Kompakten Netzplan für Ihre Projekte erstellen

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arbeitsbericht

Jedes Projekt braucht einen Plan. Ohne Plan ist das Projektteam aufgeschmissen. Projektplanung ist wie ein roter Faden zu betrachten, an dem sich Teams durch das Projekt festhalten und ihn verfolgen.

Eine besondere Stellung in der Projektplanung nimmt der Netzplan ein. Wie es der Name sagt, besteht er nicht nur aus der Planung eines linearen Projektverlaufs, sondern vielmehr aus einem Netz. Er liefert die Grundlage für die Terminplanung und die Struktur im Projektprozess. Was es mit dem Netzplan im Projektmanagement auf sich hat, wozu er im Projektmanagement dienen kann und wie man ihn erstellt, erfahren Sie hier:

Was ist ein Netzplan?

Definition Netzplan

Ein Netzplan bezeichnet im Projektmanagement eine grafische oder tabellarische Darstellung einer Ablaufstruktur im Projekt.

Statt den Projektablauf nur linear abzubilden, stellt der Netzplan auch die Dauer von Vorgängen, ihre zeitliche Anordnung, ihren Ablauf und dazu logische Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander dar. Damit unterscheidet sich der Netzplan vom Projektstrukturplan (PSP). In beiden Plänen werden die zeitlichen Abläufe der Projekte berücksichtigt, doch nur im Netzplan werden die Beziehungen der angeordneten Elemente berücksichtigt und in Beziehung gesetzt. Er beschränkt sich nicht auf den logischen Ablauf.

Statt die Projektvorgänge bloß aneinander zu reihen, sieht der Netzplan also eher eine Verkettung der Vorgänge vor. Dadurch verspricht der Netzplan eine präzisere Ermittlung der Projektdauer und des kritischen Pfads.

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Die Hauptfunktionen des Netzplans

Die Netzplantechnik zielt darauf ab, einige zentrale Ansprüche der Projektplanung zu erfüllen.

1. Ermittlung der Projektdauer

Wie wahrscheinlich jeder Projektplan zielt auch die Netzplantechnik darauf ab, die Gesamtdauer des Projektes zu ermitteln. Beziehungsweise, die notwendigen Aufgaben in einen zeitlich gegebenen Rahmen zu setzen. Die Kommunikation der Projektdauer ist für Kunden und Stakeholder genauso wichtig wie für die Mitarbeiter*Innen. Das Ziel vor Augen zu haben ist vom Anbeginn der Projektarbeit wichtig.

2. Darstellen der logischen und zeitlichen Abfolge der Projektvorgänge

Die nächste wichtige Funktion eines Plans ist es, die Abfolge von vorgesehenen Vorgängen darzustellen. Der Netzplan beabsichtigt das für zeitliche sowie logische Projektvorgänge. Welche Aufgabe folgt der einen und warum? Die Antworten stellt der Netzplan dar.

3. Risiken darstellen: Der kritische Pfad

Statt nur zu zeigen, was kommt, hat der Netzplan auch zur Funktion zu zeigen, welche Projektabschnitte risikobehaftet sind. Welche Abschnitte können sich zu kritischen Pfaden entwickeln? Welche Vorgänge könnten bei Verzögerung des Projektablaufs möglicherweise zu Verschiebungen führen? Auf diese Antworten zielt der Netzplan ab.

4. Chancen darstellen: Puffer

Der Netzplan möchte neben den Risiken der Projektplanung auch ihre Chancen aufzeigen. Gemeint sind damit Stellen und Vorgänge im Projekt, an denen im Projektverlauf angezogen werden kann. Wo könnte Potenzial liegen, das Projekt schneller zu bearbeiten? Der Netzplan versucht genau das darzustellen.

5. Schaffen einer Basis für die Terminplanung

Mit der komplexen, netzartigen Planung des Projektverlaufs zielt der Netzplan darauf ab, eine Basis für die Terminplanung zu liefern. Indem im Plan schon Risiken und Chancen beziehungsweise kritische Pfade und Puffer dargestellt werden, ermöglicht der Netzplan eine sehr wahrscheinliche und präzise Terminplanung.

Netzplan erstellen

Im modernen Projektmanagement wird kaum noch etwas per Hand gemacht. Die Verwendung von Excel kommt noch am ehesten an analoges Arbeiten im Projektmanagement heran. Es lässt sich diskutieren, wie sinnvoll die Verwendung von Excel im Projektmanagement ist.

Das Netzplan Projektmanagement ist davon nicht ausgenommen. Projektmanagement Softwares übernehmen die Netzplanerstellung. Wenn man sich ihrer bedient, ist es dennoch wichtig, ihr Grundprinzip zu verstanden. In Projektmanagementtrainings wird es deshalb immer noch gelehrt. Aber die brauchen Sie gar nicht. Hier kommt ein kleiner Netzplan Crashkurs mit allen Begriffen, die Sie kennen müssen und Rechnungen, die sie zumindest nachvollziehen können sollten, wenn sie Ihre Projektmanagement Software bald für sich arbeiten lassen.

Der Vorgangsknoten

Der Vorgangsknoten gibt Informationen über die Dauer eines Vorgangs. Das heißt, er enthält Angaben über die jeweils frühesten und spätesten Anfangs- und Endzeiten eines Vorgangs und über die Pufferzeiten

Pufferzeiten

Die Pufferzeiten sind Zeitreserven, die vom Projektmanagement in Anspruch genommen werden können, falls sich einzelne oder mehrere Vorgänge nach hinten verschieben. Ihre Berücksichtigung ermöglicht die Termintreue, die für den Erfolg eines Projektes und die Reputation eines Unternehmens enorm wichtig ist. Sie geben die gewisse Sicherheit, trotz eventueller Verzögerungen das Projekt termintreu abzuschließen. So eine Sicherheit erhöht das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeiter*Innen im Projekt.

Gesamtpuffer:

Alle Pufferzeiten zusammen ergeben den Gesamtpuffer. Er meint alle zeitlich abgegrenzten Vorgänge, die verschoben werden können, ohne die nachfolgende Aufgabe oder den nachfolgenden Vorgang aus seiner Lage zu verschieben. Und damit der Deadline termintreu zu bleiben.

Nutzt man den Gesamtpuffer, zapft man gewissermaßen ein Zeitkontingent an. Der Vorgang in der nachfolgenden Position ist nicht mehr in der frühesten Lage, aber die Projekt Deadline wird nicht beeinflusst. Würde der Gesamtpuffer komplett aufgebraucht werden, würde das Zeitkontingent auf 0 sinken. Dann befände sich das Projekt in einer kritischen Lage. Der Vorgang hätte eine direkte Auswirkung auf den Endtermin des Projektes, der sich logischerweise verschieben würde.

Freier Puffer:

Wieviel ein Vorgang verschoben werden kann, damit der nachfolgende Vorgang  nicht in seiner frühesten Lage verschoben wird, bezeichnet der freie Puffer. Der freie Puffer ermöglicht also das problemlose Verschieben eines Vorgangs nach hinten, ohne dass es andere Vorgänge betrifft. Wie Sie sich wahrscheinlich denken können, treten diese freien Puffer nicht so häufig auf. Ein Gesamtpuffer hingegen ist öfter vorhanden. Und das ist auch gut so. Auch wenn etwas verschoben wird, hat es keine fatalen Konsequenzen auf die Deadline des Projektes.

Der kritische Pfad / Weg

Werden Vorgänge verzögert, ohne dass ein Puffer besteht, begibt sich das Projekt auf Glatteis. Wirkt sich die Verzögerung von Vorgängen direkt auf den Projektabschluss aus, wird das als kritischer Pfad oder kritischer Weg bezeichnet. Die Gesamtpufferzeit steht auf 0 und die Termintreue ist bedroht.

Bildlich gesprochen beeinflussen Vorgänge, die auf dem kritischen Pfad liegen die Projektdauer. Um sie zu entschärfen, ihr Gefahrenpotenzial zu nehmen, sollte ihnen besondere Aufmerksamkeit beigemessen werden. Sie dürfen sich auf keinen Fall weiter verzögern.

Die Vorwärtsrechnung

Im Netzplan dreht sich alles um Zeiten. Um Puffer und damit Sicherheiten und Chancen darzustellen, müssen die Zeiten der Projektvorgänge aufmerksam berechnet werden. Gleiches gilt für die Risiken und kritischen Pfade.

Zur Errechnung der Zeitpotenziale, kann man Vorwärts- sowie Rückwärtsrechnungen anstellen. Zur Illustration soll hier die Vorwärtsrechnung dienen.

So-berechnen-Sie-Ihre-Arbeitszeit

Mit der Vorwärtsrechnung lässt sich die frühestmögliche Anfangszeit (FAZ) und die frühestmögliche Endzeit (FEZ) eines Vorgangs berechnen.

Die FAZ des ersten Vorgangs im Netzplan ist 0. Zusammen mit der Dauer (D) ergibt die FAZ die FEZ. Die Formel lautet also:

FEZ=FAZ+D

Eine Aktivität ist immer eine Nachfolgeaktivität – außer es handelt sich um den ersten Vorgang im Netzplan. FAZ(n) bezeichnet die früheste Anfangszeit einer Aktivität. In dem ihr schon ein Vorgang vorangegangen ist deckt sich die FAZ(n) mit der FEZ(v) – der frühesten Endzeit ihres vorangegangenen Vorgangs.

Um Puffer oder kritische Pfade zu erkennen, muss ein besonderer Fokus auf die Anordnungsbeziehung zwischen den einzelnen Vorgängen gelegt werden. Sobald ein Vorgänger fertig ist, kann ein Nachfolger beginnen. Diese Beziehung nennt sich Ende-Start- bzw. Ende-Anfang-Beziehung oder Normalfolge. Für sie gilt die Formel:

FAZ(n)=FEZ(v)+Verzögerung(v).

Würden sie beide gleichzeitig enden und eine Ende-Ende-Beziehung vorliegen, lautete die Formel:

FAZ(n)=FEZ(v)+Verzögerung(v)-Dauer(n).

Würden Vorgänger und Nachfolger gleichzeitig beginnen, eine Start-Start Beziehung vorliegen, lautete die Formel:

FAZ(n)=FAZ(v)+Verzögerung(v).

Um hier raus nun die Puffer Gesamtpuffer (GP) und Freier Puffer (FP) zu berechnen, werden folgende Formeln verwendet:

GP=SEZ-FEZ oder GP=SAZ-FAZ

FP=FAZ(n)-FEZ(v)

Die Vorteile der Netzplantechnik

Trotz der vielen nützlichen Funktionen birgt die Netzplantechnik einen großen Nachteil. Man muss viel rechnen. Doch wie gesagt, im Regelfall übernehmen das Softwares. Deswegen hier noch mal alle Vorteile im Überblick:

  • Man erhält die wichtigsten Infos über ein Projekt auf einen Blick.

Man weiß stets…

  • Auf welchem Terminstand man ist und wie sich Terminverschiebungen auf das Projekt auswirken.
  • welche Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten sind.
  • welche Aktivitäten sich (nicht) verzögern dürfen.
  • welche Aktivitäten auf dem kritischen Pfad sind, über Projekterfolg entscheiden.

Die Vorteile von Zeiterfassung im Rahmen von Projektmanagement

Das ganze Rechnen rundum früheste und späteste Anfangs- und Endzeiten von Vorgängen und Aktivitäten lohnt sich. Schließlich kann man so Puffer errechnen, die im Netzplan und dem Projekt selbst oft Gold wert sind. Puffer sind keine Einladung zum Ausruhen, sondern bieten eine Sicherheit, die sich auf die motivierte Arbeitsweise und die vertrauensvolle Teamarbeit auswirken kann.

„Time is key“ könnte man an dieser Stelle also sagen. Softwares nehmen Ihnen die Erstellung eines Netzplans ab, doch es ist an Ihnen, dass Sie ihre Projektzeiten überblicken können. Wann FEZ, FAZ etc. sind, kann Ihnen die Projektmanagement Software nicht sagen. Sie müssen selbst einen Übersicht haben über Ihre Projektzeiten. Zum Glück können sie auch darin unterstützt werden. Mit Zeiterfassungssoftwares wie TimeTrack behalten Sie stets alle Projektzeiten im Auge. So kann eine valide Einschätzung von FEZ und FAZ gelingen und sich Formeln zur Berechnung von Puffern erstellen lassen.

Projektzeiterfassung Projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

Fazit

Das Fazit dieses Artikels lautet: Wir sind alle dankbar, von Softwares in unserer Projektplanung und Durchführung unterstützt zu werden.

Kluge Köpfe haben an der Erstellung des Konzepts Netzplan gearbeitet und wir sind Ihnen sehr dankbar. So wird präzises, sicheres und damit kompetentes Planen und Arbeiten in Projekten möglich. Projektteams bekommen eine valide Einschätzung des Umfangs ihrer Projekte und Stakeholder Termintreue.

Die Planung ist jedoch nur der Anfang des Projekts. Um stets den Überblick über die Projektzeiten zu behalten und den Gesamtpuffer nicht unnötig zu strapazieren, empfiehlt es sich, eine Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack zur Unterstützung zu nehmen.

Probieren Sie in der zweiwöchigen Probeversion aus, welche Benefits TimeTrack ihrem Projektmanagement liefert.

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