Mit Mitarbeiterbefragungen die Zufriedenheit im Unternehmen steigern

Mitarbeiterbefragungen sind ein sehr hilfreiches Tool um Unternehmen neue Denkanstöße zu geben und die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Angestellten zu steigern. Wie genau Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, welche Arten es gibt und welche Punkte Sie auf jeden Fall beachten sollten, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag verraten.

Die Mitarbeiterbefragung

---

Bei einer Mitarbeiterbefragung handelt es sich um eine systematisch durchgeführte Befragung des Personals eines Unternehmens. Hierbei sollen intern Daten und Meinungen über die Abläufe und das Unternehmen im Allgemeinen gesammelt werden. Diese Ergebnisse können den Führungskräften dabei helfen, Punkte ausfindig zu machen, in denen es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt, oder zu erkennen, welche Probleme dringend thematisiert und gelöst werden sollten. Die Mitarbeiter des Unternehmens erleben das Arbeitsleben im Unternehmen viel intensiver oder tauschen Meinungen mit anderen Kollegen aus, weshalb diese am besten wissen, wo der Schuh drückt.

Viele Führungsetagen haben das Problem, dass sie denken, sie würden bereits alles wissen oder das Problem alleine am schnellsten lösen können. Mit Hilfe der Mitarbeiterbefragung und der Unterstützung der Kollegen kann dies allerdings so viel einfacher und schneller gehen. Leider wird diese Methode trotzdem immer wieder unterschätzt, dabei ist genau das direkte und ehrliche Feedback der eigenen Mitarbeiter ein wichtiges Instrument, um die Situation am Arbeitsplatz für alle verbessern zu können.

Besonders geeignet ist diese Befragung dafür, interne Probleme aufzudecken und dem Unternehmen zu helfen, den Alltag aus Sicht der eigenen Mitarbeiter zu erfahren. Dazu wird lediglich themenzentrierte Befragung ein Fragebogen erstellt, der entweder allgemein gehalten oder auf eine spezielle Thematik ausgerichtet ist und anschließend genau analysiert wird. Dieser wird den Mitarbeitern ausgehändigt, anonym beantwortet und anschließend ausgewertet.

 

Arten der Mitarbeiterbefragung

---

Mitarbeiterbefragungen lassen sich in vier Kategorien einteilen, je nachdem wie oft diese durchgeführt werden. Zum einen gibt es die fest terminierte Befragung (scheduled), die prozess- und ereignisbasierte (process based), die individuell veranlasste (on-demand) und die jederzeit mögliche (always on) Befragung.

Zusätzlich zu diesen Kategorien gibt es noch verschiedene Arten. Diese sind die 360-Grad-Befragung, die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung, die Pulsbefragung, die Onboarding-Befragung, die Exit-Survey, die und die Gefährdungsbeurteilung oder auch Gesundheitsbefragung.

Die 360-Grad-Befragung

Bei der 360-Grad-Befragung werden Mitarbeitende, Vorgesetzte und fallweise auch Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Die Führungskraft schätzt sich dabei auch selber ein, um so einen umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung durchführen zu können.

Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung

Diese gibt Aufschluss über das Klima in der Organisation und dient als Basis für grundlegende strategische Unternehmensentscheidungen.

Die Pulsbefragung

Eine Pulsbefragung findet idealerweise im Abstand von drei bis sechs Monaten statt und dient dazu, die nach der letzten Befragung gesetzten Maßnahmen und deren Erfolg zu kontrollieren. Puls-Checks sind also ein beliebtes und wertvolles Instrument der Unternehmenssteuerung.

Die Onboarding-Befragung

Diese Form der Befragung dient dazu, die Einarbeitungsphase für neue Mitarbeitende zu beurteilen. Das Feedback ermöglicht den Feinschliff des Onboarding-Prozesses und hilft damit, mögliche Fehler zu vermeiden.

Exit-Survey

Exit-Surveys sollen dabei helfen, die Beweggründe für das Ausscheiden von Mitarbeitenden zu ermitteln und in weiterer Folge dabei helfen, die Fluktuationsrate im Unternehmen zu senken.

Themenzentrierte Befragung

Die themenzentrierte Befragung fokussiert sich auf ein spezifisches Themenfeld, wie beispielsweise den internen Kundenservice, oder auf bestimmte Problemschwerpunkte.

Gefährdungsbeurteilung/Gesundheitsbefragung

Diese Befragung ist ein Instrument, dessen Funktion die Einschätzung von gesundheitlichen Risiken, Stress und Belastung am Arbeitsplatz ist. Sie hilft dabei, Risikofaktoren frühzeitig zu erkennen und deren Gefahr zu minimieren.

Ziel der Befragung

---

Erhöhung der Motivation und des Engagement der Mitarbeiter

Beschäftigen Sie sich mit den Zusammenhängen zwischen der Wahrnehmung der Arbeitsbedingungen und dem Engagement, dem Einsatzbereitschaft und dem Gestaltungswillen der Mitarbeiter. Leiten Sie anschließend gezielte Verbesserungsmaßnahmen ein, um die Motivation der Mitarbeiter zu fördern.

Steigerung der Identifikation und Bindung

Versuchen Sie herauszufinden, was das Unternehmen und seine Mitarbeiter verbindet. Gehen Sie dabei auf die emotionale Bindung ein und was die Mitarbeiter im Unternehmen hält. Betrachten Sie auch die andere Seite und versuchen Sie ausfindig zu machen, welche Merkmale der Unternehmens- und Führungskultur die Identifikation und Bindung möglicherweise verhindern.

Resignation und Burnout verhindern

Verlieren Sie auch die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter nicht aus den Augen und versuchen Sie, Gründe für starke Demotivation, Perspektivlosigkeit, Resignation und weitere psychische Belastungen ausfindig zu machen. Im schlimmsten Fall können diese nämlich zusätzlich noch zu gesundheitlichen Problemen führen. Eine Mitarbeiterbefragung kann Sie in die Lage versetzen, dem rechtzeitig entgegenzuwirken.

Förderung des kundenfreundlichen Verhaltens

Beschäftigen Sie sich mit dem Führungsverhalten und der Kommunikationskultur, die die Kunden- und Serviceorientierung fördern. Mitarbeiter, die im Betrieb motiviert sind und sich wohlfühlen, verhalten sich nicht nur gegenüber Vorgesetzten und Kollegen positiv, sondern auch der Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern profitiert davon.

Förderung der Arbeitgeberattraktivität

Finden Sie heraus, welche Arbeitsmerkmale auf die Arbeitnehmer attraktiv wirken und in Ihrem Unternehmen besonders wichtig sind. Die Arbeitgeberattraktivität wird dabei immer individuell von Mitarbeitern und deren Mitarbeitergruppen eingeschätzt. Beispielsweise haben junge Berufseinsteiger andere Prioritäten als jemand, der wenige Jahre vor dem Ruhestand steht. Die Mitarbeiterbefragung hilft dabei, die unterschiedlichen Faktoren präzise zu ermitteln.

Entwicklung des Qualitätsbewusstseins

Sammeln Sie Feedback zum Qualitätsbewusstsein in Ihrem Unternehmen. Achten Sie darauf, welchen Stellenwert die Sorgfalt am Arbeitsplatz hat und wie genau auf Qualität und Zuverlässigkeit geachtet wird, denn dieses Bewusstsein wird von der Qualitätskultur im Arbeitsumfeld geprägt. Die Führungskräfte leben diese Qualitätskultur vor und können Sie daher fördern oder aber vernachlässigen.

Akzeptanz für Veränderungsprozesse schaffen

Beobachten Sie die Veränderungsbereitschaft und Veränderungsfähigkeit der Belegschaft und auch, wie gut es den Führungskräften gelingt, Veränderungsprozesse zu initiieren und zu begleiten. Wichtig ist bei Veränderungsprozessen, dass die Beteiligten diese verstehen und nachvollziehen können.

Förderung vom Commitment zu Unternehmenszielen und -strategien

Betrachten Sie, wie die Unternehmensstrategie im gesamten Betrieb erlebt, gelebt und vorgelebt wird, denn Mitarbeiter können die Unternehmensziele und -visionen nur dann selbst leben, wenn ihnen diese auch vermittelt werden. Abhängig ist dies von den Führungskräften und deren Art, die Ziele und Strategien zu verfolgen. Wichtig ist, dass ein Grundvertrauen in die kompetente und richtungsweisende Unternehmensführung aufgebaut wird. Die Mitarbeiterbefragung dient dazu, festzustellen, in wie weit das bis dato gelungen ist und wo Sie gegebenenfalls ansetzen müssen und noch Nachholbedarf besteht.

Führung im Unternehmen professionalisieren

Das Führungsverhalten hat eine große Auswirkung auf die Mitarbeitermotivation und das sowohl positiv als auch negativ. Unter das Führungsverhalten fallen nicht nur die unterschiedlichen Führungseigenschaften der direkten Vorgesetzten, sondern auch die Arbeitsorganisation, die Strukturen und Prozesse oder die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen. Deshalb sollte die Aufwärtsbeurteilung ein Bestandteil einer guten Mitarbeiterbefragung sein. Durch das Feedback können Führungskräfte von den Befragungsergebnissen unmittelbar profitieren und Ergebnisse sogleich in die Praxis umsetzen.

Voranbringen der Innovationskultur

Finden Sie heraus, wie bereit Ihr Unternehmen für Innovationen ist und wie offen Sie neuen Ideen gegenüberstehen. Meist herrscht geringes Engagement und mangelnde Identifikation, wenn Mitarbeiter mitbekommen, dass andere nur versuchen, Kritik zu vermeiden und daher nichts Neues vorschlagen. Im Unternehmen sollte ein Klima der Offenheit für Ideen gefördert werden.

Aufbau und Ablauf der Mitarbeiterbefragung

---

Als erstes müssen Sie entscheiden, welche Bereiche Sie bei der Umfrage abdecken möchten. Legen Sie also fest, welches Ziel Sie mit der Umfrage verfolgen und stellen Sie sicher, dass das Thema sofort klar ist. Nachdem Sie die gewünschten Datenergebnisse identifiziert haben, sollten Sie mit der Erstellung des Fragebogens beginnen. Achten Sie hier darauf, dass jede der Fragen einen bestimmten Zweck verfolgt und dazu dient wichtige Erkenntnisse zu sammeln.

Wenn Thema und Ziel der Umfrage den Mitarbeiter nicht klar erscheinen, dann könnten diese irritiert sein und die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Umfrage abschließen, verringert sich. Halten Sie also am besten auch bei den Fragen eine logische Reihenfolge ein, damit es den Teilnehmern leicht fällt, dem roten Faden zu folgen. Achten Sie zudem darauf, dass die Umfrage nicht zu lang ist, sonst schwindet schnell das Interesse und die Ergebnisse werden möglicherweise beeinträchtigt. Versuchen Sie also, die Umfrage kurz und bündig zu halten.

Vermeiden Sie das Verzweigen von Fragen oder mehrere Fragen auf einmal zustellen. Das kann die Mitarbeiter verwirren und sie sind möglicherweise nicht in der Lage, richtig zu antworten. Schaffen Sie Klarheit, indem Sie eine Frage nach der anderen stellen. Um die Mitarbeiter nicht zu überfordern, sollten Sie außerdem keine spezifischen Fachbegriffe verwenden und eine für die Befragten leicht verständliche Sprache wählen. Ob Sie offene Fragen oder geschlossene Fragen stellen, ist Ihnen überlassen. Prinzipiell ist es ratsam, diese beiden Optionen auszugleichen und zu versuchen, sowohl deskriptive als auch objektive Fragen in den Bogen mit aufzunehmen.

Nehmen Sie sich ebenfalls genug Zeit, um sich mit der Gestaltung Ihrer Umfrage auseinanderzusetzen. Am besten sollte man die Umfrage sofort mit Ihrer Marke assoziieren. Um das zu erreichen, können Sie beispielsweise die Markensprache, sprich das Markenlogo und die Markenfarbe verwenden.

Nachdem Sie die beantworteten Fragebögen zurückbekommen haben, sammeln Sie alle Antworten und halten Sie diese in einem Dokument oder einer Excel-Tabelle fest. Dieses Excel-Blatt sollte alle genannten Klassifizierungen der Umfrage enthalten, damit Sie über alle Daten verfügen. Teilen Sie die Daten dazu in Verhalten, Psychographie und Demographie ein, um sie so am besten zu organisieren und später analysieren und verarbeiten zu können.

Anschließend stellen Sie einen zusammenfassenden Bericht zusammen. Berücksichtigen Sie dafür die gesammelten Antworten und teilen Sie Ihre Analysen mit Ihren Mitarbeitern und Kunden. Die Leser sollen sich ein Bild von Ihrem Ziel machen. Finden Sie heraus, ob Sie mit der Umfrage Ihr Ziel erreicht haben und Sie Ihre erhofften Antworten erhalten haben. Anschließend können Sie Ihren endgültigen Aktionsplan mit Hilfe der Umfrageergebnisse verbessern und mit der Ausführung beginnen.

Der Fragebogen – inklusive Beispiele

---

Die Antwortskala bei Ihrem Fragebogen sollte möglichst einfach und leicht zu verstehen sein. Welche Antwortmöglichkeiten zur Verfügung stehen ist von der Formulierung der Frage abhängig. So können Fragen beispielsweise Ja-/Nein-Antworten, Beschreibungen, Erklärungen oder Bewertungen auf einer Skala erfordern. Damit Sie sich eine Vorstellung von der Fragebogen-Gestaltung machen können, sind hier einige Beispielfragen:

1.      Was würden Sie als die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens sehen? / Verstehen Sie die strategischen Ziele des Unternehmens?

2.      Sehen Sie eine klare Verbindung zwischen Ihrem Job/Ihren Tätigkeiten und den Unternehmenszielen?

3.      Sind Sie stolz darauf, ein Mitglied Ihres Teams zu sein?

4.      Fühlen Sie sich von Ihrem Team inspiriert?

5.      Liegen Ihnen ausreichend Informationen vor, um die richtigen Entscheidungen in Ihrem Job zu treffen?

6.      Haben Sie ein gutes Verständnis für die informellen Strukturen und Prozesse im Unternehmen?

7.      Wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Hilfe in Ihrem Job benötigen würden?

8.      Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Onboarding?

9.      Wie anspruchsvoll ist Ihre Tätigkeit?

10.  Wie würden Sie die aktuelle Arbeitsatmosphäre beschreiben?

11.  Wie oft fühlen Sie sich in einer normalen Arbeitswoche gestresst?

12.  Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Work-Life-Balance?

13.  Wie gut fühlen Sie sich für Ihre Arbeit bezahlt?

14.  Wie oft tragen die Aufgaben, die Sie von Ihrem Vorgesetzten übertragen bekommen, zu Ihrer beruflichen Weiterentwicklung bei?

15.  Wie oft hatten Sie bei Ihrem Arbeitgeber die Chance, befördert zu werden?

Was sollten Sie bei einer Mitarbeiterbefragung noch beachten?

---

Schaffen Sie Akzeptanz für Mitarbeiterbefragungen

Den Teilnehmern einer Befragung ist es wichtig, dass Sie einen persönlichen Nutzen aus der Teilnahme ziehen können. Ansonsten kann es passieren, dass Sie keine wahrheitsgemäßen Antworten geben oder sie unterstehen einem „freiwilligen Zwang“. Damit Sie kontinuierliches Feedback im Unternehmen einführen können, ist es also wichtig, eine Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu erreichen und das geschieht leichter, wenn sich für diese ein persönlicher Nutzen aus der Teilnahme ergibt.

Scheuen Sie keine Kritik

Bei einer Mitarbeiterbefragung kann es immer passieren, dass einige Mitarbeiter diese nutzen, um ihren Frust loszuwerden. Wichtig ist, dass Sie die Situation positiv sehen. Es geht bei diesem Feedback nicht um Schuldzuweisung, sondern darum herauszufinden, wie die Arbeit und das Klima im Unternehmen verbessert werden kann.

Stellen Sie niemanden an den Pranger

Wichtig ist, dass Sie auf die Art der Fragestellung in Ihrem Fragebogen achten, um niemanden an den Pranger zu stellen. Mit Fragen zu persönlichen Fähigkeiten der Führungskräfte und Fragen zur Zusammenarbeit, kann eine falsche Formulierung schnell zu unangenehmen Situationen auf beiden Seiten führen. Die Art der Fragestellung sollte so gewählt werden, wie sich die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen gestaltet. In einer offenen und freundlichen Kultur, kann man ruhig etwas direkter auf die persönlichen Kompetenzen eingehen.

Involvieren Sie den Betriebsrat

Der Betriebsrat ist dafür zuständig, die Interessen der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber zu vertreten. Sollte es in Ihrem Unternehmen also einen Betriebsrat geben, so wird er Interesse daran haben, zu erfahren, welche Maßnahmen mit den Mitarbeitern durchgeführt werden und wie diese dabei „geschützt“ sind. Beispielsweise spielt bei einer Mitarbeiterumfrage zur internen Kommunikation, der Zufriedenheit oder einem 360 Grad Feedback die Anonymität eine wichtige Rolle und es darf in keinem Fall zu negative Konsequenzen für die Mitarbeiter kommen. In so einem Fall sollte der Betriebsrat involviert werden, da dieser auf die genaue Art der Durchführung achtet.

Sorgen Sie für Anonymität

Sorgen Sie wie schon zuvor erwähnt dafür, dass die Anonymität der Mitarbeiter bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen gesichert ist. Sollten diese nämlich das Gefühl haben, aus ihren persönlichen Antworten Konsequenzen ziehen zu müssen, dann werden sie kein ehrliches Feedback geben oder gar nicht erst teilnehmen. Besprechen Sie daher im Vorfeld den Grad der Anonymität in Bezug auf die Art der Umfrage.

Machen Sie die Befragung leicht zugänglich

In jedem Unternehmen herrschen unterschiedliche Strukturen. In einigen besteht für die Mitarbeiter direkter Zugang zu einem Computer, während das in anderen Unternehmen vielleicht nicht gegeben ist. Achten Sie also darauf, eine Methode der Befragung zu wählen, auf die alle Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff haben. Das kann online sein, per Mailaussendung oder auch ganz „oldschool“ als Brief oder Dokument.

Achten Sie auf benötigte Mehrsprachigkeit

Der Fragebogen sollte in derjenigen Sprache beantwortet werden können, die von den Befragten hauptsächlich gesprochen wird. Sollten viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter allerdings eine andere Muttersprache besitzen, dann ist es empfehlenswert, den Fragebogen auch in all diejenigen Sprachen übersetzen zu lassen, die normalerweise in Ihrer Organisation gesprochen werden.

Fazit

---

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen dabei helfen konnte eine geeignete Mitarbeiterbefragung durchzuführen und dass diese, in weiterer Folge auch die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter erhöhen konnte. Wenn Sie allen die Arbeit ein wenig erleichtern wollen, nutzen Sie gerne unsere kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack. Die Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen dabei Projekte zu planen und zu verfolgen. Vielleicht fallen so auch ein paar übrig gebliebene Probleme auf, die aus der Befragung nicht hervorgegangen sind und die Sie somit schnell beseitigen können.