Warum heutzutage jeder eine Not-to-do-Liste führt – und Sie es auch tun sollten

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Was eine To-do-Liste ist, wissen die meisten. Auf der anderen Seite gibt es aber auch die Not-to-do-Liste und genau diese möchten wir Ihnen heute näher bringen. Diese Liste hilft bei der Suche nach Aufgaben, die nur Zeit von Ihrem Konto fressen und bringen weitere Vorteile mit sich, die Ihnen sowohl im Berufsleben als auch im Alltag unter die Arme greifen können. Wie Sie die Liste erstellen, was auf dieser drinnen stehen sollte und welchen Zweck sie erfüllt, möchten wir Ihnen in folgendem Beitrag verraten.

Was ist eine Not to do Liste?

Die klassische To-do-Liste ist wohl den meisten bereits ein Begriff und gehört im Leben vieler zum Arbeitsalltag oder hilft ihnen auch bei der privaten Organisation. Das Gegenpart zu dieser Liste ist im Grunde die Not-to-do-Liste, welche noch nicht so weit verbreitet ist.

Diese kann Ihre To-do-Liste ergänzen oder sie auch komplett ersetzen. Der Sinn der Not-to-do-Liste ist der, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern, verschlanken und verbessern soll. Prinzipiell beinhaltet die Liste genau das, was Sie denken, nämlich alles, was sie heute nicht erledigen wollen. Sind Aufträge also unwichtig oder nicht wichtig genug, dann schreiben Sie diese auf Ihre Not-to-do-Liste. Dadurch können Sie Ressourcen schonen, Zeit und Energie sparen und bei Ihrer Arbeit Prioritäten setzen.

Vorteile einer Not to do-Liste

Dass eine Not-to-do-Liste viele Vorteile mit sich bringt, ist nicht von der Hand zu weisen. Allerdings gibt es einige Menschen, die besonders von solch einer Liste profitieren. Dazu zählen alle, die Probleme mit dem Zeitmanagement haben und sich häufig in Details verstricken. Manch einem fällt es vielleicht auch nur schwer die Priorität der verschiedenen Aufgaben zu bestimmen und herauszufinden welche unbedingt zu erledigen sind. Genau für diesen Fall gibt es dann die Not-to-do-Liste. Diese funktioniert übrigens sowohl in einem Unternehmen, bei der Arbeit als auch im Alltag.

Die Not-to-do-Liste hilft Ihnen so vor allem bei Ihrem Zeitmanagement und dabei, Platz für Ihre wichtigen Termine und To dos zu schaffen. Gründe für die Nutzung sind, dass die Liste dabei hilft, sogenannte Zeitfresser zu eliminieren und mit mehr Produktivität ans Werk zu gehen – wie gesagt, Ihr Zeitmanagement wird verbessert und Sie entwickeln mehr Bewusstsein für Ihre Arbeit.

Zudem kann mithilfe dieser Methode auch die interne Abstimmung mit Kollegen verbessert werden, was wiederum zu besseren Beziehungen am Arbeitsplatz führt und die Freude sowie Motivation der Mitarbeiter:innen steigert. Das wird nicht nur Sie, sondern auch Ihre/n Arbeitgeber:in freuen.

Unsere Zeiterfassungssoftware TimeTrack kann Ihnen tatsächlich auf mehrere Arten bei der Erstellung Ihrer Not-to-do-Liste helfen. Einerseits unterstützt die App Sie bei der Zeiterfassung und Aufgabenplanung sowie dem gesamten Zeitmanagement, was, im Gegenteil zu Programmen wie Excel, auch wenig Zeit in Anspruch nimmt. Andererseits haben Sie den Überblick über jede einzelne Aufgabe und können dadurch genau Ihre Zeitfresser und andere Aufträge identifizieren, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen und daher lieber zu Ihren Not-to-dos zählen sollten.

 

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Zeitmanagement einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Wie schreibe ich eine Not-to-do-Liste?

Mit den folgenden sechs Schritten möchten wir Ihnen dabei helfen, mit dem Konzept Ihrer Liste zu beginnen und aufzeigen, welche Fragen Sie sich stellen sollten oder welche Aspekte Sie bedenken müssen. Am besten öffnen Sie für Ihren ersten Entwurf ein Word Dokument oder nehmen sich Stift und Papier sowie einen roten und einen grünen Marker.

Was ist Ihnen wichtig?

An erster Stelle fragen Sie sich, was für Sie wichtig ist. Damit ist nicht gemeint, was Sie unter Druck setzt oder dringend ist, sondern jene Sachen, denen Sie die meiste Bedeutung zuschreiben. Suchen Sie dafür die Antwort auf Fragen wie: Worauf kommt es mir im Leben an? Was hat mich im vergangenen Jahr beeinflusst? Was gibt mir Energie?

Anschließend schreiben Sie diese Punkte auf und markieren die sieben wichtigsten mit der grünen Farbe.

Wofür möchten Sie mehr Zeit haben?

Im zweiten dieser Schritte geht es um Ihre persönlichen Bedürfnisse und Wünsche. Nehmen wir an, Sie wünschen sich mehr Bewegung, dann wäre eine Möglichkeit zum Beispiel, auf ein Event, dass Ihnen nicht so wichtig ist, zu verzichten und stattdessen spazieren zu gehen.

Nachdem Sie die Wünsche festgehalten haben, markieren Sie die wichtigsten drei mit der gleichen Farbe wie zuvor.

Was möchten Sie erreichen?

Um auf etwas hinzuarbeiten und Klarheit zu gewinnen, muss man seine Ziele kennen. Das hat auch den Vorteil, dass Ihnen so Entscheidungen leichter fallen werden. Die Not-to-do-Liste schließt zwar einige Optionen aus, lässt aber gleichzeitig viele weitere offen. Deshalb ist es einfacher, sich konkrete Ziele zu setzten, da so die übrigen wegfallen.

Auch hier gilt wieder: Die drei wichtigsten Ziele werden mit dem grünen Marker markiert.

Was machen Sie nur, weil es erwartet wird?

Nun wird es etwas komplizierter, denn Sie müssen sich mit Ihren oder auch fremden Erwartungen auseinandersetzen. Das Ziel ist es, Antworten auf die Frage: „Was sind typische Tätigkeiten, die ich nur mache, weil ich dazu nicht „Nein“ sage – obwohl ich ablehnen könnte und eigentlich auch möchte? zu finden.

Die Beispiele, die sie hier aufschreiben, werden jetzt mit dem roten Marker markiert.

Was hält Sie auf?

Hier geht es um unbequeme Wahrheiten. Fragen Sie sich, warum Sie oft länger brauchen und wo Ihre Fehler oder Probleme liegen. Schweifen Sie vielleicht ab? Oder halten sich mit unnötigen Details auf? Mögliche Erklärungen könnten hier sein, dass Sie den Aufwand unterschätzen, abschweifen, sich in Details verlieren oder Ihren Pausenbedarf ignorieren.

Diese Schritte werden ebenfalls mit dem roten Marker hervorgehoben.

Was lassen Sie von jetzt an sein?

Bis hierhin haben Sie nur Ihre Ideen zusammengefasst, jetzt geht es an die eigentliche Erstellung Ihrer Not-to-do-Liste. Alles, was Sie nun schriftlich festhalten, werden Sie in Zukunft auch nicht mehr machen. Betrachten Sie zunächst noch einmal die grünen Stellen, also die Dinge, die Ihnen wichtig sind, Bedürfnisse und Ziele. Die rot markierten Stellen hingegen sind die Punkte, auf die Sie verzichten könnten. Zum Schluss stellen Sie sich noch einmal die Frage: Will und kann ich das wirklich?

Jetzt schreiben Sie die Punkte auf, auf die Sie von nun an verzichten und voilá: Sie haben Ihre Not-to-do-Liste! Die Liste mit Ihren Wünschen etc. können Sie zum Beispiel an Ihre Wand hängen. So haben Sie immer im Blick, was Sie durch den Verzicht auf die Punkte der Not-to-do-Liste alles schaffen können und sehen quasi Ihre Belohnung immer vor sich.

Was sollte auf Ihrer Not-to-do-Liste stehen?

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Beispiele und Anregungen geben, welche Dinge und Vorhaben speziell auf Ihrer Liste stehen sollten. Grob gesagt können Sie auf Ihrer Not-to-do-Liste kleinere Tagesaufgaben festhalten, die Sie gerne verschieben, abgeben oder einfach ignorieren würden. Natürlich nur, wenn die Dringlichkeit nicht hoch ist und andere Aufgaben Priorität haben. Auch unschöne Verhaltensweisen und Gewohnheiten, die man unbedingt vermeiden will, gehören auf Ihre Liste.

Delegierbare Aufgaben

Im Berufsleben gilt weitreichend das sogenannte PARETO-Prinzip, sprich, dass nur 20% der Aufgaben auf unserer To-Do-Liste 80% unseres Erfolgs ausmachen. Vereinfacht bedeutet das, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind, auch nicht die hoch priorisierten. Auf Ihrer To-Do-Liste sollten sich also nur die wichtigen 20% befinden, während die restlichen 80% zusammen mit jenen Aufgaben, die Sie an Ihre Mitarbeiter:innen delegieren wollen, auf der Not-to-do-Liste landen.

Unwichtige Emails, Telefonate und Nachrichten

Jeden Tag landen viele verschiedene Emails, Nachrichten und Briefe auf unserer E-Mail-Adresse und in unseren Postfächern. Statt all diese sofort zu beantworten, sollten Sie diese zuerst selektieren und den Fokus nur auf die Bearbeitung der wichtigsten E-Mails beschränken.

Meiden Sie es außerdem, mehrmals täglich die Mails zu checken und legen Sie lieber ein bis zwei bestimmten Zeiten am Tag fest, an denen Sie Ihr Postfach oder auch Social Media-Nachrichten abrufen. E-Mails, die später bearbeitet werden können, landen erstmal auf der Not to do-Liste.

Nicht priorisierte Aufgaben

Nicht jede Aufgabe, die uns aufgetragen wird, muss sofort bearbeitet werden. Erst, wenn diese priorisiert wurde, wird sie auf der To-Do-Liste aufgenommen. Nicht priorisierte (die Nice-To-Does) kommen auf die Not-To-Do-Liste und werden später in Angriff genommen.

Auch ist es sinnvoll, alle neu eingehenden Aufgaben mit ähnlichen Aufgaben zu einem Arbeitsblock zusammenzufassen und geschlossen abzuarbeiten. Gesammelt werden sie in einem Eingangskorb und mehrmals täglich nach Prioritäten sortiert.

Aufschieberitis

Hierbei geht es eher darum, was nicht auf die Not-To-Do-Liste gehört. Unangenehme Aufgaben gehören nämlich stattdessen oben auf die To-Do-Liste, auch wenn man sie gerne auf die Not-to-do-Liste verbannen möchte.

Prokrastinieren raubt sehr viel Energie und letztlich müssen die unliebsamen Aufgabe sowieso erledigt werden. Der Vorteil: Wenn diese Aufgaben erledigt sind, haben Sie mehr Motivation für den Tag und oft geht es dann auch leichter als gedacht, wenn man erst einmal angefangen hat.

Perfektionismus

Gerne werden Aufgaben auf die Not-To-Do-Liste geschoben, weil wir glauben, sie nicht (perfekt) erledigen zu können und wir sie daher gar nicht erst anfangen möchten. In diesem Fall ist der Verzicht auf Perfektion sogar besser.

Sehen Sie diese Aufgaben lieber als eine Art Entwurf an und teilen Sie diese in mehrere Teile. Anschließend haben Sie immer noch die Möglichkeit, etwas zu ändern und eventuelle Korrekturen und Erweiterungen zu bearbeiten.

Aufgaben mit unklare Zielen

Ziele wirken als große Gradmesser für die Priorisierung unserer Aufgaben. Überlegen Sie, was Sie erreichen möchten, wie Sie diese Dinge im Leben erreichen und dem Ziel näher kommen. Nur wenn Sie diese Frage beantworten können, lassen sich die Aufgaben richtig einordnen und unwichtige aussortieren. Verabschieden Sie sich also von den Aufgaben mit unklaren Zielen, da diese Dinge letztlich nur Ihre Zeit verschwenden.

Das Auslassen von Pausen

Auf Ihrer Not-to-do-Liste sollte auf jeden Fall der Punkt stehen: „Die Pausen durcharbeiten.“, denn Auszeiten im Arbeitsalltag sind sehr wichtig, damit Sie nicht Gefahr laufen, auszubrennen. Pausen sind da, um zu regenerieren und sich von Stress zu befreien.

Für die richtige Balance eignet sich beispielsweise auch die Anwendung der Pomodoro-Technik oder 60/60/20. Pomodoro baut darauf auf, dass man in vier Zeitblöcken von 25 Minuten + einer Pause von 5 Minuten arbeiten soll. In den Pausen können Sie sich bewegen und die Gedanken weg von der Arbeit lenken, das fördert auch später wieder die Konzentration.

Fazit

Wir hoffen, mit diesem Beitrag konnten wir Ihnen bei Ihrem Zeitmanagement helfen und Sie dabei unterstützen, Grenzen in Ihrem Unternehmen zu ziehen, um die Zeit besser im Blick zu haben und ein Gefühl für die wichtigen Aufgaben zu entwickeln. Wenn Sie Hilfe bei der Identifizierung Ihrer Zeitdiebe benötigen testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion von TimeTrack.

 

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