Die operative Planung als Schlüssel zum Erfolg!

#, # /von Fabian Neiger/10 min read
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Die strategische Planung ist erstellt, die Richtung vorgegeben, doch was kommt als Nächstes? Strategische Planung ist eine tolle Möglichkeit, die langfristige Strategie eines Unternehmens festzulegen. So umfasst die strategische Planung die Ideen für die nächsten Jahre, meist zwischen drei und fünf, was dem Unternehmen eine Rahmen liefert.

Die operative Planung liefert einer Firma jedoch als nächsten Schritt weitere Planungsdokumente, welche zum Triumph führen werden. Diese Art der Planung ist zentral, um die täglichen und wöchentlichen Geschehnisse zu organisieren. Die operative Planung liefert also die Vorgaben und Ziele für ein Unternehmen auf kurzer Basis, während die strategische Planung längere Planungshorizonte umfasst.

Definition der operativen Planung

Als zentrale Frage kann die operative Planung folgend beschrieben werden:

Welche täglichen Maßnahmen müssen getätigt werden, damit das Unternehmen konkret seine Vorgaben und Ziele erreichen kann?

Wie Sie sehen, beschreibt die operative Planungsebene diejenigen Themen, bei denen die strategische Planung in einen Navigationsplan umgebaut wird. Dieser beschreibt genauestens, welche Maßnahmen das Team ergreifen wird. Diese Maßnahmen können auf wöchentlicher Basis sein oder gar auf täglicher Ebene beschrieben werden. Per Definition beinhaltet ein operativer Plan die Aktivitäten und Meilensteine, die das Team oder die Abteilung jeweils erreichen muss, um die Umsetzung des strategischen Plans zu gewährleisten.

Für eine gelungene operative Planung muss die Verantwortung jedes Teams für die kommende Periode detailliert werden. Dies kann per Quartal, für das nächste halbe Jahr, oder auch für das gesamte Geschäftsjahr sein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Team unglaublich dynamisch voranschreitet und schnell arbeitet, dann sollte die Planungsebene seinerseits für einen kürzeren Horizont erstellt werden. Insbesondere wenn das Management und die Unternehmensführung kurzfristiger plant, dann ist dies eine zentrale Vorgabe. Im Gegensatz dazu, wenn die Planung generell langfristiger aufgebaut wird, dann sollte eine Jahresplanung angestrebt werden.

Operative Planung mit TimeTrack

Bei Planung auf operativer Ebene kommt besonders fürs Projektmanagement Einiges an Aufwand hinzu. So kann es von Vorteil sein, gewisse Aufgaben von einem Tool erledigen zu lassen, damit sich das Management auf Anderes konzentrieren kann. Ein solches Tool ist TimeTrack, welches besonders in der Projektplanung und im Controlling einem Unternehmen unter die Arme greift. Mit TimeTrack vereinfachen Sie das Projektcontrolling ungemein und sparen so wichtige Ressourcen!

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TimeTrack – Projektverfolgung

Die Planung und das Projektmanagement mit TimeTrack

So kann mit TimeTrack ein Projekt ganz leicht auf operativer Grundlage geplant werden. Die Zuteilung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ein Projekt ist einfacher und übersichtlicher, da zugeteilte Projekte sowie Stunden auf einen Blick ersichtlich sind. Außerdem haben die jeweiligen Teammitglieder/-innen selbst auch Einsicht in das Tool, können Fortschritte eintragen, sowie Unstimmigkeiten mit Budget oder Planung anbringen. Die gesammelten Daten werden automatisch ausgewertet und können viel leichter analysiert werden. In kurz: TimeTrack hilft Ihnen das Meiste aus Ihrer operativen Planung herauszuholen!

 

Planung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Strategische Planung oder operative Planung?

Folgend werden die beiden Planungsebenen erneut thematisiert und die Unterschiede der beiden Teilplänen aufgezeigt. So beinhaltet ein strategischer Plan die langfristige Strategie für die kommenden drei bis fünf Jahre auf der Unternehmensebene. In der Organisation der Planung für das Erreichen der Unternehmensziele liegt die strategische Planung über der operativen Planung und ist somit Teil vom strategischen Management. Dies wird im Diagramm unter diesem Paragraph aufgezeigt. Trotzdem ist es nicht möglich, die Teilbereiche separat von einander aufzustellen. Diese sollte jederzeit miteinander harmonieren, um die Erreichung der Unternehmensziele zu garantieren.

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Die Planung der operativen Ziele ist im Umfang kleiner als diejenige der strategischen Ziele. Die jeweilige Planung schaut auch nicht so weit in die Zukunft eines Unternehmens. Das Ziel der operativen Planung ist, die täglichen (bzw. wöchentlichen) Aktivitäten zu umschreiben, damit die Erreichung der strategischen Ziele garantiert sind.

Gegensätzlich zum strategischen Plan muss ein operativer Plan sich auch auf die konkrete Umsetzung konzentrieren. Welche täglichen (und wöchentlichen) Aufgaben muss ein Team durchführen, um im Sinne der strategischen Planung zu bleiben? Welche Key Performance Indikatoren (KPIs) müssen gemessen werden, damit erkannt wird, ob das Unternehmen noch im Plan ist oder nicht? Diese Punkte müssen in der operativen Planungsebene zwingend festgehalten werden. Wird dies nicht getan, dann besteht keine Möglichkeit fürs Controlling und die Geschäftsführung weiss nicht, ob die jeweiligen Strategien langfristig zu einem Gewinn führen werden oder nicht!

Die Aufgaben der operativen Planung

Wird keine operative Planung aufgestellt, dann können die Vorgaben der strategischen Planung nicht umgesetzt und somit die Unternehmensziele nicht erreicht werden. Obendrauf ist es wichtig, dass jede Abteilung innerhalb der Firma miteinander kommuniziert und koordiniert, damit die jeweiligen operativen Teilpläne nicht miteinander im Konflikt stehen. Es bedarf also genauester Planung, damit die Teilbereiche der Unternehmensplanung allesamt harmonieren.

Ist die Einführung der operativen Planung erfolgreich, dann zeigt diese automatische Engpässe und Planungsfehler im Unternehmen auf. So ist es beispielsweise möglich, dass die Produktionsplanung einen gewissen Output vorgibt, dieser jedoch mit der Personalplanung nicht übereinstimmt. Der Output kann nicht erreicht werden und schon befindet sich die Firma gewissermaßen in einem Engpass. Es ist also wichtig, dass mit der Top Down Planung gearbeitet wird und diese nach Fertigstellung genau überarbeitet wird. So umgehen Sie Planungsengpässe gleich zu Beginn.

Schlussendlich werden mit der operativen Planung Unstimmigkeiten in den Teilbereichen der Firma aufgedeckt und verbessert. Die Bereiche werden aufeinander abgestimmt, sei dies auf Grundlage von Finanzen oder Content, oder doch auf Grundlage der Personalplanung oder der Marketingplanung. Generell kann gesagt werden, dass innerhalb von verschiedenen Teilbereichen des Unternehmens eine Harmonie entstehen sollte.

Vorteile und Nachteile mit operativen Planung

Wie bei allen Maßnahmen die ein Unternehmen einführen kann um sich gewisse Vorteile im Markt zu erarbeiten, basiert auch die operative Planung auf guten und schlechten Punkten für die Erreichung von gewissen Unternehmenszielen. Folgend werden die Plus- und Minuspunkte aufgegriffen der operativen Planung erläutert.

Welche Vorteile bringt die operative Planung mit sich?

Primär ist, dass die operative Planung die Strategische Planung in konkrete Handlungen umsetzt. Dies ist Zentral, denn ohne das Zusammenspiel dieser Planungen können keine Firmenziele erreicht werden. Die operative Planung unterstützt also konkret die Erreichung der Unternehmensziele. Durch eine gute operative Planung werden die Teilpläne innerhalb einer Firma besser aufeinander abgestimmt und die verschiedenen Teilbereiche einer Firma koordinieren besser. Somit können Potenziale innerhalb eines Unternehmens komplett ausgeschöpft werden, Umsetzung und Organisation innerhalb mehreren Abteilungen in einer Firma verlaufen besser, und schlussendlich werden höhere Ergebnisse erzielt.

Wie bereits erwähnt, ist mit operativer Planung auch das Erkennen von Planungsfehlern, wie zum Beispiel Engpässe in der Produktionsplanung, leichter auszubessern. In kurz, mit einer guten operativen Planung werden die Ziele der Firma erreicht und das schlussendliche Ergebnis (also der Output eines Unternehmens) ist besser. Des Weiteren gilt, dass ein guter operativer Plan dazu führt, dass Sie vereinfacht einen Arbeitsplan erstellen können. Das ist logisch, denn mit dem operativen Plan definieren Sie, wer woran arbeitet, also ist sofort auch klar, wie viele Teammitglieder eingeteilt werden müssen!

Welche Nachteile bringt die operative Planung mit sich?

Selbstverständlich bringt eine operative Planung auch gewisse Nachteile mit sich. So ist klar, dass mit jeglicher zusätzlicher Planung, weiterer Aufwand auf Mitarbeiter/-innen zukommt, der bewältigt werden muss. Der regelmäßige Austausch der einzelnen Abteilungen sowie das Anpassen der Planung sind zwei Punkte, die zum Beispiel als Zusatzaufwand vom Team bearbeitet werden müssen. Obwohl die operative Planung der Firma unter dem Strich einen Gewinn bringt ist die zusätzliche Planung sowie das stetige Controlling etwas, das von der Unternehmensführung einberechnet werden sollte. Dazu gehört selbstverständlich das Überprüfen der Kosten auf Planungsebene, welche mit Vorgaben und Zielen abgestimmt werden muss.

5 Schritte der operativen Planung

Folgende Paragraphen zeigen Schritt-für-Schritt auf, wie Sie zu einer erfolgreichen operativen Planung gelangen. Folgen Sie diesen Schritten, dann steht Ihnen nichts mehr im Weg, um Zeit-Horizonte einzuhalten, Kunden bzw. Kundinnen zufrieden zu stellen und Ihre Budgetierung in der Produktionsplanung zu meistern!

Schritt 1: Mit der strategischen Planung beginnen

Bevor Sie die operative Planung beginnen, müssen Sie die strategische Planung fertig geplant haben. Nur wenn die langfristigen Ziele des Unternehmens klar sind, können die kurzfristigen Pläne eingebaut werden!

Schritt 2: Den Projektumfang eingrenzen

Damit die operative Planung erfolgreich erstellt werden kann, müssen Sie die Aufgaben auf ein Team, eine Abteilung oder einen Schwerpunktbereich eindämmen. Der Umfang vom Plan hängt also sehr von Ihrer Firma ab; besonders die Firmengröße ist dabei ein zentraler Punkt.

Schritt 3: Die Beteiligten identifizieren

Bevor Sie beginnen, den Plan zu erstellen, sollten Sie sich im klaren sein, wer an der operativen Planung beteiligt sein wird. So sollten jegliche Teammitglieder, die den Plan erstellen und damit arbeiten, logischerweise auch mit den jeweiligen Aufgabenbereichen vertraut sein. Involvieren Sie Ihre Teamleiter in die Planung und die entsprechenden Ziele!

Schritt 4: Den Plan erstellen

Damit die operative Planung Früchte trägt, sollten Sie diesen fünf Punkten folgen:

  • Die Ziele des Teams festlegen.
  • Die gewünschten Ergebnisse des Plans definieren.
  • Die Qualitätsstandards festlegen.
  • Die nötigen Ressourcen (Personal und Materialien) definieren.
  • Festlegen, wie der Fortschritt dokumentiert wird.

Folgen Sie diesen Punkten, dann haben Sie den größten Aufwand bereits erledigt. Nun geht es an die Feinarbeit.

Schritt 5: Den Plan teilen und aktualisieren

Schlussendlich teilen Sie den Plan mit allen Beteiligten und passen Ihn auf Grundlage des erhaltenen Feedbacks dazu an. Wichtig ist, dass Sie sich im Klaren sind, was Sie in der Planung verändern können (z.B. den Zeithorizont) und was nicht (z.B. Das Budget). Um den Projektfortschritt zu verfolgen, eignet es sich ein intelligentes Tool für das Projektmanagement einzuführen. TimeTrack erlaubt es Ihnen einen Projektplan aufzustellen und den mit den eingetragenen Projektzeiten aller Beteiligten zu verfolgen. So verlieren Sie nie den Überblick!

 

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Fazit

Nun ist klar, was es mit einem operativen Plan alles auf sich hat, wie Sie diesen aufbauen und wie Sie ihn in einer Firma implementieren. Mit den nun gesammelten Informationen sollte es für Sie ein Kinderspiel sein von der strategischen Planung auf die operative Planung zu springen und Erfolge feiern zu können!

 

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