Warum ein PMO? Definition, Vorteile und Mehrwert

#
vorgehensmodelle-projektmanagement

Wenn Sie ein Projekt beginnen, dann startet auch immer ein neues Abenteuer. Mit jedem Projekt kommt neuer Aufwand auf Sie zu, neue Hürden, die es zu bewältigen gilt. Nicht immer verläuft das Projektmanagement reibungsfrei. Prozesse stauen sich auf, besonders am Anfang werden Sie mit Informationen und neuen Ideen überflutet, und dies kann zu Stress, Verzögerungen und generellem Chaos führen.

Es gibt viele Möglichkeiten dies zu umgehen und eine davon ist das Project Management Office (=PMO). Bei einem Project Management Office handelt es sich um eine Zweigstelle in einem Unternehmen, welches für die reibungslose Abfolge der Projekte in Ihrem Portfolio beiseite steht. Der folgende Beitrag stellt Ihnen das Konzept des PMO vor und hält für sie Tipps und Tricks zur erfolgreichen Implementierung parat. Mit diesem Know-How läuft die Koordination Ihres nächsten Projektes wie im Handumdrehen!

Was steckt hinter dem Begriff Project Management Office?

Ein Projektmanagement Office bzw. Project Management Office (kurz: PMO) ist ein Organ in der klassischen Unternehmensstruktur, welches als Dienstleister für verschiedene Projekte zuständig ist. Wir sprechen von einem Team, welches in ein Unternehmen eingebettet ist, und an verschiedenen Ecken und Enden der Projekte des Unternehmens unterstützt. Sein Aufgabenbereich beinhaltet zum Beispiel Reporting, Training, und Analyse; in kurz, das PMO erbringt Dienstleistungen für verschiedene Projekte. Das Team des Projektmanagement Office unterstützt also die Projekte eines Unternehmens, besonders in administrativen Angelegenheiten. Ein PMO wird von einem PMO Manager geführt, welcher direkt an die Unternehmensführung Bericht erstattet. Dazu aber später mehr!

Ein PMO lohnt sich besonders dann für ein Unternehmen, wenn dieses mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten muss. Ein PMO wird die Arbeiten eines Unternehmens besser strukturieren, sowie die Erfolge oder Misserfolge von verschiedenen Projekten vergleichen. Je grösser ein Unternehmen ist und je umfangreicher sein Portfolio, desto mehr Sinn macht es ein Projektmanagement Office zu gründen, dass in den täglichen Arbeiten zur Seite steht.

Funktionen und Rollen von Manager bezüglich Kommunikation im Team

Wie ist das PMO im Unternehmen implementiert?

Wie bereits erwähnt ist das PMO ein Organ eines Unternehmens. Es kann einem Department zugeteilt sein oder über den einzelnen Departments eines Unternehmens stehen. So kann ein PMO zum Beispiel dem Marketing-Departement angehören und sich nur die Projekte von dieser Abteilung kümmern.

Ist das Project Management Office direkt der Unternehmensführung zugeteilt, dann sprechen wir von einem strategischen PMO (sPMO). Da jedes PMO in erster Linie die Mission und Vision des Unternehmens umsetzt, kann eine derartige Nähe durchaus Sinn machen. Ob jedoch ein sPMO in einem Unternehmen nötig ist, ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der Anzahl parallel-laufender Projekte und der Komplexität dieser Projekte. So ist es logischerweise nicht sehr sinnvoll, wenn für ein Projekt nur zwei Mitarbeiter eingeteilt sind, diesem noch ein Project Management Office überzuordnen.

Steht das PMO den einzelnen Departementen eines Unternehmen zur Seite, dann sprechen wir nur von einem (klassischen) „PMO“. In unserem Artikel sprechen wir generell nur von PMO, denn die Funktion der beiden Organe (also ein sPMO oder ein PMO) ist grundsätzlich dieselbe. Der einzige Unterschied liegt in der Positionierung im Unternehmen. Schauen wir uns im nächsten Schritt nun die treffenden Aufgaben eines PMO an.

Projektzeiterfassung einfach gemacht: Mit TimeTrack!

 

Die Aufgaben des PMO

Generell gibt es keine klassischen, universellen Aufgaben für PMOs, sondern nur eine Auflistung dieser, welche je nach Office und Projekt angewendet werden können. Und gleich hier sehen wir auch den Knackpunkt bei jedem PMO: „angewendet werden können“. Nur weil ein PMO gewisse Aufgaben übernehmen kann, heißt das noch lange nicht, dass dies auch gut ist für die Ausführung des Projekts. Es gilt, individuell für Unternehmen (oder sogar Projekt, wenn dies möglich ist) den Aufgabenbereich des PMOs zu bestimmen. Generell kann gesagt werden, dass ein PMO die verschiedenen Projekte leitend, mit gewissen Vorgaben und Unterstützung, assistiert. Eine resultierende Konsequenz ist die natürliche Steigerung der Erfolgsfaktoren in einem Projekt.

Worum kümmert sich ein PMO?

In den folgenden Paragraphen wollen wir auf die verschiedenen Aufgabenbereiche eines PMO in etwas mehr Detail eingehen. Dies sind selbstverständlich nur Beispiele. Im echten Leben kann ein PMO mehr oder weniger Tätigkeiten übernehmen, je nachdem was das Unternehmen benötigt. Generell kann gesagt werden, dass ein Projekt Management Office unterstützende Aufgaben übernimmt.

Einheitliches Reporting

Ein PMO kann für das Reporting von verschiedenen Projekten verantwortlich sein. Es übernimmt die Zusammenstellung der Erfahrungen und entlastet somit die Mitarbeiter im Projekt, welche sich nun voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Projektstrategie/Administrative Aufgaben

Das PMO übernimmt die Planung, sowie die Priorisierung der anstehenden Projekte. Außerdem kann ein PMO die verschiedenen Vorhaben auf einer administrativen Basis unterstützen. Oft ist es der Fall, dass Mitarbeiter eines Unternehmens ihre täglichen Arbeiten neben der Projektarbeit übernehmen müssen. Ein PMO übernimmt die Administration hinter dem Tagesgeschehen und lässt die Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Effizienzsteigerung

Ein Projektmanagement Office gibt die Standards, die Prozesse und die Richtlinien für einen Erfolg vor. Somit ist klar, dass durch ein PMO auch einheitliche Ziele vorliegen, welche eingehalten werden müssen. Schon nur durch das Vorhandensein dieser Messgrößen wird die Effizienz in einem Projekt gesteigert.

Wie kann dies Ihre Projekte unterstützen?

Selbstverständlich gibt es zahlreiche positive Punkte, welche ein PMO Ihrem Unternehmen bringt. Deshalb möchten wir Ihnen noch drei der wichtigsten und wertvollsten Vorzüge vorstellen.

Standardisierung der Projekte

Ein PMO gibt Ihren Projekten vor, wie diese zu arbeiten haben und übernimmt im besten Fall auch noch gleich die Auswertung der Arbeit. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Kampagnen ein Erfolg waren und welche weniger. Sie sparen sich somit viel Zeit und auch Aufwand, um den Sie ohne PMO nicht herumkämen.

Problemerkennung

„Vier Augen sehen mehr als zwei.“ Dasselbe Prinzip trifft auch auf ein PMO zu. Durch die Implementierung haben Sie automatisch eine weitere Instanz, die Acht auf das Projekte gibt, diese unterstützt, aber auch hinterfragt. Dies führt dazu, dass Probleme schneller erkannt werden und diese oft auch effizienter gelöst werden können.

Schnelle Entscheidungsfällung

Wenn Sie ein Project Management Office in Ihren Betrieb einführen, dann übernimmt dieses oft auch eine gewisse Entscheidungskompetenz. Somit werden nicht nur Ihre Manager und Mitarbeiter entlastet, sondern die Projekte werden auch schneller fertig.

Möglichkeiten und Ideen für Teamkommunikation

Die Rolle des PMO Manager

Schauen wir uns nun an, wer ein PMO leitet und was für eine Person dies sein sollte. Es ist, wie bei praktisch allen Organen eines Unternehmens, von äusserster Wichtigkeit, dass die Führung des PMO zum Unternehmen passt. Wir gehen auf die/den PMO Manager nun in etwas Detail ein.

Die Aufgaben des PMO Managers

Ein PMO ist nur so gut, wie sein Manager. Stimmt natürlich nicht ganz, aber wie gut Ihr Manager ist, wirkt sich selbstverständlich direkt auf die Qualität Ihres gesamten Projektmanagement Offices aus. Somit ist es sicherlich sinnvoll, sich bei der Auswahl des PMO Managers etwas mehr Zeit zu lassen.

Stellen Sie einen PMO Manager am besten vor der Gründung des ganzen Projektmanagement Office ein. So kann sich die Führungsperson direkt ins Office einbeziehen und es von Grunde auf mit aufbauen. Selbstverständlich sind die Kompetenzen eines PMO Managers auch auf ein Unternehmen individuell abgestimmt. Zur Führung im Projektmanagement gibt es noch unzählige, weitere Aspekte, die Zentral sein können für das PMO eines PMO.

Was macht einen guten PMO Manager aus?

Die genauen Aufgaben des PMO Managers, gemeinsam mit den passenden Kompetenzen, schauen wir uns nun an. Die wichtigsten Eigenschaften, die die Person mitbringen sollte, wenn sie die Stelle Antritt haben wir Ihnen folgend aufgelistet. Weitere finden Sie in unserem Beitrag zu den zentralen Projektmanagement Skills.

Erfahrung im Projektmanagement

Wie bei vielen anderen Berufen ist auch diese Stelle eine, bei der Sie umso besser geeignet sind, je mehr Erfahrung Sie mitbringen. Vor allem spezifische Erfahrung im Projektmanagement oder in einer Führungsposition ist für die Stelle besonders wertvoll. Somit ist klar, dass Ihr PMO Manager Einiges an professionellem Können auf dem Buckel haben sollte, bevor Sie sie/ihn für diese Position anstellen.

Talent für Organisation und Überblick

Es ist unmöglich ein PMO zu leiten, ohne selbst eine aufgeräumte Person zu sein. Ihr PMO Manager sollte ein Organisationstalent haben und auch in stressigen Situationen nicht das Ziel aus den Augen verlieren. Wenn nicht alles perfekt läuft, dann müssen Sie Ihrem PMO Manager vertrauen können die Kampagnen nach Gewicht zu Ende zu bringen.

Soziale Kompetenzen & Durchsetzungsvermögen

Zusätzlich zu einem Organisationstalent sollte Ihr PMO Manager hohe soziale Kompetenzen vorweisen, um Ihre Mitarbeiter perfekt zu führen, sowie ein gewisses Durchsetzungsvermögen. So sind Sie beruhigt im Wissen, dass Ihr Manager es zu Stande bringt Ihren Wunsch fertigzustellen und das auch noch rechtzeitig!

DesignThinking_Titelbild

TimeTrack als Unterstützung des PMO

Softwaretools können eine umfassende Unterstützung im Projektmanagement bieten. Diese digitalen Lösungen helfen bei der Dokumentation, Verfolgung, Analyse und Abrechnung enorm und sind meist einfach handzuhaben und ins Unternehmen zu implementieren. Eine solche Lösung bietet TimeTrack.

Warum TimeTrack zur Hilfe nehmen?

TimeTrack kann Ihnen und Ihren Projekten weiterhelfen und Aufwand übernehmen. Angefangen bei der Zeiterfassung, und somit der Aufwand-Erfassung für Ihre verschiedenen Vorhaben, können Sie TimeTrack zur Unterstützung herbei nehmen. Sie können auch die Erfolgsauswertung Ihrer Projekte mit TimeTrack unterstützen. Das Ergebnis ist, dass Ihr PMO Sie und Ihre Kampagnen perfekt unterstützt, ohne dabei zu viel Aufwand betreiben zu müssen! Sie schlagen also zwei Fliegen mit einer Klappe!

Zeiterfassung mit TimeTrack

Zur Zeiterfassung mit TimeTrack möchten wir Ihnen noch ein paar Punkte mit auf den Weg geben. So ist es möglich, mit TimeTrack spezifische Zeit pro Projekt einzuteilen. Sie sehen direkt, wer, wann, wofür gearbeitet hat! So können Sie mit wenigen Klicks detaillierte Einsicht in Ihre Projekte erhalten. Sie sehen zum Beispiel wieviel Aufwand in Ihr Projekten investiert wurde und können dies nach Mitarbeiter oder Abteilung filtern. Sie vergleichen auch Arbeitsstunden mit geleisteten Aufgaben und können somit weitere Projekte besser planen!

Jetzt kostenlos TimeTrack testen!

Wo kann TimeTrack Ihrem PMO am besten helfen?

In Zusammenarbeit mit Ihrem PMO setzen Sie TimeTrack gezielt ein. So überlassen Sie einen Großteil der administrativen Aufgaben Ihrer Projekte dem PMO und unterstützen dieses gleich noch mit TimeTrack. Als Konsequenz erhalten Sie ein Unternehmensorgan, welches mit wenigen Mitarbeitern auskommt, und Ihnen trotzdem weitläufig unter die Arme greift. Sie sparen also doppelt an Kosten!

Fazit

Wir hoffen, dass wir Ihnen die wichtigsten Punkte des PMO nähergebracht haben und Sie nun die positiven Aspekte eines solchen Organs für Ihr Unternehmen entdeckt haben. Ob und wie Sie ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen einbauen ist selbstverständlich sehr individuell. Überlegen Sie sich, ob Sie ein Organ von diesem Ausmaß nötig haben, wenn Sie nicht allzu viele Projekte gleichzeitig laufen haben. Falls Sie jedoch das Gefühl haben, dass Sie mit Ihren Projekten teilweise Unterwasser stehen oder den Überblick verlieren, dann kann die Implementation eines PMO definitiv sinnvoll sein!

Als abschließende Worte möchten wir Ihnen noch auf den Weg geben, dass Sie TimeTrack auch ohne PMO benutzen können. Der angebotene Service erleichtert Ihnen den Überblick über Ihre Projekte, lässt Sie direkt Mitarbeiter einteilen, hilft bei der Abwesenheitsverwaltung und vielem mehr. Ihnen wird mit dem Tool die Organisation Ihrer Projekte bedeutend leichter fallen.

Sollten Sie ein PMO implementieren wollen, dann unterstützt Sie TimeTrack auch hierbei. Sie werden das Organ nicht nur schneller implementiert haben, sondern Ihren Mitarbeitern wird der Umstieg auch leichter fallen. Wir laden Sie ein, sich selbst zu überzeugen! Testen Sie unseren Software für 14 Tage kostenlos aus!

/von