Das Parkinsonsche Gesetz: So erledigen Sie Ihre Arbeit effizienter

Den Namen Parkinson kennen Sie vielleicht auch von anderen Phänomenen, allerdings handelt es sich in diesem Artikel um den Historiker Cyril Northcote Parkinson, der für sein sogenanntes „Parkinsonsche Gesetz“ bekannt wurde.

Fest steht – der Arbeitsplatz ist ein echter Zeitfresser. Wenn Ihnen also demnächst einmal von dem parkinsonschen Gesetz erzählt, können Sie mitreden: Und die jeweilige Person auch besänftigen, denn es gibt glücklicherweise Lösungen dafür, sich ständig nur an Deadlines zu richten und alle Aufgaben aufzuschieben. Und natürlich auch Softwares wie zum Beispiel TimeTrack, die Ihnen dabei helfen können.

Das Parkinsonsche Gesetz: Definition

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Das Parkinsonsche Gesetz wird ganz treffend von Parkinson selbst wie folgt in seinem Essay beschrieben:

(Die) Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Masse, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist).

Bedeutet das etwa, dass man für eine Arbeit genauso lange braucht, wie man auch Zeit dafür hat? Auf eine Art und Weise ja, andererseits kann es auch bedeuten, dass man Aufgaben aufschiebt und erst kurz vor der Deadline angeht.

Beim „Parkinson Law“ geht es im Grund um die Tatsache, dass Menschen für bestimmte Aufgaben länger Zeit brauchen, wenn sie auch länger Zeit dafür haben. Er spricht damit natürlich auch gerade die britische Verwaltung und andere klischeehaft als langsam geltende Bürokratien und Betriebe an.

Doch auch wenn man nicht in der britischen Bürokratie arbeitet, kommt einem die These, dass man länger braucht, wenn man länger Zeit hat, leider doch sehr bekannt vor. Mindestens einmal hat bestimmt jede Person eine Aufgabe, für die sie lange Zeit hatte, aufgeschoben und erst wenige Stunden vor der Deadline erledigt.

 

 

Humorvoll formuliert, aber voller Wahrheit: Das „Parkinsonsche Gesetz“

Trotzdem hat man dann sicher einiges an Zeit dafür aufgewandt, sich dafür zu entscheiden, diese Aufgabe aufzuschieben. Und das ist natürlich auch eines der zentralen Probleme am Aufschieben: Man wendet viel Energie und inneren Stress dafür auf, die Aufgabe aufzuschieben anstatt sie einfach zu erledigen.

Doch es gibt noch andere Abschnitte, die hier zitiert werden sollen, die sich nun auch auf Kolleg/-innen und die Angestellten im näheren Umfeld beziehen:

„Angestellte Personen schaffen sich gegenseitig Arbeit.“

„Jede angestellte Person wünscht, die Zahl der unter sich stehen Personen, nicht jedoch die Zahl der Rival/-innen zu vergrößern.“

Menschen in einem Unternehmen stehen immer in bestimmten Konstellationen und Beziehungen zueinander. Dieses Verhältnis ist aber nicht immer verhältnismäßig – oft machen manche Menschen ganz viel, andere Kollegen bzw. Kolleginnen in der Tendenz viel weniger.

Auch dieses Maß spielt eine Rolle bei der parkinsonschen Idee, dass wir selten den einfachsten, schnellsten und/oder effektivsten Weg zur Organisation und Vollendung unserer Arbeit und Aufgaben wählen.

Das Parkinsonsche Gesetz heute im Berufsalltag

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Selbstverständlich ist das Parkinsonsche Gesetz eigentlich Satire, doch steckt immer noch viel Wahrheit in einem Funken Humor. So ist es auch heute noch so, dass wir Deadlines hinterher arbeiten und die ein oder andere Erledigung in einem unverhältnismäßigen Maße in die Länge ziehen.

Hier sind zwei aktuelle Beispiele, die auch jetzt ihre Gültigkeit haben:

Beispiel 1: Das nicht enden wollende Meeting

Ein Beispiel dafür ist das Meeting: Kennen Sie das, Sie sitzen im Meeting und haben das Gefühl, dass gerade „nichts dabei rumkommt“ und gegen Ende erst ein Urteil gefällt wird? Nicht umsonst gibt es im Sillicon Valley sogenannte Pizza-Meetings: Ist die Pizza aufgegessen, ist das Meeting auch beendet: Alle wichtigen Mails, Themen, Lehrsätze müssen also in dieser kurzen Zeit schnell besprochen werden.

 

 

Beispiel 2: Immer „9 to 5“, egal wie viel es zu tun gibt

Wir leben in einer Arbeitswelt, in der man meistens zu festgelegten Arbeitszeiten ins Büro kommt. Allerdings wissen wir alle, dass es immer mal wieder Phasen gibt, in denen es viele Projekte, Deadlines und Jobs gibt, und dann mal wieder Phasen, in denen wir kaum etwas zu tun haben.

Tipp: Zeit, die man zur Verfügung hat, auch für produktive Pausen nutzen

Eine gängige Methode ist es, den ganzen Tag vor dem Computer zu sitzen und beschäftigt zu wirken – und sich auch mal für eine Aufgabe länger Zeit zu nehmen, damit man am Arbeitsplatz verschnaufen kann – weil man genau weiß, dass es nicht gern gesehen ist, das man den Arbeitsplatz früher verlässt als nötig.

Genau diese Arbeitskultur befeuert das Parkinsonsche Gesetz – eine Arbeits-Philosophie, die die meisten eigentlich ablehnen, aber bestimmt schonmal mehr oder weniger bewusst einmal selbst so ausgeführt haben.

Aufschieben macht jede/-r: Fluch und Segen zugleich

Und natürlich ist es gut, sich auch für seine Aufgaben Zeit zu nehmen – allerdings bedeutet das auch, dass man mehr Zeit auf der Arbeit verbringt und weniger Alltag genießen kann. Außerdem werden oft schnelle Arbeitnehmer/-innen nicht belohnt, sondern bekommen oft mehr Aufgaben als die, die sich ihre Zeit ausdehnen. Deshalb ist es wichtig und sogar gesetzlich verpflichtend, Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Das BAG beschloss in seinem Urteil am 19. September die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen in Deutschland.

 

 

Parkinsonsches Gesetz: Gibt es eine Lösung?

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Wenn Sie sich jetzt denken, dass die Lösung vielleicht sein könnte, sich selbst knappere Limits zu setzen, dann haben Sie gewissermaßen Recht!

Zeitmanagement ist ein heikles Unterfangen, bei dem man als Arbeitnehmer/-in selber viel in der Hand haben kann. Menschen können sich, auch wenn sie sich nicht immer leicht tun, ihre eigenen Deadlines setzen und sich fest vornehmen, diese und jene Aufgabe auf der Arbeit zu erledigen. Zum Schluss ist alles, worauf man selbst Einfluss hat, immer von der temporären Komponente vom Zeitmanagement umschlossen.

Eigene, knappere Limits setzen

Probieren Sie es im Arbeits-Alltag doch einmal aus und lassen Sie alles beiseite, was Sie ablenkt. Und dann versuchen Sie, als wäre es ein kleiner Wettbewerb gegen Sie selbst, eine Aufgabe, die Sie nicht mögen, so SCHNELL wie möglich zu erledigen.

Lassen Sie einmal die Qualität außen vor, und Sie werden wahrscheinlich erstaunt feststellen, dass sie gar nicht so schlecht sein wird wie anfangs erwartet.

Beispiel Arbeitszeit

Parkinsons These lässt sich auch am Beispiel vieler Berufe erklären – sei es in der Marine, als Doktor oder im Empfang: Müssen Sie etwas rechtzeitig in den Briefkasten werfen, verlieren Sie den Anspruch auf eine bestimmte Tätigkeit oder müssen Sie mehrere Jobs unter einen Schirm bekommen?

Haben Sie schon einmal von dem Goal Gradient gehört? Dieser besagt, dass der Aufwand immer umgekehrt zur verbleibenden Zeit steigt, den man für eine bestimmte Aufgabe hat.

Mit Zeitmanagement-Software effektiver arbeiten

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Dem parkinsonschen Gesetz kann man auch gerecht werden, indem man versucht, die meisten „langweiligen“, bürokratischen Arbeitsabläufe zu vereinfachen, beispielsweise indem man auf eine einheitliche und unkomplizierte Zeiterfassungssoftware wie TimeTrack setzt.

 

 

Hier kann nicht nur die Zeit aller arbeitenden Leute im Prinzip kinderleicht erfasst werden und Aufgaben verteilt werden, es gibt auch einen Online-Stundenzettel, bei dem Mitarbeiter/-innen Arbeitszeiten überblicken bzw. verwalten können.

Hier können alle Kollegen und Kolleginnen ihre Ist- und Soll-Stunden eintragen. Dieser Überblick trägt gerne auch zum Erfolg bei, und in Folge dessen steht den Arbeitnehmer/-innen dann auch mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung.

Da das ganze online als auch mobil verfügbar ist, ist TimeTrack auch unterwegs an Ihrer Seite.

Parkinsonsches Gesetz: Ordnung wahren und zielstrebig arbeiten

Im Benutzerprofil kann eingestellt werden, dass der PDF Stundenzettel aus Projektzeiten erstellt wird. Daraus folgt, dass alle projektbasierten Zeiteinträge im Stundenzettel des Mitarbeiters angezeigt werden. Das hilft auch, das parkinsonsche Gesetz im Arbeitsalltag zu berücksichtigen.

Damit Sie Parkinsons Gesetz und somit auch die Grundsätze des parkinsonschen Gesetzes nicht vergessen und vernachlässigen, helfen solche Tools auf TimeTrack wie der Stundenzettel ungemein. Aber auch Methoden wie das Pomodoro Prinzip, die 5s-Methode oder die ABC-Analyse können hilfreich sein.

Fazit

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Der Mann voller Humor -Parkinson – verstarb mit 83 im Jahre 1993. Er hinterließ uns einen besonderen Denkanstoß, der viele wertvolle Tipps enthält. Das Parkinsonsche Gesetz ist immer noch aktuell und kann aber Wenn Sie dem Ziel näher kommen wollen, Aufgaben schneller zu erledigen, können Sie es ja einmal mit der 14-tägigen Testversion von TimeTrack probieren, damit Sie Ihr nächstes Projekt immer genauestens im Auge haben.