Multiprojektmanagement: So meistern Sie mehrere Projekte parallel

#
Multiprojektmanagement_Titelbild

Unsere Zeit ist geprägt von ihrer Schnelllebigkeit. Dinge müssen schnell, effizient und effektiv gelöst werden. Im beruflichen-, sowie im privaten Kontext reicht es mitunter nicht mehr, Dinge schnell hintereinander zu machen. Aufgaben und Tätigkeiten müssen am besten gleichzeitig erledigt werden. Der Begriff des Multitasking ist lange schon Bestandteil unserer täglichen Sprache. Auch die Welt des Projektmanagements sieht sich zunehmend mit der Anforderung, mehrere Projekte gleichzeitig zu jonglieren konfrontiert. Projektleiter und Projektmanager wissen mitunter nicht, dass diese Herausforderung einen Namen hat. Er lautet Multiprojektmanagement. Wenn Dinge einen Namen haben, sind sie oft leichter zu handhaben.

Lesen Sie hier, was man unter Multiprojektmanagement genau versteht, welche Herausforderungen es birgt und vor allem, wie sie zu meistern sind.

Das bedeutet Multiprojektmanagement

MPM (Multiprojektmanagement) ist der Begriff für die gleichzeitige Planung und Steuerung mehrerer, auch voneinander unabhängiger, Projekte. Kurz gesagt: Das Projektmanagement mehrerer Projekte gleichzeitig.

Multiprojektmanagement betrifft also, ebenso wie ‚einfaches‘ Projektmanagement die Projektplanung, Projektdurchführung, Projektverfolgung und die Projektauswertung. Im Multiprojektmanagement müssen diese Prozesse nur mehrfach und nebeneinander laufen. Auch hier müssen zum Beispiel Soll-Ist-Vergleiche angestellt, Projektmethoden angewendet und Prozesse ausgewertet werden.

Man kann sich schnell vorstellen, mit welcher Steigerung der Komplexität der Anforderungen an Projektmanager das einhergeht. Im Multiprojektmanagement werden Aufgaben nicht nur aneinandergereiht und nacheinander abgearbeitet. Es ist oft schon anspruchsvoll genug, ein Projekt erfolgreich zu managen, seinen Anforderungen und denen des Teams gerecht zu werden. Bei mehreren (parallelen) Projekten steigt die Komplexität. Jedes der mitunter sehr heterogenen Projekte hat seine ganz eigenen Anforderungen, denen sich Projektmanager bewusst und mächtig fühlen müssen.

Multiprojektmanagement kann also als ein Managementansatz mit eigenen Organisationsstrukturen, Methoden und Prozessen verstanden werden. Es birgt besondere Aufgaben, die durch spezielle Methoden und Werkzeuge zum erfolgreichen Gelingen unterstützt werden.

Diese Risiken und Herausforderungen birgt Multiprojektmanagement

Von Projekt zu Projekt und Projektphase stellen sich dem Projektmanagement verschiedene Herausforderungen.

Fehlender Überblick und Schlechtes Monitoring

Nicht nur während der Projektplanung, sondern auch während der Projektverfolgung ist es wichtig, stets den Überblick über seine Projekte zu behalten. Damit ist zum einen der Überblick der anstehenden Aufgaben gemeint. Zum anderen aber auch der Überblick über die bestehenden und verbleibenden zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen.

Multiprojektmanagement birgt das Risiko des mangelnden Überblicks und schlechten Monitorings. In der Projektauswertung kann einem das fehlende Monitoring während der Projektverfolgung gerne mal auf die Füße fallen.

Schlechte Kommunikation

Kommunikation ist auf viele Ebenen ein Schlüssel für erfolgreiches Projektmanagement. Auf Ebenen des Multiprojektmanagements ist sie umso wichtiger. Aber auch umso herausfordernder. Statt der Prozesse eines Projektes müssen mehrere Prozesse kommuniziert werden. Das kann ganz schön unübersichtlich werden.

Abhängigkeiten werden nicht berücksichtigt

Werden in einem Unternehmen gleichzeitig verschiedene Projekte gemanagt heißt das oft, dass sie in Abhängigkeit zueinanderstehen. Die Projekte eines Unternehmens bedienen sich schließlich oft der gleichen Ressourcen. Auch die Themenbereiche werden oft in einem Projektprogramm zusammengeführt. Diese Abhängigkeiten zu erkennen und zu berücksichtigen ist wichtig, um effizient und Ressourcensparend zu arbeiten. Abhängigkeiten berücksichtigen kann vor Doppelarbeit schützen.

Setzen falscher Prioritäten und Ressourcenmangel

Im Risiko der fehlenden Übersicht im Multiprojektmanagement steckt eine weitere Gefahr. Haben Projektleiter eine mangelnde Übersicht, laufen sie Gefahr, Prioritäten falsch zu setzen. Das Risiko ist offensichtlich. Falsche Priorisierungen gehen oft mit einer schlechten Ressourcenverteilung einher und resultieren in Projektkonflikten.

So gelingt Multiprojektmanagement

So wie es für „einfaches“ Projektmanagement bestimmte Strategien zum erfolgreichen Management gibt, gibt es auch Multiprojektmanagement Strategien. Egal ob traditionelles, agiles oder hybrides Projektmanagement, bestimmte einfach zu implementierenden Methoden und Strategien können die besonderen Herausforderungen der Multiprojektarbeit überwinden. Wie man anhand der genannten Risiken gut erkennt, ist Organisation hier alles. Je mehr Projekte nebeneinander durchgeführt werden, umso wichtiger ist ihre Organisation und Koordination.

Hier sind sechs wichtige Tipps, wie Multiprojektmanagement gelingt.

1. Analyse von Abhängigkeiten zwischen Projekten

Parallellaufende Projekte eines Unternehmens stehen oft in Abhängigkeit zueinander. Sie können sich gegenseitig sowohl Input, als auch Resultate liefern. Um erfolgreiches Multiprojektmanagement zu betreiben ist es daher wichtig, die Abhängigkeiten zwischen Projekten zu analysieren. Methoden zur Identifikation von Abhängigkeiten und deren Bedeutung und Folgen können folgende sein:

Projektprogramme

In Listen können die Projekte, die unter einem Thema gefasst werden oder zu einem Unternehmensziel beitragen sollen, zusammengetragen werden. So lassen sich schnell Abhängigkeiten zwischen Projekten erkennen.

Projektmatrix

In einer Liste der Projekte werden die Abhängigkeiten bewertet. Die Punktwerte lassen sich in einer Matrix darstellen und Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen.

Input-Output Analyse

Die Anforderungen an jedes Projekt bezeichnen ihren Input. In einem Output werden alle Projektergebnisse aus dem Input zusammengefasst. Bildet man alle Inputs, Outputs verschiedener Projekte ab, lässt sich aufzeigen, welche Projekte Input von anderen Projekten benötigen und welche Output für andere bereitstellen.

Roadmapping

Roadmapping bezeichnet die langfristige Abbildung der Reihenfolge von gleichzeitigen Projekten in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens oder der Organsiation.

Strategy Map

In einer Strategy Map können Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien verknüpft werden. Eine Strategy Map kann für alle möglichen Unternehmensbereiche von Kundenorientierung bis hin zum Finanzwesen erstellt werden.

2. Synergien entdecken und nutzen

Synergien zu nutzen bedeutet, aus den Ergebnissen und Erfahrungen anderer Projekte zu lernen. Lessons Learned etwa, hat sich als effiziente Methode herausgestellt, Erfahrungen aus Projekten ausreichend zu generalisieren, um sie auf andere Projekte zu übertragen.

Indem Erfahrungen projektübergreifend zusammengetragen werden und Austausch zwischen den Projekten gefördert wird, kann ein großer Schritt hin zur Meisterung des Multiprojektmanagements gegangen werden.

3. Bewertung und Priorisierung von Projekten

Ressourcen sind endlich. Oft können nicht allen parallellaufenden Projekten die gleichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Projekte müssen in der Ressourcenverteilung hierarchisiert werden. Sie müssen einer Bewertung unterzogen werden um anschließend eine Priorisierung hervorzubringen.

Fragen die gestellt werden müssen sind:

  • Für welches Projekt lohnt sich welches Investment?
  • Welchen Beitrag liefern die Projekte zum Unternehmensziel?
  • Ist eine Erfolg bringende Umsetzung des Projekts möglich?

4. Geeignete Softwares verwenden

Für einige Projektmanager ist die Projektmanagement Software der Wahl immer noch Excel. Warum Excel für das Projektmanagement generell die falsche Wahl ist, lässt sich anhand einiger Punkte schnell erkennen. Die Fehleranfälligkeit, Unübersichtlichkeit und Aufwändigkeit der Projektverfolgung durch Excel haben andere Projektmanagement Softwares und -Tools schon lange überwunden. Auch, wenn es das in bestimmten Zeiten einmal war, ist Excel den Herausforderungen des modernen Projektmanagements nicht mehr gewachsen. Geschweige den Herausforderungen des Multiprojektmanagements.

Moderne Projektmanagement Softwares sollten die erste Wahl im Projektmanagement sein. Die Software TimeTrack ermöglicht es, auch mehrere parallellaufende Projekte zu überblicken, zu organisieren und zu koordinieren. Von Projektplanung über Projektverlauf bis hin zum Projektabschluss. Die in der Projektplanung festgelegten Aufgaben, Ressourcen und Zeiten können mit TimeTrack über den gesamten Projektverlauf überblickt werden.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Während Excel den Ressourcenstand jedes Projektes einzeln abbildet, ermöglicht TimeTrack ihre Gegenüberstellung. Projektfortschritte können überblickt werden und Soll/ Ist Vergleiche deuten nicht nur auf den Stand eines Projektes hin, sondern auch auf seine Effizienz. So unterstützt TimeTrack Projektmanager und Teammitglieder gleichzeitig in der Bewältigung mehrerer Herausforderungen. Es hilft sowohl bei der Übersicht der Aufgaben sowie dem kontinuierlichen Monitoring, der Beachtung der Ressourcenverteilung, als auch der Priorisierung von Projekten. TimeTrack und andere Projektmanagement Softwares bieten zeitsparende, automatisierte und übersichtliche Möglichkeiten des effizienten Multiprojektmanagements.

5. Weitere Werkzeuge für das Multiprojektmanagement

Für das erfolgreiche Multiprojektmanagement können ein paar weitere kleine Methoden und Tools helfen. Projektkonzepte helfen, von Anfang allen parallel laufenden Projekten einen klaren Rahmen zu geben. Entscheidungsvorlagen können Projektmanager dabei unterstützen, schnell und effizient Entscheidungen zu treffen.

Zu guter Letzt ist noch das Project Management Office (PMO) zu nennen. Bei der Organisation und Koordination mehrere Projekte steigen Projektvolumen und Projektkomplexität. Eine übergeordnete Instanz ist sehr hilfreich, um nicht den Überblick und den Kopf zu verlieren.

Fazit

Im Multiprojektmanagement werden Projektmanager mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert wie im „einfachen“ Projektmanagement. Die Komplexität der Projektverfolgungen ist allerdings deutlich höher. Zum Glück gibt es auch hier Projektmanagement Strategien, mit denen sich die anstehenden Herausforderungen meistern lassen. Eine der Grundvoraussetzung jedes Projektmanagements ist und bleibt die richtige Projektmanagement Software. Sie ist das Werkzeug, ohne das kein noch so guter Projektmanagement Plan durchgeführt und abgeschlossen werden kann.

TimeTrack bietet die optimale Unterstützung zum Multiprojektmanagement. Prozesse mehrerer Projekte können parallel abgebildet, verfolgt und ausgewertet werden. Probieren Sie Multiprojektmanagement mit TimeTrack aus. Am besten jetzt gleich! Laden Sie sich einfach die kostenfreie, zweiwöchige Probeversion herunter und überzeugen Sie sich selbst.

/von