8 Tipps, um die Kommunikation im Team zu verbessern

Kommunikation ist unverzichtbar. Sie sorgt dafür, dass unser Leben reibungsloser verläuft, sowohl beruflich als auch privat. Leider stellt die Kommunikation für viele Menschen dennoch immer wieder ein Problem dar. Sogar Führungskräfte haben zuweilen Schwierigkeiten, sich verständlich zu machen und das obwohl Kommunikation im Team essenziell ist. Schlechte Kommunikation kann echte Konsequenzen für den Unternehmenserfolg haben und um diese zu vermeiden, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag einige Tipps geben, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen und vor allem bei der Organisation von Teams verbessern.

Warum ist die Kommunikation im Team wichtig?

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Funktionierende Teamkommunikation trägt dazu bei, dass Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, sowohl schneller, innovativer als auch besser arbeiten. Es gibt also eine Menge Gründe, warum Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen verbessern sollten. Das Gute ist, dass man Teamkommunikation einfach erlernen kann.

Kommunikationsmethoden im Team

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In-Office oder Remote-Work

Prinzipiell gibt es zwei Kommunikationsarten in einem Unternehmen: Entweder Sie arbeiten in einem In-Office-Team oder Sie greifen auf Remote-Kommunikation zurück. Der Vorteil der Teamarbeit vor Ort ist, dass es einfacher ist, persönliche Bindungen zu knüpfen und auch schneller informelle Gespräche mit Kollegen führen zu können, die uns zu wertvollen und spontanen Denkanstößen führen. Die Kommunikation an einem gemeinsamen Standort ist oft so einfach wie ein Spaziergang durch den Raum oder den Flur hinunter.

Gemischte oder virtuelle Teams in spontane Unterhaltungen einzubinden, kann sich dagegen als größere Herausforderung erweisen. Wenn die Teammitglieder an einem anderen Standort oder nur zeitweise im Büro sind, dann ist es besonders wichtig, dass Sie neue angemessene Kommunikationsnormen festlegen. Führen Sie die richtigen Werkzeuge und Geräte ein, um die Kommunikation zu erleichtern und konzentrieren Sie sich auf Team-Kommunikationsstrategien, die den Mangel an persönlichem Austausch auszugleichen. Dazu zählen beispielsweise regelmäßige Videocalls, Telefonkonferenzen oder auch Chats.

Besonders hilfreich ist es außerdem eine Kommunikationsmatrix aufzustellen.

Was gilt es zu beachten?

Um die Teamkommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern, sollten Sie zu aller erst Kommunikationsrichtlinien festlegen. Zunächst gilt es deshalb herauszufinden, wann und wie die Mitarbeiter am besten kommunizieren können. Wichtig ist, dass jeder hierbei auf die anderen Teammitglieder Rücksicht nimmt, damit gemeinsame Lösungen gefunden werden können.

Fragen Sie sich dazu, wie Ihr Team täglich kommunizieren soll. Beispielsweise können Sie hauptsächlich über E-Mails, Chats oder auch Videochat-Plattformen miteinander in Kontakt stehen. Auch festgelegt werden muss, wie oft Sie virtuelle Meetings durchführen möchten und welche Ereignisse lieber vor Ort besprochen werden sollten.

Schauen Sie sich genau an, welche Ziele Ihr Team verfolgt und welche Aufgaben jedes Mitglied – individuell für sich oder gemeinsam mit anderen Mitgliedern- täglich, wöchentlich oder monatlich erreichen muss. Anschließend sollten alle Beteiligten an der Erstellung und Dokumentation der Regeln mitwirken.

In Ihrem Plan sollten Sie festhalten

• welche spezifischen Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Tages- oder Projektziele zu erreichen
• wer für die Erledigung der einzelnen Aufgabe verantwortlich ist
• wann jede Maßnahme abgeschlossen sein muss

Falls Sie außerdem Teammitglieder in verschiedenen Regionen haben, beachten Sie, dass Sie für diese einen individuellen Plan erstellen müssen. Prüfen Sie, welche Mitarbeiter sich in welchen Zeitzonen befinden und wie deren geplante Arbeitszeiten aussehen. Möglicherweise müssen Sie sich bei diesen Teammitgliedern auf seltenere Besprechungen und mehr Kommunikation per E Mail einstellen.

Eine sichere Kommunikationsmethode ist die, die über gemeinsame online geteilte Dateien, Dokumente und Projekte stattfindet. Am einfachsten ist der Informationsaustausch mit Hilfe unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack. In der App können Sie Ihr Projekt anlegen und alle zu erledigenden Aufgaben und Meilensteine eintragen. Zusätzlich können Sie allen Teammitgliedern Befugnisse erteilen, damit auch diese Änderungen innerhalb des Programms vornehmen können. Durch die regelmäßigen Updates ist jedes Teammitglied stets über die neusten Fortschritte im Projekt informiert. Die App bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit am Ende des Projekts einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen und eine genaue Projektdokumentation zu erstellen.

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TimeTrack – Projektverfolgung

 

 

Übungen zur Kommunikation im Team

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Um die Teamkommunikation zu verbessern, werden gerne Teambuilding-Events veranstaltet. Bei diesen gibt es verschiedene Spiele, die unterhaltsam dabei helfen sollen das Team zu stärken. Drei davon möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.

Die Assoziationskette

Die Assoziationskette ist eine Teambuilding Übung, die nicht nur die Kommunikation verbessern kann, sondern auch als Aktivierungsübung eingesetzt wird. Dieses Spiel führen Sie am besten bei einem Teamevent im Freien durch. Der Teamleiter beginnt damit laut ein beliebiges Wort zu nennen. Als nächstes sagt der Mitarbeiter links neben Ihm genau das Wort, das ihm zu dem zuvor genannten Wort als Erstes einfällt. Daraufhin reagiert der nächste Spieler und es geht weiter im Kreis herum, bis der Teamleiter wieder an der Reihe ist. Jetzt kann er ein neues Wort vorgeben oder aber einfach mit der Assoziationskette weitermachen. Irgendwann werden die Wörter nichts mehr miteinander zu tun haben und sicher für ein paar herzhafte Lacher in der Gruppe sorgen.

Dieses Spiel fördert die Schnelligkeit und Spontanität Ihres Teams.

Kartenstücke

In diesem Spiel bilden jeweils 3 oder 4 Teammitglieder gemeinsam eine Gruppe. Jedes Team erhält dann einen Umschlag mit gemischten, zerschnittenen Karten, mit denen sie in einer festgelegte Zeit untereinander tauschen und handeln können. Das Ziel hierbei ist es am Ende seine Karten zu vervollständigen. Das Team mit den meisten vervollständigten Karten gewinnt.

Das Spiel fördert das Verhandlungsgeschick der Teilnehmer und ihr Einfühlungsvermögen.

Augen verbinden

Bei diesem Spiel wird das Team in Zweierteams aufgeteilt. Eines der Teammitglieder bekommt daraufhin die Augen verbunden und bestreitet einen Hindernisparcours. Mit der Hilfe und Unterstützung des Teamkameraden, der ihm die Richtung zuruft, muss er versuchen diesen zu bestehen.

Das “Augen verbinden”-Spiel funktioniert deshalb so gut, weil es Vertrauen, Zuhören und Anweisungsfähigkeiten fördert. Das Vertrauen ist entscheidend für eine effektive Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit und erfolgreiche Teamarbeit.

Kommunikationsregeln – 8 Tipps für die Kommunikation im Team

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1.       Hören Sie einander zu

Wichtig für ein funktionierendes Team ist nicht nur das miteinander Reden, sondern genauso essentiell ist es, dass Sie einander zuhören. Jedes Mitglied in Ihrem Team sollte die Möglichkeit haben seine Argumente, Bedenken, etc. zu äußern und auch ernst genommen zu werden.

2.       Sorgen Sie für Transparenz

Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Team offen kommuniziert wird und auch alle Teammitglieder die Informationen erhalten, die sie benötigen.

3.       Formulieren Sie jede Kritik konstruktiv

Niemand wird gerne kritisiert, aber manchmal ist es leider notwendig. Sollte so ein Fall eintreten, dann ist es wichtig, konstruktiv und auf die Sache bezogen zu argumentieren. Persönliche Kritik ist absolut fehl am Platz.  Sollten innerhalb der Gruppe Konflikte auftreten, gehen Sie am besten offen mit ihnen um und suchen nach einer gemeinsamen Lösung. Falls das nicht gelingt, können Sie sich auch an einen externen Experten wenden.

4.       Geben Sie positives Feedback

Sie sollten nicht nur konstruktive Kritik im Team ausüben, sondern Ihren Kollegen auch regelmäßig  Lob und Wertschätzung entgegenbringen, beispielsweise bei einem gemeinsamen Teamerfolg. Ein positiver Nebeneffekt des Lobs ist, dass der Stress am Arbeitsplatz gesenkt wird und vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation gesteigert werden.

5.       Schaffen Sie Vertrauen und fairen Umgang miteinander

Eine gute Zusammenarbeit benötigt gegenseitiges Vertrauen. Wer darauf vertrauen kann, dass seine Kolleginnen und Kollegen füreinander da sind, fühlt sich wohl und wird  gerne und gut in diesem Team arbeiten. Das Vertrauen wird beispielsweise bei  klassische Teambuilding-Events oder Workshops gefördert, da die Teammitglieder sich hier  besser kennenlernen können.

6.       Klären Sie die Verantwortlichkeiten

Für die Arbeit im Team ist es wichtig Klarheit über Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Aufgabenverteilung zu schaffen. Die Teammitglieder sollten stets wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben und wem welche Rolle zugeteilt wurde. Je weniger Unklarheiten und Missverständnisse es gibt, desto kürzer sind die Kommunikationswege und die Teammitglieder können selbst organisierter arbeiten und den Workflow in Gang halten.

7.       Zeigen Sie Empathie für einander

Damit die Kommunikation untereinander erfolgreich sein kann, ist es wichtig Empathie zu zeigen und sowohl auf Bedürfnisse als auch auf Wünsche einzugehen. Dadurch fühlen sich die  Projektbeteiligten verstanden und respektiert und die Beziehung zwischen den Mitarbeitern wird gestärkt.

8.       Achten Sie auf den Ton zwischen den Zeilen

Die Wirkung eines Satzes hängt nicht nur vom Inhalt ab. Eine Nachricht kann auf verschiedenen Ebenen gesendet und auch empfangen werden und lässt daher viel Raum zur Interpretation. Es gibt die Sach-, Selbstoffenbarungs-, Beziehungs- und Appellebene, die gleichzeitig bei einer Botschaft eine Rolle spielen. Achten Sie also darauf, wie Ihr gegenüber die Nachricht aufnehmen könnte.

Fazit

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Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen einige Denkanstöße geben, wie Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können. Nutzen Sie dafür gerne die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp.