Alles, was Sie über die Personalakte wissen müssen

Inhaltsverzeichnis

• Personalakte Inhalt
• Digitale und analoge Personalakte
• Aufbewahrungsfrist Personalakte
• Personalakte Vor- und Nachteile
• Personalakte und Datenschutz

Einführung in die Personalakte

Die Personalakte ist ein zentrales Instrument der Personalverwaltung und spielt eine wesentliche Rolle im Arbeitsverhältnis. Sie enthält alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Aber was genau gehört in eine Personalakte und wie sollte sie geführt werden? In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte der Personalakte und klären wichtige Fragen rund um Inhalt, Aufbewahrung und Datenschutz. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrung von Personalakten auch durch spezifische Regelungen im Arbeitsrecht geregelt ist.

Was ist der Inhalt einer Personalakte?

Eine Personalakte enthält eine Vielzahl von Dokumenten und Informationen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Typische Inhalte einer Personalakte sind:

• Grundlegende Informationen: Dazu zählen persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten und Sozialversicherungsnummer.
• Arbeitsvertrag und Änderungsverträge: Alle Dokumente, die das Beschäftigungsverhältnis betreffen, wie der Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen und Änderungen.
• Leistungsbeurteilungen und Abmahnungen: Bewertungen der Arbeitsleistung sowie etwaige Abmahnungen oder Ermahnungen.
• Weiterbildungszertifikate und Schulungsnachweise: Dokumente, die den beruflichen Werdegang und die Weiterentwicklung des Mitarbeiters dokumentieren.

Digitale und analoge Personalakte: Ein Vergleich

Personalakten können sowohl in digitaler als auch in analoger Form geführt werden, wobei beide Formate eine Sammlung verschiedener Unterlagen enthalten. Jede Form hat ihre Vor- und Nachteile:

Digitale Personalakte:

Sie bietet den Vorteil, dass sie platzsparend und leicht zugänglich ist. Außerdem erleichtert sie die Suche und Organisation von Dokumenten durch Software-Tools. Ein potenzieller Nachteil besteht jedoch in der Notwendigkeit strenger Datenschutzmaßnahmen.

Die Verwaltung der Inhalte in einer digitalen Personalakte erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Analoge Personalakte:

Diese traditionelle Form ist nach wie vor in vielen Unternehmen verbreitet. Sie erfordert jedoch mehr physischen Platz und ist anfälliger für Verluste oder Beschädigungen. Die manuelle Pflege und Suche nach Dokumenten ist zeitaufwendig.

Wie erstellt man eine übersichtliche Personalakte?

Eine gut strukturierte Personalakte ist nicht nur für die Personalabteilung von Vorteil, sondern auch für den Mitarbeiter. Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst müssen spezifische organisatorische Richtlinien befolgt werden. Hier einige Tipps:

Verwendung von Registerkarten: Gliedern Sie die Akte in verschiedene Kategorien wie persönliche Daten, Arbeitsverträge, Beurteilungen und Weiterbildung.

Einsatz von Software: Für digitale Personalakten gibt es spezielle Softwarelösungen, die das Management und die Suche nach Dokumenten erheblich erleichtern.

Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Personalakte regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand ist.

Was gehört nicht in die Personalakte?

Nicht alle Informationen dürfen in die Personalakte aufgenommen werden. Zu den Informationen, die nicht enthalten sein sollten, gehören:

Datenschutzrelevante Informationen: Medizinische Daten, die nicht direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, dürfen nicht gespeichert werden.

Private Informationen: Daten über das Privatleben des Mitarbeiters, die nicht arbeitsrelevant sind, sind tabu.

Persönliche Notizen des Arbeitgebers: Subjektive Einschätzungen und persönliche Notizen des Arbeitgebers gehören nicht in die Akte.

Aufbewahrungsfristen für die Personalakte

Für die Aufbewahrung von Dokumenten in der Personalakte gibt es eine gesetzliche Pflicht:

Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen: Müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

Abmahnungen: Sollten nach einer bestimmten Zeit entfernt werden, wenn sie nicht mehr relevant sind.

Krankheitsdaten: Diese müssen spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.

Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in die Personalakte

Arbeitnehmer haben das Recht auf Einsicht in die Personalakte gemäß dem Betriebsverfassungsgesetz. Dieses Recht ist im Betriebsverfassungsgesetz geregelt. Die Einsichtnahme erfolgt in der Regel in Begleitung eines Mitarbeiters der Personalabteilung und kann jederzeit beantragt werden.

Vor- und Nachteile der Personalakte

Die Führung einer Personalakte bietet sowohl Vor- als auch Nachteile:

Vorteile: Eine gut gepflegte Personalakte hilft dabei, die Rechte der Mitarbeiter zu schützen, indem sie eine strukturierte und umfassende Übersicht über den Mitarbeiter ermöglicht und als Nachweis in arbeitsrechtlichen Angelegenheiten dient.

Nachteile: Die Pflege der Akte ist zeitaufwendig und erfordert datenschutzrechtliche Sorgfalt.

Personalakte und Datenschutz: Wichtige Aspekte

Mit der Einführung der DSGVO und des BDSG ist der Datenschutz in den Fokus gerückt:

DSGVO und BDSG: Die Personalakte muss datenschutzkonform geführt werden. Das bedeutet, dass nur relevante und notwendige Informationen gespeichert werden dürfen.

Sicherheitsmaßnahmen: Sowohl digitale als auch analoge Akten müssen gegen unbefugten Zugriff gesichert sein.

Ist eine Personalakte verpflichtend?

Eine Personalakte ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es ist eine bewährte Praxis in den meisten Unternehmen. Sie erleichtert die Verwaltung und bietet rechtliche Absicherung. Im öffentlichen Dienst besteht jedoch die Pflicht zur Führung einer Personalakte.

Was passiert mit der Personalakte nach einer Kündigung?

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gibt es klare Regelungen zur Aufbewahrung und Vernichtung:

Aufbewahrungspflichten: Bestimmte Dokumente müssen weiterhin für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden, z.B. Gehaltsabrechnungen.

Vernichtung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Dokumente datenschutzkonform vernichtet werden.

Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen?

Mitarbeiter haben das Recht, Kopien der Dokumente in ihrer Personalakte anzufordern. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch nachkommen, jedoch kann er für die Anfertigung der Kopien eine Gebühr verlangen.

Was muss aus der Personalakte entfernt werden?

Regelmäßig sollten veraltete und unzutreffende Informationen aus der Personalakte entfernt werden. Dies gilt besonders für Abmahnungen, die nach einer bestimmten Zeit hinfällig werden.

Fazit: Wichtige Punkte zur Personalakte im Überblick

Die Personalakte ist ein wichtiges Instrument im Personalmanagement. Sie muss sorgfältig geführt, regelmäßig aktualisiert und datenschutzkonform verwaltet werden. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren von einer transparenten und gut gepflegten Personalakte.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Personalakte

Darf der Arbeitgeber alle Informationen in die Personalakte aufnehmen?

Nein, nur arbeitsrelevante und notwendige Informationen dürfen in die Personalakte aufgenommen werden.

Wie oft sollte die Personalakte aktualisiert werden?

Die Personalakte sollte regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft