Kanban: die agile Projektmanagement Methode

Kanban für Anfänger – der komplette Guide

Diese Einführung für Kanban hilft Ihnen das volle Potential der Kanban-Methode zu erfassen und für Ihre Organisation zu nutzen. Mit Kanban können Sie ihren Workflow mit Leichtigkeit im Griff behalten!

Schnellere und bessere Arbeit

Kanban ist ein beliebtes Framework mit dem Projektleitende die Ziele ihres Teams schneller erreichen. Alle einzelnen Arbeitsschritte werden auf einem Kanban-Board gezeigt und erlauben jedem Teammitglied einen konstanten Überblick über den Status, die Erfolge und die Aufgaben des Teams. Kanban erfordert demnach genaue Kommunikation über die Auslastung und aktuellen Arbeitsschritte der Mitglieder Ihres Teams.

Was Toyota von Supermärkten lernte

Kanban ist heute eine weltweit beliebte Arbeitsmethode für Teams aus jeder Branche. Seine Ursprünge reichen über 50 Jahre zurück. Ende der 1940er Jahre begann der Automobilriese Toyota seine Produktion an das System von japanischen Supermärkten anzugleichen. Schon lange befüllten diese ihre Regale nämlich nach einem bestimmten Prinzip.

Supermärkte hatten schon damals angepasst viele Lebensmittel im Lager wie Konsumenten normalerweise kauften – und deckten so ihr Angebot genau an den Bedarf. Da Lagerungen und Lieferketten so möglichst an das Konsumentenverhalten der Kunden angeglichen war, konnten übermäßige Lagerungen sowie eine Unterversorgung umgangen wurden.

Toyota hatte bisher nach dem Push-Prinzip Produkte vorproduziert und sie dann auf dem Markt gestoßen („pushed“). Als Toyota sich nun ebenfalls von der Nachfrage der Kunden ziehen (Pull-Prinzip) lassen wollte, konnten sie damit ihre eigenen Lagersysteme entlasten. Um Details über die Nachfrage und Lagerstände zwischen den Fabriken, Lagerstätten und Zulieferern kommunizieren zu können, wurden Fabrikarbeiter angewiesen ein Kärtchen (oder japanisch: „Kanban“) zwischen den Teams herumzureichen. Wenn etwas in der Produktionsstraße aufgebraucht war, erreichte das Lager ein Kanban mit Informationen zu der Art und Menge der benötigten Teile. Im Lager waren diese in vorgefertigten Lieferungen schon bereitgestellt und wurden zu den Fertigungen transportiert. Zeitgleich wurde wiederum ein Kanban vom Lager an den Zulieferer übermittelt, welcher wiederum eine neue Sendung der benötigten Teile vorbereitet hatte.

Die Kanban-Methode

Obwohl die Signalübertragung natürlich seit 1940 geändert wurde, steht das „just in time“ oder JIT-Prinzip immer noch im Zentrum der Betriebswirtschaft und löste die Vorproduktion von Gütern ab. Es wurde zur Basis des Lean Manufacturing und gibt Herstellern seitdem einen Weg überschüssigen verbrauch zu minimieren ohne Produktivität einschränken zu müssen. Das Ziel: Für Kunden entsteht ein Mehrwert ohne zusätzliche Kosten.

Kanban hat bis Anfang des 21. Jahrhunderts die Grenzen der Automobilindustrie verlassen und findet sich heute – abgewandelt und erweitert – erfolgreich in vielen Projektbezogenen Bereichen wieder. Was wir heute als die Kanban-Methode kennen entwickelte sich Anfang 2007.

Das Kanban-Board

Sie können Ihr Kanban-System mit dem möglichst einfachen Kanban-Board beginnen: Teilen Sie ein Board – ob digital oder physisch – in drei Spalten auf: „To Do“, „In Arbeit“ und „Beendet“ (oder deutungsgleiche Begriffe). Jede Spalte steht also für einen Schritt Ihres Arbeitsprozesses. Nun können Sie alle Aufgaben in die betreffenden Spalten eintragen – als sogenannte Karten.

Einige Teams präferieren physische Boards, die meisten wählen aufgrund der hohen Flexibilität und des einfachen Zugriffs allerdings schnell Digitale. Das Kanban-Board wächst in jedem Fall schnell zur Mitte des Teams und benötigt einiges an Transparenz und Kollaboration – sowie eine konstante Auseinandersetzung mit dem Board – ob durch Auswertung oder Aktualisierung. Die Default-Anwendung für digitale Boards ist mittlerweile häufig Trello, eine Art digitale Pinnwand. Für neue Anwender bieten wir einen Guide der die genaue Nutzung erklärt.

Die Kanban-Karten auf dem Board

Im Japanischen steht Kanban wortwörtlich für „visuelles Signal“. Jeder Arbeitsschritt wird visuell auf einer Karte festgehalten. Sie enthält neben der Tätigkeit an sich gerne auch die nötigsten Details. So kann das Team jederzeit sehen wer für diese Aufgabe verantwortlich ist, woraus die Aufgabe (in Kurzform) besteht oder wie lange die Aufgabe vermutlich dauern wird (wobei Erwartung mit Erfahrung abgeglichen wird).

Allgemein bietet es sich an, Ihre Aufgaben in möglichst kleine Schritte aufzuteilen, um alles übersichtlich zu gestalten. Nun können Sie gemeinsam die Arbeitsprozesse überblicken, diskutieren und auswerten. Wo gibt es Arbeitsstau? Welche Art der Aufgaben bleibt zurück? Wie weit sind Sie im Projekt? Dies sind die grundlegenden Funktion von Kanban. Sie werden jedoch von einigen wichtigen Prinzipien begleitet.

Prinzipien und Praktiken

Projekte im Team zu bewältigen ist immer eine besondere Aufgabe, bei der bestimmte Gewohnheiten helfen können. Kanban ist grundsätzlich sehr flexibel einsetzbar. Es zielt darauf ab die Aufmerksamkeit und Produktivität des Teams auf Relevantes zu lenken. Vor allem sind eine visuelle Übersicht, eine klare Priorisierung der Arbeitsschritte und das Erkennen von Optimierungsmöglichkeiten das gewünschte Ziel. Vor allem in Organisationen, in denen sich Prioritäten schnell ändern oder überlappen bietet Kanban eine Übersicht und Chance zur Zusammenarbeit. Zudem kann die Dauer für einzelne Karten für bessere künftige Planbarkeit gemessen werden. Einige Prinzipien und Praktiken müssen jedoch durch das gesamte Projekt beachtet werden, um Kanban effektiv zu nutzen.

Einer der Pioniere der Kanban Methode ist David J. Anderson. Er hat als Führungskraft 30 Jahre lang kraftvolle Software für Microsoft, Motorola oder Sprint produziert indem er die Zusammenarbeit seiner Teams durch agile Methoden wie Kanban lenkte. Als Autor erklärt er die mittlerweile gängigsten Prinzipien und Praktiken mit denen Kanban erfolgreich wird. Hierbei erklären Prinzipien die Idee von Kanban während Praktiken bestimmte Umsetzungen sind.

Prinzipien

Prinzip 1: Weitermachen wie bisher

Kanban ist kein Arbeitssystem, das auf Ihre Prozesse gestülpt wird. Seine Flexibilität erlaubt es sich an Ihre Systeme und Workflows anzupassen und dabei erfolgreiche Prozesse zu behalten. Hierbei kann Kanban Probleme und Verzögerungen für alle sichtbar aufzeigen – und Verbesserung ermöglichen.

Alle können großteils weitermachen wie bisher – es gibt keinen Kulturschock oder Frust. Natürlich erfordert Kanban eine visuelle Dokumentation der Tätigkeiten, hat allerdings auf die Arbeitsweise an sich mit Absicht keinen Einfluss.

Prinzip 2: Kleine, aber Stete Schritte

Die Kanban-Methode zielt darauf ab kleine, konstante Verbesserungen zu ermöglichen, anstatt alles durcheinander zu bringen. Große Änderungen treffen häufig auf Widerstand – vor allem, wenn Änderungen nur von wenigen Personen intransparent verstanden und beschlossen werden. Mit Kanban können Stolpersteine gemeinsam entdeckt, besprochen und bearbeitet werden. So werden früh erkannte Änderungen subtiler, sinnvoller und besser akzeptiert.

Prinzip 3: Erhalt des Status Quo – die Rollen und die Aufgaben

Existierende Rollen, Aufgaben und Pflichten sind generell aus gutem Grund vorhanden. Die meisten Prozesse bleiben also wie sie sind. Mit Kanban können Sie Handlungsbedarf jedoch genau erkennen. Kanban soll nachvollziehbare Verbesserungen ermöglichen, so das Ihre Teammitglieder Änderungen verstehen und gemeinsam tragen.

Prinzip 4: Alle haben Führungsrollen

Fortschritt entsteht in einem Team am besten wenn alle Mitglieder eines Teams das Optimum auch anstreben. Der Ansporn sich zu verbessern und Vorschläge und Ideen einzubringen sollte von Führungskräften und Teammitgliedern gleichermaßen kommen.

Praktiken

Praktik 1: Visualisieren Sie ihre Arbeit

Wie bereits erklärt steht diese Praktik in Zentrum von Kanban. Jede Spalte des Boards zeigt einen Schritt des Arbeitsprozesses, jede Karte eine Aufgabe.

In dem Moment, in dem man eine neue Aufgabe beginnt, schiebt man sie aus der linken „To-Do“ Zeile in die mittlere „in Bearbeitung“ – und in die rechte Zeile „Abgeschlossen“ sobald sie beendet ist. Dies ist das Grundprinzip von Übersicht, Auswertung und Transparenz, welche die Kanban-Methode so erfolgreich machen kann.

Praktik 2: Begrenzen Sie Ihre Arbeit

Eine der Hauptfunktionen von Kanban ist zu erkennen, wie viele Arbeitsschritte gleichzeitig sinnvoll erfolgen können. Sie verwenden die Kanban Methode nur, wenn Sie die Arbeit limitieren. Das Ziel hierbei ist es, einzelnen Schritte genug Raum zu lassen. Wenn zwischendurch ein neuer Fokus auftritt oder das Team Multitasking betreibt leidet damit der Arbeitsschritt.

Praktik 3: Die Prozesse managen – und nicht die Teammitglieder

Um Schaden zu vermeiden sollten Sie klar etablieren wie viele Schritte in einer Phase auf einmal bearbeitet werden können. Vermeiden Sie zu viele Karten in einer Spalte. Ihre Mitarbeiter sollen die Arbeitsprozesse möglichst effektiv lösen – die Aufgaben sind der Star der Show.

Anstatt Personal mit neuen Aufgaben einzudecken, um jedes Quäntchen Auslastung zu erreichen, geht es bei Kanban Prozesse möglichst zu optimieren. Aufgaben sollen so schnell und gut wie möglich bearbeitet werden – und so Geld und Zeit sparen.

Praktik 4: Verdeutlichung

Ihr Team muss genau verstehen wie Kanban funktioniert und was die genauen Prozesse sind. Unsicherheit oder Unwille wird zum Blockieren der Methode führen. Dies können Sie vermeiden, indem das Team von Anfang an klar mit einbezogen wird: Es kann Fragen stellen, Feedback an die Einführung geben und Wünsche äußern.

Praktik 5: Interagieren und kritisieren Sie

Das gleiche gilt für jeden Teil der Arbeit. Agile Unternehmen brauchen Feedback-Systeme durch die erfasst werden kann wie gut sich Teammitglieder auf Änderungen einstellen und mit denen Wissen gesammelt werden kann. Ein Beispiel hierfür ist das tägliche Stand-Up Meeting, bei dem jedes Teammitglied morgens vor dem Board beschreibt, welche Arbeit gestern erledigt wurden und was heute passiert.

Feedback-Meetings sollte es auf jeder Ebene regelmäßig geben. Als Führungskraft sollten Sie die eigene Wirkung auf Ihre Teammitglieder erkennen und steuern können. Überhaupt kann der Vorteil von Kanban (Engpässe erkennen, Überblick behalten) nur genutzt werden wenn diese kommuniziert werden. Tägliche, 10 – 15-minütige Stand-Up Meetings sind der beste Weg dafür.

Praktik 6: Zusammen schneller werden

Rückmeldungen sind also ein wichtiger Bestandteil von Kanban. Vor allem müssen diese auch in Verbesserungen resultieren. Zusammen mit einer möglichst klar definierten und geteilten Vision kann Feedback also schnell passgenau umgesetzt werden. Zusammen sind sie effektiv.

Teams mit einem gemeinsamen Verständnis von den eigenen Zielen, Prozessen und Risiken haben eine gute Chance ein Problem zu einer sinnvollen Verbesserung werden zu lassen.

Die Vorteile von Kanban

Heutzutage nutzen viele Arten von Organisationen die Kanban-Methode, um agile Arbeitsmethoden gegen chaotische Prozesse einzutauschen. Wie bisher beschrieben können Sie mit Kanban viel erreichen. Doch was genau sind die typischen Vorteile?

Sie können Ihre Arbeitszeiten mit Daten belegen

Kanban erlaubt es Ihnen die Vielzahl an Aufgaben und Schritten Ihres Teams zu strukturieren und einschätzen zu können. Sie erkennen die Dauer einer Aufgabe und wie viele Aufgaben gleichzeitig sinnvoll sind. Um die Daten auszuwerten macht es Sinn, sie genau zu erfassen.

Mit TimeTrack sammeln, speichern und überblicken sie schnell wer an einer Aufgabe gearbeitet hat, wie lange sie dauerte und welches Budget dabei verbraucht wurde. Mit Ihren Teammitgliedern haben sie so eine wachsende Kartei an Einträgen, welche Sie jederzeit von Smartphone, Laptop oder Tablet aus einsehen und besprechen können. Genau wie Kanban helfen kann, um voneinander Feedback einzuholen und Verbesserungen zu erreichen, sollten Ihre Projektdaten klar dokumentiert und ausgewertet werden.

Bessere Planbarkeit

Bei Kanban fokussiert sich das Team nur auf die nächste Aufgabe. Sobald eine Aufgabe beendet ist wird diese durch eine Neue aus dem Stapel (Backlog) ersetzt. Der oder die Projektleitende kann die Aufgaben im Backlog neu ordnen und priorisieren, ohne dabei das Team mit einbeziehen zu müssen – es bleibt weiterhin ungestört und fokussiert. Solange die projektleitende Person die wichtigste Aufgabe an die Spitze des Backlogs stellt, arbeitet das Team mit maximaler Effizienz und Wertsteigerung für Ihre Organisation. Die Führung hat einen klaren Überblick und das Team kann fokussiert arbeiten.

Zudem kann das Team häufig eine erhöhte Motivation aufweisen. Wenn eine Auswahl der priorisierten Aufgaben bereitsteht, können Teammitglieder selber Entscheiden welche Aufgabe bearbeitet wird.

Visualisierte Daten

Ein Ziel von Kanban ist es die Effektivität eines Teams mit jedem Neubeginn zu erhöhen. Das Kanban-Board und Anwendungen wie TimeTrack ermöglichen es den Gesamtfortschritt, die Erfolge und die genaue Dauer und Kosten einzelner Schritte visuell zu greifen.

Kanban ist überall Anwendbar

Ob in der Buchhaltung oder Produktentwicklung – Kanban passt zur aktuellen Arbeitsweise Ihres Unternehmens und erwartet keine drastischen Änderungen. Im Gegenteil – es fördert schrittweise und natürliche Änderungen, die gut zu Ihrem System passen. Und: Die Überschrift ist wörtlich zu nehmen. Denn während es klare Gewohnheiten gibt die das Homeoffice angenehmer machen, kann auch Teamwork von daheim mit Kanban funktionieren. Mit digitalen Boards wie Trello können alle Teammitglieder jederzeit auf Funktionen von Kanban zugreifen.

Kanban vs. Scrum

Kanban und Scrum sind beides beliebte agile Projektmanagement-Methoden. Beide haben Überschneidungen, können jedoch jeweils in bestimmten Situationen sinnvoller sein. Dennoch können beide auch kombiniert eingesetzt werden und schließen sich in keiner Weise aus.

Gemeinsamkeiten

• Agilität
• Pull-Logik, d.h. Teammitglieder wählen ihre Aufgaben aus einem Backlog
• Teams erhalten mehr Verantwortung
• Begrenzter Umfang des Work in Progress
• Transparente Prozesse
• Regelmäßige, sich selbst optimierende Prozessabläufe

Unterschiede

Scrum hat ein umfassenderes Regelwerk, Kanban bietet vor allem den Vorteil der Visualisierung und Strukturierung der Arbeitsweise. Es lässt sich jedoch bei Bedarf auch reduzieren und mit anderen Systemen nutzen – wenn Sie zum Beispiel nur das Board nutzen möchten.

Kanban

• Wenig feste Regeln
• Für Projekte, Routineaufgaben und Einzelpersonen geeignet
• Ab einer gewissen Größe sollte Kanban gegebenenfalls in kleinere Einheiten aufgeteilt werden
• Konstante Auseinandersetzung mit dem Kanban-Board
• Die Rollen sind großteils locker oder schon etabliert
• Priorisierung im Backlog ist optional

Scrum

• Komplexere Regeln
• Erst ab einem Team von drei Personen sinnvoll anwendbar
• Es eignet sich nur für Projekte, weniger für normale Routineaufgaben
• Das Scrum-Board wird regelmäßig neu aufgesetzt (nach jedem Sprint)
• Feste Rollen, wie den Product Owner, Scrum Master, das Team
• Das Backlog wird immer priorisiert

Kanban kurz zusammengefasst

Mit Kanban kann das Aufgabenmanagement in Projekten übersichtlicher und schneller werden. Die Arbeitsprozesse werden transparenter und die Motivation Ihrer Teammitglieder steigt durch deren höhere Flexibilität und Gestaltungsmöglichkeiten. Arbeitsschritte zu visualisieren, die Work in Progress zu limitieren, Prozesse zu bereinigen und gemeinsames Streben nach Verbesserung können Ihr Team zu ungekanntem Potential wachsen lassen. Zusammen mit regelmäßigem Feedback können Sie die volle Kraft von Kanban nutzen.

Zusätzlich ist das flexible Kanban-System ein guter Einstieg in agile Arbeitsmethoden solange sich das Team mit einer gewissen Selbstorganisation befassen mag. Durch den Einsatz von TimeTrack können die von Kanban aufgezeigten Daten gesammelt und visualisiert werden und ermöglichen eine standortübergreifende Auswertung.

Kanban umzusetzen ist keine kleine Aufgabe. Mit dem Wissen dieses Artikels können Sie jedoch schnell und effektiv von Kaban profitieren:

• Physische und digitale Kanban-Boards visualisieren Ihre Arbeit
• Kanban kann einfach umgesetzt werden – nutzen Sie es mit Ihren jetzigen Prozessen
• Limitierte Work in Progress führt zu höherer Effizienz
• Kanban’s Prinzipien und Praktiken bieten eine Entwicklung zur Agilität, bei der bestehende Prozesse weiter angewendet werden können

Wen Sie Ihr Wissen zum Thema Kanban und agiles Projektmanagement im Allgemeinen vertiefen möchten, sollten Sie sich in unserer Bücherliste zum Thema Projektmanagement umschauen – da ist viel Lektüre dabei, durch die Sie tieferen Einblick in die Welt des agilen Projektmanagements bekommen.