Das Pareto-Prinzip: Die 80/20-Regel einfach erklärt

Inhaltsverzeichnis

• Was ist das Pareto-Prinzip?
• Beispiele zur 80-20-Regel
• Die Chancen und Risiken vom Pareto-Effekt
• Die 6 Tipps zur Umsetzung vom Pareto Prinzip im Zeitmanagement

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Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als das 80/20-Prinzip, ist ein Konzept, das in vielen Bereichen des Lebens und der Wirtschaft Anwendung findet. Es besagt, dass etwa 80 Prozent der Ergebnisse durch etwa 20 Prozent der Anstrengungen erzielt werden. Dieses Prinzip wurde von Vilfredo Pareto, einem italienischen Ökonomen, entwickelt und hat sich seitdem zu einem wichtigen Werkzeug im Bereich der Produktivität entwickelt.

Ein bewährter Tipp für die Anwendung des Pareto-Prinzips besteht darin, regelmäßig eine Bestandsaufnahme Ihrer Aktivitäten oder Projekte durchzuführen. Identifizieren Sie diejenigen 20 Prozent der Aufgaben, die den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben, und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen und Anstrengungen darauf. Priorisieren Sie diese Aktivitäten und setzen Sie klare Ziele, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Zeit und Energie herausholen.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Grundlegend sagt das Pareto-Prinzip erst einmal aus, dass überall in der Welt Ungleichheiten bestehen, die unseren Alltag bestimmen. Wenn man diese Methode auf das Thema des Zeitmanagements überträgt, besagt das Pareto-Prinzip, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Inputs bzw. der aufgewandten Zeit erreicht werden.

Wenn man Aufgaben also mit einem guten Zeitmanagement erledigt, wird der Aufwand bei gleichem Ergebnis sehr stark reduziert. Man erhält also „mehr für weniger“, anstatt wie oft falsch angenommen, immer nur „mehr für mehr“.

Allgemein gesagt bedeutet das, dass alles Zeitverschwendung ist, wenn es nicht maßgeblich an der Betätigung auf dem Weg zum gewünschten Ziel beteiligt ist.

Der Erfinder des Pareto-Prinzips: Vilfredo Pareto

Das Pareto-Prinzip wurde von dem gleichnamigen Ökonomen Vilfredo Pareto im Zuge einer Untersuchung der Vermögensverteilung der italienischen Bevölkerung entwickelt.

Bei dieser Analyse stellte Pareto fest, dass ungefähr 20 Prozent der italienischen Familien ungefähr 80 Prozent vom Landesvermögen besaßen. Daher wird das Pareto-Prinzip auch 80-20-Regel genannt.

Aus der Wahrscheinlichkeitsrechnung des Wissenschaftlers wurde eine Methode, die nun statistisch gestützt nahezu alle Gebiete des Lebens durchzieht. Das Pareto-Prinzip hilft dabei, Unwichtiges von Wichtigem zu trennen und so erfolgsversprechende Prioritäten zu setzen

Beispiele zur 80-20-Regel

Wie jetzt schon sehr deutlich wurde, entgeht nahezu nichts dem Pareto-Prinzip. Es scheint fast schon ein Gesetz unserer Wahrnehmung zu sein. Weitere Bereiche, die der Effekt betrifft, sind:

1. In Lagerhäusern beanspruchen sehr häufig nur 20 Prozent der gesamten Produkte circa 80 Prozent des Platzes.
2. 80 Prozent vom jährlichen Umsatz können beispielsweise von nur 20 Prozent der Kunden erwirtschaftet werden.
3. Im Internet sind fast 80 Prozent des Surfverhaltens der aktiven User nur 20 Prozent aller existierenden Webseiten zuzuordnen.

Pareto-Prinzip Beispiele: Pareto im Privatleben

Mit dem Pareto-Prinzip lassen sich sowohl berufliche als auch private Ziele schnell erreichen. Bei diesem Denkansatz hilft es sich vor Augen zu rufen, dass es nicht immer sinnvoll ist, nur eine einzige Absicht zu 100 Prozent zu verfolgen und dabei alles andere aus den Augen zu verlieren.

Besser kann es also sein, den Schritt zu gehen, viele Ziele zu 80 Prozent zu erreichen, anstatt alle private Faktoren im Alltag auf nur ein einziges Vorhaben auszurichten.

Ein weiteres Beispiel: Pareto-Prinzip im Beruf

Das Pareto-Prinzip steht also stellvertretend für eine fehlende Balance zwischen den Aufwendungen und dem Ertrag der vielen Aufgaben im Unternehmen.

Eine effektive Arbeitszeiterfassung ermöglicht das Auswerten der investierten Zeit, wodurch nicht nur die Effizienz, sondern auch Transparenz im Unternehmen erhöht wird.

Intelligente Softwares wie TimeTrack erledigen aufwändige Arbeitsprozesse von selbst. Aus den erfassten Arbeitszeiten werden automatisch Berichte erstellt, aus welchen wertvolle Informationen herausgehen.

Die Chancen und Risiken vom Pareto-Effekt

Unter seinen Funktionen der Effizienz wird das Pareto-Prinzip in Betrieben vor allem dazu angewendet, mit einem funktionalen Zeitmanagement die anfallenden Kosten zu reduzieren. Obwohl das einige Vorteile mit sich bringt, gibt es selbstverständlich auch Nachteile.

Vorteile des Pareto-Prinzips

Zu den Vorteilen der 80-20-Regel gehört zunächst, dass man lernt Prioritäten richtig zu setzen. Wenn Aufgaben effizienter geplant werden, kann nahezu jede/r Unternehmer/in etwas optimieren. Das bedeutet, dass zum Beispiel 20 Prozent der Produkte alleine schon 80 Prozent des gesamten Umsatzes produzieren. Wenn man diese dann noch optimiert und mithilfe weiterer Informationen besser vermarktet, kann das eine enorme Wirkung haben.

Außerdem ist das Pareto-Prinzip dafür bekannt, Strukturen aufzubauen. Bei einzelnen Schritten in allen Prozessen wissen die einzelnen Abteilungen Bescheid und Dinge können leichter von der Hand gehen. Wenn Aufgaben und Ziele klar definiert sind, können durch Kraft und Fokus also bessere Strukturen für das Unternehmen geschaffen werden.

Die Zeitmanagement-Methode soll dabei helfen, Kosten zu sparen. Wenn 80 Prozent der Zeit in Dinge investiert werden, die nicht viel zum Umsatz beitragen, kann der Ertrag bei einer Optimierung enorm sein. Es hilft also, seine Ressourcen besser zu planen und Margen zu maximieren.

Nachteile des Pareto-Prinzips

Die 80-20-Regel ist abhängig von den einzelnen Bereichen. Das bedeutet, dass bei ihrem Einsatz in der Gesundheitsbranche Probleme auftreten würden, die sehr starke Konsequenzen mit sich ziehen. Allerdings ist eines der Beispiele, bei dem wirklich starke Ergebnisse erzielt werden können, die Buchhaltung.

Wenn die Priorisierung nicht sorgfältig durchdacht wird, können auch hieraus mögliche Probleme resultieren. Es ist nicht empfehlenswert, für sämtliche Aspekte und Aufgaben im Arbeitsalltag lediglich 20 Prozent der Zeit einzuplanen. Daher ist es ratsam, einen erneuten Blick auf die tatsächlichen Inhalte einzelner Vorhaben zu werfen, bevor solch eine Entscheidung getroffen wird.

Aufwand und Ertrag sind nicht dasselbe. Die benötigte Zeit ist nicht mit einem geldlichen Wert zu summieren. Die richtige Priorisierung im Einsatz vom Pareto Prinzip muss also gut überlegt sein.

Die 6 Tipps zur Umsetzung vom Pareto Prinzip im Zeitmanagement

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Um die 80-20-Regel bei all diesen Faktoren optimal im Betrieb einsetzen zu können, haben wir Ihnen hier die sechs wichtigsten Tipps zusammengefasst. Die Wirkung der Methode kommt natürlich auf die Anwendung an. Banken verwenden das Prinzip anders als ein Ingenieur, Soziologe, oder ein/e Ökonom/-in. Deswegen ist es wichtig, die Paretoregel immer in Beziehung zu den einzelnen Fällen zu setzen. Alles andere würde sich sonst im Rahmen des Gesamtaufwandes nicht lohnen.

In diesem Abschnitt von unserem Artikel erklären wir also Regel für Regel insgesamt 6 Tipps, die das Ergebnis der 80-20-Regel verbessern und somit durch weniger Aufwand zum Erfolg führen können:

1. Prioritäten setzen

Sie sollten zunächst einmal die wichtigsten Aufgaben priorisieren und genau die Dinge identifizieren, welche Sie an die gewünschten Ergebnisse bringen.

Auf der Suche kann es helfen, ein optimales Vorgehensmodell des Projektmanagements zu integrieren, das die Vorhaben in einzelne Arbeitspakete gliedert und eine Übersicht über alle Abhängigkeiten bietet. Wenn das geschafft ist, ist es umso leichter herauszufinden, welche Aufgabe maßgeblich am Projekterfolg beteiligt ist.

2. Aufgaben nacheinander erledigen

Eine Arbeitskraft hat nur eine bestimmte Kapazität, über die Sie verfügt. Wenn also zu viele Aufgaben anfallen, ist es immer notwendig, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Das hat nichts damit zu tun, faul zu sein, sondern qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Denn Konzentration und Fokus sind immer mehr Wert, als unreine Arbeit mit eventuell anfallenden Korrekturen. Falls diese dann doch einmal anfallen, ist es vorteilhaft, ein Fehlermanagement zu integrieren, damit aus Vergangenem gelernt werden kann.

3. Aufgaben delegieren

Delegieren statt selber machen – Das gilt für alle, die viel Verantwortung tragen und den Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen in ihrem Team die Aufgaben verantwortungsbewusst übertragen können.

Viele Angestellte haben z. B. durch ein Studium hervorragende Kenntnisse. Wenn Sie von diesen Unterstützung bei manchen Vorhaben erhalten, können Sie hervorragende Ergebnisse erreichen. Wichtig ist, dass beim Aufgaben delegieren nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sehr klar und deutlich unterschieden wird:

• Eilige und wichtige Tätigkeiten
• Eilige und eher unwichtige Betätigungen
• Wichtige Tätigkeiten ohne großen Zeitdruck
• Eher unwichtige Betätigungen ohne Zeitdruck

4. Routinetätigkeiten nicht aus dem Auge verlieren

Das Pareto-Prinzip besagt nicht, dass wirklich nur noch an Aufgaben gearbeitet werden soll, die maßgeblich am Erfolg beteiligt sind. Routineaufgaben nehmen oft viel Zeit weg, aber ohne Sie ist es meist nicht möglich, das Vorhaben letztendlich zielgerichtet abzuschließen.

Denn genau, wie man mit nur 20 Prozent vom Aufwand 80 Prozent der Ergebnisse erreichen kann, ist es genauso richtig, dass man circa 80 Prozent der Zeit damit verbringt, nur 20 Prozent der Ziele zu verwirklichen.

5. Fokus behalten

Fokus ist wie bei nahezu Allem der Schlüssel zum Ziel. Es ist also notwendig, sich immer auf die Ziele zu konzentrieren und dabei notwendige Priorisierungen vorzunehmen.

Bei einem richtigen Einsatz dieser Regel ist es also möglich, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Das muss sich als roter Faden in Ihrem Arbeitsalltag integrieren.

6. Tools und Hilfsmittel

Damit man genau weiß, welche Beiträge wie viel Zeit beanspruchen, sind digitale Tools zum Zeitmanagement hilfreich. TimeTrack ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen das Arbeitsleben um Einiges erleichtert.

Eine Arbeitszeiterfassung ist nicht nur gesetzeskonform, sondern fördert die Produktivität und Effizienz im Unternehmen. Mit der Stempeluhr von TimeTrack kann die Arbeitszeit einfach getrackt werden, wodurch man immer weiß in welche Tätigkeit wie viel Zeit geflossen ist.

Die Implementierung von modernen Tools zum Zeitmanagement können eine sehr große Hilfe sein und auch bei den Kunden einen guten Eindruck hinterlassen. Denn nur wer weiß, welche Arbeitszeiten zum Projektfortschritt beitragen, kann anhaltende Produktivität und kostensparendes Arbeiten in seinem Unternehmen ermöglichen.

TimeTrack eignet sich vor allem, um sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren.

Fazit

Smartes und effizientes Arbeiten – so könnte das Pareto-Prinzip ganz kurz und knapp zusammengefasst werden. Für diese Regel sind allerdings noch viel mehr Dinge wichtig, als nur die reine Effizienz beim Erledigen von Tätigkeiten.