:

• Kunden auswählen
• Projektnamen definieren
• Projekt Stundensatz festlegen
• Die Basisdaten erstmal speichern 
• Projekt erneut öffnen
• Sie können das Projekt an die zuständigen Benutzer zuweisen. Dadurch können Mitarbeiter*innen nur auf die Projekte Zeit buchen, die ihnen zugewiesen wurden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verringert Fehler und verschafft einen besseren Überblick. 
• Grobe Projektplanung – definieren Sie vorerst die Projektdauer und das Projektbudget. 

TimeTrack – Projektanlegung

Die Projektplanung wird zwischen der groben Planung und detaillierten Planung unterscheidet. In der groben Projektplanung definieren Sie die allgemeine Projektdauer, sowie das gesamte Budget. Bei der detaillierten Projektplanung gehen Sie, wie der Name schon sagt, mehr in die Tiefe. Hier können Sie folgendes machen:

• Tätigkeiten definieren, die Möglichkeit besteht auch hier die Tätigkeiten zu importieren
• Tätigkeiten planen – für jede einzelne Tätigkeit, die Sie im Rahmen des Projektes erledigen möchten, können Sie sowohl eine Dauer als auch ein Budget setzen
• Sie werden auf eine Checkbox stoßen, die konfiguriert, ob nur Tätigkeiten, die im Rahmen der Projektplanung vordefiniert wurden, bei der Zeiterfassung verwendet werden dürfen. Diese werden dann auch nur zur Auswahl stehen.
• Ausgaben planen
• Wenn Sie alles ausgefüllt haben, speichern Sie das Ganze

Schritt 5: Abwesenheiten anpassen

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TimeTrack bietet Ihnen bereits einige Abwesenheitsarten an. Falls eine Abwesenheit nicht vorhanden ist, die Sie im Arbeitsalltag benötigen, haben Sie die Möglichkeit individuelle Abwesenheiten anzulegen.

Zum Beispiel, Homeoffice oder Weiterbildung.

Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten > Neuer Abwesenheitstyp. Zwei Punkte sind bei der Erstellung neuer Abwesenheitsarten wichtig:

• Achten Sie darauf, ob die Abwesenheit ein Urlaubstag ist
• Achten Sie darauf, ob die Abwesenheit Stundenabbau benötigt

Schritt 6: Unternehmensstruktur anlegen

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Für jene Betriebe, die mehrere Standorte haben oder mit Abteilungen arbeiten, empfehlen wir eine Unternehmensstruktur zu erstellen. Dazu gehen Sie unter Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Unternehmensstruktur. Anschließend gehen Sie folgendermaßen vor: 

• Neuen Standort anlegen
• Abteilungen anlegen, Teamleiter definieren und Mitarbeiter*innen zuweisen.

Das ermöglicht Ihnen, dass Sie die eingetragenen Daten Ihrer Mitarbeiter Abteilungs- oder Standortspezifisch einsehen und auswerten können. 

TimeTrack – Unternehmensstruktur

Schritt 7: Demo Daten löschen

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Nachdem Sie erfolgreich alle genannten Schritte gemeistert haben, können schlussendlich die von uns zur Verfügung gestellten Demo Daten einfach entfernt werden. Diese Demo Daten sollen Ihnen zunächst ein Gefühl für die Software und die einzelnen Module verschaffen. Das Löschen ist auf zweierlei Wege möglich:

• Klicken Sie auf das blaue Fragezeichen, welches sich in der rechten, unteren Ecke befindet. Das aufgehende Fenster, beinhaltet das Kästchen „Demo Daten entfernen“.
• Anderenfalls können Sie diese Löschen über Einstellungen > Allgemein > Allgemein > Demo Daten entfernen.

Nun können Sie unverfälscht in Ihre erfassten Daten einsehen und auf exakte Analysen zugreifen.

Der Bonus Schritt – die Terminal Funktion

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Mit der TimeTrack Terminal App können Sie Ihre Arbeitszeiterfassung vollständig automatisieren. Einfach auf ein Android Tablet Ihrer Wahl die App herunterladen und das Gerät an die Wand befestigen. Mitarbeiter können mit NFC/RFID Tags (Keycard, Schlüsselanhänger, NFC Sticker), einem Pin Code oder Kennwort, direkt auf dem Tablet ein- und ausstempeln. Das beste daran ist, dass das Terminal direkt mit unserer Web und Mobilen App verbunden ist. Alle Stempelungen sind sofort ersichtlich. So bleibt alles einfach und übersichtlich für alle Unternehmen, die die stationäre Zeiterfassung bevorzugen.

Wie alles schrittweise konfiguriert wird, finden Sie in unserer Anleitung zur TimeTrack Terminal App. 

Um Ihnen weiter Unterstützung auf Ihrer Zeiterfassungsreise bereitstellen zu können, bieten wir Ihnen weiters Erklärungsvideos und Support via E-Mail, Chat und Telefon an.